新時(shí)期財(cái)務(wù)檔案管理工作常見(jiàn)問(wèn)題與完善措施分析

楊智霞

（四川省威遠(yuǎn)縣園林管理所，四川 內(nèi)江 642450）

單位管理人員在開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)應(yīng)體現(xiàn)其謹(jǐn)慎性、明晰性、真實(shí)性的基本要求，為此，管理人員應(yīng)有縝密的思維，認(rèn)真謹(jǐn)慎地開(kāi)展工作，落實(shí)完善檔案管理的工作內(nèi)容，細(xì)心的進(jìn)行工作，切實(shí)、有效地解決財(cái)務(wù)檔案管理所面臨的困境，進(jìn)而保證財(cái)務(wù)工作的順利開(kāi)展，促進(jìn)單位事業(yè)發(fā)展。

1 新時(shí)期財(cái)務(wù)檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會(huì)中的重要作用不斷提高，這就對(duì)檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化，為社會(huì)提供更有價(jià)值的檔案信息資源。

1）單位不夠重視財(cái)務(wù)檔案管理工作。為促進(jìn)單位的不斷發(fā)展，單位領(lǐng)導(dǎo)需重視財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展情況，財(cái)務(wù)檔案管不僅僅是數(shù)據(jù)資料，還是對(duì)單位開(kāi)展各項(xiàng)工作的憑證依據(jù)，因此，單位管理層需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案方面的管理力度。但是很多單位管理者深受傳統(tǒng)理念的影響，并未意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，對(duì)其重視度不高，甚至很多單位并未設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理制度、也未配備專(zhuān)門(mén)的檔案室，導(dǎo)致繁雜的財(cái)務(wù)檔案雜亂地堆積在雜物室里，不僅無(wú)法促進(jìn)財(cái)務(wù)管理，還無(wú)法提升單位的管理水平。

2）并未嚴(yán)格按照法律制度執(zhí)行管理。雖然部分設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)，但是并未構(gòu)建完善的管理體系、制定明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，也未嚴(yán)格遵循國(guó)家頒布的相關(guān)法律條規(guī)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作。此外，單位的管理人員并未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作存在一定的認(rèn)知偏差，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理流程也不夠熟悉，在操作中存在著步驟混亂的問(wèn)題。很多管理人員認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理工作多是匯總銀行與單位的存取款、轉(zhuǎn)賬、匯款的票據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行記錄整理，并不清楚財(cái)務(wù)檔案建設(shè)是國(guó)內(nèi)法律的硬性要求，從而容易觸犯法律條規(guī)，阻礙單位財(cái)務(wù)管理工作的順利開(kāi)展。

3）并未充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的有效性。單位開(kāi)設(shè)的財(cái)務(wù)檔案管理崗位需要專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、實(shí)踐能力強(qiáng)的人才，并借助財(cái)務(wù)檔案發(fā)揮監(jiān)督管理的功能，為此，單位財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)同時(shí)具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和法律意識(shí)，為財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展提供基礎(chǔ)保障。在新時(shí)期發(fā)展背景下，很多單位應(yīng)未聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)對(duì)口的管理人員，使得檔案管理人員在單位開(kāi)展工作的過(guò)程中并未給其提供真實(shí)可行的憑證，從而無(wú)法發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案預(yù)測(cè)、決策的功能性，甚至影響單位事業(yè)的正常運(yùn)行。

4）財(cái)務(wù)檔案管理水平較低。大部分單位的財(cái)務(wù)檔案管理人員還未轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，并未充分意識(shí)到檔案工作的重要作用，其中多數(shù)管理人并未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)、科學(xué)、專(zhuān)業(yè)地財(cái)務(wù)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，并未形成及時(shí)收集檔案材料的工作習(xí)慣，其中歸檔、整理以及裝訂財(cái)務(wù)檔案方面的工作還比較生疏；此外，還有部分單位為聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)對(duì)口的專(zhuān)職管理人員，僅僅只是存檔財(cái)務(wù)檔案，并未對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)與歸檔，使得財(cái)務(wù)檔案材料缺乏一定的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及真實(shí)性，最終阻礙了財(cái)務(wù)檔案管理工作的工作效率。

2 完善財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效措施

1）提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能。為保證單位能夠順利完成各項(xiàng)工作，需要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，并安排管理人員進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理，但是很多人多是兼職或是臨時(shí)聘用的，缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。因此，為提升財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量，單位應(yīng)定期開(kāi)展管理人員的內(nèi)部培訓(xùn)活動(dòng)，應(yīng)鼓勵(lì)管理人員積極參與其中，其中可以通過(guò)向他們播放視頻、開(kāi)展講座的形式提升他們的管理水平，從而高效落實(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作。除此之外，單位為激發(fā)管理人員的額工作熱情，還應(yīng)對(duì)其工作成果進(jìn)行檢查和考核，最后給予工作認(rèn)真、效果突出的管理人員獎(jiǎng)勵(lì)和鼓勵(lì)，進(jìn)而促進(jìn)單位管理和事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

2）重視財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展情況。很多單位通常會(huì)指派辦公室工作人員來(lái)兼任財(cái)務(wù)檔案管理的工作，所設(shè)立的財(cái)務(wù)部門(mén)缺乏專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員。而處于新時(shí)代社會(huì)發(fā)展背景下，財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性日益突顯出來(lái)，為此，單位應(yīng)加大資金投入，及時(shí)設(shè)立和修繕與財(cái)務(wù)檔案管理工作相關(guān)的設(shè)施；單位還應(yīng)結(jié)合國(guó)家頒布的法律條規(guī)制定符合單位發(fā)展的檔案管理?xiàng)l例；單位還應(yīng)重視檔案管理的監(jiān)督工作，不定期派遣分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性和私密性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

3）健全財(cái)務(wù)檔案管理工作的管理制度。為優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理工作的工作效率，首先，單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際問(wèn)題，制定科學(xué)合理的財(cái)務(wù)檔案管理制度與開(kāi)展策略，同時(shí)還要簡(jiǎn)明扼要突出制度要管理的核心問(wèn)題，進(jìn)而充分發(fā)揮管理制度的有效性與規(guī)范性。其次單位要嚴(yán)格監(jiān)督管理制度的落實(shí)情況，有效發(fā)揮管理制度的約束作用，不僅要約束管理人員，還要約束管理層。最后單位還要在執(zhí)行規(guī)章制度時(shí)保證其嚴(yán)肅性，并制定獎(jiǎng)罰策略，并在獎(jiǎng)罰分明的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮管理制度的權(quán)威性，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

4）改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檔案功能。為促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效實(shí)施，單位在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中應(yīng)向管理人員灌輸內(nèi)容客觀真實(shí)、全面準(zhǔn)確、及時(shí)更新的幾項(xiàng)原則，從而完整保留原有的財(cái)務(wù)檔案資料，管理人員；除此之外，單位需要挖掘財(cái)務(wù)檔案中的隱藏信息與內(nèi)涵，并豐富財(cái)務(wù)檔案的使用范圍，使得所收集的檔案資料能夠適合單位對(duì)信息搜索的需求，并充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的功能性，進(jìn)而更好地服務(wù)到位，促進(jìn)單位事業(yè)工作的順利開(kāi)展。

5）借助信息技術(shù)優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理。新時(shí)期社會(huì)發(fā)展背景下，單位管理人員可以將信息技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備合理地運(yùn)用到財(cái)務(wù)檔案管理工作中，從而構(gòu)建信息化財(cái)務(wù)管理模式。管理人員可以與財(cái)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息錄入到電腦中，以便以后整理、查詢和使用。另外由于電子系統(tǒng)容易受到病毒的入侵，容易使財(cái)務(wù)檔案信息遭到破壞，為此，單位應(yīng)加強(qiáng)電子系統(tǒng)的安全管理，管理人員在開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理工作前需要檢查計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全性，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)維護(hù)和備份檔案數(shù)據(jù)，從而高效管理財(cái)務(wù)檔案，并充分發(fā)揮它的有效性。單位財(cái)務(wù)檔案管理者應(yīng)積極引進(jìn)科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能與設(shè)備，從而提高管理效率，節(jié)省管理人力，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理工作趨于數(shù)字化、信息化是必然的發(fā)展趨勢(shì)，為此，單位應(yīng)順應(yīng)發(fā)展潮流積極開(kāi)展計(jì)算機(jī)輔助下的財(cái)務(wù)檔案管理工作模式，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理效果，讓管理技能更為科學(xué)化規(guī)范化，促進(jìn)單位發(fā)展戰(zhàn)略的有效實(shí)施。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，新時(shí)期背景下，為適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，提高單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，單位高重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，比如可以采取提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能、重視財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展情況、借助信息技術(shù)優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理來(lái)完善檔案管理工作，為單位開(kāi)展各項(xiàng)工作提供切實(shí)依據(jù)，進(jìn)而保證單位事業(yè)的順利開(kāi)展。