探析不動產(chǎn)檔案集約化管理的優(yōu)勢

肖松樂

（天津市市區(qū)不動產(chǎn)登記事務(wù)中心，天津 300202）

1 集約化管理特點及意義

1）集約化管理的特點。從管理特點的角度進行分析，集約化管理具有下述幾個特點：管理組織精干、規(guī)范；管理方式規(guī)范、有效；服務(wù)手段集中、高效；管理流程靈活、動態(tài)。集約化管理要求健全、高效、職責明確的組織架構(gòu)，與此同時要建立與組織整體環(huán)境配套并適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的管理流程。對于標準化、復(fù)雜性和有資源限制的工作要明確集中管理的要求。相應(yīng)地，對于不需要集中管理的工作要在一定范圍內(nèi)實行動態(tài)的管理模式。結(jié)合組織的集中，實行人員的集中化配備，人力配合集中進度，來加強不同地區(qū)間人員的交流、培訓和輪訓。利用信息技術(shù)建立信息管理系統(tǒng)，搭建集中管理的平臺，將分散的管理集中起來，在管理的前端形成支撐，形成管理的閉環(huán)，實現(xiàn)自動化管理，降低管理的風險。集中和高效是集約化管理模式所關(guān)注的重點。一是各個管理要素要在一定程度上盡可能地集中，高效的前提是管理的集中規(guī)劃和精細化，成本管理是重點，關(guān)注企業(yè)管理戰(zhàn)略的轉(zhuǎn)換效率和轉(zhuǎn)換成本，強調(diào)高效率、低成本。集中不是簡單的堆積，二是要對管理要素進行合理地分配和集合，并對各個要素的有效發(fā)揮進行協(xié)同管理，從而把繁瑣的管理變?yōu)楹唵?。針對管理對象的不同，所運用的管理系統(tǒng)和平臺也不同，要理順各要素之間的關(guān)系，把握管理的需求，做細管理的規(guī)劃。流程優(yōu)化是一個動態(tài)的、逐步推進的過程，集約化管理主張集中時要具備主動性、靈活性、前瞻性和預(yù)應(yīng)性。變化就是機遇，就是優(yōu)化的機會，要主動地適應(yīng)環(huán)境變化，以變應(yīng)變，提前做好準備，找到并控制風險點，把管理的流程優(yōu)化作為一項常規(guī)工作，堅持不懈，調(diào)研分析，總結(jié)得失，積累經(jīng)驗，整合管理的資源，調(diào)整管理的結(jié)構(gòu)，應(yīng)對變化的環(huán)境。在企業(yè)機構(gòu)整合、業(yè)務(wù)調(diào)整、生產(chǎn)要素、管理要素和關(guān)系發(fā)生變化、資源需要重新配置的時候，要求管理靈活權(quán)變地做出約束、控制，調(diào)整管理的資源和流程，用最少的資源配置出最佳的管理性能，用最小的投入產(chǎn)生最大的管理效能。

2）集約化管理的意義。集約化管理的重要意義就在于在人力、物力、財力方面實現(xiàn)最小化，在收益方面實現(xiàn)最大化。而在檔案集約化管理工作中，其集約化管理從整體和大局出發(fā)，最大程度實現(xiàn)合理化，同時在建立檔案管理機制方面實現(xiàn)集中化，盡力在檔案管理中實現(xiàn)使得統(tǒng)一分配，使得檔案的管理可以更加的完美。在人才管理方面，實現(xiàn)集中化，從分配到有計劃的管理來實現(xiàn)體制健全。同時，通過現(xiàn)代化技術(shù)手段提升檔案管理水平，提高檔案管理中的效益主要體現(xiàn)分為：工作效率、社會效益、經(jīng)濟效益。

2 不動產(chǎn)檔案管理模式比較

1）目前的不動產(chǎn)檔案管理模式。目前，我國不動產(chǎn)檔案管理存在以下三種管理模式：一是檔案集中管理模式，即由主管部門負責相應(yīng)的、整體的不動產(chǎn)檔案管理；二是不動產(chǎn)檔案的分級管理模式，即由地市級不動產(chǎn)檔案管理部門進行不動產(chǎn)檔案的相關(guān)登記與管理工作；三是檔案的分散管理模式，即由基層不動產(chǎn)檔案管理部門負責不動產(chǎn)檔案的登記與管理，僅將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)上報級主管部門。以上三種模式基本上仍然屬于傳統(tǒng)的管理模式。三種管理模式中，共性的問題是：1.檔案案卷編號混亂；2.保管期限劃分隨意；3.檔案保管場所落后；4.檔案人員素質(zhì)參差不齊；5.軟件開發(fā)不夠成熟；6.管理水平層次模糊。檔案資源的完整性和安全性：雖然傳統(tǒng)不動產(chǎn)檔案管理也具有完整性；但缺乏良好的檔案管理安全性與應(yīng)用效率。在日常的檔案管理中實現(xiàn)不動產(chǎn)的精細化管理，需要投入大量的人力和物力，進而增加檔案的管理成本。檔案信息資源的共享：不利于用戶查閱與資源共旱；不利于不動產(chǎn)檔案集約化管理，降低檔案應(yīng)用效率；加大了下級不動產(chǎn)檔案管理的投入資金。

2）不動產(chǎn)檔案管理的集約化模式與傳統(tǒng)模式的比較。當今社會是信息社會，信息無處不在。它是資源，更是財富，只有實行系統(tǒng)控制，才能達到有效利用，實現(xiàn)科學管理。由于，傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理模式，既會對不動產(chǎn)檔案資源的完整性、安全性構(gòu)成影響，也會浪費更多的資源，且不利于不動產(chǎn)檔案資源的利用和共享，最終導致不動產(chǎn)檔案缺乏真正的服務(wù)性。不動產(chǎn)檔案集約化管理具有諸多優(yōu)勢，其較不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理模式更能發(fā)揮出檔案管理的高效性、服務(wù)性與共享性。不動產(chǎn)檔案集約化管理與較傳統(tǒng)不動產(chǎn)檔案管理具有更多的優(yōu)勢。

3 不動產(chǎn)檔案集約化管理的優(yōu)勢

檔案管理資金投入：可以專注于不動產(chǎn)檔案的精細化管理；能夠很大程度的減少不動產(chǎn)檔案總體的資金投入，減少檔案管理的成本，提高檔案應(yīng)用效率與安全性，有利于不動產(chǎn)檔案資源整合。

1）加強檔案管理標準化。技術(shù)的發(fā)展，為不動產(chǎn)檔案集約化管理提供了可能性，即在整理不動產(chǎn)檔案時應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準規(guī)范，明確各個環(huán)節(jié)的順序，使該項工作的完成形成一條順暢的流水線。此處所說的統(tǒng)一標準規(guī)范是由國家行政主管部門統(tǒng)一制定實施的管理規(guī)范，它明確規(guī)定了不動產(chǎn)如何登記以及檔案如何分類等內(nèi)容。

2）加強檔案管理信息化。對不動產(chǎn)檔案進行信息化管理，就是為了提高檔案管理效率、實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案資源優(yōu)化效益最大化。因此，在不動產(chǎn)檔案集約化管理過程中應(yīng)有效利用現(xiàn)有不動產(chǎn)檔案資源，通過不動產(chǎn)檔案管理信息化的共享來實現(xiàn)以最小成本獲得最大效益的目的。

隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，檔案的管理與保存也應(yīng)該采取電子科技手段。在原始數(shù)據(jù)采集后，就對數(shù)據(jù)進行數(shù)字化處理。數(shù)字化檔案的便捷管理、易于查找、保存容量大的特點大大優(yōu)于紙質(zhì)版檔案，同時數(shù)字化檔案存儲設(shè)備具有占地面積小，維護人員少等特點，能緩解一系列實體檔案室出現(xiàn)的問題，有助于實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理成本最低化、效益最大化。

3）加強檔案管理的服務(wù)平臺建設(shè)。實現(xiàn)在區(qū)域內(nèi)實現(xiàn)檔案的共建共享這一城市信息工程是十分復(fù)雜的，主要依靠現(xiàn)代化技術(shù)，打破原有系統(tǒng)之間的固有關(guān)系，充分利用城市內(nèi)部檔案，使城市服務(wù)大眾化，從而更好地創(chuàng)新城市檔案價值鏈。不動產(chǎn)登記檔案集約化管理分類索引體系的構(gòu)建旨在實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案的現(xiàn)代化數(shù)字化管理，并對各類不動產(chǎn)登記檔案信息進行自動化處理，通過這種管理模式可以實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案快速、精確的檢索，以提高不動產(chǎn)登記檔案的服務(wù)效率。

4）加強檔案管理人員專業(yè)化。應(yīng)通過社會公開招聘的方法，面向全社會招收到足夠數(shù)量且滿足不動產(chǎn)檔案集約化管理要求的檔案管理人員，解決檔案管理專業(yè)人員缺乏的問題；其次，因為不動產(chǎn)檔案管理的特殊性，既要實行不動產(chǎn)檔案管理持證上崗制度，還要強化不動產(chǎn)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、思想政治動態(tài)的考核。

5）加強檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。針對不動產(chǎn)檔案的特點，管理網(wǎng)絡(luò)化需要從管理機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化和信息的網(wǎng)絡(luò)化兩方面來描述。將通過將不同地域、不同級別的不動產(chǎn)檔案管理機構(gòu)利用網(wǎng)絡(luò)有機地聯(lián)系起來，使得檔案信息在各機構(gòu)之間能夠快速、準確地傳遞；這就可以將各個檔案管理機構(gòu)融為一個整體。在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。這是信息網(wǎng)絡(luò)化的重要舉措。

4 結(jié)論

檔案學界在不動產(chǎn)檔案方面的研究并不多，而且缺少系統(tǒng)性的研究。目前，我國對不動檔案管理研究尚處理“儲存、備案、查詢、審查”等初級管理階段；同時，以往相關(guān)不動產(chǎn)檔案管理的研究也多未充分結(jié)合不動產(chǎn)檔案的實際應(yīng)用情況進行深入的研究，也多集中在不動產(chǎn)檔案管理效率方面，而對應(yīng)用方面的研究較少。