試論企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析

朱婷婷

（元泰酒業(yè)有限公司，江蘇 南京 210046）

上世紀(jì)80年代，我國各行業(yè)領(lǐng)域開始實施信息化檔案管理體系建設(shè)，早期企業(yè)利用計算機設(shè)備儲存檔案信息資料，針對檔案數(shù)據(jù)信息進行的集中化管理，對于檔案數(shù)據(jù)信息檢索效率與管理工作效率的提升有著極大的促進作用。從上世紀(jì)90年代開始，企業(yè)信息化檔案管理工作，以加強電子文件管理為主，以此推動企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)進程。因而，現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理中，要全面了解信息化檔案建設(shè)的作用，明白此過程中可能會遇到的問題，結(jié)合企業(yè)實際情況合理制定并應(yīng)用檔案管理模式，以此提升企業(yè)信息化檔案管理建設(shè)工作效率，推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

1 檔案管理信息化的內(nèi)涵

企業(yè)檔案管理工作中，信息化檔案管理建設(shè)要求合理運用信息化與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)診斷檔案資料進行相應(yīng)的加工、歸類和存儲，為后期有效應(yīng)用檔案資源提高檔案資料共享性打好基礎(chǔ)。實際工作中，信息化檔案管理建設(shè)旨在應(yīng)用多元化的檔案資源管理方式構(gòu)建共享網(wǎng)絡(luò)體系，提高檔案資源重復(fù)應(yīng)用效率。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中，檔案資料是對國家、社會與企業(yè)自身發(fā)展有重要保存價值的文件材料，其有豐富的內(nèi)容，而且直接關(guān)乎到企業(yè)員工個人利益。所以現(xiàn)代企業(yè)在開展檔案管理工作時，應(yīng)該合理運用信息化手段整理和分析錯綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，促進檔案管理從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代信息化管理模式，在此基礎(chǔ)上有效提高企業(yè)檔案資料搜集、歸檔與管理等工作效率，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供全方位的支持。

2 檔案管理信息化的重要性

1）有助于信息的交互共享。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和進步，與人們?nèi)粘Ｉ钆c工作聯(lián)系更加緊密。隨著時代的進步，很多企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)模式進行檔案資料管理，這與快速發(fā)展的市場經(jīng)濟發(fā)展需求不相符。因而，國有企業(yè)要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，加大企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的力度，充分發(fā)揮檔案資源共享的優(yōu)勢，為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率的提高打好基礎(chǔ)。另外，為了避免企業(yè)檔案信息化管理中出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資料泄露的問題，企業(yè)還要在內(nèi)部構(gòu)建檔案資源共享平臺，以此為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供積極的幫助。

2）信息內(nèi)容的長效保存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料存儲方式因為受到檔案資源存儲空間容納率等因素的影響，企業(yè)檔案存儲占用的場地也越來越大，這種檔案管理方式不僅制約了檔案管理工作效率的提升，而且紙質(zhì)材料具有的不能受潮或近火的特點，對檔案資料保存環(huán)境提出的要求也隨之越來越高。信息化檔案資源管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源管理最大的區(qū)別在于，企業(yè)可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案資料具有的集成化特點，借助云存儲等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，不但減少了企業(yè)檔案資源存儲的空間，促進了檔案管理和存儲的密度，而且實現(xiàn)了永久保存檔案信息資料的目的。

3）提高信息檢索工作效率。企業(yè)進行信息化檔案管理工作，利于提高內(nèi)部檔案資料檢索及辦公效率。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展以及電腦數(shù)據(jù)處理能力與速度的進一步提高，傳統(tǒng)的一冊一冊查找檔案的檢索方法不僅需要耗費大量的時間和精力，不利于企業(yè)提高內(nèi)部檔案管理工作效率。隨著計算機信息技術(shù)發(fā)展水平的提高與普及范圍的擴大，企業(yè)檔案管理工作中，管理人員可以利用計算機設(shè)備檢索相關(guān)檔案資料，即可在有效提升企業(yè)檔案信息檢索和查找效率的基礎(chǔ)上，降低檔案管理人員工作壓力。另外，檔案資料經(jīng)過長期保存，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料經(jīng)常因為出現(xiàn)受損會發(fā)黃等問題出現(xiàn)變質(zhì)的問題，影響檔案存儲的質(zhì)量。所以，企業(yè)應(yīng)該緊跟時代發(fā)展的腳步，深入了解信息化檔案管理體系建設(shè)的作用，以此從復(fù)雜檔案管理工作中將檔案管理工作人員解放出來，信息化檔案管理體系充分發(fā)揮其優(yōu)勢，促進企業(yè)檔案管理工作的效率和水平。

4）便于企業(yè)保密工作。企業(yè)檔案信息化管理提高了企業(yè)檔案資源的保密性，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為主導(dǎo)的無紙化檔案錄入方式，保障檔案資料信息的準(zhǔn)確與完整性，而且信息化檔案管理方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式相比其自身具有的便捷性特點，強化企業(yè)檔案管理工作的保密與安全性，同時為企業(yè)節(jié)省更多管理資源，提高檔案管理工作效率。

3 推進檔案管理信息化建設(shè)的措施

1）加快檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。企業(yè)檔案管理工作中，加強信息數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化建設(shè)，是保障企業(yè)高效開展檔案信息化建設(shè)工作的重要基礎(chǔ)。作為現(xiàn)代企業(yè)來說在推動企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理信息化體系的建設(shè)工作時，企業(yè)結(jié)合內(nèi)部實際發(fā)展情況，以國家頒布實施的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ)，為信息化檔案管理工作科學(xué)制定管理制度，保障檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范性，充分發(fā)揮檔案管理信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢，提高企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息采集、管理工作的效率，通過建立企業(yè)內(nèi)部各部門檔案數(shù)據(jù)共享平臺的方式，提高企業(yè)檔案管理工作水平和效率。

2）加強檔案管理專業(yè)人員素養(yǎng)。為了徹底解決檔案管理信息化專業(yè)人才缺乏對企業(yè)檔案管理信息化體系建設(shè)產(chǎn)生的影響，企業(yè)應(yīng)該從以下幾方面著手培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。首先，企業(yè)合理應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)科學(xué)制定信息化檔案管理人才培養(yǎng)機制，構(gòu)建信息化人才管理隊伍，以此提升企業(yè)信息化檔案管理工作質(zhì)量。其次，建立健全檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)模式，促進企業(yè)加強培養(yǎng)信息化檔案管理人才?，F(xiàn)代企業(yè)運營管理中，通過構(gòu)建信息化檔案管理平臺，為企業(yè)培養(yǎng)信息化水平高的綜合型管理人才，以此促進企業(yè)積極開展信息化檔案管理工作。另外，企業(yè)檔案管理工作中，管理人員要積極提高自身信息化水平，熟練操作電腦與電子文檔，樹立終身學(xué)習(xí)意識積極參加企業(yè)組織的相關(guān)培訓(xùn)活動，確保檔案管理工作人員具備基本網(wǎng)絡(luò)安全防護知識前提下，有效提高內(nèi)部檔案管理工作效率與水平。

3）加強制度建設(shè)，完善檔案管理信息化體系。完善的管理制度和機制是保證企業(yè)檔案管理信息化體系建設(shè)有序開展的關(guān)鍵?，F(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，構(gòu)建信息化檔案管理體系時，要圍繞監(jiān)督、管理及安全管理等體系，充分發(fā)揮制度優(yōu)勢將企業(yè)檔案管理信息化體系有機地融合在一起，促進企業(yè)有效開展信息化檔案管理建設(shè)。企業(yè)信息化檔案管理工作中，要積極采取有效措施激發(fā)檔案管理工作人員工作熱情，如果檔案管理工作中工作人員存在違法亂紀(jì)等吧不良工作行為，必須予以嚴(yán)厲的處罰，才能保證企業(yè)檔案管理信息化體系建設(shè)的順利進行。此外，企業(yè)在構(gòu)建檔案管理信息化安全管理體系時，不僅要加強企業(yè)檔案管理工作的力度，而且還應(yīng)明確檔案管理崗位的職責(zé)，合理運用完善的安全管理機制，同期進行檔案存儲系統(tǒng)的優(yōu)化和升級，提高企業(yè)檔案管理的安全性與穩(wěn)定性。

4 結(jié)束語

綜上所述，社會經(jīng)濟快速發(fā)展背景下，企業(yè)信息化檔案管理工作是長期而艱巨的任務(wù)。企業(yè)日常運營管理中要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展特點，制定科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)制度和措施，樹立檔案管理的創(chuàng)新意識，同時努力克服企業(yè)檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)型過程中可能遇到的各種困難，才能及時地發(fā)現(xiàn)和解決企業(yè)檔案管理信息化體系建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，充分發(fā)揮檔案管理工作信息資源對社會于企業(yè)的積極服務(wù)作用，促進企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。