境外檔案管理工作模式與策略

王紅波

（東方地球物理公司國際勘探事業(yè)部，河北 保定 072750）

“十一五”以來，隨著“走出去”戰(zhàn)略的深入實施，東方地球物理公司國際物探市場快速打開，國際業(yè)務不斷發(fā)展，也面臨著新形勢、新任務。東方地球物理公司國際勘探事業(yè)部境外檔案資料作為一種信息資源，作為境外項目生產(chǎn)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄，作為與單位同發(fā)展的無形資產(chǎn)，既具有自身檔案工作特點，又在單位生產(chǎn)經(jīng)營各方面起著重要作用。是境外項目發(fā)展和真實記錄。起著無法替代的憑證、參考、宣傳、和教育作用，是企業(yè)的巨大財富。隨著國有企業(yè)改革的不斷深入、現(xiàn)代企業(yè)管理水平的不斷提升以及境外新業(yè)務的不斷發(fā)展壯大，各類載體的檔案文件也大量產(chǎn)生。

為適應檔案業(yè)務發(fā)展，利用現(xiàn)代信息設備更好的管理和使用檔案，中國石油集團公司建立起檔案管理系統(tǒng)（簡稱E6系統(tǒng)）統(tǒng)一檔案信息資源管理平臺。東方地球物理公司國際勘探事業(yè)部作為集團下屬單位，充分利用E6系統(tǒng)這一平臺，結(jié)合本單位海外檔案管理現(xiàn)狀，以創(chuàng)新作為檔案工作發(fā)展的推動力，以服務單位發(fā)展作為檔案工作的主題，形成了一套應用于境外檔案管理工作的新模式，極大地提高了檔案管理信息化服務水平，推動東方地球物理公司境外檔案管理工作向更高層次不斷邁進。

1 境外檔案工作及存在的問題

1.1 境外檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1.1 當前境外檔案管理的總體思路

境外檔案管理按照各職能部門和各小隊隊長具體負責所管轄部門內(nèi)的檔案工作，基本遵循“誰產(chǎn)生、誰負責、誰管理”的原則。

1.1.2 境外檔案工作涉及的部門

境外檔案工作涉及的部門較為廣泛，主要包括：財務、設備、HSE、人事、辦公室、作業(yè)支持、市場開發(fā)等部門以及野外地震隊。

1.1.3 各境外機構(gòu)檔案工作現(xiàn)狀

各境外機構(gòu)領導絕大多數(shù)較重視檔案管理工作，并且有少數(shù)境外機構(gòu)成立了檔案工作領導小組，由境外一把手親自擔任組長。大部分境外機構(gòu)設立了專門的檔案庫房和檔案柜對以往的資料進行了保存，并建立統(tǒng)計臺賬；有極少數(shù)境外機構(gòu)建立了各種檔案制度并設立兼職的檔案管理人員系統(tǒng)的對本機構(gòu)的檔案資料進行了整理、歸檔、保存。

1.2 境外檔案管理工作中普遍存在的問題

1.2.1 境外機構(gòu)工作人員檔案意識比較淡薄，檔案工作沒有得到足夠的重視

主要表現(xiàn)在三個方面：

一是領導實際重視不夠，兼職工作人員檔案意識淡薄，還達不到檔案管理的要求。存在說起來重要，做起來次要，忙起來不要的普遍現(xiàn)象。

二是存在檔案工作與單位管理體系不相干的模糊認識，沒有把檔案工作納入單位生產(chǎn)管理和質(zhì)量管理體系當中。

三是文件形成和保管分散，檔案收集比較困難；缺乏有效的檔案業(yè)務指導。

1.2.2 檔案管理力量還較為薄弱

一是隊伍不健全。境外各機構(gòu)沒有專兼職檔案管理人員，基本都是誰產(chǎn)生誰保管，好點項目會把檔案資料集中到所管轄部門（專業(yè)）總監(jiān)手中，且變動頻繁，檔案管理專業(yè)化程度不高。

二是管理質(zhì)量不夠高。檔案管理工作流程不規(guī)范，缺乏系統(tǒng)學習和指導。部分機構(gòu)對于檔案的管理只是簡單的保存。

1.2.3 檔案管理方法還較為落后

一是管理方式陳舊。個別檔案管理工作做的較好的境外機構(gòu)，也僅限于把檔案資料保存在檔案庫房與進行了登記，檔案整理、編目、檢索沒有完成，沒有按照公司檔案整理規(guī)定的要求，致使檔案整理質(zhì)量不高，查找速度慢。

二是資金保障不到位。一些境外機構(gòu)沒有單獨的檔案庫房和檔案柜以及檔案整理保存所使用的必要設施設備，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

1.2.4 檔案管理內(nèi)容存在脫節(jié)現(xiàn)象

一是檔案門類不夠準確。大部門境外機構(gòu)沒有對檔案資料分類，只是按照工作性質(zhì)的不同而進行了簡單的劃分，影響了整個企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。

二是文件資料個別丟失現(xiàn)象。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案資料存在斷檔現(xiàn)象。

2 境外檔案管理模式

鑒于境外檔案工作中存在的問題，根據(jù)中國石油集團公司、東方公司關于檔案工作要求，對各境外機構(gòu)檔案工作進行了深入摸底調(diào)查并多次廣泛征求意見建議，提出了新的境外檔案管理模式與策略。

2.1 管理原則

為便于集中管理、集中應用，境外檔案工作采用集中統(tǒng)一的管理原則。

2.2 管理模式

各境外機構(gòu)和地震隊均須設置專兼職檔案管理人員，實行一把手、隊經(jīng)理、專兼職檔案管理人員三級負責制。

2.3 管理責任

各經(jīng)理部、項目組、總部直屬辦事處一把手是境外檔案管理的第一責任人，地震隊隊經(jīng)理是小隊檔案管理的第一責任人。

各層級管理職責分別是：各境外機構(gòu)一把手負責牽頭負責本單位檔案管理工作。各地震隊隊經(jīng)理牽頭負責本地震隊各種資料的形成、積累、整理、統(tǒng)計、上交經(jīng)理部工作。專兼職檔案管理人員負責本機構(gòu)全部檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、鑒定、并提供利用服務工作和統(tǒng)計上報工作；指導本單位文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作，對檔案管理工作質(zhì)量和文件材料的歸檔質(zhì)量負責。

3 境外檔案管理策略

制定境外檔案管理策略的指導思想是：緊密圍繞境外業(yè)務工作需要，以“加強領導、規(guī)范管理”為抓手，突出抓好制度、工作人員隊伍和基礎設施“三項建設”，進一步利用好培訓、宣傳、督導“三種手段”，初步建立境外檔案管理工作體系，努力提高境外檔案工作水平，為境外業(yè)務提供檔案服務，促進境外業(yè)務不斷發(fā)展。

主要策略包括以下五個方面：

3.1 切實提高總部、境外機構(gòu)領導的檔案意識，為境外檔案工作打好領導基礎

一方面，通過對境外各級領導加強關于檔案管理政策和文件精神的宣貫，使境外機構(gòu)領導更進一步認識到檔案管理工作的重要意義，對檔案工作給予更大的支持。另一方面，發(fā)揮制度約束作用，實行境外機構(gòu)檔案工作“一把手”負責制。

3.2 突出抓好制度、工作人員隊伍和基礎設施“三項建設”

1）加強制度建設，制定《境外檔案管理暫行辦法》，規(guī)范境外機構(gòu)文件歸檔范圍、歸檔時間、檔案保管、檔案利用及管理體制，使境外檔案工作有章可循；要求各境外機構(gòu)根據(jù)工作內(nèi)容和流程制定本機構(gòu)的歸檔范圍、檔案管理人員職責、歸檔辦法等規(guī)章制度，形成境外檔案制度體系，為檔案工作打好制度基礎。

2）加強工作人員隊伍建設，要求各境外經(jīng)理部、項目組、辦事處設專兼職檔案管理人員，境外各個生產(chǎn)小隊設立兼職檔案管理人員，責任必須到人，為境外檔案工作提供人力保障。

3）加強基礎設施建設，各境外機構(gòu)要配置檔案整理專用設備工具，并且有條件的境外機構(gòu)要設立專門的檔案庫房，為境外檔案工作提供物質(zhì)保障。

3.3 加強檔案業(yè)務培訓，提高檔案人員的自身業(yè)務素質(zhì)和管理水平

一方面，加強培訓。采用分批次組織專兼職檔案管理人員加強檔案管理政策及單位檔案工作制度、規(guī)范及業(yè)務流程的學習，進一步提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)和管理水平；同時還可以挑選部分業(yè)務較好的人員參加外部更高級別的檔案管理培訓與學習。另一方面，每年度組織一次境外檔案工作交流會，交流總結(jié)工作經(jīng)驗，相互取長補短，并為下一步工作提供思路。

3.4 加大宣傳工作力度，提高全員檔案意識

一是利用崗前培訓等機會對上崗人員進行檔案知識的講解，增加員工檔案意識；二是利用辦公網(wǎng)絡對國家《檔案法》、東方地球物理公司檔案管理規(guī)定及公司文件進行宣貫；三是及時將檔案管理相關材料送到境外各機構(gòu)參考學習；四是借助“國家檔案日”對檔案工作進行宣傳。

3.5 定期檢查督導，促進工作水平不斷提高

一是實行“兩個納入”，將檔案管理工作納入國際部質(zhì)量管理體系當中、將檔案工作納入領導考核當中，從制度上約束。

二是建立檔案工作檢查制度，經(jīng)理部每半年向總部以書面的形式匯報一次，每年底對各經(jīng)理部進行檢查或抽查，對存在的問題及時督促整改，確保境外檔案的齊全、完整和安全。

國際部境外檔案管理模式已形成，檔案管理策略已廣泛應用到各境外業(yè)務單位，形成了一套較為完整的境外檔案管理規(guī)范化制度和體系，經(jīng)過初步實踐，集中統(tǒng)一、分級管理的境外檔案管理模式，以及以“加強領導、規(guī)范管理”為抓手，突出抓好制度、工作人員隊伍和基礎設施“三項建設”，進一步利用好培訓、宣傳、督導“三種手段”的境外檔案管理策略，既符合檔案管理規(guī)范、又符合境外檔案管理工作實際，既具有政策性又具有可操作性，是一套較為實用的管理體系。下一步將在不斷使用的過程中不斷創(chuàng)新、完善，使境外檔案工作服務單位發(fā)展的職能進一步深化。