事業(yè)單位檔案信息化管理優(yōu)化路徑研究

吉阿呷

（四川省地震局西昌地震中心站，四川 西昌 615000）

隨著計算機(jī)計劃和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位所處的信息環(huán)境發(fā)生了深刻的變化。檔案資料已是紙質(zhì)化和電子化共存，且日益電子化的狀態(tài)，并呈現(xiàn)出數(shù)量眾多、類型多樣、管理要求更高等特點。在政府倡導(dǎo)行政事業(yè)單位提高服務(wù)水平和控制行政成本的大背景下，檔案資料的信息化管理系最為重要的方式之一。許多事業(yè)單位已經(jīng)在進(jìn)行信息化的建設(shè)，并取得了顯著的成效。檔案作為事業(yè)單位日常工作中形成的各類歷史資料，具有獨特的價值和作用。許多事業(yè)單位信息化建設(shè)的主要方式即是建立和使用檔案管理信息系統(tǒng)來進(jìn)行檔案的信息化管理。然而，現(xiàn)實的情況可能差強(qiáng)人意，無論是檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計，還是檔案管理信息系統(tǒng)的使用，均存在一些普遍性的問題，值得去深切關(guān)注。為避免檔案信息化管理的形式化和無效化，探討目前檔案管理信息系統(tǒng)存在的主要問題和優(yōu)化路徑非常具有現(xiàn)實意見和價值。

1 目前存在的主要問題

1.1 檔案管理信息系統(tǒng)適應(yīng)化不強(qiáng)

多數(shù)事業(yè)單位在信息化建設(shè)的浪潮中上馬檔案管理信息系統(tǒng)項目。在有效推動檔案信息化管理的同時，管理信息系統(tǒng)往往存在千篇一律的情況，無法滿足本單位檔案管理的個性化需求，比如，經(jīng)常出現(xiàn)的情況即是檔案無法有效分類[1]。檔案無法有效分類的導(dǎo)致的結(jié)果就是要么檔案無處安放，要么檔案混放，最終都導(dǎo)致檔案的混亂不堪。出現(xiàn)這種情況原因在于事業(yè)單位在信息系統(tǒng)建設(shè)時多采用外包的方式。外包商在設(shè)計實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)，解決專業(yè)化問題的同時，基于信息不對稱和道德風(fēng)險的原因，容易出現(xiàn)復(fù)制微調(diào)上家事業(yè)單位的檔案管理信息系統(tǒng)的情況。主要功能看似一致，但具體檔案的類型、管理的要求、檔案的分類等方面未有效進(jìn)行“量身定做”。

1.2 檔案資料的價值利用效果不佳

檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和使用，一方面是為了實現(xiàn)檔案的有序存儲和高效調(diào)用，但更重要的是檔案資料分析，來滿足日常工作的決策需求[2]。當(dāng)前比較普遍的情況是，檔案管理信息系統(tǒng)的存儲和調(diào)用功能比較完善，但是檔案資料價值的分析往往缺乏。究其原因在于，一是檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)者對檔案資料價值分析的意識不強(qiáng)烈，設(shè)計建設(shè)初期未提出類似的要求；二是即使存在查詢統(tǒng)計分析等功能，通常都是比較簡單的統(tǒng)計分析，無法滿足深層次的價值挖掘需求。

1.3 檔案管理信息系統(tǒng)安全管理欠缺

事業(yè)單位的檔案資料存在保密級別的差異，所以安全管理非常重要。就檔案管理信息系統(tǒng)而言，管理權(quán)限的合理設(shè)置和有效執(zhí)行至關(guān)重要。就作者所了解的情況，檔案管理信息系統(tǒng)在安全管理上存在兩個主要問題：一是權(quán)限設(shè)置不合理，但是不常見；二是權(quán)限設(shè)置未得到有效執(zhí)行，這是威脅安全管理的最主要因素。有查詢權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人輕易地將賬號密碼告知下屬員工，在輕松自己工作的同時，也將高級別權(quán)限下放給低級別員工，容易被別有用心的員工所利用，出現(xiàn)泄密、篡改、盜竊等情況。

2 針對性的具體優(yōu)化路徑

2.1 優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計

檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的有效性取決于合理的設(shè)計和技術(shù)的實現(xiàn)，其中，合理設(shè)計是前提和基礎(chǔ)[3]。對于多數(shù)采用外包形式的檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)情況，事業(yè)單位應(yīng)該成立系統(tǒng)建設(shè)小組，由業(yè)務(wù)非常熟悉的員工組成，與外包商技術(shù)人員就本單位的檔案實際情況和管理需求進(jìn)行深入細(xì)致的溝通，讓技術(shù)人員充分了解實際狀況的真實需求，有針對性的設(shè)計系統(tǒng)參數(shù)和功能模塊。在具體技術(shù)實現(xiàn)前，應(yīng)向分管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行專題匯報，確保重要需求均在設(shè)計中體現(xiàn)。

2.2 加強(qiáng)檔案價值分析使用意識

檔案并不是累贅，具有豐富的價值可供利用。首先，檔案管理信息系統(tǒng)在設(shè)計時要充分考慮統(tǒng)計分析需求[4]，建設(shè)相應(yīng)的功能模塊，同時要具備多維度的信息分析路徑；其次，無論是檔案管理負(fù)責(zé)人還是具體檔案管理員工均需要有強(qiáng)烈的檔案價值挖掘意識，充分使用檔案管理信息系統(tǒng)的各項統(tǒng)計分析功能，深入挖掘重要的決策服務(wù)價值；最后，應(yīng)該安排具有專業(yè)分析能力的員工專門負(fù)責(zé)檔案價值的分析，結(jié)合事業(yè)單位管理決策的需要，定期給出價值分析報告。

2.3 持續(xù)強(qiáng)化安全管理要求落實

安全管理是檔案管理信息系統(tǒng)使用不容忽視的問題，其重要性不言而喻。針對事業(yè)單位常見的以安全權(quán)限設(shè)置為主的安全管理有要求無知執(zhí)行，或執(zhí)行不到位的問題，應(yīng)建立相應(yīng)的機(jī)制和措施確保安全管理要求得到切實落實[5]。一是采用人臉識別技術(shù)進(jìn)行權(quán)限登陸設(shè)置，盡可能減少賬戶密碼方式轉(zhuǎn)移的隨意性；二是采用重要檔案資料設(shè)置在專用電腦，做到專機(jī)專用，同時配以攝像頭，全程記錄使用過程，以防不當(dāng)人員查詢使用；三是完善安全管理制度要求，加大安全管理要求執(zhí)行不力的懲罰力度，約束和威懾?zé)o關(guān)人員的行為。

3 研究結(jié)論

事業(yè)單位的檔案管理具有十分重要的價值。在信息化環(huán)境下，檔案信息化管理已成為眾多事業(yè)單位的共同選擇。檔案信息化管理的關(guān)鍵在于設(shè)計、實現(xiàn)和使用好檔案管理信息系統(tǒng)。通過實踐了解，檔案管理信息系統(tǒng)存在適應(yīng)性不強(qiáng)、價值挖掘不夠、安全管理欠缺三個主要的現(xiàn)實問題。分析原因后，本文提出事業(yè)單位應(yīng)該通過優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計、加強(qiáng)檔案價值分析使用意識、持續(xù)強(qiáng)化安全管理要求落實等三個針對性方式來對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。