事業(yè)單位檔案管理中存在的問題與策略

馮樹梁

（泰山區(qū)基層黨建指導中心，山東 泰安 271000）

檔案管理工作對事業(yè)單位有很重要的作用，由于檔案中儲存的資料信息不能泄露，因此檔案管理工作的保密性和政策性較高，不僅需要工作者專業(yè)性強，對素質(zhì)更有更高的要求。檔案管理工作與事業(yè)單位信息利用率有密切關(guān)聯(lián)，影響著事業(yè)單位信息資源的有效開發(fā)?，F(xiàn)如今各個行業(yè)都會對信息進行統(tǒng)一收集管理，檔案管理無疑是單位運營的重要環(huán)節(jié)，是事業(yè)單位信息的重要載體和主要信息源。

1 目前我國事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.1 事業(yè)單位缺乏檔案管理意識

長期以來，事業(yè)單位對其事業(yè)項目非常重視，但檔案管理意識淡薄，對檔案管理工作不夠重視，只是簡單地進行檔案的存儲管理，將檔案資料放到對應(yīng)的位置，確保其不被破壞、不丟失就行了，忽視了檔案管理工作存在的其他問題。管理者工作松懈，積極性不高，在工作時經(jīng)常出現(xiàn)差錯，丟失、錯位等等屢見不鮮，缺少相關(guān)法律制度了解，從而使整個事業(yè)單位的工作效率脫節(jié)。

1.2 檔案管理工作者的綜合素質(zhì)較低

由于事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，在招聘時對管理者的要求比較低，不追求應(yīng)聘者的專業(yè)能力、業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德等，因而招聘到的檔案管理者缺乏專業(yè)的管理技能，在管理檔案時，不能按照時間、地區(qū)、事件等等來進行存放區(qū)域的合理規(guī)劃，在存取檔案時不夠小心謹慎，經(jīng)常造成檔案的損壞，檔案多時容易發(fā)生丟失，錯放等重大失誤，使整個檔案管理變得混亂，事業(yè)單位在進行檔案的調(diào)閱時，不能及時查找到檔案的所等問題，都阻礙了事業(yè)單位的工作效率。

1.3 傳統(tǒng)檔案不能被有效利用

雖然當前已經(jīng)步入了信息化時代，但仍有不少事業(yè)單位采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量大，相對工作量就大，工作復雜工作時一不留神就可能出現(xiàn)差錯，發(fā)現(xiàn)問題進行補救時更是顯得毫無頭緒，面對龐大的檔案數(shù)量就如同大海撈針，非常困難。因此傳統(tǒng)檔案的有效利用率非常低，每一次查閱檔案管理員都會面臨龐大的工作量，致使管理員工作積極性差，工作松懈等等，調(diào)閱檔案花費時間過長，另一方面事業(yè)單位檔案資料的時間花費的時間過長，導致工作效率變低，久而久之傳統(tǒng)檔案的使用率自然會變低，檔案的作用不能被充分發(fā)揮。

1.4 沒有落實檔案管理制度

很多事業(yè)單位的檔案管理制度只是大體上的歸檔、保管、利用等等，但不沒有落實責任到人，導致檔案管理出現(xiàn)事物找不到直接負責人，從而不能及時解決問題，對檔案管理每個環(huán)節(jié)的細節(jié)問題沒有進行標注，像檔案的目錄、詳細分類存放、借閱的審查簽字等細節(jié)問題不夠重視，降低的檔案管理的整體工作效率。

2 加強我國事業(yè)單位檔案管理工作的策略

2.1 增強檔案管理意識。

想要改變事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，必須要從思想上入手，加強工作人員的檔案管理意識，使其明白檔案管理對事業(yè)單位的重要性。檔案是重要資料的保障，是事業(yè)單位工作使用率最高的參考資料，檔案查找調(diào)閱的速度和完整性想象著工作效率和質(zhì)量。另外事業(yè)單位也要對檔案管理加大投入，不管是在資金還是制度上都對檔案工作給予更多的支持，多進行檔案相關(guān)知識的宣傳，提高單位整體檔案管理意識，促進檔案管理工作順利進行。

2.2 要提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量與工作人員的綜合素質(zhì)有著直接聯(lián)系，綜合能力強的員工能使檔案管理變得井然有序，當需要進行檔案收集和調(diào)閱時能迅速完成，且責任心強，不會出現(xiàn)外漏檔案等不利違反制度的事情，極大程度上滿足事業(yè)單位的檔案需求。因而在對檔案管理的工作人員進行招聘時，需要重點關(guān)注其業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德、綜合素質(zhì)等，進行全面考驗，必須選出專業(yè)能力和職業(yè)道德都優(yōu)秀的員工，并進行崗前培訓、崗中考核，確保其能完全滿足崗位需求，保持良好的工作習慣，使檔案管理工作能夠穩(wěn)定進行。

2.3 完善檔案管理工作制度

檔案管理工作相對比較復雜，檔案信息量較大且數(shù)量較多，處理起來相對麻煩，很容易出現(xiàn)差錯。為了降低錯誤率，提高工作質(zhì)量，要建立起一套檔案管理工作的相關(guān)制度，將檔案工作的各個環(huán)節(jié)、每個環(huán)節(jié)中的一些細節(jié)規(guī)范化，使檔案管理者工作時有所依據(jù)，每一個員工都有自己的職責和權(quán)限，出現(xiàn)問題可以及時找到相關(guān)的工作者進行改善。這樣才能在使檔案工作流程秩序井然，為檔案管理工作打好基礎(chǔ)，提高事業(yè)單位的整體工作效率。

2.4 建立信息化數(shù)字化檔案

隨著時代的發(fā)展，信息化已成為社會的常態(tài)，醫(yī)院、學校等許多地方都已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化管理，事業(yè)單位加快數(shù)字化檔案的建設(shè)已經(jīng)是勢在必行了。相比于數(shù)字化檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理模式就顯得非常落后，工作量大，效率低。而通過計算機則完全可以輕松解決問題，需要什么資料通過計算機軟件的查找，短短數(shù)十秒就可以完成，進行檔案資料的修改等也是一樣輕松。但是建立數(shù)字化檔案必須擁有高強度的網(wǎng)絡(luò)保護防火墻，不能被黑客盜取個人信息，造成社會影響。定期對數(shù)字化管理系統(tǒng)進行維護更新，不斷改進工作系統(tǒng)，提高檔案的共享性，使檔案的利用率大大增強。

3 結(jié)束語

綜上所述，在當今大數(shù)據(jù)時代，檔案的利用會越來越多，事業(yè)單位應(yīng)更加重視檔案管理，在制度、資金等各個方面都應(yīng)給予全力支持，培養(yǎng)綜合素質(zhì)強的管理者，制定相關(guān)規(guī)范制度。也應(yīng)順應(yīng)時代，加快數(shù)字化檔案管理進程，使事業(yè)單位能順利地調(diào)閱資料，減少不必要的麻煩，節(jié)約大量時間，提高事業(yè)單位的工作效率。