新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法分析

譚櫻芝

（常熟市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站，江蘇 常熟 215500）

隨著時代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)融入了我國社會生活的方方面面，我國各行各業(yè)都興起了改革的浪潮，事業(yè)單位的改革也毫不例外。除了相關(guān)的工作方法正如火如荼地進行改革，一些事業(yè)單位工作細節(jié)也隨之進行了新時期的改革，檔案管理就是很重要的一種工作。創(chuàng)新檔案管理的工作方法能夠有效地提高事業(yè)單位檔案管理的效率，節(jié)約相關(guān)資源，可以說是一件一舉多得的事情，本篇文章圍繞“新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新方法”展開討論，希望對相關(guān)問題的研究有所幫助。

1 事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢

事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸往數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理大多是專門的人員整理紙質(zhì)版的檔案，存放在相關(guān)的柜子里。長此以往，不僅有大量的紙質(zhì)文件堆積過多、查閱困難，而且這種檔案管理的方式效率也較低。在新時期，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)融入了人們生活的方方面面，檔案管理工作也離不開大數(shù)據(jù)的支持與幫助。事業(yè)單位的檔案管理必須要充分合理地運用大數(shù)據(jù)，通過用電腦管理相關(guān)的文件檔案，既方便了工作人員及時查找所需要的文件，也能夠提高相關(guān)工作的效率，減少浪費。

事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該往專業(yè)化的方向發(fā)展，過去事業(yè)單位的檔案管理大多是按照同一科室進行分類劃分。也就是說每個科室負責(zé)管理各自的文件，這就會導(dǎo)致科室與科室之間協(xié)作困難。不同單位之間也很難密切結(jié)合，珍惜共享、信息公開都不夠全面。在新時期，我們必須要按照專業(yè)的檔案管理方法，多元化、立體化的進行事業(yè)單位的檔案管理工作。

檔案管理工作應(yīng)該往電子化的方向發(fā)展。在這里我們應(yīng)該明確：電子化與信息化是不同的兩個概念，但是他們都與現(xiàn)階段的科技發(fā)展密切結(jié)合。信息化是要求檔案管理應(yīng)該把相關(guān)的文件放置在網(wǎng)上，通過網(wǎng)絡(luò)化的方式既能夠做到科室之間的信息共享，也能夠做到不同的事業(yè)單位之間的互相交流。從而打破過去傳統(tǒng)的信息壁壘，真正地讓檔案管理工作造福政府各個部門。但是電子化更多側(cè)重的是能夠把相關(guān)的檔案文件壓縮成電子信息。比如說把文字與圖片進行合理的壓縮，這樣既能夠節(jié)約資源，也能夠提高檔案管理的效率。這些新時期檔案管理方法應(yīng)該被各個事業(yè)單位的檔案管理工作人員所熟知，并且合理地利用，才能夠為我國的檔案管理工作發(fā)展提供更多可能性。

2 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新方法

2.1 提高檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作是事業(yè)單位最重要的工作之一，負責(zé)相關(guān)工作的工作人員大部分都是經(jīng)過了專門的培訓(xùn)。但是，傳統(tǒng)的培訓(xùn)方式可能不適合新時期檔案管理工作的更新?lián)Q代。所以，想要提高檔案管理工作的效率以及實用性，應(yīng)該從檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)入手。我們可以設(shè)置專門的培訓(xùn)課程，讓檔案管理工作人員通過學(xué)習(xí)新時期大數(shù)據(jù)管理方法為檔案管理工作提供更多的可能性。只有檔案管理工作人員能夠熟練地運用新時期的相關(guān)設(shè)備、運用新時期的檔案管理工作方法，才能夠讓事業(yè)單位的檔案管理工作更上一層樓。這不僅僅能對事業(yè)單位本身的發(fā)展提供更多的數(shù)據(jù)，也能夠為廣大民眾了解政府相關(guān)工作做好準備。同時，事業(yè)單位也可以從高校引進相關(guān)的管理人才，為自己的檔案管理工作注入更新鮮的血液。

2.2 充分利用科學(xué)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理辦法

科學(xué)技術(shù)已經(jīng)融入了社會發(fā)展的方方面面，事業(yè)單位的各項工作都離不開科學(xué)技術(shù)的輔助。檔案管理工作在傳統(tǒng)意義上是一項單調(diào)性的工作，大多是人工進行檔案管理，但是在新時代，檔案管理應(yīng)該往數(shù)據(jù)化、信息化、電子化的方向發(fā)展。經(jīng)過培養(yǎng)的專業(yè)檔案管理人才要充分利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理工作。在特殊時期，大數(shù)據(jù)充分展現(xiàn)了他的優(yōu)勢，通過大數(shù)據(jù)進行調(diào)研工作，充分的把握了特殊時期發(fā)展的大趨勢。在事業(yè)單位的檔案管理工作上，大數(shù)據(jù)為新時期的檔案管理提供了更多的可能性，從紙質(zhì)版檔案管理發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)，事業(yè)單位工作人員也可以充分利用存檔在網(wǎng)絡(luò)上的各種文件，不再讓文件只是單純的成為歷史。同時，通過把重要檔案電子化也是一種很好的檔案管理方法。在許多時候，工作人員想要查找過去發(fā)布的某個文件，紙質(zhì)版文件存放量大，翻閱起來存在一定的困難，既浪費時間又效率低下。但是通過把檔案文件電子化就能有效的處理此類問題，事業(yè)單位工作人員只要輸入關(guān)鍵詞，就能及時有效地發(fā)現(xiàn)過去發(fā)布的文件，還能把不同時期、不同部門發(fā)布的相似的文件進行對比。

2.3 做好檔案管理的保密工作

事業(yè)單位屬于國家重要的一部分，有許多文件是需要嚴格保密的，我們?nèi)绻佑|過事業(yè)單位發(fā)布的相關(guān)文件，就會發(fā)現(xiàn)在不同的文件上可能都會寫“加密”，這就要求檔案管理工作人員在進行檔案管理工作時要做好保密工作，不能讓內(nèi)部文件變成公開文件，同樣也不能把本該公開給人民大眾的文件保密，這樣更不利于政務(wù)公開。檔案管理的保密性非常重要，在新時期的檔案管理工作必須嚴格遵循保密制度，創(chuàng)新檔案管理方法，嚴格落實保密政策，檔案管理工作人員也應(yīng)該有這種意識觀念，不能把工作中加密的檔案文件跟親朋好友隨意透露。

2.4 提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的主動服務(wù)意識

事業(yè)單位檔案管理工作人員受傳統(tǒng)觀念影響過深，把檔案管理工作的內(nèi)涵窄化了許多，檔案管理工作不僅僅是檔案管理，更多的是要能及時的、充分地利用檔案文件，促進事業(yè)單位的工作進一步發(fā)展。所以，在創(chuàng)新新時期檔案管理工作時，必須要從提高檔案管理工作人員的主動服務(wù)意識出發(fā)，從而提高檔案管理工作的效率，促進事業(yè)單位健康穩(wěn)定的發(fā)展。工作人員具備了主動服務(wù)的意識，才能在事業(yè)單位各部門需要相關(guān)文件時，及時從資源庫搜集到合適的檔案文件，這樣才能讓事業(yè)單位檔案管理工作真正有價值，能通過大數(shù)據(jù)分析檔案文件對事業(yè)單位的進一步工作提供指導(dǎo)。

3 總結(jié)

檔案管理工作是事業(yè)單位所有工作的一部分，當然我國其他行業(yè)也離不開檔案管理的幫助這項工作。在新時期創(chuàng)新檔案管理工作方法，不僅對事業(yè)單位有幫助，對其他的企業(yè)政府部門有很大的益處。我們可以通過提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新服務(wù)意識，創(chuàng)新檔案管理工作方法，讓國家事業(yè)單位檔案管理工作逐步往電子化、信息化、數(shù)據(jù)化的趨勢發(fā)展，提高事業(yè)單位的工作效率。