醫(yī)院人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理的思考

張 健

（博興縣疾病預(yù)防控制中心，山東 濱州 256600）

人力資源管理工作中，人事檔案的構(gòu)建流程相當(dāng)復(fù)雜，且十分重要，醫(yī)院理應(yīng)予以足夠的重視。在將自身人事檔案管理工作做好的前提下，應(yīng)合理優(yōu)化人力資源配置，嚴(yán)格進(jìn)行相關(guān)制度措施的制定，促進(jìn)自身競(jìng)爭(zhēng)力的提升。同時(shí)，管理期間需要對(duì)檔案管理人才的招聘及培訓(xùn)等一系列工作予以重視，以便使人事檔案的運(yùn)作效率得以提升。

1 醫(yī)院人事檔案信息資源特點(diǎn)

1）信息量大。醫(yī)院人事檔案信息包括醫(yī)院工作者的履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、違法違紀(jì)、招錄/聘用材料，等等。大數(shù)據(jù)背景下，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)將這些信息電子化后，并及時(shí)轉(zhuǎn)化成為需要保存的檔案信息資源，人事檔案信息資源數(shù)量較以往增速更快，形成了龐大的醫(yī)療人事檔案信息量。2）數(shù)據(jù)形式多樣。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院人事檔案信息資源呈現(xiàn)出多元化數(shù)據(jù)模式，既有文字，也有圖片，還有各種重要的視音頻資料，等等，這些多元化檔案信息資源給人事檔案管理提出了新的更高要求。3）處理速度快。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用，醫(yī)院人事檔案管理?yè)碛辛藢?zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)載體。無(wú)論是人事檔案信息資源的收集、添加、整理，還是后期檢索利用等，較傳統(tǒng)人事檔案管理相比，效率實(shí)現(xiàn)了 極大地提升。4）價(jià)值密度低。與傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理相比，大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案信息資源收集更加便捷，涵蓋的人事檔案信息更加全面，但與此同時(shí)，人事檔案信息資源的利用價(jià)值密度降低，需要從比以往更大范圍進(jìn)行人事檔案信息搜尋和查找。

2 醫(yī)院人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理的作用

2.1 有利于提高檔案信息的完整性和安全性

在醫(yī)療改革背景下，醫(yī)務(wù)人員流動(dòng)性增加，但檔案信息沒(méi)有跟隨人事變動(dòng)及時(shí)更新和維護(hù)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案無(wú)法調(diào)動(dòng)或者人員信息更新不及時(shí)等情況，發(fā)生“有檔無(wú)人、人檔不一、檔案失聯(lián)”等問(wèn)題，使檔案信息完整性與真實(shí)性被破壞。通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案的電子化處理和數(shù)據(jù)錄入，可維護(hù)檔案信息的完整性和安全性，通過(guò)給各個(gè)部門(mén)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，進(jìn)行分權(quán)限管理，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息收集的范圍，各部門(mén)共同有序管理，提高了檔案信息的使用價(jià)值。

2.2 提供科學(xué)合理的評(píng)價(jià)和考核

醫(yī)院人事檔案管理能將重要的人才供醫(yī)院參考使用，奠定人才評(píng)價(jià)及考核的基礎(chǔ)。而醫(yī)院在高層次人才招聘及引進(jìn)中，能夠提前大致了解人才的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平及工作經(jīng)歷等一系列資料信息。所以，人事檔案管理工作能夠?qū)⑿畔⑻峁┙o醫(yī)院人力資源管理部門(mén)，這樣一來(lái)，可確保所招聘的人才各方面都能滿足醫(yī)院的需求，可促進(jìn)醫(yī)院職工整體素質(zhì)的提高。

3 醫(yī)院人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理措施

3.1 開(kāi)發(fā)新系統(tǒng)，引入新科技

醫(yī)院需要將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)積極引入人事檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)信息化管理。具體而言，應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：首先，應(yīng)積極聯(lián)系具有較好口碑及業(yè)績(jī)的軟件公司，建立合作關(guān)系，開(kāi)發(fā)與自身相適應(yīng)且將人事檔案十大分類(lèi)材料信息包含在內(nèi)的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，該數(shù)據(jù)庫(kù)需將每卷檔案具體位置及使用現(xiàn)狀清晰標(biāo)注。其次，檔案管理人員在應(yīng)用掃描儀時(shí)，掃描檔案原件并將其上傳數(shù)據(jù)庫(kù)后，同樣需要在該庫(kù)中儲(chǔ)存原始資料的圖片版本，供日后查閱。最后，醫(yī)院?jiǎn)T工可在登錄后，對(duì)個(gè)人年齡、學(xué)歷及職稱(chēng)等基本信息進(jìn)行查看。不但能幫助員工做好職業(yè)規(guī)劃，同時(shí)也能幫助他們及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，以便反饋與更改。此外，為了保障數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性與安全性，醫(yī)院理應(yīng)督促軟件公司及時(shí)維護(hù)并升級(jí)該數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.2 轉(zhuǎn)變思維，強(qiáng)化人事檔案信息資源收集整理

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院人事檔案信息資源的完整性、準(zhǔn)確性是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。強(qiáng)化“云計(jì)算”“大數(shù)據(jù)”管理理念，既要全面收集醫(yī)護(hù)及行政管理人員的基本信息、工作成績(jī)，也要利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，將人事檔案管理系統(tǒng)與辦公OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等終端數(shù)據(jù)接口相連，當(dāng)人事信息發(fā)生變化時(shí)，能夠在第一時(shí)間將相關(guān)重要信息進(jìn)行自動(dòng)采集。此外，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案信息資源收集管理理念，變“坐等上門(mén)”的被動(dòng)式收集為“主動(dòng)上門(mén)”收集，根據(jù)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，強(qiáng)化人事檔案信息資源收集的前端指導(dǎo)，從而提升醫(yī)院人事檔案信息資源收集的完整性、規(guī)范性和科學(xué)性。此外，完善人事檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的統(tǒng)一歸口管理。

3.3 完善數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，提高人事檔案信息資源建設(shè)成效

人事檔案信息資源建設(shè)是人事檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，而數(shù)據(jù)管理則是提高信息資源建設(shè)效率的有效途徑。受限于人事檔案信息資源的特殊性，其信息資源建設(shè)與現(xiàn)代信息技術(shù)下的數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用落差較大。數(shù)據(jù)管理強(qiáng)調(diào)了對(duì)直接數(shù)據(jù)和間接數(shù)據(jù)的整合與分析，因此，應(yīng)完善數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，以提高人事檔案信息資源建設(shè)的成效，為后續(xù)的數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用提供支撐。1）應(yīng)完善數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。完備的硬件設(shè)施和管理系統(tǒng)能不斷根據(jù)人事檔案工作的實(shí)際情況更新系統(tǒng)功能、提高數(shù)據(jù)處理能力。人事檔案管理部門(mén)應(yīng)擬定長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)單位人力資源戰(zhàn)略發(fā)展的重要內(nèi)容和投入資源情況，分階段升級(jí)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。2）保密性是人事檔案管理的重中之重，因此數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)也應(yīng)注重各種信息安全風(fēng)險(xiǎn)的防范。采用規(guī)范化的身份識(shí)別與授權(quán)加密機(jī)制確保信息資源庫(kù)訪問(wèn)的安全性；建立健全數(shù)據(jù)日志，對(duì)人事檔案的訪問(wèn)、讀寫(xiě)和存取等操作進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄和監(jiān)控。3）提升工作人員數(shù)據(jù)管理素養(yǎng)。系統(tǒng)是由人操作的，因此工作人員的素質(zhì)也決定了數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的作用是否能充分發(fā)揮。對(duì)此，應(yīng)采取積極對(duì)策。對(duì)外部，根據(jù)需要，積極引進(jìn)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)專(zhuān)門(mén)人才。在內(nèi)部，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高工作人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)管理隊(duì)伍的知識(shí)化、專(zhuān)業(yè)化。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化是當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新發(fā)展的基本趨勢(shì)，更加準(zhǔn)確、有效的信息化管理制度不僅能夠推進(jìn)人事檔案管理從紙質(zhì)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)型，更能夠促進(jìn)醫(yī)院的整體信息化發(fā)展。目前各級(jí)醫(yī)院在人事檔案信息化建設(shè)中已經(jīng)取得了初步成績(jī)，但同時(shí)也存在著諸如重視程度不高、缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、檔案質(zhì)量偏低、缺乏專(zhuān)業(yè)性人才等一系列問(wèn)題，使得醫(yī)院在管理工作中難以最大化實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)化。