淺談紙質(zhì)檔案和電子檔案的差別

侯 悅

（山西辛安泉供水工程有限公司，山西 太原 030002）

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)慢慢趨向網(wǎng)絡(luò)化、智能化，辦公系統(tǒng)也逐步向著自動(dòng)化發(fā)展，計(jì)算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用范圍也越來(lái)越廣。電子文件應(yīng)運(yùn)而生。如今，檔案的歸檔，除了紙質(zhì)文件的收集、整理、歸檔工作外，還增加了電子文件的歸檔工作。

但是，電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔、保存的管理方法都與紙質(zhì)文件有所不同。所以在工作中，為了確保檔案收集工作的齊全、完整，我們就必須實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的管理辦法，我們就必須跟上時(shí)代的步伐，熟練掌握電子文件的檔案管理辦法。

本文將簡(jiǎn)述電子檔案和紙質(zhì)檔案的不同之處，以及電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢(shì)。

1 電子檔案和紙質(zhì)檔案的定義

電子檔案和紙質(zhì)檔案都是在社會(huì)活動(dòng)中，直接形成的用來(lái)記錄檔案真實(shí)活動(dòng)的具有參考、利用、保存價(jià)值的原始記錄，并作為存檔備查的歷史憑證。

不同之處在于：紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案。比如：公文、圖紙、會(huì)議記錄、書(shū)稿等。電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來(lái)的。是指通過(guò)計(jì)算機(jī)、磁盤、磁帶或者光盤、硬盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)的，具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件。

2 電子檔案和紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

1）電子檔案具有系統(tǒng)依賴性，電子檔案依賴于計(jì)算機(jī)軟件、硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在。而紙質(zhì)檔案則是以紙張為記錄載體。

2）電子檔案具有信息的非人工識(shí)讀性，電子檔案多存儲(chǔ)于磁帶、光盤、硬盤等磁介質(zhì)載體中，是以數(shù)字代碼方式加以存儲(chǔ)的，并通過(guò)計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件或者網(wǎng)絡(luò)，使這些數(shù)字代碼加以轉(zhuǎn)換，變成可被人理解、識(shí)別的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等的真實(shí)信息記錄。而紙質(zhì)檔案是記錄于紙張之上，采用人工可識(shí)讀的記錄符號(hào)，不需要通過(guò)任何介質(zhì)，人是可以一目了然，識(shí)別讀出的。

3）電子檔案具有信息存儲(chǔ)的高密度性，這些磁介質(zhì)載體檔案，如：磁帶、磁盤、光盤等，其存儲(chǔ)空間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案，這些信息存儲(chǔ)的高密度性的電子檔案比起紙質(zhì)檔案更便于存放，更節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間。

4）電子檔案具有信息和載體的可分離性，也就是說(shuō)電子檔案易于更改，易于復(fù)制，便于傳輸，便于異地調(diào)閱，電子檔案沒(méi)有固定物理位置的局限。而紙質(zhì)檔案有使用地域局限性。但是，電子檔案相比紙質(zhì)檔案雖然利用變得方便快捷了許多，實(shí)現(xiàn)了異地遠(yuǎn)程查閱，提高了利用效率。但是它也存在一些新的問(wèn)題亟待解決：比如：數(shù)據(jù)的易消失性；信息易于改動(dòng)的不安全性等，都還需要我們檔案管理的進(jìn)一步優(yōu)化。

5）電子檔案具有載體的多樣性，比如光盤、磁盤、磁帶、硬盤等。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，記錄信息的載體只局限于紙張，并有固定的紙張規(guī)格大小。

6）電子檔案具有信息的共享性，在同一時(shí)間可以多人不受空間限制同時(shí)共享同一信息。

而紙質(zhì)檔案由于只有一份原件，在同一時(shí)間只能供一人使用，還要到檔案室通過(guò)借閱手續(xù)借閱，而且一人借走只能等其還回來(lái)，才能借給另一個(gè)人使用，使其利用效率大打折扣。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案管理方法不同

紙質(zhì)檔案的收集是文書(shū)處理部門分揀已經(jīng)處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價(jià)值的文件收集齊全，按照文件之間的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類、組卷后移交檔案部門歸檔。

電子檔案雖然不受來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的限制，但是接收方式比紙質(zhì)檔案更為復(fù)雜，接收方式上采用向檔案部門移交磁盤、光盤、磁帶等，在接收的過(guò)程中，需要配備必要的設(shè)備設(shè)施，技術(shù)條件。檔案部門需要配備專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備，對(duì)接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，以解決對(duì)不同格式電子文件的識(shí)讀問(wèn)題。

紙質(zhì)檔案的整理是對(duì)已經(jīng)立卷歸檔的案卷進(jìn)行分類、排列、編號(hào)等系統(tǒng)地整理，并將其結(jié)果用編制案卷目錄的方式排序固定。紙質(zhì)檔案整理后形成的實(shí)體分類系統(tǒng)能夠?yàn)椴檎覚n案提供便利。

電子檔案的整理，在歸檔前就將雜亂的電子文件通過(guò)分類、標(biāo)引、組合，使電子文件形成有序的狀態(tài)，再對(duì)電子文件進(jìn)行分類和編號(hào)，組織建立數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于脫機(jī)保存的電子文件，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過(guò)拷貝組合到同一磁盤，光盤或硬盤等載體上。

由于電子文件檔案可以利用自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合、分類，并根據(jù)不同用戶的需要，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行快速查閱。

3 電子檔案和紙質(zhì)檔案的鑒定方法不同

電子檔案需要對(duì)電子文件進(jìn)行必要的價(jià)值鑒定，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，文件的真實(shí)性、完整性和可讀性對(duì)保存價(jià)值有直接的影響。電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定。電子檔案內(nèi)容的鑒定和紙質(zhì)檔案基本相同，都是看是否有參考價(jià)值和保存價(jià)值。而技術(shù)鑒定包括存儲(chǔ)于何種介質(zhì)、有沒(méi)有可讀性、有沒(méi)有病毒侵襲等。

紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定要通過(guò)逐件逐頁(yè)地審查，來(lái)確定文件是否有保存價(jià)值。

4 紙質(zhì)檔案和電子檔案的庫(kù)房管理方法不同

一般來(lái)說(shuō)，檔案的保管是對(duì)整理好的檔案有序地排列在檔案架上，并進(jìn)行日常的維護(hù)管理，使檔案在存放使用中少受人為因素的影響，盡量延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

傳統(tǒng)檔案的載體是紙張，紙質(zhì)檔案信息量少、占用空間大，對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管，對(duì)庫(kù)房溫濕度（溫度14-24度，相對(duì)濕度45%-60%）有嚴(yán)格的要求。并且要實(shí)施有效的防護(hù)措施，如防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等八防措施。

而電子檔案多為磁性材料，其防護(hù)設(shè)備、存放環(huán)境和紙質(zhì)檔案相比，有明顯的差別，電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，占用空間小，便于檔案庫(kù)房的管理。但需對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對(duì)防磁性的要求高，需要配備除塵、防紫外線、防高磁場(chǎng)的設(shè)施設(shè)備，還要嚴(yán)防計(jì)算機(jī)病毒的侵襲，因而保管條件更復(fù)雜，保管難度較大。

5 紙質(zhì)檔案和電子檔案的編目與檢索方法不同

傳統(tǒng)檔案的編目是對(duì)案卷按類別逐卷進(jìn)行卷內(nèi)文件目錄地編寫(xiě)，再編寫(xiě)案卷目錄，形成檢索目錄。

電子檔案的每一件軟盤、磁帶、光盤都按庫(kù)房中的排序編號(hào)，并編寫(xiě)說(shuō)明，標(biāo)注時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、背景五要素。

6 電子檔案和紙質(zhì)檔案的利用方法不同

紙質(zhì)檔案是對(duì)檔案文本的利用，具有相對(duì)穩(wěn)定性，紙質(zhì)檔案必須手寫(xiě)簽字，不易造假，并只能通過(guò)提供檔案原件或檔案復(fù)制件進(jìn)行登記借閱。

而電子檔案的運(yùn)用不受時(shí)間、空間的限制，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢利用，電子檔案的全文數(shù)字化可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)利用者的需要對(duì)其中信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等，滿足利用者的各種需要。檔案人員還可以按照一定專題對(duì)電子檔案進(jìn)行編輯，形成檔案專題匯編。

我們必須充分意識(shí)到檔案的重要性，充分認(rèn)識(shí)到電子檔案和紙質(zhì)檔案的區(qū)別，更好地做好電子檔案的管理利用工作，維護(hù)好電子檔案的安全，充分發(fā)揮電子檔案的利用價(jià)值。