機(jī)關(guān)單位的電子檔案管理措施闡述

周麗梅

（菏澤市紀(jì)委監(jiān)委，山東 菏澤 274000）

對(duì)機(jī)關(guān)單位來講，檔案管理是重要的工作內(nèi)容之一，并且其具有重要的作用。但隨著時(shí)代的發(fā)展，其逐漸向電子信息化方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，為了符合時(shí)代發(fā)展的需求，需要對(duì)機(jī)關(guān)單位電子檔案管理措施進(jìn)行研究。本文從以下方面對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的闡述。此次研究對(duì)豐富電子檔案管理工作方面知識(shí)具有理論性意義。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

對(duì)傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位來講，其檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，從紙制檔案管理和存儲(chǔ)的角度來講，不僅需要足夠大的空間來進(jìn)行存儲(chǔ)，而且檔案出現(xiàn)破損的概率相對(duì)較大。對(duì)機(jī)關(guān)單位進(jìn)行電子檔電子化檔案管理，主要將檔案在政府?dāng)?shù)據(jù)平臺(tái)中進(jìn)行保存，這樣使存儲(chǔ)空間得到有效節(jié)約的同時(shí)，使檔案出現(xiàn)破損的概率顯著降的降低。與此同時(shí)，由于機(jī)關(guān)單位的用紙量得到大幅度的減少，讓機(jī)關(guān)單位綠色政務(wù)辦公的形象得到有效的樹立。另外，對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案進(jìn)行電子化管理，使人工進(jìn)行的維護(hù)、管理，備份等工作得到有效的簡化，讓其工作效率得到大幅度的提升，并使人力成本得到明顯的節(jié)約，甚至可以使服務(wù)質(zhì)量得到明顯的提高。

2 機(jī)關(guān)單位電子檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理人員素質(zhì)低下

當(dāng)機(jī)關(guān)單位檔案管理人員來講，由于其綜合素養(yǎng)相對(duì)較低，且吸收新鮮事物的能力相對(duì)較差，這樣不僅使機(jī)關(guān)單位電子檔案管理的發(fā)展受到一定的限制，而且對(duì)檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。因此，對(duì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)進(jìn)行提升具有重要的意義。

2.2 電子檔案安全性相對(duì)欠缺

從機(jī)關(guān)單位電子檔案的角度來看，對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生主要影響的因素之一為安全問題。當(dāng)泄露現(xiàn)象出現(xiàn)在電子檔案管理運(yùn)行之中，這樣導(dǎo)致電子檔案管理的意義蕩然無存，甚至?xí)?duì)國民經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展以及社會(huì)的穩(wěn)定性產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。由于電子信息技術(shù)的高速發(fā)展，使得黑客技術(shù)也越來越成熟，當(dāng)機(jī)關(guān)單位電子檔案進(jìn)行傳輸以及存儲(chǔ)時(shí)，容易受到不法分子的入侵，使得機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)病毒侵害等現(xiàn)象，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致信息的泄露。

2.3 電子檔案管理機(jī)制缺乏完善性

對(duì)當(dāng)下的機(jī)關(guān)單位電子檔案管理來講，其管理機(jī)制存在一定的缺陷，如缺乏具體的責(zé)任人，使得管理過程中出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，使得工作效率大打折扣。另外，由于分類劃分模式缺乏科學(xué)性，使得電子檔案管理的運(yùn)行受到一定的阻礙，甚至使運(yùn)行出現(xiàn)明顯的混亂現(xiàn)象，從而對(duì)電子檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位電子檔案管理的措施

3.1 利用技術(shù)創(chuàng)新提升安全系數(shù)

在時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，創(chuàng)新能力是機(jī)關(guān)單位電子檔案人員需要具備的專業(yè)素養(yǎng)之一。利用不斷學(xué)習(xí)的方式，對(duì)已存在的安全隱患問題進(jìn)行一定的解決，在學(xué)習(xí)的過程中，需要對(duì)存在的問題進(jìn)行全面深入地思考，對(duì)現(xiàn)有的技術(shù)進(jìn)行一定的創(chuàng)新，這樣可以使電子檔案人員的運(yùn)行穩(wěn)定性得到有效地保障。與此同時(shí)，提高相應(yīng)技術(shù)的水平，可以為電子檔案的安全管理提供基礎(chǔ)保障，因此，需要在機(jī)關(guān)的內(nèi)部中對(duì)責(zé)任進(jìn)行明確和清晰劃分，并落實(shí)到各個(gè)員工之上，這樣可以使各個(gè)員工明確自身的工作職責(zé)，以此來對(duì)自身的操作進(jìn)行有效的規(guī)范。另外，對(duì)遇到的安全故障來講，需要進(jìn)行專項(xiàng)的培訓(xùn)和演習(xí)，通過這樣的方式來提高其技術(shù)水平，從而使其安全系數(shù)能夠和時(shí)代發(fā)展保持一致性。

3.2 完善電子檔案管理機(jī)制

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，需要對(duì)大數(shù)據(jù)平臺(tái)核心技術(shù)的特征進(jìn)行充分的掌握，并在機(jī)關(guān)單位運(yùn)維特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，科學(xué)合理的優(yōu)化設(shè)計(jì)電子檔案，主要從以下方面入手：首先，對(duì)責(zé)任主體的意識(shí)進(jìn)行不斷地加強(qiáng)，在量化指標(biāo)的基礎(chǔ)上，完成對(duì)工作的細(xì)化，并對(duì)檔案責(zé)任管理機(jī)制進(jìn)行有效制定，這樣可以使保密制度得到有效地落實(shí)，從而為檔案管理工作的順利開展提供基礎(chǔ)保障；其次，對(duì)資金和技術(shù)的投入力度進(jìn)行不斷地強(qiáng)化，使電子檔案管理機(jī)制的價(jià)值得到最大化的體現(xiàn)，為機(jī)關(guān)單位信息化的順利開展奠定基礎(chǔ)保障；最后，在對(duì)機(jī)制進(jìn)行不斷 完善得時(shí)候，需要對(duì)大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)的應(yīng)用，使電子檔案的優(yōu)化管理以及匯總分析得以實(shí)現(xiàn)，這樣可以使檔案管理中存在的精準(zhǔn)性低以及無序性等問題得到有效的杜絕，進(jìn)而為機(jī)關(guān)單位電子信息檔案管理的可靠性提供基礎(chǔ)保障。除此之外，機(jī)關(guān)單位對(duì)大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)進(jìn)行有效運(yùn)用，并在算法分析的基礎(chǔ)上，對(duì)平臺(tái)的推廣性及判斷性進(jìn)行有效分析，并使數(shù)據(jù)融合的效率得到有效地加強(qiáng)，這樣不僅為數(shù)據(jù)的一致性提供保證，而且使資源得到合理化的配置，把機(jī)關(guān)單位檔案管理與大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地結(jié)合，使得檔案管理的規(guī)劃性得到有效地強(qiáng)化，并且對(duì)資源規(guī)劃的特點(diǎn)進(jìn)行有效的明確，使檔案管理的綜合質(zhì)量得到大幅度的提高。

3.3 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作來講，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)能夠?qū)n案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，所以，需要對(duì)專業(yè)化的人才隊(duì)伍進(jìn)行構(gòu)建。首先，由于電子檔案信息化涉及的內(nèi)容和領(lǐng)域相對(duì)較多，所以需要對(duì)階梯化的人才隊(duì)伍進(jìn)行構(gòu)建，并突破原有的管理模式，通過不定時(shí)培訓(xùn)的方式，來提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，需要對(duì)培訓(xùn)方式進(jìn)行一定的創(chuàng)新，利用劃分層次和突出重點(diǎn)的形式，來對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行展示，并對(duì)信息化運(yùn)用能力進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，讓檔案管理人員進(jìn)行相互探討，使彼此之間能夠產(chǎn)生全新的觀念和火花，從而使彼此都能夠得到有效地提升。其次，對(duì)檔案管理人員的主動(dòng)性進(jìn)行調(diào)動(dòng)，使其能夠?qū)n案管理產(chǎn)生正確的認(rèn)知，以此來使其服務(wù)質(zhì)量和工作效率都得到大幅度的提升。最后，對(duì)相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，這樣可以為機(jī)關(guān)單位信息化質(zhì)量和效率的提高提供助力，所以，需要在單位實(shí)際需求的基礎(chǔ)上，對(duì)機(jī)關(guān)單位信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，從而使電子檔案管理設(shè)備得到有效的更新。

4 結(jié)語

通過本文的論述可知，對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案進(jìn)行電子化管理具有重要的意義，不僅可以使檔案管理的質(zhì)量和效率得到明顯的提升，而且可以有效樹立綠色政務(wù)的健康形象，甚至可以使人力成本得到有效的節(jié)約，因此，需要對(duì)其相應(yīng)的措施進(jìn)行不斷研究，使其作用得到最大化的體現(xiàn)，進(jìn)而為機(jī)關(guān)單位電子檔案管理工作的健康發(fā)展提供保障。