淺議大數(shù)據(jù)背景下完善檔案管理與開發(fā)利用的可行策略

劉麗琴

（山西省忻州市五寨縣婦女兒童工作服務(wù)中心，山西 忻州 036200）

檔案是指直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，對人們的生活和工作非常重要。檔案管理就是對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行直接管理，它是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分[1]。近年來，伴隨著網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國逐步進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)當(dāng)中蘊(yùn)含著極大的數(shù)據(jù)資源，工作人員可以通過大數(shù)據(jù)快速的調(diào)取信息，使檔案發(fā)揮更多的價(jià)值。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)浪潮洶涌而至的時(shí)代，檔案部門理應(yīng)順勢而為，做好檔案的管理與開發(fā)工作，推進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理事業(yè)轉(zhuǎn)型升級。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代特征

大數(shù)據(jù)即是超出傳統(tǒng)流程以及分析能力的相關(guān)數(shù)據(jù)，又稱之為巨量、海量的信息數(shù)據(jù)[2]。大數(shù)據(jù)集中解決的是數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)、計(jì)算以及應(yīng)用相關(guān)問題，是在信息科學(xué)技術(shù)支撐下發(fā)展的新技術(shù)形式，其基本特點(diǎn)就是多樣性、規(guī)模性、價(jià)值性、高速性。大數(shù)據(jù)可為人們提供豐富的信息資源，且在數(shù)據(jù)容量滿足的情況中，能提升數(shù)據(jù)處理實(shí)效性，促進(jìn)人們對信息數(shù)據(jù)的有效性運(yùn)用。

大數(shù)據(jù)時(shí)代就是數(shù)據(jù)分析更豐富、信息技術(shù)更先進(jìn)、知識信息管理更智能的時(shí)代。2014年3月，大數(shù)據(jù)被首次寫入政府工作報(bào)告；2015年8月，國務(wù)院發(fā)布《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》，10月，黨的十八屆五中全會(huì)正式提出“實(shí)施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源開放共享”，這表明中國已將大數(shù)據(jù)視作戰(zhàn)略資源并上升為國家戰(zhàn)略。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理與開發(fā)利用現(xiàn)狀及特點(diǎn)

1）檔案管理與開發(fā)利用現(xiàn)狀。檔案是對各單位的生產(chǎn)活動(dòng)、管理活動(dòng)進(jìn)行約束、記錄的第一手文件材料，做好檔案的管理工作，能夠幫助有關(guān)單位及時(shí)整理管理經(jīng)驗(yàn)，為各單位未來的發(fā)展提供必要的文件支持。然而，經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前的檔案管理與開發(fā)工作中，大部分單位的檔案管理工作都呈現(xiàn)出“偏重式發(fā)展”的負(fù)面問題。一方面，重管理不重開發(fā)，在歸置檔案、整理檔案的過程中，將檔案管理工作的重心放在“檔案記錄”上，忽視了檔案中所積累的生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)與開發(fā)價(jià)值。另一方面，重檔案不重方法，內(nèi)部管理意識淡薄，認(rèn)為檔案管理的價(jià)值在于“檔案入庫”，檔案開發(fā)的價(jià)值在于“檔案調(diào)閱”，從主觀意識入手，強(qiáng)行削減檔案管理的發(fā)展價(jià)值與實(shí)用價(jià)值。

2）檔案管理與開發(fā)利用新特點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展背景中，信息數(shù)據(jù)處理與分析工作存有數(shù)據(jù)規(guī)模較大、數(shù)據(jù)內(nèi)容較廣泛、數(shù)據(jù)格式較多樣等諸多特點(diǎn)，使得信息多樣化特征更為突出。同時(shí)，對各類信息數(shù)據(jù)處理具有較高要求，有諸多數(shù)據(jù)還要精確化分析與處理。為此，在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期，多領(lǐng)域發(fā)展中數(shù)據(jù)信息價(jià)值意識覺醒，有諸多人群開始逐步認(rèn)識到數(shù)據(jù)信息價(jià)值作用。檔案管理工作是人類社會(huì)信息處理分析的重要實(shí)踐活動(dòng)，各項(xiàng)活動(dòng)開展中會(huì)受到大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展影響，促使檔案管理工作也開始進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代。在目前檔案大數(shù)據(jù)背景下，建立更為完整的檔案資源信息庫，在大范圍檔案數(shù)據(jù)中，通過較快的信息處理速率、較強(qiáng)的信息分析能力等智能化分析措施，在較短信息中能獲取較多價(jià)值信息，并將信息傳遞到具有信息需求的對象，提升信息應(yīng)用價(jià)值，從而幫助各單位優(yōu)化管理方向與發(fā)展方向，最終實(shí)現(xiàn)單位的全面、可持續(xù)發(fā)展，是新形勢下檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢。

3 大數(shù)據(jù)背景下完善檔案管理與開發(fā)利用路徑

1）注重理念革新，開發(fā)與管理同步。大部分單位在檔案管理中遵循“以不變應(yīng)萬變”的管理理念。然而，僅圍繞“管理”所發(fā)起的檔案整理及調(diào)用工作是不全面的，在這片面化的管理理念下，檔案管理很難發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。在全新的檔案管理背景下，相關(guān)單位應(yīng)落實(shí)“以檔案管理為第一要求、以檔案開發(fā)為后續(xù)任務(wù)”的新型檔案管理理念，依靠人力資源與硬性制度的相互配合，將大數(shù)據(jù)理念、信息技術(shù)與檔案管理工作、開發(fā)工作結(jié)合起來，保障檔案管理工作的高質(zhì)量。首先，有關(guān)單位應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理小組，努力宣傳大數(shù)據(jù)的管理優(yōu)勢，使檔案管理活動(dòng)與開發(fā)活動(dòng)的實(shí)踐價(jià)值得以展現(xiàn)出來，對檔案開發(fā)工作給予全方位的重視。其次，相關(guān)單位必須努力落實(shí)做好內(nèi)部檔案管理設(shè)備的配置工作，建立完備的檔案管理制度，保障檔案管理工作的高質(zhì)量。第三，在內(nèi)部管理與建設(shè)活動(dòng)中，有關(guān)單位可適當(dāng)調(diào)整檔案在管理活動(dòng)中的出現(xiàn)頻率，依據(jù)檔案中的生產(chǎn)活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)為未來管理工作的落實(shí)做好準(zhǔn)備，展現(xiàn)檔案的開發(fā)價(jià)值，確保檔案管理活動(dòng)的高質(zhì)量。

2）注重方法改進(jìn)，線上與線下并行

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息的交流、置換與調(diào)整變得愈發(fā)頻繁，檔案管理工作量激增，以傳統(tǒng)書面材料為主要載體的實(shí)體檔案占地空間較大，且對于人員變動(dòng)、單位建設(shè)、日常事務(wù)管理等活動(dòng)，相關(guān)人員無法利用實(shí)體檔案對其進(jìn)行記錄，已經(jīng)無法滿足相關(guān)單位對于檔案的調(diào)用需求?；诖耍e極調(diào)整檔案形式，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)理論與檔案管理工作的高效對接，促使檔案管理方式向著系統(tǒng)化、全面化、科學(xué)化的方向發(fā)展，以提升檔案的使用價(jià)值。首先，在大數(shù)據(jù)背景下，相關(guān)單位應(yīng)嘗試將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理要求結(jié)合起來，做好線上技術(shù)的開發(fā)工作，以現(xiàn)代化的檔案管理手段推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展。其次，在檔案建設(shè)環(huán)節(jié)，相關(guān)單位仍應(yīng)以線下檔案為第一手資料，依靠線下檔案中所記錄的相關(guān)內(nèi)容，整理并制作線上檔案，為后續(xù)的檔案調(diào)用、開發(fā)等做好準(zhǔn)備。第三，線下檔案的分類形式較為復(fù)雜，所涉及的管理內(nèi)容比較繁瑣，在建設(shè)線上檔案儲(chǔ)備庫的過程中，有關(guān)單位應(yīng)指派信息技術(shù)管理人員管理檔案儲(chǔ)備庫，做好檔案的加密、保存及調(diào)整工作，避免因檔案疏漏而引發(fā)的管理問題。

3）注重人才引用，專業(yè)與制度齊抓。目前，在大數(shù)據(jù)背景下，線上檔案、多元檔案等新式檔案層出不窮，從事傳統(tǒng)線下檔案收集和管理的人員并不完全具備專業(yè)的數(shù)據(jù)處理和檔案管理能力，導(dǎo)致在數(shù)據(jù)收集與最終整理的過程中都存在很大的障礙，直接影響檔案管理工作的順利展開。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作要想做到與時(shí)俱進(jìn)，還要切實(shí)重視檔案管理工作人員實(shí)際工作質(zhì)量的提升，要以專業(yè)化的檔案管理人才助力本單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。首先，相關(guān)單位應(yīng)將人才管理檔案的先進(jìn)理念落到實(shí)處，應(yīng)將人才的引用、調(diào)度放在優(yōu)先位置，以人才為第一生產(chǎn)力，從各個(gè)角度入手，依靠人才響應(yīng)制度，為檔案管理活動(dòng)的落實(shí)提供實(shí)質(zhì)性支持。其次，有關(guān)人員應(yīng)積極嘗試落實(shí)檔案管理計(jì)劃，以硬性制度為第一行動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)，對如何管理檔案、管理哪些檔案、哪些員工能夠管理檔案等一系列問題作出明文規(guī)定，依靠制度約束檔案管理活動(dòng)，保障檔案管理工作的實(shí)效性。第三，在檔案開發(fā)研究過程中，相關(guān)單位應(yīng)引入高級綜合型人才，要求其利用信息技術(shù)、云平臺(tái)等手段深挖檔案的建設(shè)價(jià)值，對檔案中存在的漏洞進(jìn)行填補(bǔ)。此外，有關(guān)單位應(yīng)定期對檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)價(jià)值。

4 結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)的飛速發(fā)展為大數(shù)據(jù)時(shí)代的建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理與開發(fā)利用相關(guān)工作的與時(shí)俱進(jìn)是十分必要的，相關(guān)部門應(yīng)正視檔案管理與開發(fā)利用的優(yōu)勢與不足，依靠大數(shù)據(jù)時(shí)代下相關(guān)技術(shù)高效性、長期性的特點(diǎn)，不斷探索和改進(jìn)，勇于實(shí)踐和創(chuàng)新，為提高檔案管理與開發(fā)利用的工作效率和服務(wù)水平而不懈奮斗。