醫(yī)院科技檔案資源的管理與信息共享

陳偉國(guó)

（廣東省佛山市第一人民醫(yī)院，廣東 佛山 528000）

醫(yī)院科技檔案是醫(yī)院提高社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益和綜合競(jìng)爭(zhēng)力的第一手信息資源，是醫(yī)院學(xué)科建設(shè)與發(fā)展的保障。科技檔案管理不能只停留在完成“立卷歸檔”階段，相反，它是醫(yī)院潛在的重要信息資源，蘊(yùn)含大量有科學(xué)價(jià)值的信息[1]。如何開發(fā)與利用好科技檔案為醫(yī)院科研服務(wù)是檔案管理工作面臨的重要課題。

1 醫(yī)院科技檔案信息資源開發(fā)利用工作存在的問(wèn)題

目前我國(guó)醫(yī)院科研檔案的管理水平和信息共享程度還不高，普遍存在規(guī)范性不足，數(shù)字化程度較低和開發(fā)利用價(jià)值欠缺等諸多問(wèn)題，阻礙了醫(yī)院學(xué)科建設(shè)和科研的前進(jìn)步伐。

1）科技檔案意識(shí)和歸檔制度有待加強(qiáng)與規(guī)范。長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院科技檔案管理工作中普遍存在“重醫(yī)療文書檔案”而忽視“科技檔案”的傾向，從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)到醫(yī)院科研人員，重視科研卻忽視科技檔案的開發(fā)與利用，因而普遍存在檔案管理不夠規(guī)范及管理制度不夠健全等問(wèn)題。

2）紙質(zhì)文獻(xiàn)仍是科技檔案的主要收藏方式。目前，綜合實(shí)力較強(qiáng)的醫(yī)院雖然成立有辦公自動(dòng)化管理、醫(yī)療文書、病案電子化管理，但仍有許多二級(jí)以下醫(yī)院科技檔案多年來(lái)仍以立卷存檔為主，使檔案管理停滯于傳統(tǒng)的紙質(zhì)痕跡資料的收集整理與保管模式。國(guó)家有關(guān)部門雖頒布了多種有關(guān)檔案信息化的條例或規(guī)定，但時(shí)至今日，仍有部分醫(yī)院沿用人工手檢的原始科技檔案檢索方法，在相當(dāng)程度上影響了科技信息資源的進(jìn)一步開發(fā)利用。

3）科技檔案開發(fā)利用率和反饋率低下?？蒲姓n題負(fù)責(zé)人往往只重視項(xiàng)目研究過(guò)程、質(zhì)量控制和科研成果的結(jié)題評(píng)價(jià)與獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)，忽略科研進(jìn)程中原始材料的積累與收集。對(duì)科技檔案的管理僅體現(xiàn)在收集與保存等方面，致使科技檔案未能得到有效利用和推介流通，管理人員無(wú)法利用院內(nèi)豐富的一手科技檔案信息資源為各臨床科室和基層醫(yī)院提供相應(yīng)的信息服務(wù)和成果應(yīng)用推廣。使醫(yī)院的檔案管理始終處于紙面化狀態(tài)，過(guò)分注重具體資源的保護(hù)，忽略了科技檔案資源的開發(fā)與利用。三級(jí)綜合醫(yī)院每年各臨床科室在診療活動(dòng)中都會(huì)產(chǎn)生一些新技術(shù)、新項(xiàng)目，需要管理人員及時(shí)組織評(píng)價(jià)和發(fā)布會(huì)，將這類科技檔案資源在院內(nèi)進(jìn)行推介，使新成果能盡快用于醫(yī)療實(shí)踐。

2 醫(yī)院科技檔案信息資源開發(fā)利用的有效方式

1）構(gòu)建完整安全的醫(yī)院科技檔案管理體系。醫(yī)學(xué)科研的本質(zhì)在于發(fā)展與創(chuàng)新，這些都離不開科技檔案信息資源的有力支撐。首先應(yīng)改變管理模式，對(duì)醫(yī)院科技檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，切實(shí)維護(hù)科技檔案的完整與安全。根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等相關(guān)檔案法律法規(guī)和《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見》中提出的要進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)藥衛(wèi)生科技信息資源的開發(fā)與利用要求，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，制定切實(shí)可行的科技檔案管理制度，重點(diǎn)在嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

醫(yī)院科技檔案信息化管理與建設(shè)必須以建立完善的管理機(jī)制為前提[2]。唯有如此，才能有效提升醫(yī)院科技檔案的信息化管理和開發(fā)利用水平。首先是觀念的轉(zhuǎn)變，要徹底摒棄落后的管理思維模式，創(chuàng)新檔案管理信息化手段；實(shí)施過(guò)程必須以問(wèn)題為導(dǎo)向，詳細(xì)羅列予以注明，包括信息歸檔問(wèn)題、使用方式等；針對(duì)科技檔案的不同信息類別，采取不同等級(jí)的保存方法，帶有機(jī)密性質(zhì)的文件或?qū)＠募扇∠啾绕渌胀n案管理更為嚴(yán)格的特殊性保護(hù)措施。管理制度與開發(fā)利用體系的逐步完善，為實(shí)現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化、信息化奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，有利于科研工作的順利開展。例如我院參與開發(fā)的佛山市科技創(chuàng)新項(xiàng)目《醫(yī)院科研教學(xué)管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用》，為醫(yī)院建設(shè)高水平研究型醫(yī)院起到了原始科研數(shù)據(jù)的搜集管理、提供和保障作用。

2）基于科學(xué)方法的科技檔案管理信息化。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷拓展和進(jìn)步，醫(yī)院科技檔案建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急?，F(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院科技檔案的信息化建設(shè)還不平衡，綜合實(shí)力較強(qiáng)的大型三甲醫(yī)院由于領(lǐng)導(dǎo)重視，經(jīng)費(fèi)投入比較充裕，信息化程度普遍較高，但很多二級(jí)以下醫(yī)院則出于經(jīng)濟(jì)考慮，在資金方面明顯投入不足，有待改進(jìn)加強(qiáng)。

三甲醫(yī)院科技檔案信息化管理和建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與成果應(yīng)及時(shí)提供給區(qū)域內(nèi)其他醫(yī)院參考。由于該項(xiàng)工作相對(duì)復(fù)雜，內(nèi)涵豐富，涉及醫(yī)學(xué)的每一個(gè)學(xué)科領(lǐng)域，科學(xué)性很強(qiáng)。因此，要求醫(yī)院在應(yīng)用軟件和硬件設(shè)備等方面不斷提檔升級(jí)，以適應(yīng)檔案信息化管理和建設(shè)發(fā)展的 需要。

為方便共享與利用，讓靜止的科技卷宗變?yōu)閯?dòng)態(tài)并有實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的資源，可設(shè)計(jì)科技檔案“關(guān)鍵信息檢索條目”，引入與科技檔案管理相匹配的軟件系統(tǒng)，結(jié)合本院實(shí)際情況在使用過(guò)程中進(jìn)行優(yōu)化和修訂，加入個(gè)性化條目，完善科技檔案信息系統(tǒng)組建，將電子文檔和紙質(zhì)文檔一起歸檔，方便醫(yī)務(wù)人員檢索、搜集科技檔案有效信息資源，助力科技成果轉(zhuǎn)化，使醫(yī)院科技檔案信息資源管理數(shù)字化建設(shè)逐步邁上新臺(tái)階[3]。

3）激活和實(shí)現(xiàn)科技檔案利用價(jià)值的路徑。2020年的全國(guó)三級(jí)公立醫(yī)院“國(guó)考”中，我院在國(guó)內(nèi)2398家醫(yī)院中排名第34位。從綜合考評(píng)結(jié)果可以看出，凡是總分排名靠前的醫(yī)院，均極為重視科技檔案資源的有效管理和開發(fā)利用與共享，并始終強(qiáng)調(diào)醫(yī)學(xué)科研成果的轉(zhuǎn)化 應(yīng)用。

醫(yī)學(xué)是科學(xué)，“醫(yī)者仁心”不是口號(hào)，更需要高超的醫(yī)學(xué)技術(shù)作為支撐。實(shí)踐證明，醫(yī)學(xué)科技檔案信息資源最有效地利用模式是科技成果的臨床轉(zhuǎn)化應(yīng)用[4]。區(qū)域內(nèi)的三甲醫(yī)院有必要作為引領(lǐng)者，以發(fā)掘并激活科技檔案信息資源，充分體現(xiàn)科技檔案的開發(fā)利用價(jià)值作為工作的出發(fā)點(diǎn)。利用追蹤調(diào)查法，收集科技成果信息，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院科技檔案進(jìn)行科技成果宣傳推廣和追蹤調(diào)查隨訪等方面的研究，及時(shí)將本院經(jīng)臨床實(shí)踐證實(shí)有應(yīng)用價(jià)值的新技術(shù)介紹到院內(nèi)各科和區(qū)域內(nèi)各基層醫(yī)院，提高醫(yī)院的診療水平，使廣大患者受益。

3 結(jié)束語(yǔ)

科技檔案是國(guó)家檔案體系的重要組成部分，作為醫(yī)院檔案管理者，只有主動(dòng)作為，清晰了解社會(huì)數(shù)字化、信息化的發(fā)展趨勢(shì)，以科技檔案作為重要信息資源，建立以科技檔案信息資源開發(fā)利用為核心的新型知識(shí)管理模式，加強(qiáng)檔案信息資源共建共享，不斷創(chuàng)新服務(wù)手段，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)與醫(yī)院學(xué)科建設(shè)同步發(fā)展，確保醫(yī)學(xué)科技檔案信息資源開發(fā)利用與共享的最優(yōu)化。