事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新探討

席云梅

（吉林省白山市江源區(qū)勞動監(jiān)察大隊，吉林 白山 134300）

將信息化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作中，可以解決傳統(tǒng)檔案管理模式的種種不足，為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)，提升檔案管理工作的質(zhì)量，降低人力、物力、財力成本的支出。為了發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用，需要加強對人員的培訓(xùn)和教育，使之掌握信息化技能，提高其整體素養(yǎng)，讓事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能夠取得突出作用。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

首先，優(yōu)化檔案管理模式。在社會發(fā)展，尤其是信息化時代的到來下，在檔案管理工作中應(yīng)用信息化手段，能夠提升檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)用計算機、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，能夠?qū)n案的形式、內(nèi)容進行整合優(yōu)化，使檔案人員更好地開展管理工作，讓后續(xù)的查詢、檢索也變得非常便利。

其次，滿足信息化社會的發(fā)展要求。信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，對于各個行業(yè)都產(chǎn)生了深刻影響，讓人們的生活、工作變得越加便利。在事業(yè)單位中，各類工作都需要走信息化發(fā)展道路，讓各項工作可以得到整體推進，既要提升事業(yè)單位的工作效率。因此，在事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)工作中融入信息化內(nèi)容，成為必然趨勢。

再次，有助于檔案的長久保存。在傳統(tǒng)檔案管理中，是采用紙質(zhì)檔案的管理和保存模式，盡管紙質(zhì)檔案具有諸多優(yōu)勢，但是缺點也非常明顯，非常容易受到自然環(huán)境的影響，如果環(huán)境潮濕、溫差大，很容易導(dǎo)致資料腐爛變質(zhì)。應(yīng)用信息化檔案管理模式后，即可有效解決這一問題，應(yīng)用相關(guān)技術(shù)能夠?qū)堎|(zhì)檔案進行信息化保存、管理，延伸保管空間，也不會出現(xiàn)丟失損壞問題。

最后，提升人員工作水平。在檔案管理事業(yè)的發(fā)展下，事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視度也越來越高，不管是管理人員綜合水平，還是管理內(nèi)容，都面臨新的局勢。在信息化時代的發(fā)展下，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，無法順應(yīng)這一事業(yè)的發(fā)展要求，檔案管理人員需要積極適應(yīng)時代發(fā)展，學(xué)習(xí)最新的檔案工作要求，掌握信息技術(shù)的使用方法，將之與檔案管理工作相結(jié)合，創(chuàng)新工作方法和工作模式。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題

1）重視度不夠。目前，相當一部分事業(yè)單位未認識到檔案管理工作的重要意義，甚至一些管理人員認為這項工作可有可無，導(dǎo)致檔案管理工作的目標不夠明確，也缺乏規(guī)范的工作流程，沒有辦法充分發(fā)揮出檔案管理工作的職能和作用。在這種錯誤的認知下，檔案管理信息化建設(shè)的投入力度上也不夠，一些單位為了降低成本，不注意檔案管理，信息化工作投入的人力、資金和物力都不足。

2）開發(fā)程度不夠。事業(yè)單位管理信息資源的開發(fā)對于檔案的管理質(zhì)量、管理完整性都有直接影響，目前，一些事業(yè)單位在這項工作缺乏科學(xué)的信息化規(guī)劃，致使信息資源開發(fā)存在一系列的問題，在具體操作中，信息資源收集不夠全面，經(jīng)常是由人員將信息數(shù)據(jù)錄入計算數(shù)據(jù)庫就完成了，缺乏后續(xù)的調(diào)查和驗證。在紙質(zhì)檔案出現(xiàn)模糊和破損后，管理人員依然沒有及時地進行調(diào)查，引發(fā)檔案的混亂問題。另外，在數(shù)據(jù)庫檔案信息化建設(shè)上，沒有進行科學(xué)的整合、分析和處理，導(dǎo)致信息資源混亂，影響了檔案資源的作用。

3）人員素養(yǎng)參差不齊。人員素養(yǎng)不夠也是影響事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量的重要原因，比如，一些事業(yè)單位的老員工對技術(shù)和信息化手段的掌握不夠，操作能力較弱，沒有實現(xiàn)深層次的信息化管理。而具備信息化操作技術(shù)的年輕員工沒有接受過系統(tǒng)的上崗培訓(xùn)，缺乏管理經(jīng)驗，對實際問題的解決能力不夠，影響了檔案管理的信息化建設(shè)路徑，導(dǎo)致檔案管理信息化工作無法順利開展。

4）數(shù)據(jù)庫檢索功能較弱。在信息化檔案管理工作中，對于檔案信息，需要將其存儲在數(shù)據(jù)庫中，但是，由于一些事業(yè)單位的軟件和硬件功能存在限制，檢索效率不高，在需要調(diào)取材料時，不能及時找到其中的資料，影響了工作效率。而人工手動檢索的方式查找檔案速度非常慢，沒有充分展現(xiàn)出信息化的建設(shè)優(yōu)勢，不利于事業(yè)單位信息化建設(shè)工作的開展。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新探討

1）提升重視度。對于管理人員而言，需要從單位的長遠發(fā)展來看，充分考慮到內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境影響，意識到信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用意義和重要性，并認識到檔案管理對于事業(yè)單位帶來的影響。盡管在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理并不能帶來直接收益，但是卻能夠為其發(fā)展規(guī)劃提供有效依據(jù)，與事業(yè)單位的其他工作之間都有著密切聯(lián)系，做好檔案管理信息化建設(shè)工作，可以推動事業(yè)單位的發(fā)展，提高其工作質(zhì)量，因此，必須要認識到檔案管理的重要性，致力于構(gòu)建現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案工作，利用管理制度，將信息化建設(shè)融入其中，并增加人力、資金、設(shè)備上的投資，實現(xiàn)檔案管理的信息化，為單位發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2）構(gòu)建推廣平臺。檔案管理工作的開展離不開各個部門的配合和參與，構(gòu)建檔案信息推廣平臺，可以加強事業(yè)單位各個部門之間的溝通和聯(lián)系，讓檔案信息資料更加地完整和準確，為后續(xù)信息化建設(shè)提供支持。借助檔案信息化推廣平臺，可以廣泛收集人員活動相關(guān)的資料和信息，將其錄入數(shù)據(jù)庫形成檔案，保障檔案的真實和完整，提高利用率。對此，管理人員、檔案人員都要樹立數(shù)字化管理理念，利用專業(yè)知識來構(gòu)建檔案信息推廣平臺，為事業(yè)單位檔案的調(diào)用和錄入提供便利。

3）加強人員培訓(xùn)。對于檔案管理人員的招聘和選擇，需要以專業(yè)素養(yǎng)作為重點，要求他們具備良好的信息化管理意識和計算機操作能力，也要在檔案管理工作上有豐富經(jīng)驗，可以獨立處理問題。另外，事業(yè)單位還要定期為組織檔案管理人員開展培訓(xùn)和教育，定期學(xué)習(xí)，使之能力能夠與時代發(fā)展相適應(yīng)，掌握檔案信息管理工作的新技術(shù)、新方法，通過以老帶新的模式，構(gòu)建綜合素質(zhì)過硬的管理團隊。年輕員工，他們接受新鮮事物的速度較快，而老員工則有豐富的檔案管理經(jīng)驗，能夠彌補相互之間的不足，形成共同進步的良好格局。

4）引入新設(shè)備。要提高檔案信息化管理工作的質(zhì)量，設(shè)備是一個重要基礎(chǔ)，事業(yè)單位需要引進先進的智能檢索、軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備，定期進行維護管理和更新，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖片、電子文本等信息，使管理更加的實用、方便，保證管理系統(tǒng)的先進性和實用性，加強技術(shù)研討和開發(fā)，最大限度提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

4 結(jié)語

對于事業(yè)單位的發(fā)展而言，檔案管理是一項重要部分，對于推動單位發(fā)展具有積極意義和影響。對于事業(yè)單位而言，需要與時俱進的創(chuàng)新檔案管理工作，做好信息化建設(shè)，提升對這項工作的重視度，構(gòu)建信息化平臺，引入新設(shè)備、新技術(shù)，更新軟件和硬件，加強對人員的培訓(xùn)和教育，解決事業(yè)單位信息化建設(shè)工作中存在的各類問題，為事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展提供支持。