“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下智慧檔案建設(shè)

馬保生

（臨沂市城市建設(shè)勘察測(cè)繪院，山東 臨沂 276000）

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新技術(shù)的快速發(fā)展，將促進(jìn)檔案管理服務(wù)形式從根本上發(fā)生轉(zhuǎn)變，而且基于用戶需求個(gè)性化與多元化、數(shù)據(jù)精準(zhǔn)化、海量信息等，對(duì)檔案管理服務(wù)提出更高的要求。對(duì)于新技術(shù)環(huán)境下的檔案管理服務(wù)來(lái)講，如何做好智能化交互服務(wù)、知識(shí)共享創(chuàng)新服務(wù)、個(gè)性化自助服務(wù)以及復(fù)合型專業(yè)人才的支持等，是必須面對(duì)的問題。

1 智慧檔案管理的主要支撐技術(shù)

1）云計(jì)算打破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空限制。云計(jì)算具有多重優(yōu)勢(shì)。首先是存儲(chǔ)規(guī)模十分龐大，傳統(tǒng)檔案館模式下，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)需要消耗較多的庫(kù)房空間，同時(shí)還要進(jìn)行防潮、防火、防蟲等保障工作。隨著檔案信息化建設(shè)，電子檔案的出現(xiàn)解決了這一問題。檔案館可以將實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，之后將其同步到云端上，大大節(jié)省了存儲(chǔ)空間。第二是成本較低，計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和更新每年都要消耗大量的金錢，而從一個(gè)單位、學(xué)校甚至是城市的角度來(lái)看，智慧檔案承擔(dān)的更是大批量的信息服務(wù)工作，無(wú)論是數(shù)據(jù)分析還是基礎(chǔ)設(shè)備的采購(gòu)，都需要預(yù)留大量的存儲(chǔ)空間，消耗很多的人力物力。而云計(jì)算則可以通過(guò)集成化的服務(wù)，根據(jù)智慧檔案的需求制定模塊化的存儲(chǔ)方案，大大降低了管理成本。第三是便于共享。傳統(tǒng)檔案館信息傳遞的模式是單向的，而云計(jì)算則將信息傳遞去中心化和分散化，只要通過(guò)一定的授權(quán)和認(rèn)證，就能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下訪問自己想要的檔案資源，突破了檔案利用服務(wù)的時(shí)空局限。

2）物聯(lián)網(wǎng)推動(dòng)檔案與萬(wàn)物互聯(lián)。IBM曾經(jīng)提出過(guò)“智慧地球的概念”，其本質(zhì)就是將互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)融合在一起，讓虛擬和現(xiàn)實(shí)的分界線更加模糊，而物聯(lián)網(wǎng)更是建設(shè)智慧檔案管理不可或缺的一部分。從內(nèi)涵上看，物聯(lián)網(wǎng)是本質(zhì)上仍是一種信息交換的過(guò)程，只是信息交換的對(duì)象變成了“人”和“物”。從其運(yùn)行的原理上看，第一步要對(duì)目標(biāo)物體的屬性進(jìn)行標(biāo)記和識(shí)別。體現(xiàn)在檔案中，就是對(duì)檔案的位置、數(shù)量或是內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別。第二步，要搭建底層的硬件設(shè)備與設(shè)施為物聯(lián)功能的實(shí)現(xiàn)提供基礎(chǔ)，如定位系統(tǒng)、二維碼、條形碼等等，通過(guò)這些識(shí)別設(shè)備完成對(duì)所標(biāo)記物體的識(shí)別，獲得其屬性，然后就通過(guò)相應(yīng)的轉(zhuǎn)碼技術(shù)將其傳輸?shù)綌?shù)據(jù)處理中心進(jìn)行計(jì)算。如，在進(jìn)行實(shí)體檔案的展覽時(shí)，可以通過(guò)掃碼的形式獲取檔案的具體資料和詳細(xì)信息，讓參觀者能夠更加全面、立體的獲取展品的相關(guān)信息，縮短參觀者與展品間的距離。又如當(dāng)檔案的位置發(fā)生異常變動(dòng)時(shí)，智慧檔案能夠通過(guò)實(shí)時(shí)物聯(lián)網(wǎng)及時(shí)獲取信息，保障檔案的安全。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”思維下智慧檔案建設(shè)

1）統(tǒng)籌規(guī)劃，完善保障體系?，F(xiàn)代檔案管理體制下，數(shù)字化、信息化、智慧化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，這一方面是公眾檔案需求多元化發(fā)展所必需的，也是檔案工作持續(xù)、科學(xué)發(fā)展的必然要求。對(duì)此，智慧檔案要站在更高的角度，在檔案館信息化的基礎(chǔ)上進(jìn)行統(tǒng)籌和規(guī)劃。從技術(shù)的角度上來(lái)看，要充分的研究物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用，從公眾的實(shí)際需求出發(fā)，結(jié)合檔案管理的具體工作情況，推動(dòng)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的有效落實(shí)，并且形成一個(gè)集成化的資源，讓檔案管理的收集、歸檔、利用、服務(wù)等各個(gè)流程都能夠朝高度智慧化的方向發(fā)展。同時(shí)，我們還需要看到，當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)廣泛開展了智慧城市建設(shè)，在智慧政務(wù)和智慧交通等領(lǐng)域已經(jīng)應(yīng)用的較為成熟，受到了人民群眾的一致好評(píng)。但由于我國(guó)城市發(fā)展起步較短，智慧城市建設(shè)存在著城市網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)還不完善、城鄉(xiāng)差距較大、基站分布不平衡、部分地區(qū)網(wǎng)速較低、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的保養(yǎng)和維護(hù)欠缺、智慧化水平低、信息安全面臨多重挑戰(zhàn)等問題。因此，我們有針對(duì)性地對(duì)智慧城市和智慧檔案建設(shè)工作靈活調(diào)整，優(yōu)化資金方面的投入，加強(qiáng)技術(shù)上的研發(fā)，同時(shí)在內(nèi)部提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，以專業(yè)能力和能力為切入點(diǎn)，培養(yǎng)其信息素養(yǎng)和互聯(lián)網(wǎng)意識(shí)，外部要加強(qiáng)技術(shù)人員的引進(jìn)，為智慧檔案的發(fā)展提供持續(xù)動(dòng)力。

2）借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。智慧檔案基礎(chǔ)是檔案信息化建設(shè)，當(dāng)前，數(shù)字檔案館在我國(guó)的發(fā)展已較為成熟，但從整個(gè)檔案管理的歷史來(lái)看，數(shù)字檔案館仍是較為新興的事物，各地檔案館雖然大多已經(jīng)完成檔案資源的數(shù)字化，，但在多元業(yè)務(wù)應(yīng)用和檔案服務(wù)與利用的開發(fā)方面還缺乏經(jīng)驗(yàn)。對(duì)此，國(guó)內(nèi)檔案界應(yīng)積極探索，創(chuàng)新數(shù)字檔案管理方式、管理理念，推動(dòng)智慧檔案管理的持續(xù)健康發(fā)展。在理論方面，要加強(qiáng)智慧城市和智慧檔案基礎(chǔ)理論以及相關(guān)學(xué)科的學(xué)習(xí)，逐漸完善智慧檔案建設(shè)的理論支撐，給智慧檔案工作提供多方面的理論支撐；在實(shí)踐層面，智慧檔案要充分汲取和借鑒智慧城市建設(shè)其他模塊的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，如智慧交通、智慧人社等等，借助智慧城市的便利獲取人民群眾的檔案需求，以需求為指引、技術(shù)為保障開發(fā)出滿足社會(huì)、滿足大眾的檔案應(yīng)用。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面，首先需要對(duì)管理性和業(yè)務(wù)性以及技術(shù)性等多種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行建立。管理性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一般是指計(jì)算機(jī)的安全法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)，還有檔案館所有工作人員的職責(zé)。對(duì)于業(yè)務(wù)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)說(shuō)，除了術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)和電子文件等，還有檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等。此外，技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中涉及數(shù)字檔案館的軟硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其次就是要推動(dòng)檔案資源的共享，讓不同的使用主體和不同類型的檔案能夠在一個(gè)共有的平臺(tái)中互聯(lián)互通，促進(jìn)檔案資源的最大化利用，為大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的應(yīng)用提供資源支撐。

3）完善個(gè)性化自助化服務(wù)。新技術(shù)環(huán)境下，檔案管理的被動(dòng)服務(wù)模式、單一檢索方式等等，已經(jīng)無(wú)法滿足用戶的日益變化以及增長(zhǎng)的需求。傳統(tǒng)檔案管理是“重藏輕用”的服務(wù)理念，而新技術(shù)環(huán)境下的檔案管理服務(wù)則需要滿足各類用戶對(duì)檔案信息的需求，也就是需要借助新技術(shù)，在用戶方式、內(nèi)容以及時(shí)空等方面進(jìn)行全面優(yōu)化與改善，從而為廣大用戶提供個(gè)性化的服務(wù)。而個(gè)性化自助服務(wù)具體指的是檔案機(jī)構(gòu)需要對(duì)不同用戶的需求以及利用特征進(jìn)行關(guān)注與分析，且通過(guò)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)對(duì)用戶的活動(dòng)軌跡、背景信息等元數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘以及獲取，通過(guò)深入分析這類數(shù)據(jù)，掌握不同用戶的習(xí)慣愛好，并對(duì)用戶可能需要的需求，或者說(shuō)是潛在需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，然后為用戶精準(zhǔn)配置以及提供檔案資源服務(wù)。以麗水市為例，該市部署的智慧檔案系統(tǒng)覆蓋了一市九縣，隨著該系統(tǒng)的完善，未來(lái)麗水市可實(shí)現(xiàn)全市任意地方都可以獲取資源進(jìn)館、查閱檔案信息資源等目標(biāo)。同時(shí)，目前已經(jīng)成功建立百姓檔案智能模式、云檔案智能模式以及檔案超市智能模式，而設(shè)置與這些模式配套，且適合不同用戶的查閱與查詢方式，例如，并聯(lián)式查詢方式、移動(dòng)式查詢方式、百度式查詢檢索方式、一站式查詢方式以及自助式查詢方式等等。

3 結(jié)束語(yǔ)

智慧檔案的云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)三大主要支撐技術(shù)打破了傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空限制、推動(dòng)檔案信息資源與實(shí)體的互聯(lián)、賦予檔案資源多元價(jià)值，推動(dòng)了檔案管理的現(xiàn)代化、智能化發(fā)展，有利于提升檔案管理服務(wù)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。