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      淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題和對(duì)策

      2021-04-14 21:57:40
      卷宗 2021年2期
      關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息

      井 勃

      (西安地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)院有限公司,陜西 西安 710000)

      在信息化時(shí)代背景下,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用,在企業(yè)檔案管理中,檔案資料作為重要的信息資源,其利用價(jià)值也越來越受到重視,因此需要通過檔案管理水平的提高,使檔案信息的有效利用率提升,在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其作用,其中企業(yè)檔案管理工作加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)至關(guān)重要,進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的有效創(chuàng)新。

      1 信息化檔案管理概述

      通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用,借助計(jì)算機(jī)對(duì)各類資料數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、加工,有利于后期信息資料的開發(fā)利用,更好地在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中充分發(fā)揮作用。因此,在信息時(shí)代,傳統(tǒng)的檔案管理模式需要改革和創(chuàng)新,從以往的繁瑣、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式轉(zhuǎn)變,使檔案管理工作效率有效提高。另外,檔案管理信息化工作主要涉及建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)、信息化建設(shè)細(xì)則規(guī)范化、構(gòu)建資源管理平臺(tái)、開發(fā)系統(tǒng)軟件幾方面內(nèi)容。在進(jìn)行檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中,需要圍繞信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的建設(shè)核心,對(duì)資源平臺(tái)進(jìn)行有效構(gòu)建,使國家與企業(yè)之間的聯(lián)動(dòng)得以強(qiáng)化,從而進(jìn)一步促進(jìn)信息化檔案基礎(chǔ)管理平臺(tái)的建立,同時(shí)通過分級(jí)制以及規(guī)范化細(xì)則的建設(shè),結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況,根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī),對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定。

      2 信息時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作存在的問題

      2.1 安全問題

      傳統(tǒng)檔案管理工作主要集中于實(shí)地檔案管理與人員管理,因此檔案安全性能夠得到有效保障,管理人員只需要做好檔案室管理工作,約束好檔案管理人員即可。但在信息時(shí)代下,檔案管理工作安全問題更加嚴(yán)峻,檔案管理工作依賴于檔案管理系統(tǒng),但系統(tǒng)處于開放的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中,容易被不法分子、競爭對(duì)手所竊取。因此企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí),必須加強(qiáng)硬件、軟件管理,確保管理工作安全性能夠得到有效保障。

      2.2 檔案資料利用率不高

      因企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作缺乏重視,對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)度不足,使檔案資料的有效利用率不高,同時(shí)在檔案管理工作中,人員配備以及資金投入力度相比較少,也導(dǎo)致檔案管理水平受到影響。隨著企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展,檔案信息資源不斷增加,使工作人員的工作量大幅度提高,需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行檔案資源的收集、整理和編輯以及歸檔等。傳統(tǒng)的查閱過程也需要耗費(fèi)大量時(shí)間去查找,一旦出現(xiàn)孤本檔案紙質(zhì)損壞的情況,還需要花費(fèi)時(shí)間進(jìn)行修復(fù),使檔案資源的利用率降低。

      2.3 管理人員和專業(yè)技能不足

      對(duì)所有企業(yè)來說,檔案是企業(yè)不可或缺的一部分,既是企業(yè)資產(chǎn)的依據(jù)也是載體,既是一個(gè)企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)也是管理能力的集中體現(xiàn)。但是檔案管理工作并不像企業(yè)研發(fā)、銷售等部門一樣對(duì)企業(yè)發(fā)展有強(qiáng)力的推動(dòng)作用,一般企業(yè)也很少針對(duì)檔案管理設(shè)計(jì)績效指標(biāo)。對(duì)很多企業(yè)來說,檔案管理崗位的角色更像是“資料保管員”,企業(yè)在檔案管理崗位人員招聘的學(xué)歷、年齡等限制都較松。

      3 檔案管理工作的創(chuàng)新策略

      3.1 檔案人員綜合素質(zhì)提升

      企業(yè)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)提高對(duì)于有效保證檔案管理服務(wù)水平有著重要的影響。首先,需要提高工作人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí),完善檔案管理制度,使工作人員的管理觀念得以創(chuàng)新,使工作責(zé)任心有效提高。其次,企業(yè)應(yīng)定期組織工作人員進(jìn)行專業(yè)技能和管理知識(shí)的培訓(xùn),使其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能提高,對(duì)檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新,對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)予以充分了解和掌握,為檔案管理的信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后,為了有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性,應(yīng)制定相應(yīng)的激勵(lì)及獎(jiǎng)懲制度,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效規(guī)范,使檔案管理水平有效提升,資料信息的有效性、全面性和真實(shí)性得以有效保證。

      3.2 保障檔案數(shù)據(jù)安全

      企業(yè)檔案管理工作信息化過程中,一定要保障其安全性、可靠性。具體方法如下:

      1)將企業(yè)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行安全等級(jí)分級(jí),對(duì)于絕密檔案應(yīng)該特殊保管、多份備案。

      2)日常中做好檔案管理數(shù)據(jù)庫安全維護(hù)工作,定期升級(jí)管理系統(tǒng)。

      3)聘請(qǐng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)提供檔案管理數(shù)據(jù)庫安全服務(wù),確定是否有人進(jìn)行非法入侵。

      4)定期更換口令、命令,劃分檔案管理系統(tǒng)管理權(quán)限。

      5)檔案管理人員簽訂保密協(xié)議,約束個(gè)人行為。

      3.3 建立企業(yè)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)防控體系

      在檔案信息化的進(jìn)程中,信息安全是重中之重,建立檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)防控體系是集團(tuán)發(fā)展的必要措施。首先,要合理維護(hù)硬件設(shè)備。計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等硬件設(shè)備作為集團(tuán)員工接觸信息的媒介,在使用過程中應(yīng)該確保信息從服務(wù)器到終端的順暢。特別是要加強(qiáng)對(duì)服務(wù)器的維護(hù),實(shí)時(shí)監(jiān)測機(jī)房的溫度,并定期對(duì)線路進(jìn)行維修檢查,避免線路老化造成信息傳輸不通暢甚至因短路引發(fā)的火災(zāi)。其次,應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部人員的職業(yè)道德修養(yǎng),防范企業(yè)內(nèi)部的腐敗,可以和一些檔案管理人員簽署保密責(zé)任書。另一方面,還應(yīng)該加強(qiáng)信息安全技術(shù)的研發(fā)。由于集團(tuán)的下屬企業(yè)和機(jī)構(gòu)遍布全國,因此想要建設(shè)大規(guī)模的局域網(wǎng)絡(luò)顯然不現(xiàn)實(shí)。因此集團(tuán)應(yīng)通過系統(tǒng)加密、對(duì)所有聯(lián)網(wǎng)設(shè)備加裝安全控件等措施防止病毒攻擊,并將一些核心信息分開處理。

      4 結(jié)束語

      在信息時(shí)代背景下,企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視,對(duì)傳統(tǒng)的管理觀念予以轉(zhuǎn)變,但企業(yè)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)也在不斷加大,企業(yè)在發(fā)展過程中要加強(qiáng)管理科學(xué)性。從而,提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí),合理利用先進(jìn)信息技術(shù),推動(dòng)信息化水平的提升,優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié),推動(dòng)管理水平的提升。

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