完善干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策研究

張學(xué)路

（長(zhǎng)治市潞州區(qū)委組織部舉報(bào)中心，山西 長(zhǎng)治 046000）

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，大數(shù)據(jù)正在引領(lǐng)各領(lǐng)域和各行業(yè)的變革與轉(zhuǎn)型。干部人事檔案是記錄干部經(jīng)驗(yàn)、作風(fēng)和工作表現(xiàn)的資料，是歷史和全面認(rèn)識(shí)干部的重要基礎(chǔ)。干部人事檔案工作是干部人事工作的重要部分，在大數(shù)據(jù)浪潮洶涌而至的時(shí)代，認(rèn)真對(duì)待干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，充分發(fā)掘其對(duì)干部人才資源開(kāi)發(fā)的重要作用，是體現(xiàn)公道正派選人用人的重要內(nèi)容。

1 干部人事檔案及其特點(diǎn)

《干部檔案工作條例》中明確表明，干部檔案是黨和國(guó)家歷史資料的核心內(nèi)容，是記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力等內(nèi)容的材料，是國(guó)家檔案的重要組成部分，是干部工作的重要內(nèi)容之一。

干部人事檔案具有六大特征[1]：一是具有全面性，它可以記錄干部職工個(gè)人成長(zhǎng)和發(fā)展的歷史，是干部職工個(gè)人信息的存儲(chǔ)庫(kù)，反映干部職工的整體情況；二是具有真實(shí)性，它可以顯示干部職工的家庭、職業(yè)、個(gè)人狀況等各個(gè)真實(shí)方面，能為組織人事部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是干部人事檔案現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)和前提；三是具有現(xiàn)實(shí)性，它可以直接服務(wù)于實(shí)際工作，是組織人事部門(mén)正確使用人才并合理解決工資的重要依據(jù)；四是具有動(dòng)態(tài)性，其隨著干部人生道路的延長(zhǎng)，持續(xù)性的整理入檔；五是具有流動(dòng)性，必須堅(jiān)持“檔隨人走”，干部人事檔案的管理與干部的人事管理相統(tǒng)一；六是具有機(jī)密性，其內(nèi)容涉及許多方面，其中一些反映了一些重大的歷史事件，任何人不得泄露或者私下存放干部人事檔案及其相關(guān)材料。

2 干部人事檔案數(shù)字化及其優(yōu)勢(shì)

1）干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)。干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)是指利用計(jì)算機(jī)、掃描、圖形圖像處理、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，把干部人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，建立和完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互聯(lián)，并通過(guò)數(shù)據(jù)接口與政務(wù)辦公系統(tǒng)連接，借助數(shù)字化技術(shù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)快速檢索與利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2）干部人事檔案數(shù)字化優(yōu)勢(shì)。干部人事檔案是國(guó)家檔案工作的重要組成部分，其管理反映了干部的基本素質(zhì)和組織人事部門(mén)的管理水平。2010年，中組部提出“干部檔案數(shù)字化”的要求，開(kāi)始在全國(guó)統(tǒng)一實(shí)施干部人事檔案信息化項(xiàng)目建設(shè)。干部人事檔案數(shù)字化是政府信息化的重要內(nèi)容，有利于提高干部人事檔案信息的使用價(jià)值和資源共享，擴(kuò)展干部人事檔案信息的使用范圍；有利于震懾和遏制干部人事檔案造假行為，促進(jìn)干部講誠(chéng)信、懂規(guī)矩、守紀(jì)律；有利于提高工作效率，降低干部人事檔案使用成本；有利于提高保護(hù)檔案實(shí)體安全性，規(guī)避各種自然災(zāi)害或人為損害對(duì)干部檔案信息可能造成的嚴(yán)重后果[2]。

3 干部人事檔案數(shù)字化現(xiàn)存問(wèn)題

1）重視程度有欠缺。從調(diào)查來(lái)看，目前有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案數(shù)字化工作還存在“說(shuō)起來(lái)重要，干起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的觀念，不積極主動(dòng)開(kāi)展干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核回頭看和數(shù)字化示范點(diǎn)創(chuàng)建活動(dòng)。如，有些單位雖然有干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)制度，但是執(zhí)行過(guò)程中打折扣，在干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作中推進(jìn)不主動(dòng)，質(zhì)量及效率明顯拖后腿。

2）系統(tǒng)化程度不足。從調(diào)查來(lái)看，目前干部人事檔案庫(kù)房雖然已基本實(shí)現(xiàn)“四室分開(kāi)”，但許多單位受辦公場(chǎng)地的限制，沒(méi)有考慮到未來(lái)10-20年的干部檔案管理，沒(méi)有做整體設(shè)計(jì)方案，這樣非常不利于干部人事檔案的保管保護(hù)。此外，還有部分單位存在當(dāng)年新形成的任免、工資、年度考核等基礎(chǔ)材料未及時(shí)收集入檔，新歸入的資料不夠規(guī)范，查借閱手續(xù)不完備等情況。

3）信息化程度較低。從調(diào)查的情況看，目前雖然干部人事檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但是檔案利用綜合效應(yīng)發(fā)揮不充分。主要表現(xiàn)為，一是大部分單位沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)輔助管理干部人事檔案工作的意識(shí)，二是科學(xué)有效運(yùn)用干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成果的能力不足，三是組織人事干部堅(jiān)持“凡提必審、凡進(jìn)必審、凡轉(zhuǎn)必審”以及“常查檔、勤用檔”意識(shí)不強(qiáng)。

4 完善干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的建議

1）嚴(yán)守干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)范性。標(biāo)準(zhǔn)化是開(kāi)展干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)最基本的要求，數(shù)字文件信息的存儲(chǔ)和傳輸必須建立并采用各方和各地區(qū)認(rèn)可的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。目前，我國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案管理部門(mén)已經(jīng)制定了許多數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)，在規(guī)范檔案信息數(shù)字化方面發(fā)揮了很好的作用，但干部人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化仍需進(jìn)一步完善。所有數(shù)字化干部人事檔案必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文件格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，并盡可能采用通用標(biāo)準(zhǔn)，以避免因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)不同而導(dǎo)致的不同轉(zhuǎn)換造成的資源浪費(fèi)和時(shí)間延遲，降低信息存儲(chǔ)和傳輸?shù)男省Ｃ鞔_了干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范，才有助于選擇最佳的干部檔案數(shù)字化技術(shù)方案。

2）嚴(yán)把干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)安全性。“安全體系”是管檔部門(mén)的基本任務(wù)和第一要?jiǎng)?wù)，干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展中也必須要考慮安全這個(gè)重要因素。首先，要確保紙質(zhì)檔案的安全。要設(shè)計(jì)一個(gè)完整、詳細(xì)的干部檔案數(shù)字化工作流程，制定嚴(yán)格的操作規(guī)程，以最大限度地降低數(shù)字化對(duì)原始檔案的安全威脅。其次，要維護(hù)電子檔案的保密。要與參與干部人事檔案數(shù)字化的公司和人員應(yīng)簽訂安全保密協(xié)議，同時(shí)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)完成后，運(yùn)行終端或服務(wù)器中的相關(guān)文件應(yīng)移交給檔案管理單位，外包的數(shù)字化公司應(yīng)將過(guò)程中的文件徹底刪除。第三，要建設(shè)檔案數(shù)據(jù)保全系統(tǒng)。要健全人防、物防、技防三位一體的干部人事檔案數(shù)據(jù)安全體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、預(yù)警、保全、修復(fù)、管理，避免數(shù)據(jù)安全隱患發(fā)生。

3）緊抓干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)效率性。技術(shù)方案決定了整個(gè)數(shù)字化項(xiàng)目的成敗和效率，高效的數(shù)字化處理系統(tǒng)是良好的紙質(zhì)文件基礎(chǔ)、硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、人員安排和工作流程的合理配置。干部人事檔案數(shù)字化工作面廣、數(shù)量大、耗時(shí)耗材，有必要在充分研究的基礎(chǔ)上，選擇最適合本地本單位的干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)方案，包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的文件格式、最有效的信息存儲(chǔ)方式和高效、經(jīng)濟(jì)、安全的數(shù)字化處理系統(tǒng)，以提高工作的效率與效益。

4）推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)專(zhuān)業(yè)化。干部人事檔案信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱巨的工程。干部人事檔案數(shù)字化建成后，還需要增強(qiáng)干部人事檔案信息化制度建設(shè)、信息安全維護(hù)、軟硬件設(shè)施管理、管理軟件升級(jí)、信息共享與利用等從事干部人事檔案工作的專(zhuān)業(yè)能力，所以要在夯實(shí)基礎(chǔ)和建強(qiáng)隊(duì)伍上下功夫。首先，要強(qiáng)化保障支撐，確保工作經(jīng)費(fèi)和辦公條件到位。其次，要全面調(diào)查和掌握干部人事檔案數(shù)字化人才的現(xiàn)狀，適當(dāng)提前規(guī)劃干部人事檔案數(shù)字化人才需求，同時(shí)嚴(yán)把人員入口關(guān)，建強(qiáng)工作隊(duì)伍。第三，要重視和加強(qiáng)政策業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要把與干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等列入干部人事檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)內(nèi)容，使組織人事部門(mén)切實(shí)享受到數(shù)字化干部人事檔案的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，干部人事檔案工作是干部人事工作的重要部分，在大數(shù)據(jù)浪潮洶涌而至的時(shí)代，檔案管理工作正在經(jīng)歷從線下紙質(zhì)化到線上數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，這是對(duì)檔案利用的深層次開(kāi)發(fā)，更是推動(dòng)檔案服務(wù)升級(jí)的新契機(jī)。干部人事檔案部門(mén)也應(yīng)順勢(shì)而為，推進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案管理事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。