機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)研究

張麗霞

（山西省呂梁市委統(tǒng)戰(zhàn)部，山西 呂梁 033000）

機(jī)關(guān)單位主要負(fù)責(zé)國(guó)家相關(guān)職能的建設(shè)和管理，其中的檔案管理關(guān)系到機(jī)關(guān)單位的建設(shè)，其重要性不容忽視。機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案一般較為復(fù)雜，并且重要性較強(qiáng)，為使檔案管理能夠滿足現(xiàn)代化機(jī)關(guān)內(nèi)對(duì)檔案的實(shí)際需求，應(yīng)對(duì)新的檔案管理手段進(jìn)行探索，建立規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)對(duì)檔案資料的管理力度，進(jìn)而為其提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

1 建設(shè)規(guī)范化檔案管理制度的重要作用

機(jī)關(guān)檔案主要內(nèi)容是機(jī)關(guān)事業(yè)單位活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值材料的工作記錄，由檔案部門負(fù)責(zé)接受和歸檔，其以文件形式進(jìn)行保存，在日常的工作中為機(jī)關(guān)中工作人員提供一定的信息借鑒，并為其指出正確的發(fā)展方向[1]。機(jī)關(guān)檔案的保存管理具有重要的意義，首先，機(jī)關(guān)檔案能夠?yàn)閱挝粌?nèi)部的工作人員提供事務(wù)處理規(guī)則和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等，為工作人員指明其工作的實(shí)際方向，提高實(shí)際工作的效率；其次，機(jī)關(guān)檔案具有促進(jìn)機(jī)關(guān)內(nèi)部管理制度改革的作用，在時(shí)代發(fā)展的過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位想要順應(yīng)潮流的發(fā)展，強(qiáng)化對(duì)檔案內(nèi)部的控制與管理，不僅要加強(qiáng)對(duì)新事物和新規(guī)則的分析與探索，更要對(duì)以往檔案中的記載來進(jìn)行深入的研究，發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的發(fā)展之路，學(xué)習(xí)以往的經(jīng)驗(yàn)，避開不適合的發(fā)展路徑，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的快速發(fā)展；最后，檔案管理工作嚴(yán)重影響著檔案資料管理的質(zhì)量?？茖W(xué)合理的檔案管理方式不僅能提高對(duì)檔案資料的管理效率，還可以時(shí)檔案管理部門的服務(wù)水平得到提升。在檔案資料得到有效應(yīng)用后。機(jī)關(guān)部門管理人員更能理解檔案管理工作的重要性，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的管理人員，應(yīng)研發(fā)檔案資料管理技術(shù)，創(chuàng)建規(guī)范化的管理手段，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理水平得以加強(qiáng)。

2 機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理中面臨的問題

2.1 缺乏對(duì)檔案管理的重視

大多數(shù)機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案的重視度不高，其未能準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)到檔案的重要意義，因此在管理的過程中經(jīng)常被忽視。管理人員缺乏對(duì)檔案的關(guān)注和正確的認(rèn)知，這使得其很難從檔案中總結(jié)出有效的經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，檔案管理人員未清晰的意識(shí)到檔案資料管理的重要性。由于缺乏對(duì)檔案的理解，一部分管理人員未掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致在實(shí)際工作中效率和質(zhì)量較低。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中管理人員不夠重視檔案管理工作，在檔案資料管理工作中，對(duì)檔案的收集管理較為隨意，使檔案缺乏規(guī)范化效果，即影響檔案資料的應(yīng)用效果，還會(huì)不利于檔案管理質(zhì)量的提升。

2.2 檔案管理技術(shù)水平低

機(jī)關(guān)單位中的檔案管理水平和技術(shù)水平較低，不少機(jī)關(guān)內(nèi)的檔案工作仍使用人工記錄和管理的方式，不僅效率非常低，同時(shí)其保存效果不良。目前也有不少企業(yè)選擇使用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案進(jìn)行保存和記錄，但其實(shí)際的應(yīng)用中，只利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行記錄和保存，對(duì)其他功能的利用較少，相比人工的方式，計(jì)算機(jī)管理的效率相對(duì)較高，但仍存在一定局限性。管理人員熟練應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使檔案管理效果得到提高。

2.3 檔案管理體系不科學(xué)

科學(xué)管理檔案資料是機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理基本要求，想要建立規(guī)范化管理方式，必然要完善檔案管理制度。目前機(jī)關(guān)內(nèi)的檔案管理體系較為落后，并且不全面。不少檔案管理人員為其他部門調(diào)劑或兼職，其管理過程較為不規(guī)范，并且崗位不固定，發(fā)生檔案管理問題后，無法進(jìn)行追責(zé)，檔案的管理相對(duì)松懈，為檔案的科學(xué)管理造成了一定阻礙。在需要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)出和使用時(shí)，往往較為麻煩和復(fù)雜，檔案管理服務(wù)水平較差，制約了機(jī)關(guān)單位的整體發(fā)展。

3 促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的措施

3.1 提高對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的重視

為強(qiáng)化對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案資料管理的規(guī)范化建設(shè)，應(yīng)提高對(duì)檔案資料管理的重視度。一方面，堅(jiān)決落實(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案資料的管理法規(guī)，使檔案管理更加規(guī)范化。單位內(nèi)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行合理宣傳，使管理人員能意識(shí)到檔案資料管理的重要意義。機(jī)關(guān)單位的工作人員首先應(yīng)正視檔案的實(shí)際作用，其能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)的發(fā)展指出正確的道路，在機(jī)關(guān)工作中不能缺少檔案的幫助。另一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視。管理人員直接對(duì)檔案資料的收集、整理和存儲(chǔ)等工作負(fù)責(zé)，其工作技術(shù)水平能體現(xiàn)出檔案管理的狀態(tài)。因此，應(yīng)加強(qiáng)思想引導(dǎo)，使工作人員能夠正視檔案管理工作，了解其重要性，避免檔案管理工作繼續(xù)呈現(xiàn)“尷尬”的局面。不斷提高員工對(duì)檔案管理工作自信，將重心放在提升工作技術(shù)水平上，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的進(jìn)步。

3.2 提高檔案管理技術(shù)水平

想要提高檔案資料的管理效果，應(yīng)學(xué)會(huì)熟練使用先進(jìn)技術(shù)。目前機(jī)關(guān)內(nèi)的檔案管理部門對(duì)于高科技的應(yīng)用較少，其管理效率較低，因此，應(yīng)選擇合適的技術(shù)融入在檔案管理中，助力檔案規(guī)范化建設(shè)。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)創(chuàng)建檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，建立數(shù)字化檔案的儲(chǔ)存空間，使檔案的提取和儲(chǔ)存效率得以提升；其次，建立專門的檔案管理平臺(tái)，其中融入數(shù)字化管理技術(shù)以及信息技術(shù)等，能夠加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部檔案的管理，使其更加具有規(guī)范性；最后，完善檔案的建設(shè)和檢索等功能，使機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案管理和使用更加便捷[2]。如在平臺(tái)中設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，機(jī)關(guān)內(nèi)工作人員憑借自身的權(quán)限來使用相應(yīng)層次的檔案信息，提高檔案應(yīng)用的安全性?；蛟跈n案管理平臺(tái)中融入自動(dòng)化技術(shù)和智能管理系統(tǒng)，并對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查和更新。積極應(yīng)用新型的信息數(shù)字化技術(shù)，有效提升檔案資料管理的水平。

3.3 建立健全的機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理制度

管理人員需要根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)，健全檔案資料管理制度。首先，應(yīng)提高檔案管理人員的素質(zhì)與水平，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案資料管理工作。制定檔案管理人員的責(zé)任工作制度，將檔案管理工作分配到個(gè)人，一旦發(fā)生問題，管理人員應(yīng)進(jìn)行追責(zé)處理。其次，明確檔案管理工作的流程。根據(jù)目前管理工作的順序等制定標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，要求工作人員按規(guī)定制定，并設(shè)計(jì)監(jiān)管部門對(duì)其工作效果進(jìn)行檢查，確保檔案工作的規(guī)范化。最后，明確對(duì)檔案管理工作的移交、收發(fā)的管理。在其他部門需要提取檔案或者需要進(jìn)行工作移交時(shí)，應(yīng)將相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行全面的交底，并認(rèn)真檢查相關(guān)的資料，簽訂憑證，明確責(zé)任的歸屬問題。在檔案管理中，嚴(yán)格按照相關(guān)工作制度進(jìn)對(duì)檔案進(jìn)行管理，不斷加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。

4 結(jié)論

綜上所述，為提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位中對(duì)檔案資料的管理效果，應(yīng)規(guī)范化檔案資料的管理。不斷提升檔案管理人員的技術(shù)水平，健全規(guī)范管理制度，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理服務(wù)效率得以提升，以便為機(jī)關(guān)工作人員提供更為完善的檔案資料，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的合理利用。