高校校友檔案的信息資源開發(fā)

劉曉晨

（天津師范大學(xué)，天津 300387）

1 高校校友檔案現(xiàn)狀

目前，我國高校校友檔案的建設(shè)工作仍然處于并將很長一段時間都將處于起始薄弱階段。

1）校友檔案保存度參差不齊。大多數(shù)高校僅保留了簡單的學(xué)籍表、成績單等簡單的基礎(chǔ)信息材料，更有年代久遠的校友檔案幾乎查詢不到具體的任何個人信息。

2）檔案意識不強，缺乏對檔案工作的重視。

高校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生對檔案的管理認識不足，保存不當，造成許多檔案無人問津，無從查詢。不僅限制了校友檔案材料的更新，還會造成校友檔案遺失，對校友檔案信息的利用造成極大損失。

3）沒有完善的校友檔案管理制度。在我國的法律制度中尚缺少關(guān)于校友檔案的相關(guān)法律，所以這為相關(guān)部門的檔案收集提供了難度。而且很多高校對檔案資料僅僅是進行簡單的保存，數(shù)據(jù)庫仍然是不完善的階段，沒有根據(jù)時代發(fā)展及時更新檔案的管理制度[1]。

4）信息服務(wù)的主動服務(wù)意識不強。基于傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，高校檔案工作者更傾向于檔案的收發(fā)與存放，而忽略了主動提供有關(guān)信息，進行信息開發(fā)。對于主動尋求檔案幫助的需求者，他們更多是被動的應(yīng)付工作，而不是主動的溝通與開拓信息來源路徑。

2 國外家譜檔案網(wǎng)站———Ancestry.com服務(wù)模式分析

與校友檔案相仿的家譜網(wǎng)站Ancestry.com可以說是如今世界上最大的互聯(lián)網(wǎng)家譜歷史資源網(wǎng)站，其網(wǎng)站擁有大量的家族信息，可以為公眾提供尋找家族的服務(wù)，為需要幫助的人，通過大數(shù)據(jù)的信息找尋過去。下面主要Ancestry.com為例進行分析和研究。

Ancestry.com的成功主要歸功于以下四點。一是市場的需求，也就是需求者對于自己家族身份的好奇于探索欲。正是利用到大眾的需求成功進入了這部分市場，Ancestry.com正是出自此處，實現(xiàn)了檔案專業(yè)化服務(wù)。

二是值得信賴的網(wǎng)絡(luò)體系。因為Ancestry.com家譜網(wǎng)站除了幫助人們尋求家人外，還成為家族聯(lián)系的支點，且相較于其他的家譜體統(tǒng)，這個網(wǎng)站搭建的關(guān)系更為牢靠。

三是Ancestry.com公司的技術(shù)保障。具有成熟的技術(shù)團隊，并且不是停滯不前，而是選擇不斷創(chuàng)新與研發(fā)，采取最先進的技術(shù)和設(shè)備，不斷提出新的技術(shù)建設(shè)。尤其是在信息資源建設(shè)方面，與其競爭對手相比，Ancestry.com提供的產(chǎn)品與服務(wù)是在行業(yè)中領(lǐng)先的，完備的，頂尖的[2]。

3 對我國校友檔案開發(fā)的啟示

1）順應(yīng)時代發(fā)展，不斷嘗試的開發(fā)理念。國外家譜檔案網(wǎng)站之所以能在行業(yè)中成為龍頭，做的極其成功，主要是因為它們善于利用大眾資源，并能緊跟時代發(fā)展，順應(yīng)時代需求，及時快速地對大部分受眾人群的需求作出反應(yīng)，并且滿足他們的需求。而高校檔案管理完全沒有做到這一點，他們擁有校友這一穩(wěn)定的受眾群體，如果成功的借鑒這一做法，把所有校友放在第一位，秉承為校友服務(wù)，提供高校歸屬感，實現(xiàn)為滿足校友需求的新理念而服務(wù)的宗旨，并不斷嘗試創(chuàng)新，學(xué)會多方面多角度的收集整合各位校友信息，建立豐富的校友檔案服務(wù)信息庫，一定能更好地凸顯出校友檔案的價值。

2）豐富館藏資源，建立高校校友檔案資源庫。要實現(xiàn)充分利用，就必須具有堅實的資源庫后盾，國外家譜網(wǎng)站利用站內(nèi)站外包括線上線下資源的融合，打造了一個龐大的信息庫，隨著用戶的增多，他們只會獲得更加豐富的數(shù)據(jù)資源，高校檔案庫也可以運用這種模式，通過向各位高校校友征集，來建立一個龐大的校友檔案資源庫，形成一個線上系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，使校友檔案成為一個行走的資源庫[3]。

3）在利用資源的同時保證信息安全。大數(shù)據(jù)時代必須要面臨的一個問題是網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，我們需要做到在充分利用檔案數(shù)據(jù)的同時保證數(shù)據(jù)信息的安全。尤其是涉及某個人具體的信息時，一定要保證私人信息的出處，避免對個人造成網(wǎng)絡(luò)傷害，我們建立網(wǎng)絡(luò)信息庫的目的是更好地利用數(shù)據(jù)信息，切不可造成消極影響的同時確保檔案效用最大化。

4）積極引進現(xiàn)代技術(shù)，建立現(xiàn)代數(shù)字化信息庫。要想實現(xiàn)線上數(shù)字化的校友檔案信息庫，必須借助現(xiàn)代技術(shù)，要想實現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代模式的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)網(wǎng)上交互平臺的服務(wù)，就要利用到全新的技術(shù)開發(fā)新功能，在保證線上網(wǎng)絡(luò)信息的安全實行的基礎(chǔ)上，加入技術(shù)保護，讓數(shù)據(jù)庫可以長久實現(xiàn)交流互換任務(wù)[4]。

4 校友檔案開發(fā)具體措施

1）構(gòu)建校友交流平臺。要想讓校友真正交流起來，一定需要一個平臺，這就是上面有提到的線上信息庫，這個平臺的建設(shè)可以實現(xiàn)高校檔案價值，為高校校友提供一個可以交流溝通的平臺，要構(gòu)建這樣的一個平臺，不僅僅是學(xué)校的責(zé)任，還需要各位校友的付出與積極配合。相關(guān)部門就在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出過，加快檔案共享機制的建設(shè)[5]。

2）實現(xiàn)學(xué)校與校友雙視角記錄。校友檔案線上平臺的開展至少包括兩部分：一是學(xué)校檔案資源的保存，二是校友本身的信息保存。在現(xiàn)有的檔案中，幾乎全部是在以學(xué)校的視角記錄校友的檔案信息，沒有校友個人視角的信息。于是，我們想要建立的平臺，就要打破這個固有的傳統(tǒng)模式，將學(xué)校與校友個人的視角相融合，更加全面的締造出一個屬于雙方記憶的平臺。

3）提供個性化的服務(wù)。我們知道家譜檔案網(wǎng)站的成功，主要歸功于其個性化的服務(wù)，可以準確把握用戶的需求，針對其需要的方面進行個性化服務(wù)。當今社會逐漸變成了一個無紙化的社會，紙質(zhì)鈔票可以被網(wǎng)上支付所取代，紙質(zhì)文件可以被網(wǎng)上接收，紙質(zhì)成績書也可以在網(wǎng)上查詢，那么順應(yīng)時代的需要，學(xué)歷與檔案是不是也可以變成無紙化的呢，這就是我們提出的個性化服務(wù)。通過將學(xué)校記錄收納的紙質(zhì)學(xué)籍與檔案證明傳上平臺，變成數(shù)字化信息，那么我們便可以將這些數(shù)字化信息直接通過網(wǎng)絡(luò)共享，減輕了存放重要文件的負擔(dān)[6]。

4）為在校生提供有用信息與解答。在校生可以將這個平臺視為一個摯友，一位老師，你可以將你對于這個社會的疑問與你對于這個專業(yè)未來的好奇，都可以在這個平臺上問出來，當已經(jīng)畢業(yè)的校友登錄這個平臺時，他們便可以解答你的疑問，你們可以像影子一樣，看到過去與展望未來。讓這個校友檔案信息平臺發(fā)揮它最大的作用。

5 結(jié)語

綜上所述，對于學(xué)校而言，檔案信息資源的開發(fā)是具有重要意義的，不但可以團結(jié)校友的作用，還可以充分實現(xiàn)資源的價值，并為社會的發(fā)展作出一份貢獻。