新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

王小潁

（濱州市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局技術(shù)培訓(xùn)中心，山東 濱州 256600）

檔案管理工作具有較強(qiáng)的基礎(chǔ)性，做好檔案管理工作，可為單位內(nèi)其他部門提供服務(wù)和幫助，更好地為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有效推力。但檔案管理工作內(nèi)容較多，檔案資料量較大，且很多工作流程較為復(fù)雜，在新時(shí)期下若還沿用以往的管理方式，不僅會(huì)降低檔案管理效率，還會(huì)對(duì)其他部門的工作開展以及事業(yè)單位整體發(fā)展產(chǎn)生阻礙作用。所以事業(yè)單位管理人員需對(duì)檔案管理現(xiàn)狀加以分析，提高重視，以新時(shí)期發(fā)展需求為基礎(chǔ)條件，充分借助信息技術(shù)手段，制定具有創(chuàng)新性和適用性的管理對(duì)策。

1 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

1）檔案管理制度有待改進(jìn)。檔案工作人員遵循管理制度開展檔案管理工作，才能提高檔案管理的規(guī)范性和合理性，但目前多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理制度均存在問題，主要針對(duì)以下幾方面做出分析。（1）檔案管理制度在制定時(shí)并沒有充分考慮事業(yè)單位自身的運(yùn)營(yíng)情況和發(fā)展需求，更多情況下只是套用一些其他單位或企業(yè)所制定的制度，使得檔案管理制度缺少針對(duì)性和適用性。（2）新時(shí)期背景下，在優(yōu)化檔案管理工作過程的同時(shí)并沒有對(duì)檔案管理制度條例內(nèi)容進(jìn)行完善，使得制度與新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展需求不相符[1]。（3）檔案管理制度在制定后未得到有效落實(shí)，多數(shù)情況下流于表面，長(zhǎng)期維持會(huì)降低檔案工作人員對(duì)制度的正確認(rèn)知，難以遵循制度要求展開各項(xiàng)檔案管理工作。

2）缺少對(duì)檔案管理的重視。對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理工作的地位并不高，很多管理人員認(rèn)為檔案管理工作不重要，只需要安排相應(yīng)的人員完成檔案資料的收發(fā)等管理工作即可。當(dāng)管理人員缺少對(duì)檔案管理的重視度，自然無法在新時(shí)期背景下，對(duì)檔案管理作出相應(yīng)的創(chuàng)新和改進(jìn)。這種情況下事業(yè)單位管理人員也不會(huì)對(duì)檔案管理工作人員的工作行為、工作需求等方面進(jìn)行關(guān)注和管理，導(dǎo)致工作人員的工作效率下降、負(fù)面情緒增多，滯后檔案管理進(jìn)度。

3）檔案管理信息化水平低。新時(shí)期背景下信息技術(shù)應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，以及智能設(shè)備、監(jiān)管系統(tǒng)等，都能夠?yàn)樾袠I(yè)領(lǐng)域的高效發(fā)展提供有效推力[2]。事業(yè)單位檔案管理也需要順應(yīng)新時(shí)期發(fā)展要求，將信息技術(shù)及先進(jìn)手段與檔案管理有機(jī)融合，彌補(bǔ)原有檔案管理的不足，提高檔案管理效率。但目前很多事業(yè)單位并沒有結(jié)合檔案管理的具體情況，選擇合適的技術(shù)和設(shè)備，以及在信息技術(shù)應(yīng)用時(shí)也只是將其用于基礎(chǔ)的檔案管理中，未有效發(fā)揮信息技術(shù)的作用價(jià)值。

4）檔案管理工作人員能力不足。首先檔案管理工作人員在日常難以接受到專業(yè)的知識(shí)技能培訓(xùn)，對(duì)一些新管理方法、新技術(shù)等不予了解，其次事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作人員的薪資待遇和工作考核方面未加強(qiáng)重視，使得工作人員的工作需求得不到滿足，進(jìn)而喪失工作積極性，逐漸降低工作能力。

2 新時(shí)期背景下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1）完善檔案管理制度，增強(qiáng)制度落實(shí)效果。首先事業(yè)單位管理人員應(yīng)對(duì)內(nèi)部現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行分析，了解現(xiàn)階段檔案管理工作內(nèi)容及發(fā)展需求。積極借鑒其他企業(yè)優(yōu)秀的檔案管理制度或管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合單位內(nèi)部檔案管理實(shí)際情況，對(duì)檔案管理制度作出優(yōu)化完善。促使所制定的檔案管理制度更符合事業(yè)單位自身的經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況，具有較強(qiáng)的針對(duì)性和全面性。其次在制度制定后，事業(yè)單位應(yīng)指定專業(yè)管理人員提高執(zhí)行力，增強(qiáng)制度的落實(shí)效果[3]。在日常管理中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)督和管理，并嚴(yán)格遵循制度對(duì)工作人員出現(xiàn)的各種行為進(jìn)行相應(yīng)的處理。這樣才能突出制度的作用，也能夠更好地約束工作人員，強(qiáng)化工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知與重視。

2）更新管理觀念，加強(qiáng)檔案管理重視度。新時(shí)期背景下，事業(yè)單位都在對(duì)管理方式、管理內(nèi)容等方面進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)。基于此情況下，事業(yè)單位管理人員更需要以新的管理觀念對(duì)待檔案管理工作。在日常管理過程中，做好相應(yīng)的宣傳和教育工作，讓單位內(nèi)部各部門及人員都能夠正確了解到檔案管理工作開展的意義，以增強(qiáng)全單位對(duì)檔案管理的重視度。同時(shí)，為了更好地促進(jìn)檔案管理與新時(shí)期發(fā)展有效接軌，事業(yè)單位鼓勵(lì)全員參與到檔案管理中，共同為優(yōu)化檔案管理工作提供創(chuàng)新想法和建議。

3）優(yōu)化檔案管理資源配置，提高人員管理能力。一方面事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理工作的資源重新進(jìn)行優(yōu)化配置，首先調(diào)查了解檔案管理工作人員的具體情況，做好能力評(píng)估，合理調(diào)整崗位，能夠讓每一位檔案管理工作人員都能夠發(fā)揮個(gè)體優(yōu)勢(shì)。其次對(duì)檔案管理工作人員的薪資待遇進(jìn)行調(diào)整，多詢問工作人員的想法和需求，保障其基本權(quán)益，才能增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心與積極性，以及為工作人員提供可晉升的空間。另一方面積極引進(jìn)優(yōu)秀人才，要求檔案管理工作人員需持有相應(yīng)的職業(yè)資格證書，職業(yè)道德、思想行為等方面優(yōu)良，且工作能力達(dá)標(biāo)。對(duì)已入職的檔案管理工作人員展開培訓(xùn)，主要涉及檔案管理方面的理論知識(shí)、實(shí)踐技能，以及信息技術(shù)手段的操作方法等。另外，還需要根據(jù)檔案管理工作內(nèi)容、崗位等條件，制定相應(yīng)的考核評(píng)估機(jī)制，能夠?qū)ぷ魅藛T的日常工作進(jìn)行考核管理，促進(jìn)工作人員在提高能力的同時(shí)提升專業(yè)素養(yǎng)。

4）合理應(yīng)用信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。事業(yè)單位需要加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用力度，借助大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，互聯(lián)網(wǎng)、智能設(shè)備等有效手段，搭建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料的自動(dòng)化采集、處理分析和存儲(chǔ)[4]。在選擇軟件設(shè)備時(shí)，需要考慮軟件設(shè)備的安全性能以及適用性。檔案管理工作開展中，雖然電子檔案的形成能夠提升管理效率，但同樣需要做好紙質(zhì)檔案的管理工作，在檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等智能設(shè)備。同時(shí)在計(jì)算機(jī)上安裝防火墻及殺毒軟件，對(duì)一些私密重要的檔案資料通過人臉識(shí)別、二維碼驗(yàn)證、安全密鑰等方式進(jìn)行加密。定期安排技術(shù)人員對(duì)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，以及做好檔案資料的備份工作。為突出檔案管理工作在事業(yè)單位內(nèi)部的重要地位，還應(yīng)利用信息技術(shù)建立內(nèi)部共享平臺(tái)，部門人員可通過共享平臺(tái)實(shí)時(shí)獲取相應(yīng)的檔案資料，也能夠?qū)崿F(xiàn)信息數(shù)據(jù)的交流傳遞。另外，為了體現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)功能，事業(yè)單位應(yīng)研發(fā)或使用相關(guān)APP，進(jìn)行線上服務(wù)，社會(huì)大眾可直接通過登錄APP的方式查詢想要的文件資料。

3 結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期背景下，事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理模式存在較強(qiáng)的不合理性，難以推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。所以在現(xiàn)階段及未來發(fā)展中，應(yīng)更新觀念，重視檔案管理，通過完善檔案管理制度、優(yōu)化檔案管理資源配置、提高人員管理能力、合理應(yīng)用信息技術(shù)等方式對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化。這樣才能符合新時(shí)期信息化發(fā)展特點(diǎn)與要求，為事業(yè)單位更好地向社會(huì)提供服務(wù)做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。