章桂韶

（國防大學(xué)教研保障中心政治工作檔案室，北京 100091）

目前，我國已經(jīng)全面地進(jìn)入了大數(shù)據(jù)的時(shí)代，對(duì)各方面都有著重要的價(jià)值作用，也為高校檔案管理工作帶來了前所未有的繁榮與發(fā)展機(jī)遇?！按髷?shù)據(jù)”是現(xiàn)如今社會(huì)上的熱點(diǎn)問題，對(duì)各行業(yè)的發(fā)展有著顯著的作用，使人們意識(shí)到大數(shù)據(jù)的重要性。如何利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行高校檔案管理，將檔案管理智能化是每一位方案管理者應(yīng)思考的重要問題。大數(shù)據(jù)的運(yùn)用為檔案管理者帶來了機(jī)遇，同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)在提高管理效率的同時(shí)還能節(jié)省大量的人力、物力。因此，在新形式的背景下，高校檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)該方面的學(xué)習(xí)，充分體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢。

1 提升檔案管理者的素質(zhì)

高校擁有眾多高科技人才，檔案智能化管理也應(yīng)隨之提升。所以，高校要加強(qiáng)檔案管理者的培養(yǎng)力度，提高大數(shù)據(jù)的管理思維，保障他們不僅要具備專業(yè)的技術(shù)技能，還要提高計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等方面的知識(shí)，尤其是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、安全等水平，提高大數(shù)據(jù)信息管理工作的有效性、安全性以及科學(xué)性。學(xué)校方面要重視基礎(chǔ)性的工作管理，提升管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，使相關(guān)人員形成良好的服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量與水平。例如，學(xué)校方面應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理者的再教育，從而適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)檔案管理者的需求，加強(qiáng)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高技術(shù)技能，開拓管理視野，提高檔案管理水平，從而適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的工作需求。

2 完善管理機(jī)制，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代智能化管理的需求

檔案信息資源中存在邏輯性的關(guān)聯(lián)，一旦錄入信息就會(huì)形式數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)字段等。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理中，校方要盡早完善數(shù)字化檔案信息，建立全面的、有效的智能化管理機(jī)制，并進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，提高數(shù)據(jù)庫的安全性與完整性。建立完善的管理機(jī)制的關(guān)鍵在于規(guī)范檔案的管理體系，確保管理工作的順利開展。規(guī)范的管理體系應(yīng)對(duì)管理工作者的每一個(gè)步驟都進(jìn)行規(guī)范化處理，提出相應(yīng)的要求。例如，在接受檔案時(shí)，管理中要如何做，歸檔時(shí)要怎么做等，并給出詳細(xì)的步驟。另外，安全問題是檔案管理的重要部分，管理人員必須要具備足夠的安全意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行每一個(gè)規(guī)定步驟。在新型的數(shù)字化貯存技術(shù)的支持下，可以幫助其制定有效的技術(shù)方案，使大數(shù)據(jù)檔案管理更加安全、標(biāo)準(zhǔn)，既能保證實(shí)時(shí)的查詢與瀏覽，也能對(duì)檔案進(jìn)行加密處理。在大數(shù)據(jù)的背景下，在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo)下，各部門之間應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，以保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)的通暢。首先可以制定相關(guān)的制度措施，加強(qiáng)部門間的溝通與交流；其次是定期舉辦部門員工的聚餐與聯(lián)誼活動(dòng)，并進(jìn)行面對(duì)面的經(jīng)驗(yàn)交流，使大數(shù)據(jù)檔案管理可以順利的推動(dòng)與發(fā)展；最后，要對(duì)檔案管理者進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高他們的工作效率。

3 建立現(xiàn)代化檔案管理理念

傳統(tǒng)的檔案管理比較復(fù)雜、繁瑣，需要進(jìn)行不斷地重復(fù)工作，浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力。在大數(shù)據(jù)的背景下，隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，需要保存和管理的檔案也隨著增加，所以相關(guān)的檔案管理者應(yīng)及時(shí)更新管理理念，建立現(xiàn)代化的管理理念，利用大數(shù)據(jù)建立智能化的高校檔案管理模式。首先，校方要做好宣傳工作，讓學(xué)校教師與學(xué)生了解檔案信息化的管理方式，從而滿足需要查閱資料的師生的要求。例如，可以邀請(qǐng)專業(yè)人士來校進(jìn)行關(guān)于大數(shù)據(jù)的講座，將教師與學(xué)生進(jìn)一步的了解大數(shù)據(jù)的作用、價(jià)值，然后進(jìn)行不記名的意見反饋，了解大家對(duì)大數(shù)據(jù)的看法最后根據(jù)反饋的內(nèi)容進(jìn)行深入的宣講，讓全體人員能深入地了解到大數(shù)據(jù)下檔案管理的具體實(shí)施方法。良好的宣傳效果是建立現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)，也要樹立為全校人員服務(wù)的意識(shí)。

4 依托先進(jìn)設(shè)備

就目前的狀況來看，大數(shù)據(jù)檔案管理仍然處于初級(jí)階段，并且出現(xiàn)了發(fā)展水平失衡的狀況，缺乏較高的自動(dòng)化水平，缺少智能化管理設(shè)備。大數(shù)據(jù)下智能管理需要有智能化、高科技設(shè)備的支持，如果沒有這些支持，智能化管理只能是紙上談兵。因此，要想實(shí)現(xiàn)智能化管理，就要建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，確保信息化管理整體效果的提高。只有在先進(jìn)的設(shè)備支持下，高校大數(shù)據(jù)檔案管理智能化才能實(shí)現(xiàn)。

總而言之，在大數(shù)據(jù)的背景下，利用電子設(shè)備與信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)是社會(huì)發(fā)展的趨勢。面對(duì)這樣的趨勢，高校應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路與方案，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)檔案管理的宣傳與學(xué)習(xí)，從根本上推智能化管理的發(fā)展。檔案對(duì)于每一個(gè)單位的建立都有著非常重要的作用，尤其是在如今的形勢下，人們接觸和需要的信息會(huì)增加，因此，相關(guān)人員要做好檔案管理的工作，將數(shù)據(jù)資源的優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來。高校作為人才的培養(yǎng)基地，更應(yīng)該加強(qiáng)大數(shù)據(jù)背景下智能化檔案管理，從而促進(jìn)高校的發(fā)展。