趙 麗
(山東省單縣民政稽查大隊(duì),山東 菏澤 274300)
民政稽查檔案的主要內(nèi)容包括:查找、參考等等方面的功能,是民政局眾多重要工作當(dāng)中的一項(xiàng),我們國(guó)家的福利制度在不斷地健全與完善當(dāng)中,民政稽查工作的范圍與實(shí)際的內(nèi)容也在緊緊跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步,不斷的進(jìn)行充實(shí)。基于此,本文下面將對(duì)民政稽查檔案的規(guī)范化管理途徑進(jìn)行進(jìn)一步的分析與研究。
想要真正的民將稽查檔案管理工作規(guī)范化實(shí)現(xiàn),首先需要將各項(xiàng)管理制度進(jìn)行完善和健全,將檔案的匯集、處理、歸納、借閱等等工作內(nèi)容作為基礎(chǔ),真正地了解檔案管理的主要職責(zé),確保檔案管理工作順利有序的展開(kāi)和進(jìn)行。在新時(shí)期的大背景之下,民政稽查檔案管理工作的內(nèi)容不單單包括匯集以及儲(chǔ)存等等內(nèi)容,而且還要將關(guān)注的重點(diǎn)放在對(duì)檔案的科學(xué)、合理運(yùn)用上面。因此,需要工作在檔案管理部門(mén)的每一位工作人員都要有超強(qiáng)的責(zé)任意識(shí),加大對(duì)檔案管理監(jiān)督的力度。
其次,民政局查檔案管理工作自身高效性與人們的利益之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系和密不可分的關(guān)系,加大監(jiān)督與管理的力度,讓民政稽查檔案管理工作向著公開(kāi)與透明化的方向所發(fā)展和轉(zhuǎn)變。因此,要求相關(guān)工作人員在實(shí)際工作當(dāng)中本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度,并按照民政稽查檔案管理工作的相關(guān)要求與規(guī)定進(jìn)行實(shí)際的操作。另外,還要將人民群眾的力量全部的發(fā)揮出來(lái),鼓勵(lì)普通人民群眾主動(dòng)、積極地參與到管理工作的監(jiān)督中來(lái)。
最后,通過(guò)對(duì)檔案管理責(zé)任制度進(jìn)行仔細(xì)的分析與研究,檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人員還要制定出健全、完善的獎(jiǎng)罰制度,將管理工作人員的職稱(chēng)評(píng)、薪資等等與實(shí)際的工作情況相連接與掛鉤,對(duì)于那些在日常工作過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)敷衍、馬虎工作心理和態(tài)度的員工,按照相關(guān)的規(guī)定給予一定的處罰;而對(duì)于那些保質(zhì)保量完成工作的員工則要給予口頭、物質(zhì)、金錢(qián)等獎(jiǎng)勵(lì),以此來(lái)保障民政稽查檔案管理工作有序、順利地展開(kāi)和進(jìn)行。
科學(xué)性與合理性的管理程序設(shè)定,才能將程序化管理的作用全部的發(fā)揮出來(lái),促使民政稽查檔案管理工作具有時(shí)效性。首先,在民政局查檔案進(jìn)行匯集的過(guò)程當(dāng)中,要認(rèn)真、細(xì)致、全面的對(duì)于所匯集到的所有信息進(jìn)行系統(tǒng)性的篩查,其中把價(jià)值最高的實(shí)際全部妥善的匯起來(lái)。
其次,在對(duì)民政局查檔案實(shí)行分門(mén)別類(lèi)的過(guò)程當(dāng)中,要將相關(guān)的程序和檔案的實(shí)際用途作為依托和基礎(chǔ),進(jìn)行科學(xué)、合理的分類(lèi)處理,之后再進(jìn)行認(rèn)真的編目。
最后,在民政局查檔案進(jìn)行儲(chǔ)存的過(guò)程當(dāng)中,想要確保檔案長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存,要從根本上落實(shí)檔案保存中立卷等等方面的工作。現(xiàn)階段國(guó)家和相關(guān)部門(mén)對(duì)于民眾稽查工作加強(qiáng)了關(guān)注與重視,所以也是民政稽查工作得到了無(wú)限的發(fā)展和延伸,大眾對(duì)于民政業(yè)務(wù)也提出了更高的要求與希望,對(duì)于民政局檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō),要主動(dòng)、積極地適應(yīng)這種新變化,并按照人民群眾的要求與希望,不斷的探索和提升檔案的適用性以及找到最精確的方法。
時(shí)代在不斷的發(fā)展,科技在不斷的進(jìn)步,民政稽查檔案管理工作也要緊緊跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐不斷的進(jìn)行革新與優(yōu)化,因此,民政局要向著檔案無(wú)紙化辦公和數(shù)字化存儲(chǔ)的方向所發(fā)展和前進(jìn),具體來(lái)說(shuō),可以將民政局查檔案的匯集、分類(lèi)、整理、存儲(chǔ)等等環(huán)節(jié)作為出發(fā)點(diǎn),真正地將數(shù)字化檔案管理模式實(shí)現(xiàn)。在確保檔案保密性的基礎(chǔ)之上,還要主動(dòng)、積極地運(yùn)用信息化技術(shù)方法與手段,提高民政稽查檔案管理的效率與質(zhì)量。
其次,科學(xué)、合理地運(yùn)用信息化技術(shù),突出檔案管理工作的互動(dòng)性,并通過(guò)在網(wǎng)上建立平臺(tái)的方式,與檔案應(yīng)用者在線(xiàn)上進(jìn)行良好的溝通與聯(lián)系,大幅度提高檔案管理工作的作用和能力,為搭建一個(gè)更快、更方便的檔案管理平臺(tái)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
在新形勢(shì)的大背景之下,讓稽查檔案管理要將自己的功能發(fā)揮到最大化,因此,檔案管理工作要將為人民服務(wù)作為基礎(chǔ)和前提,讓檔案管理變得更加公開(kāi)與透明,以循序漸進(jìn)的方式將提檔的要求進(jìn)行降低,讓大眾體會(huì)到更多的便利。
對(duì)于處在人口眾多地區(qū)的民政局來(lái)說(shuō),要主動(dòng)、積極地采用精細(xì)化的管理方法,需要摒棄傳統(tǒng)、落后的由民政局統(tǒng)一管理檔案的方式方法,之后將檔案管理規(guī)劃到每個(gè)部門(mén)當(dāng)中去,并且要選派一名專(zhuān)業(yè)的工作人員進(jìn)行實(shí)際的負(fù)責(zé)工作,按照檔案主要內(nèi)容來(lái)進(jìn)行精細(xì)化的管理,大幅度的提升檔案管理的服務(wù)。同時(shí),在保證檔案保密的基礎(chǔ)之上,運(yùn)用反饋等等方式,主動(dòng)的將民政道按績(jī)效管理的效果呈現(xiàn)給大眾,例如:民政局要尊重人民群眾的問(wèn)詢(xún)權(quán)利,當(dāng)人民群眾在進(jìn)行提檔時(shí),要運(yùn)用和藹可親的態(tài)度進(jìn)行相關(guān)的服務(wù)。
其次,民政局查檔案管理的服務(wù)還要體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的決策之上,民政局查檔案管理必須以實(shí)際出發(fā),并具有真實(shí)性,不單單需要將相關(guān)人員的功勞進(jìn)行歸檔,還要將其在自己工作過(guò)程當(dāng)中所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行如實(shí)的歸檔,保證檔案能夠在領(lǐng)導(dǎo)決策中正確的發(fā)揮其作用。
最后,在民政稽查檔案管理的過(guò)程當(dāng)中,還要將“以人為本”作為原則,重視對(duì)管理人才的關(guān)心,因?yàn)闄n案管理工作具有特殊、復(fù)雜、枯燥性強(qiáng)等等的特點(diǎn)因此,檔案管理工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程當(dāng)中實(shí)際背負(fù)著極大的壓力,所以民政局要給予管理工作人員充分的關(guān)懷,定更好的幫助相關(guān)工作人員做好自己的職業(yè)設(shè)計(jì),對(duì)其進(jìn)行正確的思想引導(dǎo)。在原則上,民政局其他部門(mén)人員的工資和比檔案管理工作人員的工資要高。此外,還要定時(shí)、定期、有計(jì)劃的對(duì)于檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn),培訓(xùn)的主要內(nèi)容以提高其綜合素質(zhì)與工作能力為主,幫助管理工作人員在自己的工作崗位當(dāng)中獲得自信和成就感,將每一位管理工作人員都培養(yǎng)成為綜合素質(zhì)高、工作能力強(qiáng)的復(fù)合型人才。
總之,民政稽查檔案管理工作想要真正地將規(guī)范化的管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn),需要不斷的對(duì)于落后的管理方法進(jìn)行優(yōu)化與革新,并制定出健全、完善的管理方法,通過(guò)科學(xué)、合理地運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù),促進(jìn)民政稽查檔案管理工作向著信息化、程序化的方向所發(fā)展和前進(jìn),讓民政稽查檔案管理工作獲得大眾的肯定和支持,確保民政稽查檔案管理工作有序、順利地展開(kāi)和進(jìn)行。