醫(yī)院檔案資源精細(xì)化管理與開發(fā)利用

陳麗娟

（河北省唐山市工人醫(yī)院，河北 唐山 063000）

檔案是醫(yī)院各個(gè)部門從始至終各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施過程中的重要原始憑證，是對(duì)醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療信息的記錄、保存、追溯的一種重要形式，在醫(yī)院的日常管理中起著重要作用，檔案資源的有效管理與利用，不僅僅關(guān)系到醫(yī)院管理水平的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)醫(yī)療檔案資源的開發(fā)與利用，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)療水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升有著非常積極的作用。下面就醫(yī)院檔案資源管理的重要性，以及當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析，并就加強(qiáng)醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的有效策略進(jìn)行簡(jiǎn)單闡述，以供參考。

1 加強(qiáng)醫(yī)院檔案資源精細(xì)化管理的重要性

在經(jīng)濟(jì)與科技活動(dòng)始終處于高速發(fā)展的新形勢(shì)下，醫(yī)院的管理項(xiàng)目與規(guī)模越來越多樣化。醫(yī)療手段與醫(yī)療技術(shù)水平也越來越先進(jìn)，由此延伸出越來越多的檔案資源管理需求。檔案管理是構(gòu)筑醫(yī)院信息系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，唯有采取科學(xué)化、精細(xì)化的手段加強(qiáng)醫(yī)療檔案資源的管理，才能使得檔案資源在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮出重要的作用。時(shí)代在不斷發(fā)展，但是醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步需要不斷的積累，檔案資源可以在醫(yī)療技術(shù)的研發(fā)與創(chuàng)新中起到很好的參考借鑒作用。所以，用發(fā)展的眼光來看，檔案資源不僅真實(shí)的呈現(xiàn)了醫(yī)院不同時(shí)期下，不同項(xiàng)目開展過程中的詳盡運(yùn)作信息，同時(shí)精細(xì)化的檔案資源管理，才能最大化的實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案資源的有效轉(zhuǎn)化與利用，從而進(jìn)一步提升醫(yī)院的醫(yī)療水平與服務(wù)質(zhì)量。所以說，加強(qiáng)醫(yī)院檔案資源的精細(xì)化管理直接關(guān)系到醫(yī)院的管理成果實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也是打造現(xiàn)代化、智慧化醫(yī)院的重要前提，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展具有重要的參考意義和促進(jìn)作用。

2 醫(yī)院檔案資源管理中存在的問題

當(dāng)前，醫(yī)院檔案資源管理主要存在幾個(gè)方面的問題：一是檔案管理未得到?jīng)Q策層的關(guān)注與重視，檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，隨著醫(yī)院的發(fā)展、人事的變遷，無時(shí)無刻不在產(chǎn)生著新的文件或是資料需要更新，牽涉了大量的文件、圖片、手冊(cè)、人事資料、項(xiàng)目往來憑證等等重要資料，要將這些資料按時(shí)間順序、按項(xiàng)目先后、按過程分門別類的進(jìn)行分類、歸納與整理。

二是檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)水平參差不齊，具有專業(yè)檔案管理背景的人才比例小，這就導(dǎo)致其對(duì)檔案管理的流程、具體實(shí)施的措施并不熟悉。再由于工作責(zé)任心的關(guān)系，對(duì)于變更的、補(bǔ)充的資料沒有及時(shí)進(jìn)行歸納或是更換，就導(dǎo)致后期需要參考時(shí)得不到有效的文件支撐、模棱兩可。

三是檔案管理觀念落后，創(chuàng)新力不足，隨著信息數(shù)據(jù)化的時(shí)代特征越來越明顯，檔案管理的綜合性也越來越強(qiáng)，資料整理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)。然而，目前醫(yī)院檔案管理觀念相對(duì)落后，檔案管理制度缺乏彈性、管理方法相對(duì)簡(jiǎn)單，只是用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范資料整理過程，機(jī)械重復(fù)且千篇一律的工作模式和流程一成不變。

四是檔案管理機(jī)制及信息化水平有待提高，隨著科技的進(jìn)步，各行各業(yè)都利用大數(shù)據(jù)以及信息技術(shù)進(jìn)行內(nèi)部管理質(zhì)量與效率的提升?；诖?，醫(yī)院也涌現(xiàn)了大量需要更新的信息與資料。然而檔案管理并未積極跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，對(duì)信息化的應(yīng)用不夠全面，導(dǎo)致檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)。軟件集成功能不強(qiáng)，功能單一，在具體的操作過程中錄入、收集、整理不完整規(guī)范，種種問題都阻礙了檔案管理水平的提升。

3 醫(yī)院檔案資源精細(xì)化管理與開發(fā)利用的策略

3.1 建立健全精細(xì)化的檔案資源管理體系建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的精細(xì)化管理，前提是要建立健全完善的檔案管理體系，以精細(xì)化、科學(xué)化、全面化的理念為檔案管理的出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院的實(shí)際情況，以及當(dāng)前醫(yī)院在檔案管理中存在的不足，在制度上一一修訂與完善。盡管，醫(yī)院過去也制定了相應(yīng)的檔案管理體系，但是時(shí)代在不斷的變化之中，醫(yī)院管理與發(fā)媕娿所應(yīng)用到的新技術(shù)、新設(shè)備等越來越多，檔案資源管理的領(lǐng)域更加廣泛而繁雜。所以，檔案管理體系務(wù)必要詳細(xì)、要有針對(duì)性和可操作性。唯有如此，才能達(dá)檔案管理與開發(fā)利用的預(yù)期效果。與此同時(shí)，決策層也要高度重視精細(xì)化的檔案管理，發(fā)揮主導(dǎo)作用，制定相應(yīng)的檔案管理以及開發(fā)利用制度。如：根據(jù)體制機(jī)制的變化，及時(shí)修制定相應(yīng)的管理制度、流程，規(guī)范管理部門及各單位使用部門的管理職責(zé)，積極拓寬管理思路，確保檔案管理的有效性與檔案資源利用的高性性。

3.2 加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

領(lǐng)導(dǎo)層首先要轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)可檔案管理的重要性，從檔案管理與日常行政管理工作之間的相通性進(jìn)行探索性研究，為了使檔案管理更好地適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，必須從理論與實(shí)踐兩方面來提高管理人員的能力素質(zhì)，首先要有目的組織檔案管理人員進(jìn)行各種交流培訓(xùn)，頭腦風(fēng)暴，以此來促進(jìn)理念更新，加大對(duì)相關(guān)檔案管理法規(guī)的學(xué)習(xí)，不定期與同行交流，積極借鑒優(yōu)秀同行的管理理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合單位實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案管理更具實(shí)效性。其次要進(jìn)一步強(qiáng)化和鞏固檔案管理技能，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)操作和電子檔案系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的實(shí)操能力。最后要科學(xué)評(píng)估人才，合理地引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，通過嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作更好的保證入庫檔案質(zhì)量，使檔案管理發(fā)揮出最大的價(jià)值。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)必須要跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，所以要積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，以及有效的方法和手段，進(jìn)行設(shè)備和技術(shù)革新，通過推行檔案信息電子化來實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理。一是要落實(shí)檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署，統(tǒng)一監(jiān)督的原則。二是要加大對(duì)硬件設(shè)備的投資，淘汰老舊的電腦、掃描儀等設(shè)備。三是要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，依托已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，積極建設(shè)數(shù)字檔案室，對(duì)檔案數(shù)據(jù)建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一路徑，加強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)范性。四是引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件，積極推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源的整合與共享，以提高檔案資源的利用率與利用價(jià)值。

4 結(jié)束語

很顯然，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足新時(shí)代發(fā)展下醫(yī)院日常管理工作的實(shí)際需要。因此，醫(yī)院檔案管理也要積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化，積極應(yīng)用精細(xì)化的檔案管理思路，創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案資源的開發(fā)利用率。通過加大檔案管理人員培訓(xùn)力度、建立健全檔案管理制度、應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)等手段，通過技術(shù)、人員、制度三方面來切實(shí)提升檔案管理水平，更好地的促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展。