機關(guān)檔案管理工作信息化建設(shè)的思考與實踐

王世軍

（吉林省梨樹縣機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，吉林 四平 136500）

機關(guān)單位每天都會接收與發(fā)出大量的文件，這就導致機關(guān)的檔案管理部門在日常工作中要管理大量的文件。傳統(tǒng)的檔案管理模式完全依靠人工對檔案進行分類管理，機會在如此繁雜的文件管理工作中難免會出現(xiàn)文件丟失的現(xiàn)象，同時對于文件的查詢也十分的不方便，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)初步完成對于減輕管理工作的壓力，保證文件安全，方便文件查詢起到了很好的作用。

1 機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 信息化管理重視程度不足

機關(guān)檔案管理工作主要是包括檔案分類管理以及檔案的查詢。在傳統(tǒng)的管理模式中由于檔案資料過于龐大，就會導致分類不明確，對于后來的查詢工作造成很嚴重的阻礙，在檔案信息管理中，通過信息系統(tǒng)錄入以及搜索功能，可以快速地對檔案進行分類管理以及信息查詢，極大地提高了工作效率，但是我國很多的機關(guān)檔案管理依然采用著傳統(tǒng)的管理模式，主要原因相關(guān)的領(lǐng)導人員對于檔案管理的信息化建設(shè)的認識不到位，沒有完全發(fā)現(xiàn)這種模式的所有益處，就導致領(lǐng)導對于檔案管理的信息化建設(shè)不能足夠的重視，就導致機關(guān)單位檔案管理過程中，缺少人力以及物力的支持，嚴重地阻礙了機關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)的進程[1]。

1.2 對于人員以及信息的不統(tǒng)一

在我國機關(guān)單位長期的檔案管理過程中，一直采用的都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。所以在進行檔案信息化管理的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理人員缺少信息化管理的經(jīng)驗，而且在檔案管理過程也沒有經(jīng)歷過信息化管理的培訓，就會導致在檔案信息化管理的建設(shè)過程中由于缺乏專業(yè)的操作人員。對信息化建設(shè)造成阻礙，而且在后期的檔案管理過程中由于對電腦操作的不熟練，很容易造成檔案文件的刪除以及損壞，導致發(fā)揮不出信息化管理的強大優(yōu)勢，由于長期過程中機關(guān)的保存檔案都是紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案向數(shù)字化的檔案的轉(zhuǎn)變需要一個過程，而且在檔案的交換過程中，由于每個機關(guān)的信息化進程不同，在檔案管理的過程中的就會出現(xiàn)有的機關(guān)已經(jīng)使用數(shù)字化檔案，有的機關(guān)依然采用紙質(zhì)檔案，為信息的共享帶來的很大的困難[2]。

1.3 缺少檔案管理的明確規(guī)章制度

由于我國長期采用的傳統(tǒng)的檔案管理制度，隨著我國機關(guān)檔案管理信息化進程的不斷推進。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理制度已經(jīng)不適合信息化檔案管理，但是新的信息化管理制度還不是特別完善，就會導致信息化檔案管理過程中缺少標準的技術(shù)流程。從而導致機關(guān)單位檔案信息化管理過程中就會出現(xiàn)失誤，由于缺少的統(tǒng)一的規(guī)章制度進行約束，就導致不同的機關(guān)單位在檔案管理過程中缺少一個明確的規(guī)范，各個機關(guān)單位各自為政，就導致在檔案管理過程中出現(xiàn)嚴重的發(fā)展不均衡現(xiàn)實，使得在機關(guān)的工作中出現(xiàn)信息交互困難的問題，由于缺少明確的機關(guān)檔案信息管理制度來統(tǒng)一約束，就導致機關(guān)的信息化建設(shè)中出現(xiàn)嚴重的分層化現(xiàn)象，嚴重阻礙了機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的進程[3]。

2 加強機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的對策

2.1 提高相關(guān)人員的重視，加大建設(shè)力度

對于如何加強機關(guān)檔案的信息化管理建設(shè)的進程，機關(guān)的領(lǐng)導的態(tài)度是非常重要的，只有機關(guān)領(lǐng)導充分重視，才能逐漸加大對于信息檔案管理的投入，資金的投入檔案管理信息化管理的重要和環(huán)節(jié)，還有轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想觀念也是至關(guān)重要的，不斷提高工作人員對于檔案信息化建設(shè)的重視程度，逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷適應(yīng)檔案信息化的流程，同時不斷學習，不斷提高自己的信息技術(shù)，以適應(yīng)信息化檔案管理工作的技術(shù)要求，在工作中根據(jù)實際情況不斷對檔案信息化建設(shè)過程進行優(yōu)化，為了實現(xiàn)機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)。就需要機關(guān)領(lǐng)導加大投入，為機關(guān)的檔案管理人員制定一套專門的檔案管理系統(tǒng)，只有具有智能的檔案管理系統(tǒng)，才能在信息管理工作中實現(xiàn)對于檔案的快速整理，智能檢索。從而保證文件安全的情況下，提高檔案管理的工作效率，為尋找文件提供幫助，機關(guān)單位也要不斷組織檔案相關(guān)管理工作者參加專業(yè)培訓，不斷提高自身對于檔案信息管理的工作能力，能夠在工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，對于檔案信息化管理系統(tǒng)進行不斷完善，從而加強機關(guān)單位檔案信息化管理[4]。

2.2 不斷完善管理團隊，強化信息化管理

由于檔案管理信息化建設(shè)的要求，檔案管理人員在具有熟練的信息技術(shù)操作能力的同時，還要具備檔案管理基本知識，只有具有雙向能力的人才，才能勝任檔案的信息化管理工作，但是由于對于人才的培養(yǎng)是需要一個過程的，在機關(guān)的信息化管理的過程前期，機關(guān)單位就要招募相關(guān)的人才對于信息化管理工作進行補充，通過專業(yè)人才的引入，以適應(yīng)檔案信息化管理工作的過渡工作，在日常工作中，有專業(yè)人員對于傳統(tǒng)的工作人員進行專業(yè)培訓，不斷提升傳統(tǒng)的管理人員的信息技術(shù)以這部分人員能夠熟練地進行信息化檔案管理工作。在日常工作中可以定期組織培訓，從這方面的專家進行講解，提高工作人員能力，不斷優(yōu)化信息管理團隊的能力，提高信息化管理效率，同時還要注重對于工作人員法律知識的培訓，保障檔案的安全，以免因為檔案的信息化管理對檔案造成泄露[5]。

2.3 不斷完善硬件設(shè)備，強化信息管理

對于加強檔案的信息化管理建設(shè)，完善的檔案管理的硬件設(shè)施是不可缺少的，除了擁有一個完善的操作系統(tǒng)，以及管理團隊，就需要與之配套的硬件設(shè)備，比如電腦設(shè)備，以及網(wǎng)絡(luò)配置等。這就需要機關(guān)單位不斷加大對于檔案信息化管理建設(shè)的投入，不斷完善檔案信息化管理的系統(tǒng)，不斷對系統(tǒng)進行維護升級以適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，以免在信息管理工作中因為系統(tǒng)崩潰對文件造成損失，或者因為電腦病毒對文件安全造成影響，同時通過不斷優(yōu)化的系統(tǒng)可以快速地對文件材料進行整理，然后利用系統(tǒng)進行保存，大大提高信息管理的工作效率，在檔案的信息化管理過程中，有些重要的檔案也要進行紙質(zhì)保存，這就要求這部分重要文件必須使用無酸檔案盒進行保存，以免因為外界環(huán)境變化對文件造成破壞，這也是檔案信息化建設(shè)所需要的硬件設(shè)備之一，在檔案的信息化管理的過程中，機關(guān)單位要不斷完善相關(guān)的硬件設(shè)備，保障檔案的信息化管理建設(shè)朝著規(guī)范化方向前進。

2.4 完善檔案的數(shù)字化，加強檔案的信息化建設(shè)

逐漸實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，對于檔案的管理工作有著重要的意義，不管是存儲方式的優(yōu)勢，還是信息傳遞搜索，傳遞的便捷程度都有著顯著的優(yōu)勢，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件數(shù)量巨大早保存中需要大量的空間，而且不利于查找，在文件的傳遞中都需要人工取送，浪費了大量的時間，數(shù)字化檔案保存只需要一個系統(tǒng)，節(jié)省了大量的空間，同時在檔案的調(diào)用以及傳遞過程中只需要電腦就可以進行，利用電腦的高速傳輸，不再需要人工傳送，極大地提高了所有部門的工作效率，為了實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，就需要通過培訓不斷提高檔案管理人員的技術(shù)水平，可以實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的自由轉(zhuǎn)化，在工作中不斷提高工作人員的計算機操作能力，能夠快速地把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，通過數(shù)字化檔案進行分類保存，然后定期對數(shù)字化檔案進行檢查保證檔案的安全性，相關(guān)管理部門也要不斷加強對于人員的培訓管理工作，使工作人員不斷提高自身實力，逐漸組建一個優(yōu)秀的檔案管理團隊，機關(guān)單位也有要不斷加強財力上和技術(shù)上的支持，使檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展過程中，能夠逐漸加快前進的腳步，早日實現(xiàn)檔案的信息化管理[6]。

2.5 逐漸完善規(guī)章制度，建立統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡(luò)

隨著機關(guān)單位的檔案信息化管理建設(shè)如火如荼地進行展開，對于所有機關(guān)單位實現(xiàn)一個統(tǒng)一的規(guī)章制度，建立一個完整的管理網(wǎng)絡(luò)就變得尤為重要，這就可以保證機關(guān)單位在檔案管理過程中實行規(guī)范化的管理，所有的機關(guān)單位采用統(tǒng)一的規(guī)范統(tǒng)一的標準進行檔案管理工作，在檔案的管理傳遞過程中全面實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，全面采用數(shù)字化的檔案，對于各個機關(guān)單位之間的檔案傳遞提供很大的幫助，同時在檔案管理的過程中要逐步建立一個統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)這對于各個機關(guān)單位的文件傳送有著重要意義，各個機關(guān)單位通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理網(wǎng)絡(luò)，可以對各處機關(guān)單位檔案數(shù)據(jù)進行有效的整合，改變了原來各處機關(guān)各自為政的管理方式，通過全市全省乃至全國統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，使得所有的機關(guān)檔案進行有效的共享，在今后的機關(guān)單位的工作中可以快速地通過網(wǎng)絡(luò)對檔案進行調(diào)取，極大地節(jié)省了時間，提高了工作效率，實現(xiàn)了檔案的實時性。同時對于重要的紙質(zhì)檔案進行加強管理。保證重要檔案的安全性，以免因為網(wǎng)絡(luò)問題導致重要文件的徹底丟失，通過數(shù)字化檔案以及紙質(zhì)檔案的雙重管理，保證重要文件的萬無一失，通過對于所有機關(guān)的規(guī)范管理以及統(tǒng)一管理網(wǎng)絡(luò)的建立，對于所有機關(guān)單位實現(xiàn)檔案的信息化管理起到了良好的促進作用。

3 結(jié)束語

總之，機關(guān)單位的檔案管理的信息化建設(shè)有著重要意義，想要實現(xiàn)檔案的信息化管理，就需要相關(guān)領(lǐng)導以及檔案管理人員的高度重視，不斷加大檔案信息化建設(shè)的投入、不斷完善相關(guān)的硬件設(shè)施，大量引進優(yōu)秀的管理人才。定期對工作人員進行培訓，不斷提高工作人員的相關(guān)能力，以促進檔案的信息化管理進程。