互聯(lián)網(wǎng)+”形勢(shì)下企業(yè)檔案管理模式研究探索

崔璐瑩

（黑龍江省產(chǎn)權(quán)交易集團(tuán)，黑龍江 哈爾濱 150000）

眾所周知，檔案管理部門(mén)是企事業(yè)單位中不可或缺的重要職能部門(mén)。檔案部門(mén)負(fù)責(zé)一切文字，圖片，視頻音頻等資料的保存工作。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的迅速發(fā)展，大部分企業(yè)事業(yè)單位檔案管理也開(kāi)始實(shí)現(xiàn)了電子信息化，檔案管理更加高效、準(zhǔn)確。下面筆者就結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理新形勢(shì)，談一下我在工作中的一點(diǎn)思考和創(chuàng)新。

1 檔案管理工作現(xiàn)狀剖析

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展，也為檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)。在信息化背景下，我們可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人工的舊模式，構(gòu)建電子化信息庫(kù)管理模式。創(chuàng)新改革，開(kāi)展信息化建設(shè)，提高檔案管理的高效性。下面我就目前檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的剖析，希望可以促進(jìn)檔案管理工作的全面開(kāi)展。

1.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者重視程度不夠

眾所周知，檔案管理部門(mén)在企業(yè)中并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。人們普遍認(rèn)為檔案管理只是機(jī)械的整理，歸納，不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，所以在企業(yè)中的地位“可有可無(wú)”。其實(shí)恰恰相反，檔案管理可以清晰地梳理企業(yè)的發(fā)展歷程，企業(yè)人員的成長(zhǎng)檔案等等。所以，檔案管理工作至關(guān)重要。

1.2 軟硬件設(shè)施配套不到位

在工作中我們不難發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與需要，電子化檔案管理儼然成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。但目前，雖然我們已經(jīng)樹(shù)立了信息化建設(shè)的意識(shí)，由于企業(yè)重視程度不夠，硬件設(shè)施陳舊老化，依然跟不上時(shí)代的發(fā)展變化。比如說(shuō)有些單位和部門(mén)計(jì)算機(jī)仍然是過(guò)去傳統(tǒng)的“大背頭顯示器”，網(wǎng)速慢，容量小，難以滿足信息化建設(shè)的實(shí)際需求；檔案管理人員也依然沿用過(guò)去傳統(tǒng)的人工模式，一些老員工不愿意接受新事物，依然采取手抄謄寫(xiě)的舊辦法，辦公自動(dòng)化效率非常低。

1.3 缺乏完善的管理體系

檔案管理工作因循守舊現(xiàn)象依然普遍存在，缺乏規(guī)范的檔案管理制度以及工作流程。比如說(shuō)各部門(mén)上交檔案不及時(shí)，懲罰措施不到位；時(shí)間限定過(guò)于隨意，不容易樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)；檔案的簽收、管理比較隨意，沒(méi)有實(shí)施專人負(fù)責(zé)制，或首問(wèn)負(fù)責(zé)制。一旦出現(xiàn)問(wèn)題，有些管理人員就會(huì)相互推諉，一問(wèn)三不知，不容易追責(zé)到具體負(fù)責(zé)人。另外，缺乏科學(xué)、高效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，工作與不工作一個(gè)樣，干多干少一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣。這也導(dǎo)致檔案管理人員工作缺乏積極性，對(duì)于管理工作管控不嚴(yán)格。可能會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閷徍瞬粐?yán)格導(dǎo)致的部分檔案缺失的現(xiàn)象。

1.4 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

由于單位對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理工作非常簡(jiǎn)單，誰(shuí)都可以勝任這項(xiàng)工作，所以缺少專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理人員隊(duì)伍單一，缺乏高素質(zhì)人才新鮮血液注入，普及信息化知識(shí)比較難，在面對(duì)電子化，高科技的時(shí)候，普遍存在一種不愿意學(xué)習(xí)的抵觸情緒，這也阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。

2 檔案信息化管理創(chuàng)新對(duì)策思考

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度

首先，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度。檔案管理是企業(yè)發(fā)展中不可或缺的重要組成部分，所以我們要樹(shù)立信息化服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理在企業(yè)中的核心地位。其次，我們要加強(qiáng)檔案的信息化管理工作，要把信息化手段應(yīng)用于檔案管理之中，提高檔案管理的工作效率。隨著企業(yè)的迅速發(fā)展，檔案信息會(huì)越來(lái)越多，如何科學(xué)有效的分門(mén)別類管理，是檔案管理工作者首當(dāng)其沖要完成的工作任務(wù)。我們要加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，為檔案信息化管理提供堅(jiān)實(shí)的理論支撐。我們應(yīng)該遵照《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)法律條文，制定科學(xué)，規(guī)范的檔案管理規(guī)章流程。把好審核的第一道關(guān)卡，提高企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范性。

2.2 完善軟硬件設(shè)施，提高檔案管理信息化水平

要想提高檔案管理信息化建設(shè)水平，我們必須要“兩手都要抓，兩手都要硬”。既要提高工作人員的信息化技術(shù)水平，又要完善檔案管理的配套設(shè)施建設(shè)。首先，企業(yè)應(yīng)該加大資金投入，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的升級(jí)與更換工作。購(gòu)買(mǎi)最新配置的電腦、通訊設(shè)備，為檔案信息化管理提供良好的硬件基礎(chǔ)。

其次，建立完善的檔案管理系統(tǒng)。改變過(guò)去人工的工作模式，將檔案資料存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便查閱。建立完善，統(tǒng)一的檔案保存標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作更加的精細(xì)化。

2.3 樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，做好檔案服務(wù)

我們檔案管理者要樹(shù)立一種服務(wù)意識(shí)。我們要借助互聯(lián)網(wǎng)+平臺(tái)，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)，完善的檔案信息檢索平臺(tái)。方便用戶隨時(shí)隨地，查詢檔案資料。用戶可以通過(guò)網(wǎng)站導(dǎo)航指引，進(jìn)入對(duì)應(yīng)的欄目進(jìn)行信息的查詢與下載。我們也可以開(kāi)展網(wǎng)上問(wèn)卷，搜集企業(yè)員工對(duì)檔案職能部門(mén)的建議。通過(guò)用戶的反饋，及時(shí)查找目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題，制定相對(duì)應(yīng)的解決策略。

2.4 加強(qiáng)信息安全防范

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，由于存放條件，存儲(chǔ)時(shí)間，人為保管等因素，可能會(huì)導(dǎo)致部分紙質(zhì)版檔案受潮，檔案紙張毀損。也會(huì)發(fā)生部分文字材料泛黃，模糊不清的情況。電子化檔案管理就會(huì)為檔案平添“雙重保障”。在保證正常存儲(chǔ)的同時(shí)，可以掃描，上傳電子版信息。雙管齊下，保證檔案的安全性與準(zhǔn)確性。但是，電子版檔案最大的弊端就在于網(wǎng)絡(luò)安全。如果網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)做得不好，沒(méi)有設(shè)置必要的安全密鑰，就會(huì)造成檔案信息的泄露，造成不必要的損失。所以，我們一定要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，做好檔案管理的“安全衛(wèi)士”，實(shí)現(xiàn)電子版檔案的安全管理。我們可以要求查詢者通過(guò)身份認(rèn)證，人臉識(shí)別等系統(tǒng)，亦或是設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，最大限度的保證檔案管理安全最大化。

2.5 打破陳規(guī)，形成創(chuàng)新思維

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，我們檔案管理者一定要培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)+思維意識(shí)，真正的把信息化延伸到工作之中。在繼承傳統(tǒng)工作模式的基礎(chǔ)之上，開(kāi)拓創(chuàng)新。充分利用互聯(lián)網(wǎng)+平臺(tái)，開(kāi)展存檔、歸檔工作。將檔案進(jìn)行分門(mén)別類的編錄，方便輸入部門(mén)，姓名或者是其他搜索方式尋找。打破常規(guī)，培養(yǎng)數(shù)字化思維模式，加快檔案信息化管理的進(jìn)程。

3 結(jié)論

綜上所述，我們檔案管理者一定要科學(xué)思變，準(zhǔn)確識(shí)變?？吹交ヂ?lián)網(wǎng)+的時(shí)代大趨勢(shì)，將傳統(tǒng)檔案管理模式與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，用數(shù)字化的思維去考慮問(wèn)題，用發(fā)展的眼光去看待問(wèn)題。不斷的提高自身業(yè)務(wù)能力，構(gòu)建新型網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，全面推進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。