加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目基建檔案的管理探討

李 麗

（中國航發(fā)貴州黎陽航空動力有限公司，貴州 貴陽 550014）

在企業(yè)現(xiàn)代化和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展條件下，檔案管理工作研究領(lǐng)域在最近幾年來已經(jīng)出現(xiàn)了一個(gè)全新的研究課題，即固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目的基建檔案管理。許多大型企業(yè)和教學(xué)科研單位為了積極主動進(jìn)行自身產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化調(diào)整，加大了固定基本資產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目的投資建設(shè)，新建、擴(kuò)大、改造了許多的企業(yè)科研、生產(chǎn)技術(shù)基地，由此也就逐漸產(chǎn)生了大量固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資和融合投資項(xiàng)目建設(shè)檔案。

1 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的基建檔案內(nèi)涵

1）項(xiàng)目周期長，檔案文件多。一個(gè)固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資建設(shè)項(xiàng)目從初步規(guī)劃立項(xiàng)、勘查規(guī)劃設(shè)計(jì)工作開始到最后的項(xiàng)目建設(shè)前期施工、完成后的竣工驗(yàn)收，少則一兩年多則四五年，甚至可能需要十年更長的一段時(shí)間。在整個(gè)建設(shè)過程中，產(chǎn)生大量的招投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)文件、勘察文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等各階段的文件材料。

2）參與主體多，檔案難以收集。在固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目的過程中，涉及的部門和環(huán)節(jié)眾多，產(chǎn)生的檔案文件數(shù)量大、類型繁多，如涉及的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理部門，以及設(shè)計(jì)單位和消防、環(huán)保等政府的行政管理機(jī)構(gòu)，每個(gè)部門所需要產(chǎn)生的各種檔案和文件資料都是分散在不同的行政管理部門中。

2 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目基建檔案管理現(xiàn)狀

1）尚未形成高度的重視。檔案管理部門無論是在企業(yè)還是在其他行政機(jī)構(gòu)都屬于邊緣化的部門或單位，在企業(yè)或單位的話語權(quán)不夠高、影響力不大。項(xiàng)目實(shí)施部門的管理人員檔案意識不強(qiáng)，認(rèn)為只要管理好建設(shè)過程就可以。檔案的歸檔要求繁雜各參建單位存在抵觸情緒，對檔案工作敷衍了事。這樣就大大的增加了檔案收集工作難度。

2）尚未形成完善的制度。固定資產(chǎn)項(xiàng)目的檔案由于在規(guī)章制度的建設(shè)上相對薄弱，在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案信息形成、搜集、歸檔以及進(jìn)行整理和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)上，都缺乏行之有效的檔案管理體系?，F(xiàn)階段我國各個(gè)事業(yè)單位的固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理中存在的一些突出問題主要是因?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)項(xiàng)目檔案歸檔的范圍不清晰，搜集整理工作中的職責(zé)劃分不合理，造成了責(zé)任不明確，出現(xiàn)了無人對其負(fù)責(zé)或者是多人對其負(fù)責(zé)的情況。

3）尚未形成健全的管理體系。固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資建設(shè)項(xiàng)目不僅僅主要是在于單位內(nèi)部各個(gè)部門之間的各種聯(lián)系和溝通協(xié)調(diào)，還往往需要與外部各參建單位等各個(gè)部門之間進(jìn)行各種溝通或者合作，這給檔案工作實(shí)施帶來很大的不便，同時(shí)固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資建設(shè)項(xiàng)目的文件檔案也是從一個(gè)項(xiàng)目整體建設(shè)和工程實(shí)施的整個(gè)過程中，從文件檔案資料的收集生成工作到整理歸檔都往往需要經(jīng)過一定的時(shí)間和許多的一些中間環(huán)節(jié)，使得固定資產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目中的檔案通常往往是分多次、零散地對其進(jìn)行整理歸檔，這與目前企業(yè)檔案的工作專業(yè)性、成套化相矛盾，同時(shí)這樣的具體實(shí)施工作流程也很容易導(dǎo)致發(fā)生檔案資料信息收集不齊全，搜集資料質(zhì)量低劣等各種情況的同時(shí)發(fā)生。

4）尚未建成專業(yè)人才隊(duì)伍。檔案管理部門的人員多數(shù)為檔案專業(yè)，對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目不了解，導(dǎo)致對歸檔范圍的理解有偏差，對檔案的連續(xù)性、完整性認(rèn)識不到位，無法做到對國定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案應(yīng)收盡收。

3 完善固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目基建檔案管理建議

1）提高重視程度。我們要想更好地開展固定資產(chǎn)建設(shè)和投資項(xiàng)目的檔案工作，首先，對檔案管理的基層工作者進(jìn)行了認(rèn)識和教育，提高了檔案管理工作者對固定資產(chǎn)建設(shè)和檔案工作的高度重視；其次，需要增強(qiáng)項(xiàng)目實(shí)施管理者對固定資產(chǎn)投融資項(xiàng)目的檔案管理工作的重要性認(rèn)識。通過對檔案管理專題講座、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)說清檔案工作的意義和重要性，提高他們所尊敬和重視的程度。讓大家認(rèn)識到固定資產(chǎn)項(xiàng)目的檔案是完成一個(gè)項(xiàng)目的管理任務(wù)與竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要前提與保障。

2）完善相關(guān)制度。首先，制訂了檔案審核單的精細(xì)化工作制度。按照固定資產(chǎn)各個(gè)項(xiàng)目的特殊性以及符合國家規(guī)定的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確各個(gè)項(xiàng)目的具體和歸檔區(qū)域，并編制檔案審核單。在一份文件檢查清單中明確列出了每個(gè)工程項(xiàng)目都應(yīng)該進(jìn)行歸檔的各種文件和檔案信息以及其他相關(guān)檔案的質(zhì)量規(guī)范，在進(jìn)行檔案交接的過程中登記了交接人和受到的接收者，以此來確保各種檔案信息有蹤可循，避免了檔案信息的嚴(yán)重缺失。加強(qiáng)對固定資產(chǎn)投資管理項(xiàng)目的建設(shè)檔案歸檔文件以及相關(guān)證明材料的監(jiān)督審核，同時(shí)及時(shí)與投資項(xiàng)目檔案管理相關(guān)部門人員進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，了解建設(shè)項(xiàng)目的投資建設(shè)檔案工作管理實(shí)際開展進(jìn)度和其相關(guān)執(zhí)行管理情況，堅(jiān)持項(xiàng)目檔案管理和建設(shè)項(xiàng)目投資建設(shè)檔案工作管理同步協(xié)調(diào)開展，確保投資項(xiàng)目建設(shè)檔案的相關(guān)信息來源完整性、準(zhǔn)確性和檔案服務(wù)的高效和質(zhì)量。

3）提升管理效力。固定資產(chǎn)檔案項(xiàng)目管理是一個(gè)漫長而緊密的管理環(huán)節(jié)，為了保證項(xiàng)目的最終檔案信息化管理質(zhì)量，就需要自身從檔案的形成階段起就逐步對檔案信息化的質(zhì)量和安全性進(jìn)行有效地管理與控制。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)從固定資產(chǎn)項(xiàng)目的建設(shè)立項(xiàng)工作開始，從源頭上的介入涉及固定資產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目的全過程中來，及時(shí)地做好各項(xiàng)固定資產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案信息搜集整理工作，充分了解和掌握該項(xiàng)目的施工建設(shè)。對新立項(xiàng)的固定資產(chǎn)項(xiàng)目主體要對有關(guān)項(xiàng)目的管理者進(jìn)行各種檔案管理等方面的專業(yè)技能培訓(xùn)和指導(dǎo)，對外部協(xié)助合作的企業(yè)，在協(xié)助合作前就其所形成的各種檔案信息資料歸檔內(nèi)容進(jìn)行明確的歸檔要求和標(biāo)準(zhǔn)。

4 結(jié)語

綜上所述，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目基建檔案體系反映了我國各大基建項(xiàng)目的真正面貌，在整個(gè)工程項(xiàng)目施工的全過程中起著不可取得替代的重要作用?；n案管理工作本身就是一項(xiàng)對于歷史完全負(fù)責(zé)、為社會現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的重要工作，檔案管理者應(yīng)根據(jù)不同的基建檔案管理工程項(xiàng)目的具體特點(diǎn)，及時(shí)分析總結(jié)基建檔案管理中可能出現(xiàn)的困難和問題，并且有針對性的加以解決，不斷創(chuàng)新自己的工作思路，改進(jìn)自己的工作方法，探索出一種基建檔案新的管理模式，把我國基建檔案管理水平大幅提升達(dá)到一個(gè)全新的標(biāo)準(zhǔn)。