原始地質(zhì)資料歸檔管理與常見問題分析

范建華

（廣西壯族自治區(qū)三一〇核地質(zhì)大隊，廣西 桂林 541213）

隨著網(wǎng)絡(luò)全球化時代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸運(yùn)用到原始地質(zhì)檔案管理中，為原始地質(zhì)檔案管理工作提供了技術(shù)支持。原始地質(zhì)檔案管理對地質(zhì)信息的安全管理具有重要的現(xiàn)實意義。但現(xiàn)階段原始地質(zhì)檔案管理仍然存在一定的問題。

1 原始地質(zhì)資料歸檔管理的重要性

由于當(dāng)時的科技技術(shù)水平不夠發(fā)達(dá)，導(dǎo)致部分原始地質(zhì)資料未能對地質(zhì)、礦產(chǎn)數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行正確的解釋，所以資料所得出的結(jié)論是缺乏準(zhǔn)確性的。加上每一位地質(zhì)工作人員或研究人員對于地質(zhì)的認(rèn)識持有不同的觀點，所以忽略了某些地質(zhì)信息，造成信息遺漏現(xiàn)象。如今隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展與研究意識的不斷提高，在研究過程中需要重新查閱原始地質(zhì)資料，重新提取數(shù)據(jù)信對其進(jìn)行分析或解釋，所以原始地質(zhì)資料的歸檔工作是非常重要的，做好原始地質(zhì)資料的歸檔工作有利于后期查閱。

目前全國各基層地質(zhì)單位一直在沿用1964年地質(zhì)部頒發(fā)的《地質(zhì)檔案原本立卷歸檔的具體方法》。近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，逐漸運(yùn)用到原始地質(zhì)檔案管理中，對傳統(tǒng)原始地質(zhì)資料的形成、收集和利用方式進(jìn)行了改革創(chuàng)新。為了符合原始地質(zhì)檔案工作現(xiàn)狀的要求和發(fā)展趨勢，國家也先后頒布了《地質(zhì)資料管理條例》、《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》、《涉密地質(zhì)資料管理細(xì)則》、《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》等一系列法律法規(guī)。為原始地質(zhì)資料的歸檔工作提供了法律依據(jù)。由此可見，原始地質(zhì)資料歸檔管理工作具有非常重要的性質(zhì)。

2 目前原始地質(zhì)資料歸檔管理工作中存在的問題

隨著2008年《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的出臺，原始地質(zhì)資料管理制度逐漸完善，但目前原始地質(zhì)資料歸檔工作仍存在以下問題：

1）工作人員的原始地質(zhì)資料歸檔意識缺乏重視?！吨袊刭|(zhì)調(diào)查局關(guān)于地質(zhì)調(diào)查項目資料匯交相關(guān)補(bǔ)充要求的通知》文件明確規(guī)定，工作人員要按照相應(yīng)規(guī)定向館藏機(jī)構(gòu)進(jìn)行原始地質(zhì)資料匯交。但由于資料歸檔的工作量較大并且非常繁瑣，導(dǎo)致原始資料歸檔工作未受到應(yīng)有的重視。在項目工作中，項目組人員往往將大部分時間精力放在了項目的實際工作量上，卻忽視了原始地質(zhì)資料的立卷歸檔工作，導(dǎo)致一系列的問題出現(xiàn)，例如，紙質(zhì)資料整理不及時，野外手圖、實際材料圖、野外觀察記錄本等紙質(zhì)資料隨意堆放等，這些問題嚴(yán)重導(dǎo)致信息出現(xiàn)無法辨認(rèn)、破損、丟失等情況出現(xiàn)。其次是一些圖表、數(shù)據(jù)等電子文件沒有進(jìn)行備份，隨著項目的進(jìn)展，信息不斷地更新，導(dǎo)致初始數(shù)據(jù)、圖表被丟失。所以如果不重視原始資料的歸檔管理工作，將會加大后期的資料歸檔工作難度。

2）對原始地質(zhì)資料歸檔管理缺乏正確認(rèn)識。由于部分工作人員對原始地質(zhì)資料歸檔管理的沒有正確的認(rèn)識，也沒有投入時間學(xué)習(xí)相關(guān)知識，導(dǎo)致原始地質(zhì)資料歸檔管理出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象，其中最常見的問題是原始地質(zhì)資料沒有按要求進(jìn)行分類和項目各工作階段不及時收集管理性文件。例如在文件的裝訂、圖紙折疊尺寸上都不按嚴(yán)格要求進(jìn)行整理，導(dǎo)致后續(xù)的原始地質(zhì)資料歸檔管理難以進(jìn)行。

3）原始地質(zhì)資料整理不夠及時。根據(jù)原始地質(zhì)資料的管理要求，地質(zhì)項目在完成到一定程度就應(yīng)整理資料并及時進(jìn)行歸檔。但目前部分項目負(fù)責(zé)人比較注重以往的成果原始地質(zhì)資料，忽視其他原始地質(zhì)資料，造成部分原始地質(zhì)資料內(nèi)容不完整，導(dǎo)致其他地質(zhì)項目在后續(xù)調(diào)查工作無法查閱或地質(zhì)信息模糊的現(xiàn)象。

4）原始地質(zhì)資料歸檔管理工作缺乏數(shù)據(jù)化管理。傳統(tǒng)的原始地質(zhì)資料保存方式主要是通過紙質(zhì)的檔案。這種管理模式存在很多的弊端。例如，質(zhì)資資料出現(xiàn)老化、磨損問題，更嚴(yán)重的就是丟失工作者用艱苦的勞動整出來的原始地質(zhì)資料。由于原始地質(zhì)資料內(nèi)容豐富，形式多樣，對存儲的方式要求很高，所以在傳統(tǒng)的原始地質(zhì)資料保存方式已經(jīng)不符合要求的時候，我們可以采用地質(zhì)資料數(shù)字化管理模式，將原始地質(zhì)資料的內(nèi)容納入數(shù)字化管理模式中，從而更科學(xué)合理地保存這些珍貴的地質(zhì)資料。但當(dāng)前數(shù)字化管理模式并沒有被原始地質(zhì)資料管理所應(yīng)用，所以才會出現(xiàn)地質(zhì)管理資料有缺失現(xiàn)象。

3 原始地質(zhì)資料歸檔管理工作的有效方法

1）提高檔案工作人員的專業(yè)技能。作為一名專業(yè)的原始地質(zhì)歸檔工作人員，必須要掌握檔案學(xué)的基本知識，明確檔案的本質(zhì)屬性，熟悉了解《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的具體要求和含義。運(yùn)用檔案學(xué)新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。提高檔案工作人員的專業(yè)技能，是推動原始地質(zhì)檔案管理進(jìn)步的關(guān)鍵。所以原始地質(zhì)歸檔管理人員需要掌握檔案學(xué)知識，學(xué)習(xí)關(guān)于地質(zhì)、物、化探等相關(guān)專業(yè)知識。除了管理人員需要提升自身的專業(yè)能力以外，項目的領(lǐng)導(dǎo)也要重視原始質(zhì)地資料歸檔的管理工作，調(diào)動歸檔管理人員的工作積極性，為歸檔工作創(chuàng)造出更豐厚的經(jīng)濟(jì)效益。

2）對原始地質(zhì)資料建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫。原始地質(zhì)資料歸檔管理的工作者應(yīng)按照《地質(zhì)資料檔案著錄細(xì)則》的要求建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫，對原始地質(zhì)資料進(jìn)行規(guī)范性及統(tǒng)一性的管理。同時，應(yīng)該根據(jù)自身單位的實際情況完善多種類型的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。為了方便資料使用者收集信息，可以將所以原始質(zhì)地資料的圖文納入數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)一站式資料服務(wù)點。例如，將原始資料的圖文、文字信息、數(shù)據(jù)分析表格、名稱、類別、工作開始和結(jié)束時間等關(guān)鍵信息進(jìn)行準(zhǔn)確錄入。讓使用者在查找資料的時候，可以根據(jù)自身的需求快速找到自己所需要的原始地質(zhì)資料。除此之外，還可以對原始地質(zhì)資料進(jìn)行登記歸檔，從而實現(xiàn)數(shù)字化管理模式。

3）完成原始地質(zhì)資料數(shù)字化建設(shè)。科學(xué)地規(guī)劃原始地質(zhì)資料可以實現(xiàn)建設(shè)資料數(shù)字化，前期的準(zhǔn)備工作，主要是對數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，將數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行全面的實施。首先需要根據(jù)具體的情況對數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃，例如，進(jìn)行分階段式的數(shù)字化處理方式，對原始地質(zhì)資料的使用率及價值進(jìn)行合理的分析，然后明確各個階段數(shù)字化處理的主要任務(wù)，對于利用高率、價值高的原始地質(zhì)檔案優(yōu)先進(jìn)行處理。除此之外，要做好前期原始地質(zhì)資料的清理工作，對破損的資料進(jìn)行有效登記，為資料的修復(fù)提供便利的參考。最后要嚴(yán)格按照《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》，做好新舊標(biāo)準(zhǔn)資料歸檔的轉(zhuǎn)換及分類工作。

4）提高工作人員對原始地質(zhì)資料歸檔重要性的認(rèn)知。原始地質(zhì)資料具有開展地質(zhì)工作的重要作用，也是地質(zhì)單位開展地質(zhì)工作的核心內(nèi)容。工作人員如果在工作過程中發(fā)現(xiàn)原始地質(zhì)資料不齊全，為了方便日后項目能更好地借閱資料，應(yīng)該及時與項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，讓其對原始地質(zhì)資料進(jìn)行補(bǔ)齊。對于已經(jīng)完成結(jié)題的地質(zhì)項目如發(fā)現(xiàn)資料不齊全、不完整，應(yīng)不對其進(jìn)行歸檔，以此促進(jìn)項目人員對原始地質(zhì)資料的重視，有利于工作人員日后積極收集和產(chǎn)生完整的原始地質(zhì)資料。

4 總結(jié)

總而言之，原始地質(zhì)資料歸檔的管理工作是至關(guān)重要的，針對原始質(zhì)地資料歸檔管理中存在的問題，相關(guān)單位應(yīng)該對原始地質(zhì)資料歸檔管理進(jìn)行改革創(chuàng)新。在實踐中，結(jié)合自身單位的實際情況建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫，提升數(shù)據(jù)正確性的同時提高服務(wù)水平。