精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的整合價(jià)值

叢 艷

（四平市中心人民醫(yī)院，吉林 四平 136000）

1 醫(yī)院檔案管理的重要性

1）醫(yī)院檔案能夠?qū)︶t(yī)院相關(guān)人員或項(xiàng)目的研究提供依據(jù)。醫(yī)院檔案主要記錄的是醫(yī)院的日常工作，主要包括醫(yī)療科學(xué)、醫(yī)療診斷及醫(yī)務(wù)人員的管理等方面內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上延伸出更多的人事檔案、病歷檔案及行政和科研檔案等。是一種最真實(shí)、最可靠、最具有權(quán)威性和憑證性的原生信息資源，能夠保留真實(shí)的信息，在必要的時(shí)候幫助醫(yī)院維護(hù)合法權(quán)益。醫(yī)生在對病人提供診療或咨詢服務(wù)的過程中，可以通過對往病歷資料的參考作出正確的診斷，總之，做好醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義。

2）有效記載并記錄醫(yī)院的發(fā)展歷史。醫(yī)院的生存形態(tài)不僅僅是文件，除了文書之外還有大量的非文件類信息記錄物，比如錄音、影像、照片、光盤等，這些都具有清晰明確的原始記錄作用，記錄醫(yī)院的日常工作內(nèi)容及研究報(bào)告或者醫(yī)療過程。作為醫(yī)院日常管理的重要部分，醫(yī)院及相關(guān)部門應(yīng)該重視檔案管理的重要性，完善檔案管理制度，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的信息化手段做好醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作。比如某醫(yī)院將精細(xì)化管理中融入到檔案管理工作中，對所形成的檔案進(jìn)行有效的管理和分類，并結(jié)合現(xiàn)代信息化手段簡單合理的設(shè)計(jì)出檔案管理的流程，對醫(yī)院各種檔案信息進(jìn)行收集匯總，形成檔案數(shù)據(jù)資料庫，在了解和掌握檔案規(guī)律的基礎(chǔ)上，以一定的物質(zhì)條件為保障，維護(hù)檔案的完整性和安全。

2 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的基本要求

1）檔案信息必須真實(shí)準(zhǔn)確。應(yīng)該站在醫(yī)院的角度分析檔案文件的價(jià)值，因?yàn)闄n案文件中所記錄的信息是真實(shí)情況的反映，是判定檔案價(jià)值的關(guān)鍵因素，要從文件的重要性、獨(dú)特性及真實(shí)性及各方面進(jìn)行綜合考慮。醫(yī)院的檔案資料是醫(yī)療服務(wù)活動的參考依據(jù)，反映了醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)活動、職能活動和基本情況，文件要真實(shí)可靠才具有利用價(jià)值，那些不真實(shí)的檔案已經(jīng)失去了利用價(jià)值應(yīng)當(dāng)剔除，若是將不具有保存價(jià)值的文件保存其他并利用，會造成以訛傳訛的負(fù)面影響，同時(shí)，醫(yī)療檔案大多是記錄患者轉(zhuǎn)掉過程的真實(shí)記錄也是醫(yī)保報(bào)銷的基礎(chǔ)材料，必要時(shí)作為會司法鑒定的主要憑證，因此，醫(yī)療檔案必須要真實(shí)準(zhǔn)確，能夠?yàn)橐院筢t(yī)療借鑒和利用提供依據(jù)。

2）檔案資料必須全面完整。由于受到各種因素的影響，檔案在一定程度上面臨著種種不可避免的威脅，對檔案造成威脅的因素主要分為內(nèi)部因素和外部因素。首先外部因素可以分為自然和人為因素，人為因素主要是查閱或管理不當(dāng)造成檔案的破壞，使它不能發(fā)揮作用和價(jià)值，醫(yī)院和其他檔案最大的區(qū)別就在于醫(yī)院檔案資料具有集成性，必須要保證醫(yī)院檔案資料無差錯和遺漏。自然因素主要是檔案在存放獲或利用的過程中，隨著時(shí)間的推移和環(huán)境的變化，受到溫度、光線影響遭受損壞，或者是不可抗拒的突發(fā)事件對檔案造成的損壞。

3）檔案必須專業(yè)專屬。醫(yī)院檔案資料的價(jià)值主要體現(xiàn)在醫(yī)療教學(xué)及研究方面，醫(yī)院的檔案信息是醫(yī)療科研活動及科研實(shí)驗(yàn)的真實(shí)記錄，記錄病人病情及急診療過程，因此，醫(yī)院檔案資料的保管必須系統(tǒng)且專業(yè)，綜合考慮醫(yī)院檔案資料的專屬性，提高管理水平。檔案數(shù)量普遍較大，而面對有限的人力、物力和財(cái)力資源，必須要實(shí)現(xiàn)資源的合理配置和有效利用，“針對重點(diǎn)”和“兼顧全面”相結(jié)合。在醫(yī)院檔案保管的過程中，要明確工作目標(biāo)認(rèn)清工作任務(wù)，分清工作的先后主次，決定不同時(shí)期的工作重點(diǎn)和所要解決的問題，在兼顧全面的基礎(chǔ)上針對重點(diǎn)。

3 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的措施

做好檔案精細(xì)化管理工作，首先要認(rèn)識到檔案管理的重要性，并把握檔案管理的客觀規(guī)律，形成互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下管理的新模式，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，完善各項(xiàng)管理制度，不斷創(chuàng)新檔案國內(nèi)工作體系，提高檔案精細(xì)化管理整合價(jià)值，為此，文章提出以下幾點(diǎn)建議。

1）制定和完善檔案保管的制度和標(biāo)準(zhǔn)。管理層要加強(qiáng)黨管理工作的重視，樹立正確的檔案管理理念，這會直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和效率，提高檔案管理的精細(xì)化水平。首先，管理層要做好思想轉(zhuǎn)變觀念，從根本上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，夯實(shí)制度保障，建立監(jiān)督機(jī)制。醫(yī)院可以根據(jù)自身發(fā)展的特點(diǎn)及管理規(guī)范，建立并完善檔案管理制度，具體包括：（1）完善檔案查閱機(jī)制。醫(yī)院的檔案涉及醫(yī)院的機(jī)密和隱私，在管理過程中，既要滿足利用者的需求發(fā)揮檔案的價(jià)值，又要貫徹保密原則，保證檔案的完整性和安全，避免發(fā)生檔案泄漏事件。（2）成立檔案監(jiān)督小組。醫(yī)院可以設(shè)置專門的檔案監(jiān)督小組，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，并制定考核機(jī)制，實(shí)行不定期、不定時(shí)監(jiān)督方式。（3）對檔案工作者進(jìn)行崗前培訓(xùn)。在開展收集、整理、裝訂、入庫、存儲等一系列工作之前，首先要對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證操作的規(guī)范性，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，保證檔案管理工作正確高效安全進(jìn)行。

2）提升檔案工作者的職業(yè)技能、增強(qiáng)法制意識。隨著社會的發(fā)展，我國已基本上步入信息化的時(shí)代，在精細(xì)化時(shí)代背景下，利用信息化管理模式更有利于精細(xì)化管理的實(shí)施。根據(jù)新時(shí)代背景下網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)集成化方式的特征，制定相應(yīng)的管理計(jì)劃，以便于檔案管理工作的有序開展。其次，要明確崗位責(zé)任，以精細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)要求工作人員的職業(yè)技能，滿足醫(yī)院檔案管理的節(jié)能需求。依法管理是醫(yī)院檔案管理的重要準(zhǔn)則，無論是關(guān)于醫(yī)學(xué)類的學(xué)術(shù)研究或是醫(yī)院行政管理、人事管理，都與醫(yī)院的檔案管理工作緊密相連。檔案管理人員應(yīng)該結(jié)合檔案管理工作檔案法，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家檔案局所制定的規(guī)章制度使檔案管理工作更加規(guī)范化，使其有法可依，有章可循。

3）加強(qiáng)檔案歸檔精細(xì)化管理。檔案管理工作是完成工作任務(wù)的指導(dǎo)和保障，在具體工作開展的過程中，我們應(yīng)該將檔案保管工作的要求概括為“三結(jié)合，一區(qū)分”。主要是防治結(jié)合，以防為主、針對重點(diǎn)與兼顧全面相結(jié)合、管理與技術(shù)相結(jié)合，不同的檔案區(qū)分保管。對于不同類型的檔案，應(yīng)該使用不同的管理方式和手段，保證檔案分類清晰，在保管的過程中，不能采用一刀切的方式，為了合理的保管，應(yīng)該對不同價(jià)值的檔案區(qū)別對待。所謂的不同，主要是從檔案的保存價(jià)值、保管期限及載體等方面區(qū)分，根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》將檔案分為永久保存和長期保存。一些醫(yī)院在精細(xì)化檔案管理過程中，將病歷檔案數(shù)據(jù)化管理保存，充分體現(xiàn)了檔案管理的完整性、細(xì)致性和條理性，精細(xì)化管理使醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量得到明顯的提升。

4 結(jié)語

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，能夠在一定程度上促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，提高醫(yī)院的社會競爭地位，同時(shí)也是醫(yī)院整體管理質(zhì)量和人員工作能力的直接反映。當(dāng)今時(shí)代，醫(yī)療科技不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的相關(guān)部門必須采取科學(xué)合理的方式來做好檔案管理工作，提高檔案管理人員的工作效率和質(zhì)量，將精細(xì)化管理融入到醫(yī)院檔案管理中，提升醫(yī)院檔案管理水平。