新時期關(guān)于機構(gòu)編制檔案管理思考

楊小梅

（重慶市豐都縣機構(gòu)編制信息服務(wù)中心，重慶 408200）

機構(gòu)編制檔案資料的協(xié)調(diào)管理對提高管理決策、實踐發(fā)展方案有著直接性影響，原因是檔案信息對領(lǐng)導(dǎo)層的統(tǒng)籌決策有著直接的關(guān)系。為消除傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案子資料處理的難題，工作人員應(yīng)當(dāng)重視新時期檔案管理的規(guī)定及評估要求，結(jié)合必要的監(jiān)控、檢查、機制創(chuàng)新要求確立管理思路，這對于提高檔案控制、監(jiān)督的效率是有利的，故工作人員應(yīng)做好檔案數(shù)據(jù)的控制工作。

1 新時期完善機構(gòu)編制檔案管理的必要性

1）可實現(xiàn)實名制檔案控制。統(tǒng)計機構(gòu)編制的各職工的基本數(shù)據(jù)，對編制、控制所推行的法律法規(guī)的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，可推動結(jié)構(gòu)編制控制決策的順利運行。由此可見，工作人員應(yīng)做好實時監(jiān)督工作，在全程化、技術(shù)化的控制協(xié)調(diào)中確立核心管理要素，再對信息化控制模式進行監(jiān)控，可提高實名制檔案管理工作的效率。在此期間，工作人員應(yīng)從信息錄入、檔案數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)監(jiān)控等多方面要求及控制依據(jù)和客觀事實獲取組織內(nèi)人力資源狀況、項目運營結(jié)構(gòu)特點，可為后期人員的調(diào)配、控制、協(xié)調(diào)提供必要的技術(shù)支持[1]。2）可實踐科學(xué)決策的控制目標(biāo)。檔案信息數(shù)據(jù)可對編制工作項目、運行特點、組成模式進行評價，所以運用信息化控制技術(shù)可匯總項目編制、管理資料、執(zhí)政資源等要點，可鞏固資源配置和資源應(yīng)用的合理性。因此，工作人員可結(jié)合黨的建設(shè)目標(biāo)設(shè)立控制模式，確保評價項目始終在可控的狀態(tài)下運行，這也能在優(yōu)化協(xié)調(diào)的過程中給予組織詳實的決策依據(jù)，進而提高信息控制的效率。3）可提供準(zhǔn)確的信息咨詢服務(wù)。檔案數(shù)據(jù)評價、監(jiān)控過程中，機關(guān)單位可根據(jù)評價、咨詢的業(yè)務(wù)模式確定管理方案，可為技術(shù)人員提供準(zhǔn)確的咨詢服務(wù)支持。從宏觀的角度來講，評價出機關(guān)單位的發(fā)展?fàn)顟B(tài)及歷史地位，再結(jié)合歷史記錄、書簽標(biāo)記展開同類型的方案評價和對比工作。通過在持續(xù)性管理、對比、分析、監(jiān)控、評價中，工作人員可消除檔案管理不科學(xué)的負面影響，且工作人員也能在持續(xù)性維護、分析監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)當(dāng)前數(shù)據(jù)控制和檔案數(shù)據(jù)錄入的問題，鞏固了信息維護的效率。

2 新時期關(guān)于機構(gòu)編制檔案管理工作的要點

1）提高技術(shù)職工的綜合能力。為解決檔案信息編制、控制不科學(xué)的問題，需側(cè)重培養(yǎng)基層職工的工作能力，在必要的檔案分析與評價中鞏固檔案管理工作的有效性。因此，基層職工應(yīng)具備較好地服務(wù)意識，根據(jù)檔案管理的要求明確個人職業(yè)道德，在明確控制要求、檔案數(shù)據(jù)理論內(nèi)容的過程中鞏固自身的綜合能力，采用新穎的控制體系展開數(shù)據(jù)錄入和數(shù)據(jù)分析工作，進而提高檔案控制工作的合理性。其中，應(yīng)重點關(guān)注以下兩方面的技能：其一，應(yīng)當(dāng)激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，完善人力資源規(guī)劃、績效管理需求，在滿足管理人員個人需求的同時給予他們必要的薪酬福利支持，可消除事業(yè)單位職工工作不上進的不利影響[2]。其二，應(yīng)加強職工專業(yè)技能的培訓(xùn)工作，應(yīng)采用信息化技術(shù)展示新時期檔案管理的步驟和方法，再傳輸給職工新穎的管理思想，可在職業(yè)道德教育的支持下及時滿足職工個人發(fā)展需求。通過提高職工的專業(yè)性，可營造出一個專業(yè)能力強、執(zhí)行效果較好的控制團隊。2）完善紙質(zhì)檔案歸檔和電子檔案的錄入技術(shù)。機構(gòu)編制檔案主要以紙質(zhì)檔案的管理模式進行數(shù)據(jù)評價和問題分析工作，但過程中可能會存在信息遺漏、錯記、漏記的現(xiàn)象，致使部分項目運行、控制存在一定問題。因此，管理人員應(yīng)采用電子檔案的錄入模式，在高效化檔案資源管理及控制的過程中提高材料控制的效率，也能方便在系統(tǒng)中對現(xiàn)有檔案進行分類標(biāo)識。其中，應(yīng)當(dāng)分析出各檔案之間的運行邏輯及控制邏輯，提高檔案管理的可靠性，具體應(yīng)從以下2點進行：其一，資料歸檔邏輯設(shè)定中，應(yīng)從編委控制數(shù)據(jù)、改革資料、實踐性決策資料進行必要的統(tǒng)計工作，要求管理人員做好人力資源、材料使用情況、事業(yè)單位登記記錄等操作，再結(jié)合既定的規(guī)則對現(xiàn)有的資料進行審核。通過及時清理冗余、重復(fù)的控制資料，可及時評價出未核實、不科學(xué)的記錄項目，再以人工操控的模式進行簽字記錄，以期鞏固資料的標(biāo)準(zhǔn)度。其二，電子檔案錄入中，應(yīng)區(qū)分好視頻、圖文信息的區(qū)分保管，結(jié)合信息控制模式進行歸檔投入，有利于在錄入數(shù)據(jù)的同時及時監(jiān)控并評價出不科學(xué)的數(shù)據(jù)信息。例如在日常辦理審批過程中，系統(tǒng)可結(jié)合信息化技術(shù)進行網(wǎng)上實時的辦理和審批處理，通知在必要的授權(quán)協(xié)調(diào)中明確各部門的責(zé)任。其中，系統(tǒng)可自行運用網(wǎng)絡(luò)平臺在各自管轄范圍內(nèi)行使職權(quán)、超權(quán)限、超編制、超職數(shù)等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)無法進入數(shù)據(jù)總庫，一旦出現(xiàn)總庫以外的控制數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)可自行進行督察追究。3）設(shè)定管理控制體系。為實踐標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理及控制要求，需要管理人員設(shè)定完善、系統(tǒng)的控制邏輯及控制模型，要求領(lǐng)導(dǎo)層對職能進展、控制模型進行審核，再根據(jù)形成人員所提供的理論依據(jù)確立檔案管控思路。在此過程中，工作人員應(yīng)注意管理中始終需遵從相關(guān)控制規(guī)定，切不可做違規(guī)修改或隨意修改記錄信息的操作。另外，控制過程應(yīng)注意對現(xiàn)有的職能狀態(tài)、編制模式、領(lǐng)導(dǎo)方案的增減要求進行審核。不僅可提高控制項目權(quán)威性，還能在可控的控制邏輯干涉中發(fā)現(xiàn)審批的缺陷及問題。確立監(jiān)督評價要求后應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)編制機構(gòu)及時進行編制優(yōu)化，反對違反管理要求的操作模式，以期鞏固電子檔案中數(shù)據(jù)的真實度。

3 新時期機構(gòu)編制檔案管理工作的創(chuàng)新措施

1）巧用電子檔案管理模型。打造現(xiàn)代化、智能化的檔案管理模型，再結(jié)合電子檔案的應(yīng)用需求及信息化技術(shù)的服務(wù)模型鞏固管理思路，有利于提高檔案信息的可信度。其中，信息技術(shù)系統(tǒng)可針對人力資源檔案、立項模型進行動態(tài)化監(jiān)控。若過程中人員編制模式不合理時，應(yīng)當(dāng)采用“合理→分析→不合理→總結(jié)處理方案→合理”的運行模型評價所存儲的資料員、普通用戶、系統(tǒng)管理人員的基本資料、發(fā)展情況進行存儲，再依據(jù)資料獲取、數(shù)字簽名監(jiān)控、防火墻控制協(xié)調(diào)的過程中消除檔案的運行效果。待確立好完整的評估機制后，管理人員應(yīng)在子控制網(wǎng)絡(luò)模型中監(jiān)控有效訪問和非法訪問的情況，在對其進行處置[3]。最后，管理人員需監(jiān)控各類檔案是否實現(xiàn)備份，再根據(jù)檔案的加密需求確立防控安全等級，有利于消除資料被盜竊、篡改的不利影響。當(dāng)需要對現(xiàn)有的資料進行調(diào)取時，管理人員可自行篩選關(guān)鍵詞，在必要的加密控制過程中提高整體控制模型及管理的合理性。2）落實大數(shù)據(jù)存儲技術(shù)。紙質(zhì)文檔向電子文檔轉(zhuǎn)化中，管理人員應(yīng)巧用大數(shù)據(jù)技術(shù)對現(xiàn)有的評價模型、控制模型、管理模型進行監(jiān)控，在專業(yè)化控制支持中消除信息重復(fù)、信息失真的不利現(xiàn)象。因此，管理人員應(yīng)自行建立安全監(jiān)控及防火墻技術(shù)，在專業(yè)的管理機制中保護重要文件，同時對這些文件進行數(shù)據(jù)加密、亂碼排列、算法模型控制。當(dāng)管理人員的權(quán)限達到查詢需求時，大數(shù)據(jù)再可結(jié)合運算邏輯進行重新組排，可方便信息數(shù)據(jù)進行共享和協(xié)調(diào)，有利于提高整體資料的可靠性。

4 結(jié)束語

綜上所述，新時期結(jié)構(gòu)編制檔案數(shù)據(jù)控制、協(xié)調(diào)創(chuàng)新中，管理人員應(yīng)設(shè)立完善的控制方案及控制思路，評價檔案管理的問題及困境，再設(shè)定必要的支持模式進行優(yōu)化，有利于提高檔案管理的有效性。