市政工程檔案管理改進(jìn)建議

姜紅霞 楊世忠

（1.濱州市市政工程管理服務(wù)中心，山東 濱州 256600；2.濱州市人民醫(yī)院，山東 濱州 256600）

城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)是市政工程檔案，是城市規(guī)劃重新定位和城市管理的基礎(chǔ)。目前，市政工程檔案管理正在從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)向數(shù)字信息管理。檔案管理面臨巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。市政工程檔案加強(qiáng)管理，保存城市成果，城市的可持續(xù)發(fā)展和運(yùn)行利用市政工程促進(jìn)，是城市建設(shè)和管理人員面臨的重大挑戰(zhàn)。

1 市政工程檔案管理現(xiàn)存問題

1.1 市政工程檔案管理人員不足

傳統(tǒng)市政檔案管理人員的主要技術(shù)需求相對(duì)較低。目前，一些工程檔案除了擁有紙質(zhì)檔案，還擁有各種圖紙、模型、電子文件和圖像。這些市政工程檔案管理人員需要高質(zhì)量要求，不僅要管理知識(shí)的具備，而且還要求他們具備計(jì)算機(jī)操作、記錄歸檔和檔案信息檢索技術(shù)方面的知識(shí)。市政工程檔案管理更加一體化和專業(yè)化。檔案員的專業(yè)精神和綜合素質(zhì)在城市建設(shè)質(zhì)量中發(fā)揮著重要作用。在市政工程建設(shè)和維修管養(yǎng)行業(yè)，大多數(shù)檔案員和管理人員都不是專業(yè)人員，管理檔案薄弱，不專業(yè)的管理人員，管理水平低，參差不齊的檔案管理質(zhì)量，造成檔案管理延誤，使管理工作難以同步進(jìn)行。

1.2 市政工程檔案的管理沒有引起足夠的重視

一些市政工程并不特別注重檔案管理，檔案管理是必不可少的組成部分。市政工程檔案管理不善可能導(dǎo)致遺漏，并妨礙有效確保城市建設(shè)記錄的參考價(jià)值和使用。在城市設(shè)施建設(shè)和管理領(lǐng)域，尚未出臺(tái)市政工程檔案管理綜合體系。從市政工程前期階段到建設(shè)準(zhǔn)備階段，再到建設(shè)，驗(yàn)收后的管理和維護(hù)，檔案是由各部門制作的，難以統(tǒng)一歸檔。缺乏適當(dāng)?shù)臋n案管理和科學(xué)機(jī)制，缺乏檔案管理規(guī)則，檔案管理困難，影響到城市建設(shè)項(xiàng)目的完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性，市政工程檔案歸檔存在失真和延誤。檔案分散，缺乏統(tǒng)一的歸檔和統(tǒng)一的入庫管理，是導(dǎo)致市政工程統(tǒng)一的歸檔率的常見現(xiàn)象。

1.3 檔案管理改革不足

檔案管理信息的基礎(chǔ)是檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低限制了城市信息管理的增長(zhǎng)。市政檔案的檔案管理不夠，市政檔案歸檔、存儲(chǔ)和數(shù)字化，信息改革緩慢，市政檔案管理落后于社會(huì)發(fā)展的要求。低效的市政檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理仍然具有巨大的優(yōu)勢(shì)，因?yàn)闄n案使用既復(fù)雜又難以找到。此外，數(shù)據(jù)完整性和失真會(huì)導(dǎo)致參考降低、檔案利用率降低和服務(wù)社會(huì)功能降低。

2 市政工程檔案管理措施

2.1 為市政檔案的收集和管理制定法律法規(guī)

為了確保更好地收集和管理市政發(fā)展項(xiàng)目的檔案，需要出臺(tái)相關(guān)法律法規(guī)，以填補(bǔ)收集和管理方面的漏洞。只有這樣才能從根本上解決市政工程檔案編制問題。因此，國(guó)家迫切需要建立一個(gè)完善政策，并制定適當(dāng)?shù)姆煞ㄒ?guī)來保存市政檔案。國(guó)家不僅需要改進(jìn)相關(guān)政策，地方政府也需要積極合作，制定和出臺(tái)適合當(dāng)?shù)厍闆r的政策，分析具體問題，以杜絕不遵守規(guī)定的情況。同時(shí)，政府必須制定文件，配合市政工程檔案的收集和管理，將檔案系統(tǒng)納入地方法律法規(guī)，要求執(zhí)法機(jī)關(guān)嚴(yán)格執(zhí)行，加大處罰力度，消除不當(dāng)行為，以確保對(duì)市政工程檔案的收集和管理，從而提高合規(guī)性，確保檔案的準(zhǔn)確性和管理。

2.2 編制市政工程檔案

近年來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)不斷變化，在城市建設(shè)和發(fā)展的框架內(nèi)，城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大。為了提供更系統(tǒng)的檔案信息，我們針對(duì)了道路、橋梁、泵站等編制統(tǒng)一，以滿足城市發(fā)展和市政府的實(shí)際需要。設(shè)施方向、數(shù)量和分布以圖形方式表示。此外，市政工程不同于一般檔案，因?yàn)樗鼈兙哂休^長(zhǎng)周期、類別和來源廣?？紤]到市政檔案的獨(dú)特性，并協(xié)商有關(guān)部門，檔案和工程人員就工程量驗(yàn)收組織技術(shù)會(huì)議。

2.3 提高檔案管理的信息級(jí)別

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用單位之間在檔案管理共享資源，并在城市、建筑物和業(yè)務(wù)部門中動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)地提供信息。建立基于城市建設(shè)項(xiàng)目、檔案處理部門的信息共享網(wǎng)絡(luò)，通過智能、多通道檢索查詢檔案、存儲(chǔ)、云服務(wù)甚至人工智能提高管理和服務(wù)效率，以提高檔案資料的利用率，發(fā)揮出它的技術(shù)效用和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

2.4 確保檔案同步和質(zhì)量

市政工程的復(fù)雜性，包括在市政工程整個(gè)施工過程中收集記錄和收集相關(guān)數(shù)據(jù)，以確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。如有必要可以提前介入工作，以確保檔案管理與施工進(jìn)度一致，并且檔案管理涵蓋市政工程的所有階段和部分。

2.5 選強(qiáng)配齊檔案人員

在市政工程的整個(gè)建設(shè)過程中，工作人員應(yīng)積極參與建設(shè)的培訓(xùn)和檔案管理工作。除了檔案學(xué)習(xí)外，還需要熟悉施工過程的流程和技能，收集、整理和更新施工過程中生成的所有信息，確保檔案的效率、完整性和權(quán)威性。

2.6 加強(qiáng)體制建設(shè)和規(guī)范管理

在市政工程建設(shè)初期時(shí)，需要采取檔案管理辦法，建立檔案管理的組織網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案和檔案管理、職責(zé)制度、檔案內(nèi)容、傳輸程序等方面的問責(zé)制。并確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一規(guī)范。

綜上所表述，市政工程資料的嚴(yán)格管理是城市發(fā)展的重要組成部分，反映了城市項(xiàng)目的發(fā)展和完成。它也是城市建設(shè)中出現(xiàn)的問題的維護(hù)、管理和利用的重要基礎(chǔ)。