楊佳佳
(承德市中心血站,河北 承德 067000)
表面上看,對單位特別是以盈利為目的的企業(yè)來說,文書檔案管理工作的開展對經(jīng)濟(jì)收入并無明顯的影響,隨著時間的推移,企業(yè)自然對這類工作就不加以關(guān)注了。企業(yè)對文書檔案管理工作的忽視,主要體現(xiàn)在兩方面:首先,企業(yè)的決策者及管理者認(rèn)為他們的最終目標(biāo)是實現(xiàn)利潤最大化,而文書檔案管理工作的開展并不能使其經(jīng)濟(jì)效益有顯著增加,因此,管理者容易對它產(chǎn)生忽略。其次,由于在大多數(shù)企業(yè)中檔案管理部門是一個相對次要的部門,導(dǎo)致企業(yè)部分員工對文書檔案管理工作部門的工作產(chǎn)生一種錯誤理解,誤認(rèn)為這類工作不需要專業(yè)性,或錯誤的理解文書檔案管理工作沒有較高技術(shù)含量。因此,員工在檔案管理工作中便會無精打采,消極怠工。
文書檔案管理人員所采用的文書檔案收集與歸檔的方式相對落后。從收集上來講,一般采用的是傳統(tǒng)的手工收集方法,這種收集方法所需時間較長,并且要求工作人員有較大耐心,即使如此,這種方式對文書檔案的真實性無法做到絕對保證。其次,是文書檔案歸檔方式的落后。一些工作人員在歸檔文書檔案時沒有做到合理的分類,也并未對需特殊處理的資料進(jìn)行專業(yè)化特殊處理,同時還存在部分重要的文書檔案資料被忽略及遺漏的情況。這兩方面直接或間接影響了文書檔案收集與歸檔工作的效率。
文書工作和檔案管理工作密切相關(guān),但也存在一定差異,二者是互補(bǔ)的,同時也是分工的。一般情況下,形成更為高效、科學(xué)的管理模式,會協(xié)調(diào)文書工作和檔案管理,實行分割分區(qū)塊的管理制度。但在實踐中,這種分區(qū)塊的管理模式將文書工作與檔案工作之間形成了一定的分隔。此時若存在文書工作人員檔案意識不強(qiáng),或檔案管理人員不能周全考慮文書工作者工作的便捷性等情況,將造成二者在銜接的過程中無法完全順利地進(jìn)行,甚至出現(xiàn)脫節(jié)的地方。而且,文書工作是檔案工作的基礎(chǔ),只有把文書工作做好,將基礎(chǔ)打牢,檔案工作才能夠順利進(jìn)行,有條不紊。所以,這二者的銜接過程中尤為重要。
文書檔案管理部門應(yīng)從上而下重視檔案管理工作,尤其是高層領(lǐng)導(dǎo),更應(yīng)該增強(qiáng)對文書檔案管理的認(rèn)識,明確劃分文書檔案管理的職責(zé)。對于檔案管理工作人員而言,有責(zé)任向單位內(nèi)部人員大力宣傳文書檔案管理工作的重要性。必要時,可以開展相應(yīng)的專題講座,積極宣傳相應(yīng)的企業(yè)制度和法律規(guī)范,力求使單位內(nèi)部全體成員都主動參與到文書檔案管理工作中來,爭得他們的理解與支持;也可以向領(lǐng)導(dǎo)建議,將文書檔案工作管理提入到單位內(nèi)部的重點工作上來,使文書檔案工作向著高水平、優(yōu)質(zhì)量的方向前進(jìn)。
只有把文件整理等基礎(chǔ)工作做足做好,才能使文書檔案管理朝著規(guī)范化、有序化的方向發(fā)展。這就要求相關(guān)人員要全力做好本職工作,對工作認(rèn)真負(fù)責(zé),本著科學(xué)管理的理念,把文書檔案管理的基礎(chǔ)性工作做足做好,比如信息的采集、選擇、管理、使用和最終的歸整等。同時,各部門之間應(yīng)該加強(qiáng)合作與聯(lián)系,尤其對個別重要的部門而言更應(yīng)該如此,以便于檔案信息的及時采集與準(zhǔn)確存檔。此外,檔案管理人員應(yīng)該負(fù)責(zé)其他部門的宣傳與培訓(xùn),定期的為其他部門的檔案負(fù)責(zé)人舉辦培訓(xùn),并積極地監(jiān)管各部門的文書檔案處理過程,以求使采集信息的過程變得順利,使文書檔案管理工作能夠更加有序的開展。
上文中我們分析了文書檔案管理中工作人員綜合素質(zhì)薄弱給文書檔案管理工作帶來的影響,因此,企業(yè)務(wù)必要加強(qiáng)對文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的重視,可以針對企業(yè)內(nèi)管理人員的具體情況開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動,包括文書檔案管理的技能、管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)等,提高企業(yè)內(nèi)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。另外,企業(yè)還要大力擴(kuò)充文書檔案管理隊伍,招納一些文書檔案管理的專業(yè)人事,帶領(lǐng)企業(yè)內(nèi)檔案管理人員進(jìn)行工作,同時應(yīng)鼓勵專業(yè)人員將專業(yè)技能進(jìn)行傳授,共同進(jìn)步。在培訓(xùn)的過程中,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督,并制定合理的考核制度,保證文書檔案管理人員都能掌握管理技能,提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
綜上所述,文書檔案在企事業(yè)單位中發(fā)揮著極其重要的作用,因此在檔案管理工作中應(yīng)該加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視,將文書檔案管理作為重要的管理工作,在解決當(dāng)前問題的基礎(chǔ)上探索更為科學(xué)的管理措施,促使文書檔案管理工作質(zhì)量得到顯著的提升,為文書檔案資源的有效利用以及單位的建設(shè)發(fā)展提供相應(yīng)的支持。