胡灶英

（江門市江誠實(shí)業(yè)有限公司，廣東 江門 529000）

檔案管理信息化嚴(yán)格來講是指有關(guān)單位要按照國家相關(guān)部門制定的檔案信息化相關(guān)的章程，同時(shí)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保存、整理和使用。最終來方便企業(yè)對(duì)檔案的管理與運(yùn)用。檔案信息化不同于以往的紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)在一定程度上滿足不了現(xiàn)在信息化時(shí)代的發(fā)展，并且不方便管理，現(xiàn)大多數(shù)單位已經(jīng)取締了紙質(zhì)的檔案管理，并且運(yùn)用電子技術(shù)以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行的檔案信息管理服務(wù)。由此可見，檔案管理信息化在一定程度上能夠保證檔案的最大化運(yùn)用，最終給廣大的企業(yè)及管理人員帶來最便捷的檔案管理 服務(wù)。

1 檔案信息化對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的意義

1）檔案信息查找效率提高。傳統(tǒng)意義上的檢索方式已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)在的信息化辦公社會(huì)，如果需要查詢某個(gè)檔案，是要經(jīng)過檔案管理人員在目錄中對(duì)比進(jìn)行查找，然后再根據(jù)索引的結(jié)果到檔案庫中尋找，整個(gè)查找過程要消耗一定的時(shí)間和人力[1]。而在檔案管理信息化建設(shè)以后，查找檔案可以根據(jù)自身的權(quán)限，在檔案信息管理中進(jìn)行快速地查找，檔案管理的軟件系統(tǒng)可以在短時(shí)間內(nèi)完成檔案信息的準(zhǔn)確定位，查找人就可以在檔案庫中找到需要查閱到的信息，在一定程度上也提高了工作效率。

2）檔案信息安全得到重要保障。企業(yè)的檔案信息中記錄了企業(yè)的各種重要信息，如果被其他競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲悉，則在一定程度上會(huì)使企業(yè)遭受不同程度的損失。所以檔案的信息管理對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說是至關(guān)重要的。在現(xiàn)代的檔案管理信息化建設(shè)中，通過對(duì)信息的多級(jí)密鑰管理，分級(jí)別對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，大大提高了檔案信息的共享知識(shí)面，也完成了檔案信息的保障工作。因此這種檔案管理信息化建設(shè)成功地解決了檔案共享與安全的共存問題，最終促進(jìn)檔案管理部門全面的開發(fā)利用檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享最大化。

3）檔案信息實(shí)現(xiàn)永久保存。以往的檔案管理一般都是紙質(zhì)的方式保存，需要保存檔案的環(huán)境要求較高。如果遇到潮濕及陰雨天氣，檔案很容易因此發(fā)霉，對(duì)于檔案中的信息不能起到保護(hù)的作用，因而丟失掉重要信息。在檔案管理信息化建設(shè)中，可以將檔案信息進(jìn)行備份儲(chǔ)存，并且不受天氣等外在的環(huán)境影響，在保存時(shí)間上更永久，同時(shí)也減輕了管理人員在這方面的工作負(fù)擔(dān)。

4）加大企業(yè)檔案的信息共享面。通過對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)了員工在互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備中查看一些具權(quán)限的信息材料，在合格的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)將企業(yè)和個(gè)人的信息分析處理，形成了新的一個(gè)檔案信息共享內(nèi)容。不但開拓了信息的服務(wù)共享面，而且在一定程度改善了企業(yè)檔案管理部門的工作職責(zé)，使其不只是檔案管理中心，更是其企業(yè)的內(nèi)部信息共享中心。

2 檔案管理信息化的具體建設(shè)路徑

1）基礎(chǔ)的設(shè)施建設(shè)工作。檔案管理的信息化建設(shè)主要是依托一些硬件和軟件設(shè)施。這個(gè)將是檔案信息化的建設(shè)載體，也是信息化的最基本要求。目前在社會(huì)信息化發(fā)展的持續(xù)推動(dòng)下，檔案信息化建設(shè)中的基本硬件和軟件的要求已經(jīng)有了大幅度的提高和升級(jí)，應(yīng)用的范圍也更加廣泛。另一方面，企業(yè)在引用信息資源系統(tǒng)以及檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，對(duì)應(yīng)的資金投入使用和專業(yè)程度不同，在結(jié)果上也是差異比較大的，這將是日后企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)中的重點(diǎn)建設(shè) 方向。

2）檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范性。在企業(yè)中，任何一項(xiàng)工作都有相關(guān)的規(guī)章和制度，這樣才能保證企業(yè)向著好的發(fā)向持續(xù)發(fā)展。在檔案管理建設(shè)方面也是同理，企業(yè)要遵循著正確的標(biāo)準(zhǔn)化信息建設(shè)，這樣才能保證完成檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。對(duì)此國家也推出了一些相應(yīng)的法律法規(guī)政策。企業(yè)在運(yùn)用時(shí)也要根據(jù)企業(yè)的具體情況，來制定企業(yè)自身的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，這也是企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中的重要保障。所以，在相關(guān)的檔案管理法律法規(guī)中，涵蓋的信息化建設(shè)方面要全面，覆蓋各個(gè)流程的全過程和各項(xiàng)內(nèi)容，使企業(yè)對(duì)于此工作也有全方位的標(biāo)準(zhǔn)可循。

3）專業(yè)的檔案信息管理人才建設(shè)。對(duì)于企業(yè)中的檔案管理人員，要具有一定的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和技術(shù)能力，對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作有較強(qiáng)的認(rèn)知及保密觀念。檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)也推動(dòng)了一個(gè)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展[2]。所以，對(duì)于檔案管理人員的要求是要進(jìn)行制定與企業(yè)相關(guān)的實(shí)施方案，在企業(yè)中要做好與各個(gè)部門的協(xié)調(diào)工作。在信息化建設(shè)中所需的硬件和軟件的采購及測(cè)試和維護(hù)，同時(shí)要肩負(fù)其他有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的工作。由此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)人員的專業(yè)水平、協(xié)調(diào)溝通能力等等都影響著企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，也需要檔案管理人員能時(shí)刻關(guān)注著社會(huì)的信息化發(fā)展動(dòng)向，學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)理念等等。

企業(yè)要適當(dāng)?shù)囊M(jìn)計(jì)算機(jī)管理以及信息管理相關(guān)的專業(yè)人才，這種學(xué)科具備專業(yè)的理論體系和技術(shù)，是要經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)才能進(jìn)行完全精準(zhǔn)地掌握[3]。所以企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況管理需求，引進(jìn)專業(yè)人才來負(fù)責(zé)檔案管理建設(shè)中具體硬件和軟件的技術(shù)評(píng)估以及系統(tǒng)搭建。同時(shí)要求專業(yè)人員實(shí)時(shí)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷增加自己專業(yè)的信息技術(shù)知識(shí)。也為檔案的信息化建設(shè)投入更多的技術(shù)元素，不斷更好地適應(yīng)當(dāng)前信息社會(huì)的檔案建設(shè)要求，用最專業(yè)的方法和態(tài)度來管理企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作[4]。

4）檔案管理體系的安全保障建設(shè)。信息化的檔案管理中，電子檔案是目前企業(yè)在辦公生產(chǎn)中使用頻率最高的一種檔案存在形態(tài)。在企業(yè)逐漸發(fā)展的過程中，電子檔案隨著時(shí)間增加數(shù)量上也更為龐大。所以，電子檔案在此方面相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著很好的優(yōu)勢(shì)，在一定程度上也提高了檔案的使用效率[5]。但是電子檔案有著對(duì)系統(tǒng)的強(qiáng)烈依賴，這在檔案管理信息化的發(fā)展中是具有很大的隱患及風(fēng)險(xiǎn)的，在此過程中，檔案信息的安全問題要特殊的關(guān)注，并且作為建設(shè)中的重中之重，需要企業(yè)的管理人員建筑起強(qiáng)大的安全體系，以此來保障檔案信息化建設(shè)成果。

3 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的檔案作為企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等方面的寶貴信息資源。同時(shí)檔案也是見證了一個(gè)企業(yè)從發(fā)展到崛起的重要過程，也是國家檔案資源不可缺少的重要組成[6]。企業(yè)的信息化檔案管理也受到了越來越多的關(guān)注和重視，借助現(xiàn)代信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更好地整理企業(yè)檔案信息資源，從而提升企業(yè)檔案管理水平，同時(shí)為檔案管理的信息化建設(shè)注入新的活力，協(xié)助企業(yè)走向現(xiàn)代化可持續(xù)發(fā)展的道路。