關于醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀及對策分析

陳麗娟

（河北省唐山市工人醫(yī)院，河北 唐山 063000）

醫(yī)院綜合檔案管理情況直接影響到醫(yī)院發(fā)展的效果，所以必須對其進行科學有效的開發(fā)與利用。目前來看，很多醫(yī)院在對檔案進行管理過程中，未能將先進的方法與方式加入其中，同時也未能建立完善新化、合理化的管理體系，這就會導致工作效率受到影響。所以醫(yī)院在對于綜合檔案進行管理時，應當不斷提高信息的開發(fā)整體效率，將合理的方法加入其中，更好地執(zhí)行各項工作，明確工作的來歷與重點部分，這樣才能保證綜合檔案在日后中被人們合理使用，并且發(fā)揮其真正的作用。

1 醫(yī)院綜合檔案管理所面臨的問題

從上個世紀80年代到當下，大部分醫(yī)院都從自身情況出發(fā)，開展有效的檔案管理工作，并且逐漸形成組織規(guī)劃體系。與此同時，利用計算機系統(tǒng)對檔案做出了整理與收集工作，不斷提高自動化檢索工作效果和編目成果，由此可以保證綜合檔案管理朝著網(wǎng)絡化與數(shù)字化方向發(fā)展下去。對于檔案信息資源進行開發(fā)與應用，使其地位與作用得到進一步的強化。一些醫(yī)院在綜合檔案管理過程中，尚未建立完善的工作體系，所以未能將先進化的管理方式加入其中，對于工作效果產(chǎn)生嚴重的影響。同時也有一些醫(yī)院在管理過程中，雖然已經(jīng)配備了掃描儀器設、備激光打印設、備計算機設備、復印機設備等，使得傳統(tǒng)人工操作方式得以改變，但是在操作時也出現(xiàn)較多的問題，無法滿足綜合檔案在發(fā)展時提出的各項需求，也未能利用可利用華與科學化的方式，對其中所在的問題進行控制，就會導致工作效果被嚴重影響，具體情況表現(xiàn)在下述幾個方面：

1）工作人員尚未樹立正確的管理觀念。醫(yī)院在對檔案進行管理過程中，大部分工作人員未能樹立正確觀念，同時也存在輕使用、重管理這一問題。因受到單一思維和封閉式思維的雙重影響，所以無法對于綜合檔案信息進行利用與開發(fā)，也難以提高綜合檔案管理的實際效果。很多工作人員在管理過程中，未能對于檔案業(yè)務內容進行充分的認識，也難以掌握先進的技能和專業(yè)知識，所以無法在網(wǎng)絡環(huán)境背景下，將科學的方法加入到檔案資源的開發(fā)與利用過程中。一些人員在參與檔案管理時，難以意識到自身所從事的工作所具備的重要性，同時也無法使用科學的工作方法與方式，未能積極主動學習各種先進的技能和知識，所以會導致綜合檔案管理任務完成情況受到影響。如果未能利用合理、科學的工作方式去完成各項任務，那么就會導致整體機制和模式受到影響。

2）缺乏良好的協(xié)調機制。醫(yī)院在開展綜合檔案管理時，未能將現(xiàn)代化的管理機制加入其中，由此出現(xiàn)各自為政以及相互分割的情況，因此也對于各個部門工作效果產(chǎn)生影響。作為綜合檔案管理人員，在開展管理與控制過程中，未能對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行合理的設置，也尚未建立完善的檔案管理體系。在管理時，未能主動學習分析機制，因此缺乏正確的理念，更難以科學有效地完成相關任務，也無法創(chuàng)建更加適用于當前社會發(fā)展的工作體系。

3）存在較低的標準化程度。醫(yī)院在推進綜合檔案管理時，因為有著較低的標準化程度，同時受到技術標準和經(jīng)濟狀況的雙重影響，所以說未能對于機械設備做好統(tǒng)一處理，這就會導致設備當中的標準出現(xiàn)高低不齊的情況。在檔案管理過程中，一是在應用軟件技術時的標準情況參差不齊，無法保證數(shù)據(jù)具備完整性，也難以保證工作功能得到完善，最終影響工作效果。

4）未能應用網(wǎng)絡信息技術。在醫(yī)院綜合檔案進行管理時，未能將先進的網(wǎng)絡技術方式與活躍的思維方式加入其中，因缺乏必要的信息技術支撐，尚未建立完善的工作體系，所以也導致網(wǎng)絡信息技術應用情況受到影響。在醫(yī)院推進綜合檔案管理時，雖然已經(jīng)開始主動應用網(wǎng)絡信息技術，但是在應用時，缺乏正確的理念、規(guī)范的方法以及正確的協(xié)調方式，無法創(chuàng)建合理化、現(xiàn)代化的工作系統(tǒng)，因此整個工作缺乏政治準確性，也無法保證所開展的工作與時代發(fā)展需求相吻合。

2 醫(yī)院開展綜合檔案管理的有效方法

醫(yī)院在推進綜合檔案管理過程中，應當保證工作人員樹立正確的觀念，并且主動總結更多工作經(jīng)驗，創(chuàng)造合理化、科學化的工作體系，不斷提高綜合檔案管理水平與質量，這樣才能使得管理目的達到預期效果。

1）樹立正確的工作觀念。醫(yī)院在開展綜合檔案管理時，應當將正確觀念加入其中，保證資源得以有效利用。通過建立完善的檔案管理部門，派遣具備較高專業(yè)素質的工作人員負責該項工作。一是組建一支高質量、高素質的人才隊伍，通過聘請具備較高專業(yè)素質的人才，采用階段性方式，針對工作人員進行先進技能和專業(yè)知識培訓，使得人才的綜合素質得到提高。二是在工作過程中，應當主動創(chuàng)建開放型的服務體系，打破原有單一的服務方式，并且預防出現(xiàn)重復化處理問題情況，并且編制現(xiàn)代化體系。在醫(yī)院綜合檔案管理時，通過打造一體化模式，將先進化與信息化的管理工作加入其中，有效地處理醫(yī)院檔案管理所面對的各種問題。三是應當樹立正確的觀念，利用信息技術對于醫(yī)院綜合檔案管理情況進行合理的處理，并且將現(xiàn)代化工作原則加入其中，使得其整體工作效果得以提升。

2）保證各方面工作互相協(xié)調。醫(yī)院在開展綜合檔案管理時，應當對各部門、各項工作進行協(xié)調。從技術方面和行政方面入手，隨著網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設，應當樹立正確的管理觀念，并且提高不同部門之間的合作與交流力度。不僅能夠保證綜合檔案管理工作效果得到強化，同時也能使得工作模式與體系更加合理化。在協(xié)調時還需要保證綜合信息資源得以共享，對于方法做好創(chuàng)新，提高檔案管理的整體水平。在綜合檔案管理時，應當保證各個部門有著良好的溝通頻率，主動搜集第一手資料，確保信息具備可靠性與準確性，在互相溝通的前提之下，才能保證綜合檔案管理朝著可持續(xù)方向發(fā)展下去。

3）采用統(tǒng)一管理目標。醫(yī)院在于檔案管理過程中，需要制定統(tǒng)一工作標準，并且對其進行控制與協(xié)調，明確信息化建設當中的重點內容，保證將合理的控制方法加入其中。作為醫(yī)院管理部門，應當做好深入的調查與研究工作，通過改革電子文件方式，明確檔案資源當中的規(guī)范內容和標準，通過打造更加安全化的環(huán)境，提高工作質量，并且在綜合檔案工作中也需要結合實際情況開展有針對性的管理工作，在相互控制與協(xié)調的前提之下，對于工作模式進行創(chuàng)新。從管理標準來看，應當對于檔案管理內容做到控制與協(xié)調，使得管理人員行為得到規(guī)范，最終能夠提高整體工作效果與質量。

3 結束語

綜上所述，醫(yī)院在推進檔案管理過程中，首先應當制定完善的工作方式，通過打造信息化與網(wǎng)絡化系統(tǒng)，對于工作標準做好統(tǒng)一制定，由此能夠更好的完成設定的工作任務，不斷提高檔案管理的整體質量，并且滿足時代發(fā)展提出的相關需求。與此同時，在綜合檔案管理過程中，也需要與以往所提出的管理要求和管理內容相互結合，利用全方位、多角度的分析方式，使得檔案管理形式得到創(chuàng)新，確保其各方面工作效果得以提升。