企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問題及對(duì)策探究

周 莉

（云南磷化集團(tuán)有限公司，云南 昆明 650600）

伴隨信息時(shí)代的到來，促進(jìn)了數(shù)字化模式在企業(yè)檔案管理中的廣泛運(yùn)用。而這種全新的管理模式，推動(dòng)了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)[1]。相比于一般的檔案管理，檔案數(shù)字化管理具有明顯的優(yōu)勢(shì)，是企業(yè)充分強(qiáng)化檔案管理的核心方法。另外，使企業(yè)檔案管理模式實(shí)現(xiàn)數(shù)字化已經(jīng)變成了核心的發(fā)展趨勢(shì)之一，筆者覺得在未來的工作中企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案數(shù)字化管理工作引起高度關(guān)注。

1 企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的重要性

1.1 有助于科學(xué)保管以及利用企業(yè)檔案

國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)在檔案管理的開展過程中，經(jīng)過采取數(shù)字化的模式，可以提升檔案管理工作的綜合品質(zhì)與效率，這是由于在以前的檔案管理模式下，企業(yè)管理員或者檔案管理員一般會(huì)重復(fù)借閱檔案，會(huì)損壞檔案，不但不利于企業(yè)檔案的有效保存，而且無法有效開展企業(yè)檔案的相關(guān)管理工作[2]。目前，企業(yè)檔案的使用頻率逐漸增多，假如還是采取以前的管理模式，已經(jīng)難以更好地滿足檔案使用人員的現(xiàn)實(shí)需求，一定要采取數(shù)字化模式，如此不但可以便于檔案的有效使用，而且可以很好地處理檔案存儲(chǔ)不易的相關(guān)問題。

1.2 有助于提升企業(yè)檔案管理水平

現(xiàn)如今，以前的檔案管理模式已無法更好地滿足現(xiàn)實(shí)需求，一定要使檔案管理模式實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，如此企業(yè)就可以準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄檔案，以便后期取用。使檔案管理模式實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，可以充分提升企業(yè)檔案管理的綜合水平，而且可以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作存在的問題，并且采用有效地應(yīng)對(duì)策略，使企業(yè)的管理水平獲得提升。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化管理中存在的問題

2.1 數(shù)字化檔案未獲得充分開發(fā)以及利用

在檔案數(shù)字化管理中，企業(yè)一般容易忽略檔案數(shù)字化的重要價(jià)值。在批量數(shù)字化的時(shí)候，對(duì)于檔案錄入的漏錄和錯(cuò)錄、檔案的掃描成效、錄入檔案的像素格式以及檔案的原數(shù)據(jù)挖掘等，不具備標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的品質(zhì)要求，使得檔案數(shù)字化品質(zhì)不高，檔案未獲得充分利用。

2.2 檔案管理員的綜合素質(zhì)與能力不足

企業(yè)檔案管理員人員流動(dòng)性大以及兼職人員很多，存在整體素質(zhì)不高、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)失衡以及人才總量少等問題，不利于企業(yè)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展[3]。針對(duì)檔案數(shù)字化管理導(dǎo)致的模式、流程以及技術(shù)等變化，檔案管理的相關(guān)內(nèi)容不再只限于檔案可以查到、保管好以及收好，面對(duì)工作要求與工作數(shù)量的雙倍壓力，崗位邊緣化等因素對(duì)兼職檔案管理員的工作主動(dòng)性產(chǎn)生了影響，從而出現(xiàn)工作質(zhì)量與效率不高等問題。

2.3 檔案數(shù)字化信息安全管理水平不高

在檔案數(shù)字化管理工作中，企業(yè)還是在安全管理上存在一些漏洞。以前的立卷歸檔通常采用“四分法”，使得在技術(shù)操作方面進(jìn)一步忽視了保密要素，數(shù)字化管理過程中未對(duì)非密級(jí)文件資料與涉密文件資料進(jìn)行有效區(qū)分，在借閱以及使用檔案的時(shí)候，也許會(huì)產(chǎn)生信息泄露等問題。

3 如何優(yōu)化企業(yè)檔案數(shù)字化管理

3.1 加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案數(shù)字化管理，提升檔案使用價(jià)值

牢牢抓住重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案數(shù)字化管理工作，保證完整地搜集以及保管重點(diǎn)項(xiàng)目檔案。在工程項(xiàng)目初期，創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的檔案工作制度，并且實(shí)現(xiàn)有人專管，有領(lǐng)導(dǎo)分管，有序、合理地開展工程檔案工作。按照重點(diǎn)項(xiàng)目的現(xiàn)實(shí)情況，有效開展建章建制工作，創(chuàng)建檔案的收集以及保管等制度，使檔案管理工作有章可循[4]。對(duì)工程檔案的審核驗(yàn)收關(guān)進(jìn)行認(rèn)真把控，充分了解檔案的具體要求，根據(jù)目錄逐項(xiàng)清點(diǎn)檔案是否保管安全、整理規(guī)范以及收集完整，經(jīng)過嚴(yán)格審查以及驗(yàn)收各種檔案資料以及各個(gè)步驟，使檔案管理員投入大量的精力以及人力，加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理，保證重點(diǎn)項(xiàng)目各種檔案資料規(guī)范、完善。

3.2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化保密管理，確保檔案信息安全

充分提高檔案管理員的保密意識(shí)，讓檔案人員全面了解到保證數(shù)字化檔案建設(shè)屬于一項(xiàng)綜合性以及保密性強(qiáng)的工程，在檔案數(shù)字化管理的實(shí)施中，一定要由檔案人員親自動(dòng)手操作，尤其是部分比較關(guān)鍵的人事檔案，確定數(shù)字化的具體歸檔權(quán)限，不允許檔案數(shù)字化外包，檔案人員一定要充分提升保密意識(shí)[5]。提升檔案信息的安全性，將網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)充分結(jié)合起來，采用防火墻、備份以及信息加密等保密策略，避免數(shù)字化信息的廣泛傳播，經(jīng)過創(chuàng)建數(shù)字化保密檔案，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展進(jìn)一步提供良好的檔案信息服務(wù)。實(shí)施檔案數(shù)字化管理的相關(guān)保密策略，集中管理涉密檔案資料。使用有效的管理策略，對(duì)工作策略進(jìn)行完善，在檔案數(shù)字化管理中，嚴(yán)格管控涉密案卷的權(quán)限，查閱涉密檔案資料，通過審批流程的批準(zhǔn)后才能查閱，不允許隨意摘抄、復(fù)制、對(duì)外提供以及借閱，不允許出現(xiàn)各種違規(guī)行為。

3.3 加強(qiáng)檔案管理員培訓(xùn)，提升檔案管理員的綜合素質(zhì)

擁有一支綜合素質(zhì)超強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，是提升檔案數(shù)字化管理價(jià)值的重點(diǎn)。檔案工作屬于一項(xiàng)業(yè)務(wù)性非常強(qiáng)的工作，尤其是在今天，需要檔案管理員具備很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力與大量的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要充分掌握網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)以及有關(guān)軟件的具體操作流程[6]。于是，強(qiáng)化檔案管理員的教育培訓(xùn)，一方面要提升員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確專職檔案管理崗位，配備專業(yè)人員，同時(shí)強(qiáng)化對(duì)檔案管理員的技術(shù)以及專業(yè)培訓(xùn)，使其充分掌握信息化技術(shù)，同時(shí)深入開展繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理員開展新知識(shí)以及新技術(shù)的相關(guān)教育，以更好地適應(yīng)檔案管理工作飛速發(fā)展的需要。另一方面要重視檔案管理員心理的調(diào)整，提升他們的職業(yè)責(zé)任感與認(rèn)知水平。認(rèn)知是心理活動(dòng)的重要基礎(chǔ)，要使檔案管理員充分了解檔案管理工作，了解科學(xué)、先進(jìn)的管理手段，加強(qiáng)職業(yè)能力的相關(guān)訓(xùn)練，提升自身的專業(yè)技能?；诖耍嵘龣n案管理員的責(zé)任意識(shí)，激發(fā)他們的工作主動(dòng)性，進(jìn)一步做到嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)。

4 結(jié)語

總而言之，經(jīng)過采取數(shù)字化的管理模式，可以充分提升企業(yè)檔案管理的綜合水平，以更好地滿足當(dāng)前檔案管理的發(fā)展需求?，F(xiàn)如今，企業(yè)為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，就一定要加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案數(shù)字化管理，提升檔案使用價(jià)值；加強(qiáng)檔案數(shù)字化保密管理，確保檔案信息安全；加強(qiáng)檔案管理員培訓(xùn)，提升檔案管理員的綜合素質(zhì)，更好地提高企業(yè)管理水平，進(jìn)而讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。