淺談學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策

盛艷輝

（濟(jì)南西城實驗中學(xué)，山東 濟(jì)南 250000）

1 概述

學(xué)校人事檔案是真實和客觀的反映教職工成長記錄的憑證，全方面記錄了教職工的工作經(jīng)歷、教學(xué)科研、工作能力、工作表現(xiàn)、繼續(xù)教育、個人品德等方面的真實情況和材料匯總，他在學(xué)校資源的優(yōu)化配置、單位選拔、人才培養(yǎng)、職務(wù)提升、退休手續(xù)、學(xué)校管理等方面的重要依據(jù)，發(fā)揮著不可或缺的作用。但是，目前人事檔案管理當(dāng)中存在很多漏洞，制約著學(xué)校的發(fā)展。

2 學(xué)校人事檔案管理工作現(xiàn)狀與問題

學(xué)校人事檔案管理的工作在學(xué)校與教職工的成長是環(huán)環(huán)相扣的。檔案管理的工作，每一個環(huán)節(jié)都要按照明確的規(guī)章制度和流程來執(zhí)行，但是傳統(tǒng)的管理方式和理念，開始暴露出不足之處，與現(xiàn)代化的教學(xué)理念和方式不符，已經(jīng)成為學(xué)校管理工作高效運(yùn)行的阻礙之一?？傮w來說，學(xué)校人事檔案管理的工作，主要存在在以下三個方面的不足。

1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作缺少足夠的關(guān)注和資金支持。目前很多檔案存放的環(huán)境很差，有的直接把庫房作為檔案室檔案，儲藏的基礎(chǔ)條件差，潮濕的環(huán)境或者直接吧人事檔案隨便放在某個柜子里。這些現(xiàn)象對人事檔案的管理極其不利，一方面容易使他人輕易接觸到人事檔案，造成人事檔案的丟失和篡改，對于需要保密的內(nèi)容也無法做到嚴(yán)格保密程度；另一方面，由于缺乏相應(yīng)的檔案管理設(shè)備比如干燥防潮的設(shè)備和滅火器，這就對人事檔案的長久保存造成了威脅。沒有專項的資金對這方面進(jìn)行投入，這種狀態(tài)已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展和教學(xué)工作的實際需求，使得檔案價值得不到有效的發(fā)揮。

2）缺乏檔案管理專業(yè)人才，管理方式較為落后。學(xué)校的人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要管理人員對檔案材料具備一定的識別、分類、歸納、鑒別等方面的能力。目前很多學(xué)校人事檔案管理工作從業(yè)人員，專業(yè)不對口，而是從其他崗位調(diào)過來的，也有可能身兼數(shù)職或者年齡比較大快退休的工作人員，不具備專業(yè)的知識也沒有系統(tǒng)化的培訓(xùn)，完全不具備檔案管理的常識，只能擔(dān)任材料收集和裝訂的工作，人事檔案材料不能實現(xiàn)較為完整的歸檔，保存不完善，為后期相關(guān)工作的順利開展埋下很大的隱患。很多學(xué)校主要是采用“堆放式”存放，查閱和調(diào)取費(fèi)時費(fèi)力。嚴(yán)重影響工作的效率，在交接檔案手續(xù)時，不安嚴(yán)格的執(zhí)行檔案流程，該檢查的沒有檢查，忽略交接流程等問題極容易造成檔案遺失。很多有價值的材料，在不同的部門或者分散的個人手中掌握，破壞了學(xué)校人事檔案的完整性，直接降低了他的使用價值，從而導(dǎo)致人事材料分類混亂，無法為學(xué)校提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

3）學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后以及沒有明確的工作流程。目前很多數(shù)學(xué)校的人事檔案管理工作還在使用紙張對資料登記和管理，沒有采用電子數(shù)據(jù)庫管理，學(xué)校的人事檔案內(nèi)容比較多，龐大的人事資料通過人工不能有效地記錄，歸納和整理。很多學(xué)校沒有設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室，缺乏科學(xué)的、系統(tǒng)的檔案管理流程，嚴(yán)重缺乏完善的工作流程。信息化水平較低導(dǎo)致其中部分工作的開展受到限制，在收集和處理信息、數(shù)據(jù)的過程中難以實現(xiàn)分類歸納。一些學(xué)校在開展信息化管理過程中，過于注重學(xué)生成績的提高，對有關(guān)人事檔案的管理重視不夠，對人事相關(guān)工作的檔案整理也重視程度不足，職工在查找相關(guān)資料時耗時耗力，達(dá)不到信息化建設(shè)要求。

3 解決學(xué)校人事檔案管理困境的解決措施的對策

1）引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，經(jīng)常性對現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和專業(yè)提升。（1）檔案工作人員是檔案工作中具有能動性的主體，教育局應(yīng)該聘用不同類型的專業(yè)人才從專業(yè)的角度來說優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)：例如：檔案管理專業(yè)、外語專業(yè)、計算機(jī)等專業(yè)，同時充分考慮檔案工作人員的學(xué)歷、年齡、工作年限等方面的內(nèi)容，有利于良好有序梯隊建設(shè)，尤其現(xiàn)階段及時招聘一些專業(yè)性的人才，盡快讓學(xué)校的檔案管理工作盡早步入正軌。（2）另外，目前有很多檔案管理人員從不同的部門借調(diào)過來或者學(xué)歷比較低，不具備專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識和，同時對現(xiàn)代化管理技能更無從談起，因此，經(jīng)常對這些工作人員組織不定期的培訓(xùn)。通過定期知識培訓(xùn)的方式，促使人員改變傳統(tǒng)的檔案管理偏見，不斷地學(xué)習(xí)新的知識，提高每個工作人員的業(yè)務(wù)水平。

2）推動學(xué)校人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化。加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理工作步驟和流程都標(biāo)準(zhǔn)化，這樣不僅使不同的工作人員有章可依，同時提供便捷、高效的服務(wù)。在每一個工作環(huán)節(jié)都要有標(biāo)準(zhǔn)化的管理方案，例如：明確細(xì)化歸檔的范圍，明確手續(xù)是否符合規(guī)范等方面的內(nèi)容，做到有據(jù)可依，避免資源浪費(fèi)，避免大量的重復(fù)性的勞動，因此，標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化的檔案管理是社會發(fā)展的必要趨勢。

3）提高專項資金的支持是傳統(tǒng)的檔案管理方式和現(xiàn)代化相結(jié)合。提高學(xué)校人事檔案專項資金的支持，引進(jìn)一些現(xiàn)代化的設(shè)備和管理系統(tǒng)，沒有這方面的支持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對這方面還是不重視，管理水平有可能嚴(yán)重滯后他的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作內(nèi)容簡單，服務(wù)范圍也十分有限，傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式并不是一無是處，但是對檔案信息泄密，工作效率低下，檔案原件的重復(fù)利用容易丟失等防方面的問題。學(xué)校應(yīng)基于自身的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，引入現(xiàn)代化的科技手段，為工作人員的無紙化辦公提供有利的物質(zhì)環(huán)境，盡可能克服原本落后的管理辦法。對現(xiàn)有的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)予以優(yōu)化，促使各個部門之間加強(qiáng)合作，將校內(nèi)的所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，降低檔案信息遺漏或者重復(fù)的可能性。

4）學(xué)校人事檔案信息化和數(shù)字化。學(xué)校人事檔案管理信息化是指管理手段的信息化，具體地說選擇專門的人事檔案軟件，用以采集、分類、檢索、存儲、開發(fā)等，將信息化應(yīng)用于人事檔案每一個環(huán)節(jié)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，并且建立相應(yīng)的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫。這樣改變原先通過人工操作，查詢和調(diào)閱效率非常低下，人事檔案信息化和數(shù)字化后，只需要在客戶端輸入“關(guān)鍵詞”，即可自動查閱到相關(guān)信息，為人事檔案提供便利。

4 結(jié)論

綜上所述，學(xué)校人事檔案管理工作在新時期面臨諸多挑戰(zhàn)和機(jī)遇，成為此項工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型的重要節(jié)點(diǎn)。檔案管理在學(xué)校發(fā)展過程中扮演著重要角色，是學(xué)校選拔、任用、培養(yǎng)、考察等方面的重要依據(jù)和材料。新的形勢下，改變傳統(tǒng)觀念的影響，對人事檔案的重要性認(rèn)識并不深刻，同時改變傳統(tǒng)的管理模式，加強(qiáng)人事檔案管理的工作人員培訓(xùn)，注重人才梯隊的建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，是檔案管理慢慢信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高工作的效率，從制度、人才和資金等方面加以扶持。學(xué)校人事檔案管理水平的提升有利于人事制度改革深入、管理效率提升、利于人事檔案原件保護(hù)等。使學(xué)校人事檔案為人才的發(fā)展和流動提供更加高效、便捷的服務(wù)。