大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作如何與時(shí)俱進(jìn)

易庭鳳

（喜德縣民政局，四川 涼山彝族自治州 616750）

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理研究的現(xiàn)實(shí)意義

1）減少環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案管理成本，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理環(huán)境下，許多單位不僅需要投入更多的人力、財(cái)力和材料進(jìn)行檔案管理，還需要投入精力對(duì)檔案環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測(cè)和維護(hù)。在這種模式下，環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案高度依賴(lài)人、財(cái)、物，難以為單位節(jié)約相應(yīng)的管理成本，不利于檔案的可持續(xù)發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，相關(guān)信息技術(shù)在環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案領(lǐng)域的應(yīng)用，可以突破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，實(shí)現(xiàn)“一次性輸入”，“多用”的目標(biāo)降低了文件管理的成本。

2）便于環(huán)境規(guī)劃工作的開(kāi)展，提升檔案服務(wù)水平。環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案來(lái)源于本單位日常環(huán)境規(guī)劃工作，既能全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映環(huán)境規(guī)劃工作的具體情況，又能詳細(xì)記錄環(huán)境規(guī)劃各部門(mén)的工作表現(xiàn)。此外，環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案在城市規(guī)劃、國(guó)土資源利用、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、環(huán)境公益訴訟等領(lǐng)域具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，只有充分利用環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案，創(chuàng)新環(huán)境規(guī)劃?rùn)n案管理模式，才能實(shí)現(xiàn)“一檔多用”的目標(biāo)，滿(mǎn)足不同群體對(duì)檔案存取和利用的需求，提高單位整體服務(wù)水平。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1）對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作理念的挑戰(zhàn)。企事業(yè)單位以往的檔案管理工作模式，是以紙質(zhì)檔案的管理為導(dǎo)向，通過(guò)對(duì)單位檔案信息的記錄、整合，實(shí)現(xiàn)這些檔案信息的歸檔、管理等工作事項(xiàng)。在檔案管理過(guò)程中，由于檔案是以紙質(zhì)模式為存儲(chǔ)形式，需要對(duì)其做好相關(guān)的標(biāo)記，以便在運(yùn)用檔案時(shí)能夠快速查找檔案管理信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，這種檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)信息數(shù)據(jù)多元化發(fā)展，若依舊沿用改模式，會(huì)出現(xiàn)管理模式與理念過(guò)于陳舊、落后的情況，不利于相關(guān)單位的進(jìn)一步發(fā)展。此外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理向信息化方向發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，對(duì)此，檔案管理人員就要學(xué)會(huì)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等開(kāi)展相關(guān)工作，推進(jìn)單位檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2）對(duì)檔案管理人員綜合素養(yǎng)形成的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作模式、方法、體制的變革都對(duì)檔案管理人員的工作勝任能力形成了一定的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)支撐下的檔案管理工作模式的開(kāi)展，需要檔案管理人員具有信息化素養(yǎng)、符合時(shí)代發(fā)展特征的檔案業(yè)務(wù)能力及檔案專(zhuān)業(yè)技能、良好的檔案職業(yè)素養(yǎng)等。從當(dāng)前檔案管理人員工作現(xiàn)狀來(lái)看，多數(shù)工作人員由于已經(jīng)適應(yīng)傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，對(duì)信息化的檔案管理工作模式的適應(yīng)能力不強(qiáng)，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理工作的成效存在嚴(yán)重不足。例如，多數(shù)檔案管理人員能夠意識(shí)到檔案管理信息數(shù)據(jù)的重要性，也知曉檔案管理數(shù)據(jù)化的關(guān)鍵性，但在具體工作實(shí)施中，還是存在自身能力與工作實(shí)際情況脫節(jié)的情況。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的革新路徑

1）轉(zhuǎn)變檔案管理思維和理念。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作要想真正做到與時(shí)俱進(jìn)，相關(guān)工作人員就要盡快實(shí)現(xiàn)自身工作思維和理念從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化作業(yè)向信息化作業(yè)轉(zhuǎn)變。以大數(shù)據(jù)為支撐的檔案管理工作的開(kāi)展，需要工作人員進(jìn)一步意識(shí)到大數(shù)據(jù)融入到檔案管理工作的重要性，提升對(duì)檔案管理的重視度，并根據(jù)檔案管理工作開(kāi)展模式，將大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)運(yùn)用到其中，提升檔案管理工作的實(shí)際成效。同時(shí)，工作人員還要樹(shù)立新的檔案管理服務(wù)理念，如智能化的服務(wù)理念、個(gè)性化的服務(wù)理念、人性化的服務(wù)理念等，要根據(jù)這些服務(wù)理念構(gòu)建出檔案管理服務(wù)工作體系，推進(jìn)智能化、個(gè)性化、人性化檔案管理服務(wù)理念在企事業(yè)單位檔案管理工作中的有力貫徹和落實(shí)，進(jìn)而推進(jìn)企事業(yè)單位向現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)管理方向發(fā)展的相關(guān)進(jìn)程。此外，根據(jù)大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，還要構(gòu)建出檔案管理的大數(shù)據(jù)庫(kù)，要充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的根本效能，推進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

2）拓寬檔案管理的路徑。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，就企事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展而言，應(yīng)進(jìn)一步拓寬檔案管理的路徑，以檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作在多個(gè)平臺(tái)的開(kāi)展與實(shí)施，以此確保企事業(yè)單位各部門(mén)都能夠有效運(yùn)用、管理、存儲(chǔ)檔案信息資源，彰顯檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展中的價(jià)值。首先，在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，企事業(yè)單位應(yīng)重視微服務(wù)平臺(tái)的運(yùn)用，如微信、微博等，要借助此類(lèi)平臺(tái)推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)的分享與共享，同時(shí)借助這些平臺(tái)獲取檔案管理的相關(guān)信息和資源，拓寬檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的有效信息量。其次，要重視對(duì)于遠(yuǎn)程技術(shù)的運(yùn)用，以遠(yuǎn)程檔案管理服務(wù)手段實(shí)現(xiàn)非面對(duì)面的人工服務(wù)，切實(shí)推進(jìn)人機(jī)交互的檔案管理工作模式的開(kāi)展。遠(yuǎn)程檔案管理工作模式能夠打破時(shí)間、空間的局限性，能夠更好地為需求人員提供良好的信息服務(wù)，如通過(guò)電子郵箱實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集工作等。第三，要進(jìn)一步重視對(duì)于云平臺(tái)的運(yùn)用，以云服務(wù)為導(dǎo)向開(kāi)展相關(guān)工作。云服務(wù)是以云計(jì)算為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)分析、計(jì)算的一項(xiàng)精準(zhǔn)化服務(wù)，能夠有力降低檔案管理的相關(guān)成本，提升管理工作的實(shí)際成效。

3）革新檔案資源采集方法。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作要想真正做到與時(shí)俱進(jìn)，就需要進(jìn)一步革新檔案資源的采集方法，要以多路徑為導(dǎo)向，切實(shí)拓寬檔案信息的采集渠道，豐富相關(guān)的檔案信息資源。一方面，要重視通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道采集檔案信息資源。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)每日會(huì)生成大量的信息數(shù)據(jù)，而這些信息數(shù)據(jù)的價(jià)值密度相對(duì)低下，需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的提取與分析，并提取出針對(duì)性的檔案信息數(shù)據(jù)，豐富到檔案管理的信息資源當(dāng)中。另一方面，可以嘗試采取用戶(hù)實(shí)時(shí)推送歸檔的方法，進(jìn)一步拓寬檔案資源的采集渠道。依托于大數(shù)據(jù)平臺(tái)，相關(guān)部門(mén)可以充分實(shí)現(xiàn)自身平臺(tái)與其他各部門(mén)平臺(tái)的融合性，進(jìn)而形成巨大的信息資源庫(kù)?；诖?，檔案管理人員就要對(duì)該數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)時(shí)推送的相關(guān)信息進(jìn)行關(guān)注、獲取、分析，并提取出具有價(jià)值性的檔案信息資源，充分滿(mǎn)足企事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際需要，切實(shí)提升檔案管理工作的水平。

4）提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作要想做到與時(shí)俱進(jìn)，還要切實(shí)重視檔案管理工作人員的實(shí)際工作質(zhì)量的提升，要以專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才助力于本單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展?；诖?，就要進(jìn)一步提升相關(guān)單位的人力資源工作的成效，要重視對(duì)于檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，切實(shí)促進(jìn)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的提高。一方面，根據(jù)基于大數(shù)據(jù)的檔案管理工作的新模式、新方法，相關(guān)單位要及時(shí)組織開(kāi)展相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)工作，并出臺(tái)多種激勵(lì)性、考核性培訓(xùn)制度，使檔案管理人員能夠通過(guò)培訓(xùn)真正學(xué)到東西，切實(shí)提升自身檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)能力，如信息資源分類(lèi)整理能力、相關(guān)信息化平臺(tái)的操作能力等。同時(shí)，要進(jìn)一步提升檔案管理人員的相關(guān)職業(yè)素養(yǎng)，如創(chuàng)新能力、交際能力等，使檔案管理人員能夠真正勝任本職工作，要通過(guò)一系列考核措施，真正做到能者上、庸者下。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，充分收集、存儲(chǔ)和挖掘這些數(shù)據(jù)，不僅是檔案管理機(jī)構(gòu)的一個(gè)難點(diǎn)，也是現(xiàn)代檔案管理的重要契機(jī)。因此，檔案管理部門(mén)必須在互聯(lián)網(wǎng)+先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)上，順應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，努力改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理方案，積極整合用戶(hù)的檔案管理要求，制定完善的檔案管理模式，以確保檔案的可持續(xù)發(fā)展檔案管理。