提高基層單位檔案管理效能的路徑研究

程 曉

（孝義市醫(yī)療保險(xiǎn)服務(wù)中心，山西 孝義 063300）

基層單位是政府組織機(jī)構(gòu)，主要從事公益事業(yè)，包括科技、衛(wèi)生、藝術(shù)、文化、教育等工作，具有服務(wù)民生、轉(zhuǎn)化政府民生政策社會(huì)職能。檔案是記錄社會(huì)發(fā)展、機(jī)構(gòu)演變和個(gè)人成長(zhǎng)的重要?dú)v史資料，將檔案資料維護(hù)好，對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要的意義，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)創(chuàng)新性的改革和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理。基層單位的檔案管理也同樣重要，在當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)下，基層單位的發(fā)展離不開(kāi)與社會(huì)的接軌和人才策略，必須要及時(shí)優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理制度，對(duì)人事檔案實(shí)施有價(jià)值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理與人才策略的緊密結(jié)合。

1 提高基層單位檔案管理效能的重要性

第一，當(dāng)前我們正處在“雙創(chuàng)”的社會(huì)宏觀背景下，如何超越或突破傳統(tǒng)檔案管理模式是擺在基層單位檔案工作面前亟待解決的問(wèn)題。在新時(shí)期，要想提高基層單位管理效能，就要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)、現(xiàn)代的檔案管理架構(gòu)，擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念或是檔案管理系統(tǒng)的制約，通過(guò)科學(xué)的收集、保管檔案信息，以便最大化地發(fā)揮檔案的價(jià)值，從整體上促使檔案管理工作水平和效率提升，為相關(guān)單位的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。第二，有助于提高檔案資源的利用效率。當(dāng)前部分基層單位在具體的檔案管理中，由于單位管理者沒(méi)有從思想上認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的必要性，加之檔案管理人員對(duì)傳統(tǒng)人工管理模式的延續(xù)操作，因此，在檔案資料的編制和保存方面比較隨意。在新時(shí)期，想要提高檔案管理效能，相關(guān)單位要投入人力物力，引入先進(jìn)技術(shù)和管理方式。與此同時(shí)，檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)，充分利用信息技術(shù)，科學(xué)有序地對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、編制、存儲(chǔ)。便于在使用檔案的時(shí)候，快速及時(shí)找到檔案信息資料，提高相關(guān)工作人員查找檔案的主動(dòng)性，從整體上促使檔案利用效率提高。

2 提高基層單位檔案管理效能的路徑

1）創(chuàng)新制度管理，加強(qiáng)法規(guī)落實(shí)和制度考核。切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開(kāi)展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進(jìn)性，基層單位應(yīng)該對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項(xiàng)制度進(jìn)行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進(jìn)行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項(xiàng)具體工作，要求制度與實(shí)際工作要嚴(yán)密結(jié)合；另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚(yú)兩天曬網(wǎng)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢(shì)所趨，但在制度層面，還缺乏對(duì)電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時(shí)保存紙質(zhì)材料，都要嚴(yán)格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實(shí)性，也是基層單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問(wèn)題并嚴(yán)格執(zhí)行，需要加強(qiáng)督導(dǎo)和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。

2）強(qiáng)化基層單位基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)力度。從信息屬性和技術(shù)需求源頭可以看出，基層單位在執(zhí)行檔案信息化建設(shè)方案時(shí)，需要對(duì)設(shè)備予以相應(yīng)重視，并依據(jù)自身檔案情況合理、科學(xué)地配置對(duì)應(yīng)儀器。首先，上級(jí)主管部門(mén)可從意識(shí)源頭上重構(gòu)決策者的思維觀念。決策者的意識(shí)行為是硬件環(huán)境建設(shè)的首要支撐點(diǎn)，可通過(guò)諸如強(qiáng)化培訓(xùn)會(huì)、相關(guān)建設(shè)意見(jiàn)、建設(shè)督導(dǎo)等方式，提高其對(duì)檔案信息化工作的重視。其次，設(shè)施設(shè)備的完善需要對(duì)應(yīng)的資金支持，基層單位在編制年度預(yù)算時(shí)，可劃出一部分權(quán)重，為檔案信息化建設(shè)提供經(jīng)費(fèi)保障，使項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)能持續(xù)穩(wěn)定進(jìn)行。再其次，相關(guān)管理單位應(yīng)在此基礎(chǔ)上，出臺(tái)相應(yīng)的地方性或行業(yè)性法律法規(guī)，保障項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)的權(quán)威性及合理性。一方面為基層單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)提供政策支撐，另一方面以制度強(qiáng)制性約束相關(guān)單位和人員的建設(shè)行為，以規(guī)范設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)行為，進(jìn)而形成良性發(fā)展氛圍。最后，各個(gè)基層單位之間的設(shè)施設(shè)備應(yīng)具有一定聯(lián)動(dòng)性，形成本地局域網(wǎng)，以強(qiáng)化本地檔案相關(guān)部門(mén)之間的聯(lián)系。本地責(zé)任部門(mén)機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)前期，可通力合作做好設(shè)備的統(tǒng)籌建設(shè)，并在研究本地實(shí)情基礎(chǔ)上，搭建網(wǎng)絡(luò)狀設(shè)備體系，為將來(lái)基層單位檔案管理工作革新奠定良好基礎(chǔ)。

3）增加經(jīng)費(fèi)投入以促進(jìn)檔案現(xiàn)代化。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理逐步從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理發(fā)展，基層單位要加大檔案管理設(shè)備投入，要從硬件設(shè)施和管理軟件方面進(jìn)行高效開(kāi)發(fā)運(yùn)用，用電子化、聲像化的方式來(lái)取代傳統(tǒng)的手工操作以及紙質(zhì)存檔的管理機(jī)制，使基層檔案不僅便于管理，而且更加安全，不至于出現(xiàn)丟失、遺漏的現(xiàn)象。另外，要加強(qiáng)檔案管理中的多重備份問(wèn)題，一臺(tái)設(shè)備壞了無(wú)法修復(fù)的情況下，備用設(shè)備可以利用。要提高管理人員現(xiàn)代化檔案管理安全意識(shí)和現(xiàn)代化管理的基本技能，從而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化、信息化形式，便于存檔管理。另外，要提高檔案管理的安全性，比如開(kāi)發(fā)安裝防火墻、職員權(quán)限設(shè)置等等，注重檔案管理嚴(yán)密分工和廣泛協(xié)作。

4）加強(qiáng)信息化建設(shè)的力度?；鶎訂挝坏默F(xiàn)代化管理與建設(shè)需要堅(jiān)持不懈地努力，將方法與標(biāo)準(zhǔn)逐一完成，打破傳統(tǒng)的管理方式與觀念，因地制宜采取新的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的新途徑。從當(dāng)前的局勢(shì)來(lái)看，信息化建設(shè)都是基層單位檔案管理的重要目標(biāo)與發(fā)展方向。一方面，信息化建設(shè)體現(xiàn)在日常的工作細(xì)節(jié)中，需要在檔案管理系統(tǒng)上不斷創(chuàng)新與建立，設(shè)備與軟件的搭配也是重要的一項(xiàng)內(nèi)容，需要按照正確合理的方法來(lái)完成，達(dá)到良好的效果；另一方面，檔案管理信息化建設(shè)也需要提升檔案管理的內(nèi)涵，在實(shí)際的技術(shù)操作過(guò)程中，需要充分觀察信息化的建設(shè)進(jìn)度，牢牢掌握信息化技術(shù)在檔案管理工作中的作用與進(jìn)程，進(jìn)一步提升檔案管理的水平與效率。

5）強(qiáng)化檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。事實(shí)表明，檔案的信息化建設(shè)需要對(duì)應(yīng)人才隊(duì)伍的支撐。不斷加強(qiáng)檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案信息化管理水平，在具體工作實(shí)踐中要抓好幾點(diǎn)。一是要對(duì)從事基層單位檔案管理工作人員進(jìn)行愛(ài)崗敬業(yè)教育，這是管好檔案的基礎(chǔ)。檔案管理工作比較單調(diào)、枯燥，也很難顯現(xiàn)出明顯的工作成績(jī)，使得基層單位檔案管理人員更換頻繁。加強(qiáng)從業(yè)人員的愛(ài)崗敬業(yè)教育，使其安下心來(lái)，從而保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定。二是不定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)。如請(qǐng)檔案工作方面的專家學(xué)者、經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人士來(lái)講課，以培訓(xùn)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，從而不斷提高基層單位檔案信息化水平。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基層單位檔案管理工作在新時(shí)期面臨諸多挑戰(zhàn)和機(jī)遇，成為此項(xiàng)工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型的重要節(jié)點(diǎn)。檔案管理工作應(yīng)該以信息化轉(zhuǎn)型為導(dǎo)向，結(jié)合制度建設(shè)、人才儲(chǔ)備、理念創(chuàng)新等優(yōu)化策略，綜合運(yùn)營(yíng)信息技術(shù)和現(xiàn)代企業(yè)管理理念，結(jié)合檔案工作的特殊性和基層單位工作的普遍性，緊密結(jié)合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和單位發(fā)展的實(shí)際需求，打破傳統(tǒng)思維和管理手段，形成科學(xué)、完善、可持續(xù)的新時(shí)期檔案管理制度。實(shí)現(xiàn)以上優(yōu)化路徑，還需要基層單位加強(qiáng)保障，從制度、人才、資金等方面加以扶持，讓檔案工作成為基層單位高速發(fā)展的重要依托。