淺談火電項目技改工程竣工文件歸檔辦法

陳秀慧

（阜陽華潤電力有限公司，安徽 阜陽 236000）

隨著我國未來經(jīng)濟社會穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，迫切要求能源供應的保障和較低成本電力的支撐，根據(jù)我國特有的能源資源稟賦條件，發(fā)展高效節(jié)能潔凈排放燃煤火電技術(shù)對于經(jīng)濟與環(huán)境協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。為了降低機組鍋爐煙氣排放濃度及管控公司無組織污染物排放，順應社會能源及環(huán)境保護的要求，減輕當?shù)匚廴驹纯偭?，滿足環(huán)保、能耗要求，對機組相繼進行脫硫、脫硝、電除塵及煤場封閉工程等改造，通過技術(shù)改造以提高安全性、可靠性、經(jīng)濟性、可調(diào)性。

檔案工作作為技術(shù)改造項目的重要組成部分，在施工過程的前中后及運營期均發(fā)揮重要作用。技術(shù)改造竣工檔案是施工過程的真實記錄，是竣工移交和評價工程質(zhì)量的依據(jù)，也是以后生產(chǎn)運營期間備查、資料搜索的重要參考。因此為保證技改竣工文件、設備文件的齊全完整，做到技改竣工文件的積累、整理、編制、審核工作與施工過程進行同步，提交符合要求、完整的工程技改竣工移交文件，制定合理的管理辦法是必不可少的一個主要環(huán)節(jié)，現(xiàn)就設備技改工程竣工文件歸檔方法進行說明。

1 組卷原則

1）技改竣工文件應按照不同的收集、整理單位分別進行組卷。若有多個單位分包的單位（單項）工程，應由文件形成單位對各自承建部分形成的文件進行整理組卷，由發(fā)包單位匯總。

2）組卷應根據(jù)文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；文件簽章手續(xù)齊備。

3）組卷應保證卷內(nèi)文件內(nèi)容的相對獨立完整，應根據(jù)文件形成的多少組成一卷或多卷。

4）案卷內(nèi)不應有重復文件，附件共用應在備考表中注明。

5）獨立成冊、成套的項目文件，應保持其原貌，不宜拆散重組。

2 編制要求

1）技改竣工文件必須做到格式統(tǒng)一，紙張統(tǒng)一為A4幅面的70～80克白色書寫紙，內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準確，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字、蓋章、日期齊全完整，書寫工整并用碳素墨水手簽，印章用紅色印泥。

2）除監(jiān)理文件由監(jiān)理單位單獨組卷外，其余所有工程施工中形成的竣工文件、資料全部由施工單位組卷，在資料運轉(zhuǎn)過程中，各方應確保組卷的一方持有足夠份數(shù)的原件。

3）技改竣工文件向建設單位的移交，最遲于工程竣工后45天內(nèi)完成。

4）技改竣工文件向建設單位的移交份數(shù)：紙質(zhì)檔案兩套（正本、副本各一套，正本必需為原件）；電子版檔案一套（掃描形成PDF文件格式），以滿足建設單位檔案電子化管理的要求。

5）施工單位的技改竣工文件，原則上應分專業(yè)按單位工程組成獨立的案卷。若同一個單位工程由多家（含兩家）施工時，各施工單位負責整理、移交，由總承包單位匯總、組卷。

6）案卷的檔號依據(jù)《火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范》DL/T-2012的規(guī)定執(zhí)行。待單位工程劃分表確定后，由建設單位提供檔號。

7）技改竣工文件內(nèi)所有簽名和日期必須由當事人親筆使用碳素墨水簽全名，日期使用年月日格式，不能縮寫。

8）竣工文件正本應用激光打印機打印。

9）關(guān)于原件和復印件。（1）開工報告、圖紙會審記錄、技術(shù)交底記錄、安全交底記錄、設計修改通知單、工程聯(lián)系單、材料半成品試驗單、相關(guān)的會議紀要、驗評表、技術(shù)記錄、隱蔽記錄、檢驗（測）報告、試運記錄、簽證等文件，均應為原件，必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄的必須加蓋紅色印章（采用不易褪色的印泥）。（2）傳真件不得作為原件歸檔，當無法取得原件時，應由接收部門復印后，在復印件上加蓋公章，并由復印人簽名后并寫明原因。（3）凡供貨單位或試驗單位，提供的技術(shù)文件、報告、證明材料等須取得打印原件，若無法取得原件時，須由供貨單位和使用單位在復印件上加蓋上一級供貨單位公章。

3 裝訂要求

1）頁碼編寫：文字資料均以正文有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁號。文字資料以一冊為單位，從正文起用阿拉伯數(shù)字1開始，用鉛筆在正面的右下角、反面的左下角編頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。

2）本技改竣工文件從封面到封底的順序是：軟卷皮（無酸軟牛皮紙）、內(nèi)封面簽名頁、卷內(nèi)目錄、資料正文、卷內(nèi)備考表、軟卷皮。軟卷皮可以由建設單位統(tǒng)一提供。

5）技改竣工文字資料規(guī)格為統(tǒng)一標準A4幅面，大于標準幅面的要折成A4規(guī)格且露出右下角正面，小于標準幅面的要粘貼在A4規(guī)格的白紙上，粘貼時原件下邊和右邊與白紙對齊。

4）所有技改竣工文件必須經(jīng)過三方審核，填寫“竣工資料案卷質(zhì)量審核表”經(jīng)驗收通過方可進行裝訂。

5）裝訂時采用線繩三孔一線左側(cè)裝訂法，裝訂線的位置根據(jù)文件材料的縱、橫布置在頁面正面的左側(cè)，距左邊1.5cm；裝訂線長度15cm，距中間孔上下各8cm；訂厚度小于等于35mm為宜，最厚不得超過30mm；裝訂要求整齊、美觀、牢固，不掉頁、不壓字，便于保管和利用。

6）橫向與豎向文件混裝時，橫向文件應裝訂表頭方。

7）裝訂完成后，在案卷封面右上角加蓋“正本”、“副本”章。

4 組卷內(nèi)容及要求

1）施工單位的技改竣工文件原則上按單位工程組卷，應分專業(yè)按單位工程管理文件、施工記錄、施工質(zhì)量驗收文件、原材料質(zhì)量證明文件、竣工圖、設備文件及相關(guān)聲像文件順序排列。（1）單位工程管理文件，應按審查簽字頁、工程概況、開工報審文件、項目部成立文件及印章啟用文件、承包商及特殊人員資質(zhì)、項目管理計劃工方案/措施/作業(yè)指導書及技術(shù)交底、設計變更及材料代用通知單登記表、設備、材料出廠試驗報告及質(zhì)量證明文件登記表、所用計量器具登記表、竣工驗收報告依次排列；（2）施工記錄，應按施工工序（程序）排列強制性條文執(zhí)行記錄可排列在相應的施工記錄之后；（3）施工質(zhì)量驗收文件，應按單位工程質(zhì)量驗收劃分表、單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批質(zhì)量驗收排列。質(zhì)量驗收記錄的報驗單、驗收表在前，與之相應的支撐性記錄附后；（4）原材料質(zhì)量證明文件，應分專業(yè)按材料種類排列。卷內(nèi)文件按質(zhì)量跟蹤記錄，原材料進場報審表、出廠質(zhì)量證明文件、復試委托單及復試報告順序排列。

2）設計更改文件，應分專業(yè)按卷冊號順序排列；卷內(nèi)文件按圖號順序排列。

3）竣工圖、施工圖，應分專業(yè)按卷冊號順序排列；卷內(nèi)文件按圖號順序排列。（1）竣工圖應齊全、完整，修改到位，簽章手續(xù)完備，并應與項目竣工驗收實際相符；（2）設計單位按DL/T 5229-2016的規(guī)定編制竣工圖，建設單位對竣工圖編制深度和出圖范圍有特殊要求的，應在合同中約定；（3）由施工單位繪制竣工圖的，要按照《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（4）竣工圖加蓋竣工圖章，蓋在已折疊好的A4幅面（白面）的右下角。竣工圖章尺寸及樣式按DL/T5229-2016的規(guī)定執(zhí)行；（5）監(jiān)理單位應對設計單位的竣工圖進行審查，并在竣工圖上卷冊目錄上加蓋竣工圖審查章。

4）設備文件，應分專業(yè)、系統(tǒng)、臺件按質(zhì)量證明文件、開箱驗收、設備技術(shù)文件及隨機圖紙、安裝調(diào)試（測試）和運行記錄順序排列。卷內(nèi)文件應遵循文字在前，圖紙在后的規(guī)律排列。

5）監(jiān)理文件，應按管理文件（項目部成立和印章啟動文件、監(jiān)理大綱、監(jiān)理人員資質(zhì)、監(jiān)理細則、項目劃分匯總表、監(jiān)理工程師通知單、質(zhì)量評估文件）、監(jiān)理日志、監(jiān)理記錄、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議文件、監(jiān)理總結(jié)順序排列。卷內(nèi)文件按問題、時間排列。

6）聲像資料（包括錄像、錄音、照片資料，照片打印為5寸）。（1）聲像資料應附有文字說明，說明包括事由、時間、地點、人物（設備主體）、背景、攝影者等六個要素，說明應做到文字簡潔、語言順通，照片以每一張為單元編寫，一般不超過200字。（2）聲像內(nèi)容：（包括但不僅限于以下內(nèi)容）。1.上級領(lǐng)導及乙方主要領(lǐng)導現(xiàn)場檢查、指導工作；各專業(yè)部門主要人員現(xiàn)場工作。2.各單項工程開工前、施工（安裝）中、完工后的相關(guān)工程節(jié)點過程。3.現(xiàn)場缺陷及消缺后情況。（3）聲像資料收集時要求電子文件、照片說明齊全；電子文件與照片影像相符。

5 驗收與移交

1）項目竣工后，建設單位應按有關(guān)規(guī)定對移交的項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、有效性及案卷質(zhì)量進行審查，審查時，需要填寫“竣工資料案卷質(zhì)量審核表”經(jīng)過驗收通過方可進行裝訂。

2）單位工程形成的檔案，應在工程完工后及時進行審查，施工單位、監(jiān)理單位、建設單位各方審查人應在審查頁上簽字確認。

3）施工單位把通過審查合格的文件按裝訂要求負責裝訂，對竣工資料未通過審查的單位工程不得辦理竣工結(jié)算。

本辦法規(guī)定了技改竣工文件的建立、實施、審查、移交、歸檔等過程的具體操作方法，旨在保證各種地上、地下建筑物、構(gòu)筑物和設備安裝等環(huán)節(jié)的質(zhì)量記錄的真實性、準確性、完整性以及質(zhì)量和質(zhì)量責任的可追溯性，從而促進技改竣工技術(shù)資料管理的制度化、規(guī) 范化。