新時(shí)期檔案數(shù)字化外包服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)分析

靳永新

（國(guó)家能源集團(tuán)準(zhǔn)能集團(tuán)公司檔案館，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

當(dāng)前，檔案數(shù)字化已經(jīng)是相關(guān)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)之一，且其不僅具有容易復(fù)制、利用、隨時(shí)隨地檢索的功能，還能在一定程度上優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理的不足，滿足新時(shí)代社會(huì)的需求。現(xiàn)如今我國(guó)大部分檔案管理部門在管理自身存量檔的過(guò)程中都會(huì)出現(xiàn)技術(shù)落后、工作人員不夠的情況，所以為了提升檔案的質(zhì)量和工作時(shí)效性，其常常會(huì)選擇數(shù)字化外包服務(wù)，以此更好地滿足社會(huì)對(duì)信息化的需求。

1 檔案數(shù)字化外包服務(wù)的優(yōu)勢(shì)

首先就是節(jié)省人力。將檔案信息數(shù)字化的業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，相關(guān)信息部門就不用再設(shè)立專人來(lái)處理此類業(yè)務(wù)，只需要安排解業(yè)務(wù)流程的人員定期的和外包公司進(jìn)行交流、溝通、指導(dǎo)及檢查外包服務(wù)人員的工作即可，在一定程度上相關(guān)檔案信息部門就能緩解目前人力資源人手不夠的問(wèn)題。其次就是能有效地完成檔案數(shù)字化的創(chuàng)新?，F(xiàn)如今因人力物力等因素的影響，大多檔案部門在進(jìn)行信息數(shù)字化處理時(shí)會(huì)遇到各類問(wèn)題，如容易被其他工作打斷、完成工期較長(zhǎng)等，將檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，可以借由專業(yè)的外包公司通過(guò)流程化作業(yè)、規(guī)?；脊づc處理等步驟，加快工作的完成時(shí)間。

2 新時(shí)代下檔案數(shù)字化外包服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)種類

1）檔案數(shù)字化外包服務(wù)較差、質(zhì)量評(píng)估較難。存量檔案朝著數(shù)字化發(fā)展雖然具有一定優(yōu)勢(shì)，但其專業(yè)性較高，所以在簽訂外包合同后，大多是由對(duì)應(yīng)的外包公司控制質(zhì)量，相關(guān)檔案部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收，但目前來(lái)看因外包人員并非檔案管理領(lǐng)域的人才，技術(shù)水平較差，通常是用抽檢作為質(zhì)量評(píng)定的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全面的檢查，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，影響了數(shù)字化的質(zhì)量，所以相關(guān)檔案管理部門要建立外包方企業(yè)信用評(píng)估制度，定期的調(diào)查其對(duì)于檔案的保密、安全行為等，并及時(shí)的根據(jù)外包服務(wù)企業(yè)的工作情況給出相應(yīng)的意見(jiàn)和指導(dǎo)。此外相關(guān)外包企業(yè)也應(yīng)該創(chuàng)建服務(wù)質(zhì)量投訴體系，定期的收集各方的意見(jiàn)，在發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題時(shí)要及時(shí)的和檔案部門進(jìn)行溝通，以此提升自身的檔案管理水平。其次我國(guó)大部分外包企業(yè)為了達(dá)到目標(biāo)都會(huì)忽視產(chǎn)品的質(zhì)量，從而導(dǎo)致在驗(yàn)收數(shù)字化成果時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，和檔案數(shù)字化外包服務(wù)管理的條例出現(xiàn)背離，所以相關(guān)檔案部門在選擇外包時(shí)要接受國(guó)家部門的監(jiān)督，同時(shí)外包企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化外包工作時(shí)也應(yīng)該接受監(jiān)督，確保資質(zhì)證書的有效性。2）檔案數(shù)字化影響因素較多、風(fēng)險(xiǎn)較大?，F(xiàn)如今，對(duì)包攬存量檔案的外包服務(wù)人員來(lái)說(shuō)，因其自身的素質(zhì)、技術(shù)水平及報(bào)名觀念都不一樣，導(dǎo)致檔案內(nèi)容外泄的風(fēng)險(xiǎn)較大，加之有些人員對(duì)檔案管理的流程不了解，沒(méi)有掌握檔案信息化的內(nèi)容，造成了二次返工，浪費(fèi)大量的時(shí)間，影響檔案的應(yīng)用。此外在存量檔案數(shù)字化外包過(guò)程中還存在監(jiān)管較差的情況，且在開展業(yè)務(wù)的工作中相關(guān)檔案管理人員沒(méi)有明確外包服務(wù)的范圍，導(dǎo)致一些不能開放的檔案流入外包公司，增大泄密的風(fēng)險(xiǎn)，特別是在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代下，復(fù)制性被無(wú)限的放大，大多工作人員通過(guò)電腦、手機(jī)等方式就能輕松盜走檔案內(nèi)容，加之外包服務(wù)完成后的總結(jié)工作較差，直接威脅到了檔案信息的安全。所以相關(guān)外包企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)人員的管理，確保參與服務(wù)的人員都已經(jīng)簽訂我國(guó)勞動(dòng)法律法規(guī)合同及保密書；并在其上崗前進(jìn)行了不少于五天的培訓(xùn)、考取了合格證書；第二就是要確保檔案數(shù)字化操作計(jì)算機(jī)、掃描儀等已經(jīng)使用物理設(shè)備或技術(shù)封閉了不必要的信息輸入裝置口，除了必要的軟件，沒(méi)有多余的軟件出現(xiàn)在電腦中，且對(duì)于人員的管理要重視，不能讓非工作人員進(jìn)入，并禁止將水杯、手機(jī)、移動(dòng)設(shè)備帶入到工作區(qū)域等，以此從根本上杜絕風(fēng)險(xiǎn)隱患的發(fā)生。

3 減少檔案數(shù)字化外包服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的方式

1）全面了解數(shù)字化外包公司，做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)定。對(duì)外包服務(wù)來(lái)說(shuō)，想要有效地實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)，首先就是要對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，如在發(fā)包前要進(jìn)行準(zhǔn)確，明確工作內(nèi)容，檔案管理部門要根據(jù)DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71的要求確定檔案數(shù)字化服務(wù)外包的內(nèi)容、技術(shù)、驗(yàn)收質(zhì)量及流程安全等，并轉(zhuǎn)變觀念，從承包的外包公司入手，掌握其以往的工作質(zhì)量、財(cái)務(wù)狀況、員工水平及素質(zhì)、資質(zhì)證書等，提前了解可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并制定相應(yīng)的管理方式。其次就是要從細(xì)節(jié)入手，對(duì)外包服務(wù)企業(yè)的股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定人、實(shí)際管理人員的身份進(jìn)行考察和核實(shí)，掌握外包服務(wù)公司的背景，并進(jìn)行實(shí)地考察，從而達(dá)到避免風(fēng)險(xiǎn)的目的，最后在確定外包服務(wù)公司是要及時(shí)和其簽訂合同，且合同的內(nèi)容要符合DA/T68.1的要求。同時(shí)在評(píng)估檔案質(zhì)量是要及時(shí)的找出可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并保證在任務(wù)完成的情況上盡可能地減少成本的支出。2）遵守法律規(guī)定、提升對(duì)外包服務(wù)的管理。首先對(duì)檔案數(shù)字化外包服務(wù)來(lái)說(shuō)，想要有效地防止風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，就應(yīng)該以遵守法律規(guī)定為主?，F(xiàn)如今我國(guó)檔案信息化建設(shè)逐漸提升，各類法律規(guī)定相繼出臺(tái)，其也能在一定程度上減少外包服務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，所以相關(guān)檔案管理部門重視對(duì)數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)的調(diào)查，做好考察工作。其次相關(guān)外包服務(wù)企業(yè)也要重視問(wèn)題的出現(xiàn)，將防止泄密、提升質(zhì)量作為主要的工作目標(biāo)，并加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，特別是對(duì)于檔案的整理、復(fù)卷等過(guò)程要防止內(nèi)容篡改問(wèn)題的出現(xiàn)，且在進(jìn)行檔案數(shù)字化的工作中要根據(jù)內(nèi)容的不同劃分不同類型的設(shè)備，避免因設(shè)備問(wèn)題損壞檔案。最后相關(guān)檔案管理部門要提升對(duì)外包服務(wù)工作的檢查管理，一旦出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)的和其進(jìn)行溝通，重視保密協(xié)議的簽訂，切實(shí)的落實(shí)安全責(zé)任制度，對(duì)于結(jié)果管理來(lái)說(shuō)，外包服務(wù)企業(yè)要對(duì)沒(méi)有交的檔案數(shù)字化結(jié)果進(jìn)行備份，確保檔案的安全和復(fù)原性。3）選擇質(zhì)量、水平高的外包服務(wù)單位，制定科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的外包合同。想要提升檔案數(shù)字化結(jié)果的質(zhì)量，首先對(duì)于外包服務(wù)單位的選擇是較為重要的內(nèi)容之一，對(duì)檔案管理部門來(lái)說(shuō)，在選擇外包服務(wù)單位時(shí)要將技術(shù)水平、運(yùn)營(yíng)成果及對(duì)檔案處理的經(jīng)驗(yàn)來(lái)作為參考，確保此單位能為自己提供較高的服務(wù)。通俗來(lái)說(shuō)，檔案管理部門可以進(jìn)行公開招標(biāo)，選擇業(yè)務(wù)強(qiáng)、口碑好、經(jīng)驗(yàn)較多的外包服務(wù)單位，確保其具備良好的技術(shù)水平和好的服務(wù)，此外因檔案數(shù)字化內(nèi)容較多、具有一定的復(fù)雜性，所以在確定外包服務(wù)單位后相關(guān)檔案管理部門要將數(shù)字化加工的所有內(nèi)容及記錄進(jìn)行轉(zhuǎn)交，并在檔案數(shù)字化結(jié)果出來(lái)后使用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行檢驗(yàn)，百分之百即為合格，對(duì)于其他內(nèi)容來(lái)說(shuō)合格率應(yīng)該不低于百分之九十五，只有驗(yàn)收達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)考慮才能進(jìn)行驗(yàn)收，否則必須要進(jìn)行二次返工修改。此外合同才是確保承包方及發(fā)包方之間利益的保障方式，所以想要切實(shí)的做好檔案數(shù)字化外包服務(wù)，必須要重視溝通交流，并在合同制定的過(guò)程中確保合同的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化及規(guī)范化，對(duì)于合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題要進(jìn)行協(xié)商解決，以此降低在新時(shí)代下檔案數(shù)字化外包服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

由此可見(jiàn)，檔案數(shù)字化管理是較為重要、內(nèi)容較多的一個(gè)系統(tǒng)工程，需要各個(gè)部門企業(yè)之間的配合和努力。在新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化不僅是一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，也是一個(gè)時(shí)代的挑戰(zhàn)，所以相關(guān)工作人員要嚴(yán)格保密檔案內(nèi)容，從自我做起，以此更好的服務(wù)于社會(huì)。