企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題與對策研究

王艾魚

（酒泉鋼鐵（集團）有限責(zé)任公司，甘肅 嘉峪關(guān) 735100）

現(xiàn)如今我國社會經(jīng)濟穩(wěn)步前進，企業(yè)單位在其中起著不可或缺的作用。由于各個行業(yè)的企業(yè)所涉及的工作內(nèi)容非常廣泛，并且檔案量巨大，以至于其檔案管理工作較為復(fù)雜。因此為了更好地完成企業(yè)單位的檔案管理工作，企業(yè)需要配備充足的專業(yè)人員來進行檔案的管理。然而就目前而言，我國大部分企業(yè)對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，在其中沒有配備足夠的工作人員，以至于在檔案信息化建設(shè)方面出現(xiàn)了各種各樣的問題。因此企業(yè)的相關(guān)人員需要加大對檔案信息化建設(shè)的重視，深入探究影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的各項原因，根據(jù)原因采取適當(dāng)?shù)氖侄谓鉀Q該項工作當(dāng)中存在的問題。這樣才能夠提高企業(yè)的效益，從而推進企業(yè)的發(fā)展，進而促進社會經(jīng)濟的進步。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

1）硬件設(shè)備和員工經(jīng)驗的不足。如今，我國已經(jīng)進入到了數(shù)字化時代。檔案信息化管理也已經(jīng)成為檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢。如果想要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)管理，首先需要有足夠先進的硬件設(shè)備來支撐整個信息化系統(tǒng)的運行。但在很多企業(yè)當(dāng)中，由于在檔案建設(shè)方面的資金投入不足，導(dǎo)致用于檔案管理的設(shè)備較為落后。再加上科學(xué)技術(shù)飛速的發(fā)展，企業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)發(fā)展較為迅猛，很多設(shè)備并不能支撐新一代的檔案管理系統(tǒng)的運行，這些都是造成了企業(yè)檔案信息化建設(shè)進度滯后的原因。而且長時間低速運行的系統(tǒng)可能會因為內(nèi)存等問題導(dǎo)致信息化檔案管理工作效率低于傳統(tǒng)的檔案管理工作效率。除此之外，企業(yè)對于檔案管理人員的培訓(xùn)強度不足，工作人員的專業(yè)技能較為薄弱。在信息化時代的發(fā)展下，工作人員局限的檔案管理能力和經(jīng)驗已經(jīng)不足以滿足現(xiàn)代化的檔案管理工作。這也是導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)緩慢的原因之一。

2）檔案信息化建設(shè)效率較低。正如上文所說，在大部分企業(yè)當(dāng)中的檔案管理人員其自身的專業(yè)技能不足，并不能滿足社會對于企業(yè)檔案管理提出的新要求。在企業(yè)的實際運行過程中，該類工作人員并不能夠高效的實現(xiàn)檔案信息的信息化處理，這進一步造成了企業(yè)檔案管理工作無法達到用戶滿意的程度。導(dǎo)致企業(yè)檔案管理能力服務(wù)的服務(wù)水平無法達到令人滿意的程度。再加上設(shè)備的落后導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效率較低。

3）相關(guān)制度不完善。目前，我國大部分企業(yè)沒有意識到檔案管理工作的重要性，這也在一定程度上導(dǎo)致了企業(yè)的檔案信息化建設(shè)方面存在著資金投入不足、設(shè)備老舊、缺乏高新技術(shù)人員的現(xiàn)象。從而造成了企業(yè)檔案管理工作下來較差的現(xiàn)象出現(xiàn)。除此之外，關(guān)于檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度并不完善，這也導(dǎo)致了相關(guān)工作人員責(zé)任心不強，日常工作應(yīng)付、檔案管理工作混亂等現(xiàn)象出現(xiàn)。這些問題的出現(xiàn)直接影響了檔案信息建設(shè)的水平提高，最終對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。

4）沒有受到重視。在企業(yè)的運行過程中，企業(yè)很多具有決策權(quán)的管理人員對經(jīng)濟收益過度重視，反而對檔案信息化建設(shè)并不在乎，不僅沒有對檔案信息化建設(shè)工作同投入大量的人力、物力、財力支持，在制度和體系上也沒有進行有效建設(shè)與管理，從而導(dǎo)致信息化建設(shè)水平難以提高到令人滿意的程度。

2 解決企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題的有效措施

1）信息化人才隊伍的建設(shè)。信息化人才隊伍的建設(shè)主要是由兩個方面入手。一是引進先進的信息化技術(shù)人才，二是對加大自身檔案管理人員的培養(yǎng)。信息化技術(shù)人才的引進是為老的檔案管理隊伍加入新鮮的“血液”，這樣不僅能夠提高檔案信息化建設(shè)的工作水平，還能在隊伍當(dāng)中營造一種良性的競爭氛圍，以此來提高檔案管理工作的效率；加強自身檔案管理人員的培養(yǎng)需要從兩方面入手，首要任務(wù)便是培養(yǎng)計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)專項人才，以滿足信息化設(shè)備的日常運營和維護，其次是培訓(xùn)人員的檔案管理及技能，提升其工作服務(wù)質(zhì)量和態(tài)度，從而實現(xiàn)更高質(zhì)量的檔案信息化管理。

2）提高效率。無論在任何行業(yè)、任何企業(yè)當(dāng)中，人員都是其中最為重要的部分。因此，如果想要提高實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的效率，首先應(yīng)當(dāng)采取想要的措施提高檔案管理人員的責(zé)任心和信息化管理能力，這樣才能保證信息化檔案管理工作的正常進行。例如，在企業(yè)的運營過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合社會是的發(fā)展將自身的實際情況進行及時的調(diào)動，在檔案管理工作當(dāng)中融入高新信息化技術(shù)，從而在檔案信息的管理方面提高信息化數(shù)據(jù)處理能力，以此來提高檔案信息管理的準(zhǔn)確性和安全性。除此之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)時刻與業(yè)內(nèi)高端企業(yè)進行溝通交流，積極的學(xué)習(xí)優(yōu)秀企業(yè)的檔案管理工作方式，從而完善自身的檔案信息化管理建設(shè)工作，以此來促進企業(yè)的發(fā)展。

3）完善檔案管理制度。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)步入了信息智能化時代。在檔案信息化的建立下，企業(yè)的檔案信息獲取方式也逐漸增多。從另一角度來看企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對檔案信息安全管理力度，以保障檔案信息的安全性和可靠性。因此，在這種情況下進行企業(yè)的檔案信息化建設(shè)首要的任務(wù)便是提高企業(yè)檔案信息資源的安全性和完整性。在進行實際的檔案信息化建設(shè)時，企業(yè)應(yīng)當(dāng)集合自身的情況從各個方面著手建立高效的檔案信息安防策略，進而保證檔案信息的安全。除此之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)對檔案管理系統(tǒng)進行加密保護，在信息化管理工作實現(xiàn)真正開展的同時逐步優(yōu)化信息化技術(shù)，在管理工作當(dāng)中不斷的融入先進的信息化管理理念，這樣不僅能夠有效地提高檔案信息的管理水平，還能夠提高工作人員的專業(yè)知識，更重要的是能夠促進檔案信息化管理制度向著健全方面進步。

4）突出重要性。企業(yè)具有決策權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)，必須對自身具有的職責(zé)足夠明確，清楚知道在企業(yè)正常運行中信息化技術(shù)與檔案管理工作具有的重要性。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展水平以及行業(yè)發(fā)展方向，對人力、物力、財力等各項資源進行合理的分配以及投入，始終將企業(yè)信息化管理工作放在重要位置，鼓勵工作人員能夠全身心投入到了檔案信息化建設(shè)工作中。

3 結(jié)語

通過上文針對企業(yè)檔案信息化建設(shè)公司的問題以及解決措施展開的全面分析和系統(tǒng)性研究，我們能夠更加明確地了解，企業(yè)對檔案進行信息化建設(shè)的主要依據(jù)，以社會經(jīng)濟發(fā)展的方向總為作為改革目標(biāo)，通過具有較高合理性和科學(xué)性的測試方法，將先進的信息技術(shù)結(jié)合其中，從而使企業(yè)檔案管理具有較高的信息化水平。因此企業(yè)各級部門應(yīng)該對檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作的開展積極獻計獻策，確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作穩(wěn)定運行的同時，提高企業(yè)自身的競爭能力，最終為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)貢獻積極的力量。