新形勢(shì)下做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的探討

吳 迪

（河北省大清河河務(wù)中心，河北 保定 071051）

1 引言

文書檔案管理工作是各級(jí)事業(yè)單位辦公室工作的有機(jī)組成部分，隨著近年來(lái)我國(guó)信息化水平的提升，社會(huì)對(duì)文書檔案管理工作的管理方式和管理效率提出了全新的要求。為了應(yīng)對(duì)全新的工作形式，事業(yè)單位部門應(yīng)當(dāng)積極地革新管理方式，從而為我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

2 事業(yè)單位文書檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員的思想落后

通過(guò)對(duì)事業(yè)單位中文書檔案工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)在事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)人員普遍關(guān)注文書檔案管理工作的效率，而忽視了其工作的質(zhì)量。甚至還有部分事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)干部忽略了文書檔案的管理工作，在他們看來(lái)，文書檔案的管理工作僅僅是一項(xiàng)輔助性質(zhì)的工作，做好文書檔案管理工作沒(méi)有任何實(shí)踐性價(jià)值。所以，他們普遍地忽略了對(duì)文書檔案資料的保護(hù)和管理。在一個(gè)事業(yè)單位中，倘若某種工作無(wú)法引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，這種工作將很難得到一定的發(fā)展。

2.2 文書檔案管理工作人員缺乏必要的專業(yè)素養(yǎng)

由于客觀條件的限制，當(dāng)前在事業(yè)單位從事文書檔案管理工作的人員缺乏必要的專業(yè)素養(yǎng)。不僅如此，由于缺乏必要的人才引入機(jī)制事業(yè)單位無(wú)法及時(shí)引入專業(yè)的文書檔案管理人才，在文書檔案管理工作中工作的人員多為一些兼職人員，他們長(zhǎng)期的從事兼職活動(dòng)，而缺乏必要的專業(yè)素養(yǎng)。由于缺乏必要的專業(yè)素養(yǎng)，在進(jìn)行文書檔案管理工作中，他們往往手忙腳亂即使付出了艱辛的努力也無(wú)法達(dá)到預(yù)期的文書檔案管理效果。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)的制定相關(guān)措施改變這種情況。

2.3 事業(yè)單位檔案管理的設(shè)備和技術(shù)不適應(yīng)

在科技日新月異的現(xiàn)代化社會(huì)文書檔案管理工作進(jìn)行檔案管理方面改革勢(shì)在必行。但新形勢(shì)下事業(yè)單位為了實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展在各個(gè)方面都投入了較大的資金，這也直接導(dǎo)致了事業(yè)單位資金的匱乏。也正是由于單位資金的匱乏，在文書檔案管理工作中資金投入就顯得有所欠缺了。當(dāng)前事業(yè)單位所利用的文書檔案管理系統(tǒng)是非常陳舊的，它的運(yùn)行速度慢、系統(tǒng)故障率高。而當(dāng)前社會(huì)上已經(jīng)出現(xiàn)了非常先進(jìn)的文書檔案管理系統(tǒng)，相較于陳舊的文書檔案管理系統(tǒng)，它具有高效、故障率低、操作便利等特點(diǎn)，但當(dāng)前事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)檔案管理工作投入相應(yīng)的軟硬件設(shè)施建設(shè)資金，因此，事業(yè)單位沒(méi)有足夠的資金引入最新的文書檔案管理系統(tǒng)，這是導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位的文書檔案管理工作低效主要原因。為此，事業(yè)單位要合理的平衡各部門的資金投入，幫助文書檔案管理部門引入全新的文書檔案管理系統(tǒng)。

2.4 文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)較低

由于國(guó)家缺乏相關(guān)的文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，因此，在事業(yè)單位中文書檔案的管理工作特別混亂。各種檔案文書文件雜亂無(wú)章，這給檔案的檢索工作帶來(lái)了很大的困難。當(dāng)前，事業(yè)單位中的檢索方式主要有兩種：首先便是人工檢索，其次便是新興的電子檢索，雖然很多事業(yè)單位已經(jīng)將電子檢索應(yīng)用到了文書檔案的檢索工作中，但由于缺乏有序的文書檔案整理，電子檢索無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3 新形勢(shì)下推動(dòng)文書檔案管理工作發(fā)展的具體方法

3.1 建立文書檔案管理系統(tǒng)

為了切實(shí)的提升文書檔案管理工作的工作水平，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極的推動(dòng)文書檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。并充分利用文書檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子文書檔案進(jìn)行有效的整理，從而便于文書檔案的查閱工作。建立文書檔案管理系統(tǒng)可以有效的減小文書檔案管理工作工作人員的工作量，這也為工作人員參加專業(yè)的文書檔案管理專業(yè)培訓(xùn)提供了便利。因此，事業(yè)部門應(yīng)當(dāng)積極地投入資金推動(dòng)文書檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。

3.2 推動(dòng)文書檔案管理工作模式的創(chuàng)新

在文書檔案信息管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作進(jìn)入了一個(gè)全新的境界。為了進(jìn)一步推動(dòng)文書檔案管理工作的開展，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極的推動(dòng)文書檔案管理工作模式的創(chuàng)新。事業(yè)單位可以利用信息化技術(shù)建立檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)，并在網(wǎng)站上上傳非涉密檔案信息，從而便于用戶利用局域網(wǎng)查詢檔案信息。通過(guò)這種方式進(jìn)行文書檔案管理可以有效地減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，讓文書檔案工作人員有更多的時(shí)間考慮提升文書檔案管理工作水平的方法。

3.3 在文書檔案工作中融入風(fēng)險(xiǎn)管理的意識(shí)

在過(guò)去文書檔案管理工作中的安全隱患主要是火災(zāi)和盜竊，在這種情況下，只需要事業(yè)單位做好現(xiàn)實(shí)中的安全防范便可以達(dá)到保護(hù)文書檔案的目的。而融入了信息化技術(shù)的文書檔案管理工作則需要?jiǎng)?chuàng)新網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)防止黑客的惡意攻擊。為了切實(shí)的保證文書檔案管理工作的安全性，事業(yè)單位可以聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻防止外來(lái)人員的惡意破壞，從而有效的確保電子文書檔案的安全性。

3.4 建立一支現(xiàn)代化的文書檔案管理隊(duì)伍

新時(shí)代下文書檔案管理工作主要依據(jù)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極的推動(dòng)現(xiàn)代化文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。在文書檔案管理過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)檔案人員的社會(huì)責(zé)任意識(shí)，同時(shí)，開展各種技術(shù)培訓(xùn)工作提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而保證文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。事業(yè)單位要以提升文書檔案管理工作水平為目標(biāo)，建立一支擁有充足的管理經(jīng)驗(yàn)并掌握著信息化管理技術(shù)的工作隊(duì)伍。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書檔案管理工作與其他工作有著本質(zhì)的區(qū)別，它需要工作人員具有高度的保密意識(shí)，同時(shí)，也需要有高度的專業(yè)素養(yǎng)。為了切實(shí)地實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的科學(xué)性和創(chuàng)新性發(fā)展，事業(yè)單位部門應(yīng)當(dāng)重新審視對(duì)文書檔案的管理，并制定相應(yīng)的目標(biāo)利用現(xiàn)代化的科技水平來(lái)推動(dòng)文書檔案的管理工作的開展。本文主要著重探討了推進(jìn)文書檔案管理的相關(guān)方法和途徑，并為推進(jìn)事業(yè)單位的文書檔案管理工作的開展提出一些建議。希望通過(guò)本文的研究能夠幫助事業(yè)單位制定出屬于自己的文書檔案管理模式，從而切實(shí)的提升我國(guó)文書檔案管理工作的工作水平。