新形勢下水利工程檔案管理創(chuàng)新途徑分析

徐 敏

（河南省南陽市水利水電工程建設(shè)管理處，河南 南陽 473000）

近些年來，我國高度重視水利工程的建設(shè)與發(fā)展，但在水利工程檔案管理方面，既缺乏科學(xué)合理的管理意識，又缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，導(dǎo)致在實際的檔案管理過程中存在各種各樣的問題，嚴(yán)重阻礙了我國水利工程建設(shè)和發(fā)展水平的進(jìn)一步提升。因此，有必要針對現(xiàn)階段水利工程檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行深入地分析和探討，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建科學(xué)合理的水利工程檔案管理體系，避免在檔案管理過程中出現(xiàn)檔案缺失、損壞等問題，為今后水利工程建設(shè)水平的進(jìn)一步提升奠定堅實的基礎(chǔ)。

1 水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它貫穿于水利工程建設(shè)的全過程，涵蓋了水利工程建設(shè)項目的前期準(zhǔn)備、合同簽訂、施工過程控制、施工質(zhì)量與工程進(jìn)度及竣工驗收等各個過程，是整個建設(shè)項目的整體再現(xiàn)。因此，水利工程檔案是一項重要的信息資料和知識寶庫，是水利建設(shè)項目的過程控制、質(zhì)量和監(jiān)督的保障，也是工程建設(shè)項目將來運行管理的依據(jù)，甚至是后期出現(xiàn)問題的責(zé)任追究證據(jù)。水利工程檔案記錄了水利工程建設(shè)的全過程，建設(shè)質(zhì)量的好壞、歷史價值和作用都能從后人的評判和歷史中得以體現(xiàn)。我國都江堰水利工程之所以能夠被世人記憶，有其歷史建設(shè)背景、建設(shè)構(gòu)造的呈現(xiàn)，更是建設(shè)工程歷史作用的體現(xiàn)，其興利除患功能為當(dāng)時及現(xiàn)在工農(nóng)業(yè)發(fā)展作出了巨大貢獻(xiàn)。每個水利工程的建設(shè)都有其建設(shè)的背景及意義，我們在記錄水利工程建設(shè)過程的同時，注重其構(gòu)造設(shè)計、先進(jìn)施工工藝等有價值的東西的挖掘和保存，以利于對后續(xù)同類工程建設(shè)項目發(fā)揮借鑒作用。

2 新形勢下水利工程檔案管理創(chuàng)新途徑

2.1 提升創(chuàng)新管理意識的途徑

創(chuàng)新工作模式和工作人員的思想意識能夠提高水利工程檔案管理的效率。對于傳統(tǒng)的管理途徑而言，其效率較低、形式較為復(fù)雜、管理效果不佳。因此，相關(guān)人員要對水利工程檔案管理的方式進(jìn)行創(chuàng)新，首先要改善工作人員的思想意識，具體步驟為：第一，管理人員利用微信、微博等新媒體手段對檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳。第二，在內(nèi)部創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和企業(yè)文化，這樣才能在潛移默化中讓全體員工吸收新時代的先進(jìn)的檔案管理思想。第三，將檔案管理工作落實到每個員工的身上，這樣才能提高員工參加檔案管理工作的積極性，從而就能讓員工明確自身的責(zé)任，一定程度上為檔案管理工作的順利開展打下堅實的基礎(chǔ)。

2.2 推動數(shù)字化檔案建設(shè)

新形勢下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)善于利用信息技術(shù)輔助檔案管理工作，水利部門管理人員要不斷培養(yǎng)自身的信息化素養(yǎng)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理辦法，提高檔案管理質(zhì)量，定期邀請專業(yè)的信息技術(shù)人才到水利部門開展講座，講解數(shù)字化檔案管理在水利工程建設(shè)中的優(yōu)勢作用，加快推進(jìn)水利工程檔案無紙化的轉(zhuǎn)換。水利工程檔案本身就包含了地下水庫發(fā)展史資料、文書檔案資料、工程土地征用資料、環(huán)境保護(hù)資料等，通過構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理方式，做好水利工程檔案無紙化轉(zhuǎn)換工作，以電子版方式進(jìn)行檔案存儲和管理，提升檔案管理的安全性和完整性，為實際工程建設(shè)提供資料查閱服務(wù)，同時，在新增項目資料文件時，可通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)增添項目條款，解決了傳統(tǒng)檔案滯后性問題。

2.3 做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作

開展全面系統(tǒng)的檔案管理人員培訓(xùn)工作是提升檔案管理隊伍綜合素質(zhì)的必要手段。一方面，檔案管理的主管部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要針對檔案管理部門不同崗位的員工開展針對性的培訓(xùn)工作，例如到其他單位參觀學(xué)習(xí)、開辦講座、定期集中學(xué)習(xí)等，提升檔案管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力；另一方面要組織檔案管理人員定期開展技術(shù)經(jīng)驗討論會，針對在日常檔案管理工作中遇到的問題進(jìn)行探討和學(xué)習(xí)，從而提升其解決問題的能力。

2.4 加快檔案管理信息化的進(jìn)程

開發(fā)利用檔案是檔案管理的最終目的，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)信息化的迅猛發(fā)展，對檔案信息的便捷查閱和利用提出更高要求。現(xiàn)在水利相關(guān)部門對檔案的管理僅僅停留在檔案室紙質(zhì)檔案的建設(shè)管理上，已不適應(yīng)新時期的檔案工作需求。要加強檔案辦公軟件管理系統(tǒng)的研發(fā)和運用，落實水利檔案管理人員對檔案資料的錄入管理和用戶對水利工程檔案的便捷查閱利用，努力推進(jìn)檔案管理和利用信息化、便捷化。水利部門和建設(shè)單位要更新觀念，保障資金投入，對檔案管理工作進(jìn)行完善和優(yōu)化，提高電子檔案信息化管理水平，真正為水利工程檔案的高效利用、價值體現(xiàn)提供便捷服務(wù)，實現(xiàn)檔案利用效益又快又好的發(fā)揮。

2.5 建立健全完善的檔案管理制度

要想從根本上提升水利工程檔案管理工作質(zhì)量，水利部門要嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》制定規(guī)范的水利檔案管理制度，設(shè)定專門的檔案室，在人員聘用方面，選取專業(yè)的檔案專業(yè)人才，提高人力資源的利用率，不斷優(yōu)化檔案管理部門的人員結(jié)構(gòu)，減少人員頻繁流動。明確劃分人員職能，將具體責(zé)任落實到個人，加強對檔案管理人員的約束，定期開展檔案管理工作培訓(xùn)大會，深入貫徹落實水利部門合同、協(xié)議以及招投標(biāo)資料管理的重要性，加強對檔案管理人員的專業(yè)知識培養(yǎng)，確保人員可以將理論知識與實際的檔案管理操作有效聯(lián)系起來，并在檔案管理過程中，對施工管理文件、機電設(shè)備文件、水文地質(zhì)環(huán)境等文件科學(xué)地進(jìn)行劃分整理。同時，水利部門要建立激勵機制，明確獎懲機制，對于表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行精神獎勵和物質(zhì)獎勵，對于違反檔案管理制度的人員提出批評和教育，調(diào)動人員參與檔案管理工作的積極性。另外，水利工程單位，要深入解讀國家相關(guān)法律法規(guī)，在水利工程檔案管理過程中，實時掌握社會動態(tài)，加強落實各項水利工程檔案管理政策，并嚴(yán)格要求相關(guān)人員切實執(zhí)行，確保從根本上提升水利工程檔案管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性、有序性。

3 結(jié)語

總之，在水利工程建設(shè)與發(fā)展速度不斷加快的同時，水利工程檔案管理工作扮演著越來越重要的角色。在今后水利工程建設(shè)與發(fā)展過程中，必須要充分認(rèn)識到水利工程檔案管理的重要性，對檔案管理工作中遇到的問題要深入研究，通過構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度、監(jiān)督制度以及激勵制度，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，為檔案管理水平的提升以及水利工程的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。