數(shù)字化建設(shè)背景下檔案管理模式優(yōu)化研究

帥欣盛

（福建省三明市政協(xié)，福建 三明 365000）

1 現(xiàn)如今我國(guó)檔案管理所出現(xiàn)的問(wèn)題

1）我國(guó)每天的人流量是非常巨大的，檔案數(shù)量也是眾多，根據(jù)以往的傳統(tǒng)的檔案管理方式來(lái)講，需要花費(fèi)諸多的人力與時(shí)間，尤其是在查詢某一個(gè)檔案時(shí)，需要花費(fèi)好幾個(gè)小時(shí)，甚至是消耗一天的時(shí)間來(lái)完成。并且大部分的檔案都是紙制品，抗火、抗蟲(chóng)的性能并不是很好，檔案留存的時(shí)間久了，會(huì)導(dǎo)致檔案文件造成損壞，這就要花費(fèi)更多的時(shí)間與資金去進(jìn)行檔案維護(hù)，這其中會(huì)有部分檔案并沒(méi)用備份，就導(dǎo)致這部分文檔永久性的丟失，文檔的損壞、丟失等出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，檔案管理人員也是有很大的困擾，檔案數(shù)量的龐大，以至于檔案管理人員不能及時(shí)止損。

2）目前從檔案管理的工作情況來(lái)看，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案室也是逐漸的成熟起來(lái)，也慢慢地發(fā)展起來(lái)了，這些檔案室已經(jīng)具備良好的數(shù)字化管理基礎(chǔ)，基本上可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化，這是好的現(xiàn)象，檔案室的管理人員已經(jīng)開(kāi)始用計(jì)算機(jī)來(lái)保存與管理檔案。依照目前的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，檔案管理人員逐漸的向?qū)I(yè)程度、知識(shí)豐富程度發(fā)展；從社會(huì)發(fā)展的大致方向來(lái)看，信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的水平也是越來(lái)越高，對(duì)檔案管理人員的要求也是逐步的提高。我們不難發(fā)現(xiàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員多為上了年紀(jì)的老員工，往往文化程度、自身素質(zhì)有限，如果單位沒(méi)有開(kāi)展過(guò)相關(guān)工作內(nèi)容的系統(tǒng)性培訓(xùn)，檔案管理的工作人員也很難做到專(zhuān)業(yè)化的科學(xué)管理。久而久之，這項(xiàng)工作一直得不到應(yīng)有的重視，最終就會(huì)出現(xiàn)造成信息泄露、遺失等不良后果。

3）雖然檔案數(shù)字化管理方式得到了廣泛的應(yīng)用，但是還是處在發(fā)展初期狀態(tài)，使用還不夠成熟，所以在檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，就遇到了各種各樣的困難?，F(xiàn)如今最重要的就是提高檔案數(shù)字化管理的利用率，熟能生巧并不是說(shuō)些取樂(lè)的，面對(duì)各種各樣的問(wèn)題的時(shí)候，可以利用新興技術(shù)來(lái)優(yōu)化問(wèn)題，利用新的技術(shù)去研發(fā)更適配機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理系統(tǒng)，更便捷的軟件，讓未來(lái)檔案的數(shù)字化管理更有效、更合理，從而進(jìn)一步的提高數(shù)字化管理的高效性，讓數(shù)字化管理從單一的管理模式轉(zhuǎn)變成集體化的管理模式。就目前我國(guó)數(shù)字化檔案管理人員的思想來(lái)說(shuō)，他們的思想都是比較停滯的，都停留在傳統(tǒng)的管理方式方面，還有他們的綜合素養(yǎng)也是比較低的，在他們眼里，數(shù)字化檔案管理方式是一個(gè)虛設(shè)。

2 數(shù)字化檔案管理方式的優(yōu)化措施

1）優(yōu)化檔案制度管理。無(wú)規(guī)矩不成方圓，工作的正常運(yùn)行需要有制度保駕護(hù)航，檔案管理也不例外，合理的管理制度可以使檔案管理變的更具科學(xué)性和有序性，保證檔案管理工作的正常組織運(yùn)行，繼而使檔案管理的作用充分發(fā)揮出來(lái)。建立科學(xué)合理的制度，首先要求管理人員對(duì)制度的優(yōu)化進(jìn)行全面分析，從檔案的搜集整理、保管、借閱、查詢等多方面、多角度，找出當(dāng)前所采用制度的缺陷或不足，再完善工作管理制度，并要推廣落實(shí)已制定好的制度，確保工作人員都能夠自覺(jué)遵守制度，在制度的框架下展開(kāi)工作。建立有效合理的制度一方面可以提高檔案管理的工作效率，另一方面也為檔案資源的有效利用。

2）優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍。提升機(jī)關(guān)單位工作人員的綜合能力是檔案數(shù)字化管理建設(shè)中所涉及的人才問(wèn)題，檔案管理的數(shù)字化與信息技術(shù)都能關(guān)系到工作人員，與他們的知識(shí)有著重大的關(guān)聯(lián)，所以，新型技術(shù)的人才引進(jìn)是至關(guān)重要的。在數(shù)字化管理平臺(tái)的使用過(guò)程中，主要針對(duì)的是數(shù)字化設(shè)備與數(shù)字化信息的采集，這些檔案管理者的工作方法要進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，要逐漸地去適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)，也要學(xué)會(huì)現(xiàn)代化的管理方式，一方面提升自身的綜合職業(yè)水平，另一方面對(duì)網(wǎng)絡(luò)的管理、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)操作等的部分內(nèi)容進(jìn)行熟練，并且認(rèn)識(shí)規(guī)范的操作。管理人員也要認(rèn)識(shí)到信息的安全化管理，檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)就是安全性與保密性，部分檔案在使用的過(guò)程中是加以控制的，是十分保密的，檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，一定要注重檔案的安全性能，加大對(duì)檔案的保密工作，保證檔案的安全性，檔案數(shù)字化管理途中要有完整的檔案管理機(jī)制。

3）健全檔案管理安全保密制度。在檔案管理人員工作的過(guò)程中，一定要遵守相應(yīng)的檔案法規(guī)，檔案載體與檔案使用的方式是在不停變化的，所以，檔案管理必須要有完整的、與現(xiàn)實(shí)情況相符合的管理機(jī)制，在這個(gè)基礎(chǔ)上，也要制定出相應(yīng)的法律法規(guī)，方便檔案數(shù)字化管理工作順利地開(kāi)展下去。數(shù)字化檔案管理人員可以對(duì)擁有一定的監(jiān)督權(quán)、使用權(quán)等一切權(quán)利進(jìn)行合理的劃分，并且要有明確的規(guī)定，對(duì)檔案信息的安全得以高度重視，對(duì)檔案管理人員的合法權(quán)益進(jìn)行保障。數(shù)據(jù)與檔案的重要作用之一是資源共享，以目前的情況來(lái)看，在很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，都很難切實(shí)把這一項(xiàng)工作發(fā)揮好，現(xiàn)階段只是一些單位的檔案管理部門(mén)因安全等方面的因素不愿意將本單位檔案信息與其他單位的同等部門(mén)進(jìn)行資源共享。為了更大程度地發(fā)揮檔案管理的作用，在搭建各單位的檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)的時(shí)候，各個(gè)相關(guān)單位的管理者們應(yīng)提前進(jìn)行溝通，相互理解并建立緊密協(xié)作，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)開(kāi)放資源共享功能，搭建可以發(fā)揮更大作用的數(shù)據(jù)平臺(tái)，方便系統(tǒng)內(nèi)各單位信息互通，開(kāi)展工作。單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要增加檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)性工作，著重強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與該管理工作科學(xué)交融使用的重要意義。當(dāng)然，搭建數(shù)據(jù)平臺(tái)的同時(shí)不能降低安全意識(shí)，要對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及特殊重要信息內(nèi)容的保密性加以重視。

4）完善辦公設(shè)備。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理設(shè)備的選擇上，應(yīng)該選擇技術(shù)成熟及其可靠的設(shè)備，并且在使用的過(guò)程中定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行測(cè)試，必要時(shí)也可以更換設(shè)備，存儲(chǔ)介質(zhì)，技術(shù)的升級(jí)和跟蹤技術(shù)，為數(shù)字化檔案的更新和移動(dòng)做好一切的準(zhǔn)備。設(shè)備作為數(shù)字化檔案的載體，一定要及時(shí)地去更新替換，消除一些因?yàn)樵O(shè)備出現(xiàn)的一些小問(wèn)題。在數(shù)據(jù)更新和移動(dòng)的過(guò)程中，一定要加強(qiáng)監(jiān)督，確保數(shù)字化檔案是安全的、是完整的、是準(zhǔn)確的，而后，定期要對(duì)檔案進(jìn)行一次備份，以防人為或者是自然災(zāi)害對(duì)檔案造成不可挽回的毀壞，如果有條件，可以對(duì)一些重要的文件進(jìn)行異地保存。

5）檔案管理功能的延展和改善檔案管理的服務(wù)水平。作為數(shù)據(jù)信息時(shí)代的檔案管理人員，思想和工作方式上都不應(yīng)僅僅拘泥于傳統(tǒng)檔案管理套路式的工作模式，而要勇于改變自己和迎接挑戰(zhàn)。在信息化的背景下，勤于思考，善于學(xué)習(xí)，提升自己的學(xué)習(xí)能力和工作 業(yè)務(wù)能力，針對(duì)過(guò)往工作經(jīng)驗(yàn)有揚(yáng)有棄，并且緊密結(jié)合實(shí)踐工作，針對(duì)檔案的應(yīng)用功能進(jìn)行有效拓展。在過(guò)去的檔案管理工作中，可以為有需要的人提供更多的查詢功能，而檔案的收集工作又是如此細(xì)碎復(fù)雜，僅僅一項(xiàng)查詢功能完全無(wú)法體現(xiàn)檔案管理的實(shí)際價(jià)值。搭建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)之時(shí)，首先要考慮的是已經(jīng)對(duì)于以往大量文字信息進(jìn)行了充分的歸類(lèi)及分類(lèi)，剖析檔案之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，注重開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值。也要善于根據(jù)大數(shù)據(jù)計(jì)算出工作人員的信息偏好，繼而可根據(jù)計(jì)算結(jié)果向其推送內(nèi)容，以此豐富檔案管理的內(nèi)容和含義，改變以往事業(yè)單位檔案資料開(kāi)發(fā)利用效率過(guò)低的問(wèn)題。

3 結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，一定要注重?cái)?shù)字化文檔管理的建設(shè)，信息化檔案事業(yè)的發(fā)展為單位帶來(lái)了更多發(fā)展的機(jī)會(huì)，檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)是一條必經(jīng)之路，也是順應(yīng)了我國(guó)信息化建設(shè)時(shí)代，檔案管理也要與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展相互協(xié)調(diào)，與社會(huì)共同進(jìn)步，積極去探索檔案數(shù)字化管理道路，推動(dòng)我國(guó)的信息化建設(shè)，也加快單位檔案的數(shù)字化管理腳步，所以，檔案的數(shù)字化管理對(duì)我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案事業(yè)發(fā)展有著非常重要的意義。