李芹芹

（濱州市中醫(yī)醫(yī)院，山東 濱州 256600）

檔案管理作為醫(yī)院建設(shè)的重要一環(huán)，對醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展有著深遠(yuǎn)影響。近年來，隨著信息技術(shù)的崛起和迅速發(fā)展，醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)也取得一定成效，檔案管理也在日益規(guī)范化、科學(xué)化、智能化。但是，長久以來基于思想、技術(shù)等方面的限制，我國醫(yī)院檔案管理中仍存在一些困境，使得醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程無法真正落實(shí)，而6S管理以其自身的優(yōu)勢，逐漸受到各領(lǐng)域青睞，成為一種趨勢。在這樣的背景之下，如何借助6S管理優(yōu)勢來提高醫(yī)院檔案管理工作效率，讓管理更加精細(xì)化，提升醫(yī)院綜合能力，將成為醫(yī)院相關(guān)部門面臨的一大課題。

1 6S管理

6S管理是在5S管理理念基礎(chǔ)上演變而來，強(qiáng)調(diào)要有效管理生產(chǎn)中涉及的各生產(chǎn)要素，如人員、機(jī)器、材料等，號召員工從小事做起，養(yǎng)成好習(xí)慣，進(jìn)而提高工作質(zhì)量。在5S管理理念基礎(chǔ)上衍生的6S管理理念包含了：整理、整頓、清掃、清潔、安全、素養(yǎng)6個(gè)方面，其中前三項(xiàng)是具體內(nèi)容，清潔指把上述三個(gè)要素實(shí)施的做法制度化、規(guī)范化；素養(yǎng)強(qiáng)調(diào)培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣，積極遵守規(guī)章制度，可以說，實(shí)施6S是一個(gè)需要長期堅(jiān)持的過程，素養(yǎng)發(fā)揮了關(guān)鍵作用；安全是需要重視的基礎(chǔ)，任何工作的開展要以尊重生命、杜絕違章為基礎(chǔ)。從本質(zhì)上來說，6S強(qiáng)調(diào)在工作中要有一定的執(zhí)行力度，注重紀(jì)律性、規(guī)范性。而精細(xì)化作為一種理念和文化，在具體企業(yè)管理中表現(xiàn)為管理、服務(wù)等的精細(xì)化。醫(yī)院檔案管理工作涉及數(shù)量龐大、內(nèi)容繁瑣的各種資料，尤其需要精細(xì)化的理念來滲透到日常管理中，才能管理好各種檔案，為醫(yī)院提供更好的服務(wù)。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

在醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展過程中，培訓(xùn)了大量檔案，包括文件、圖像、人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、設(shè)備檔案和醫(yī)療檔案，以支持醫(yī)院文化建設(shè)、醫(yī)療研究、企業(yè)管理等。為醫(yī)院管理決策提供參考，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定健康發(fā)展。關(guān)于醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，一些醫(yī)院管理人員對醫(yī)院檔案管理缺乏興趣，造成了醫(yī)院檔案管理方面的許多問題，這些問題的特點(diǎn)是消化不良，妨礙了 由于缺乏醫(yī)療設(shè)施，醫(yī)院的一些檔案很小，很窄，有些檔案設(shè)備陳舊，醫(yī)院的檔案無法有條不紊地全面保存，這可能造成損失。第二，檔案信息化建設(shè)落后，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息科技等技術(shù)逐漸應(yīng)用于人們生活的各個(gè)方面，醫(yī)院的檔案管理中也開始利用信息化技術(shù)，但很多醫(yī)院還未意識到信息化建設(shè)的重要性，直接制約了其發(fā)展?；A(chǔ)條件的薄弱使信息化建設(shè)需要大量資金的支持，因?yàn)閷n案工作的重視程度不夠，所以投入的精力和資金也相對較少，甚至很多醫(yī)院至今都沒有檔案信息系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)也需要長期的維護(hù)和不斷地更新，人才是信息化建設(shè)的主體，這方面人才的匱乏也是其發(fā)展停滯的原因之一。因此，必須改變當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)明顯不足的情況，對檔案信息化管理工作進(jìn)行有效地運(yùn)用和整合，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理精益化發(fā)展。第第三，檔案管理人員的技能各不相同，因?yàn)橛行┽t(yī)院不了解檔案管理，認(rèn)為檔案是一個(gè)好職位，在挑選工作人員時(shí)，優(yōu)先考慮退休的前工作人員，而不征聘專門的檔案管理人員，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作不夠規(guī)范化、科學(xué)化，難以為醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)。

3 6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

3.1 整理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

在6S精細(xì)化管理中，主要的分類工作是將用品和用品分開用于醫(yī)院檔案管理，即：對醫(yī)院檔案進(jìn)行分類，將寶貴的檔案數(shù)據(jù)存檔，刪除不必要的檔案數(shù)據(jù)，簡化醫(yī)院檔案，節(jié)省 醫(yī)院檔案越來越多、越來越多，具有分散、質(zhì)量和混亂等特點(diǎn)，檔案管理人員必須妥善安排，根據(jù)價(jià)值評估理論確定醫(yī)院檔案的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔 提取醫(yī)院檔案，并為今后使用醫(yī)院檔案奠定基礎(chǔ)。對于醫(yī)院，使用上述方法，為以下文件制定存檔標(biāo)準(zhǔn)：1）高級管理部門簽發(fā)的相關(guān)文件，如會議文件、重要指示、監(jiān)管文件等。2）醫(yī)院的重要文件，如會議文件、醫(yī)院規(guī)章、醫(yī)院歷史、時(shí)事通訊等。3）醫(yī)療技術(shù)資料，如醫(yī)療證明、病歷資料、衛(wèi)生條例等。4）科學(xué)數(shù)據(jù)，如科目表、成員名單、證書、申請或文件。5）關(guān)于基礎(chǔ)設(shè)施工程的資料，如合同、建筑計(jì)劃、單據(jù)、驗(yàn)收材料等。6）關(guān)于設(shè)備的信息，如設(shè)備采購申請、使用記錄、維修記錄等。

3.2 安全在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

在新的情況下，醫(yī)院檔案從紙面文件轉(zhuǎn)為紙面和電子文件，從而對檔案的安全提出了更嚴(yán)格的要求。醫(yī)院必須將記錄的特點(diǎn)結(jié)合起來，以執(zhí)行有針對性地管理任務(wù)，防止醫(yī)院檔案中的數(shù)據(jù)丟失、遺漏或被盜，并保護(hù)醫(yī)院和病人的合法權(quán)益。關(guān)于紙張檔案，醫(yī)院必須明確紙張檔案的儲存區(qū)，要求檔案管理人員做好昆蟲保護(hù)、濕度和防火工作，嚴(yán)格控制檔案的溫度和濕度，定期檢查檔案，確保沒有同時(shí)，有能力這樣做的醫(yī)院可以逐案備份檔案數(shù)據(jù)。關(guān)于電子檔案，醫(yī)院檔案管理人員必須在檔案管理系統(tǒng)中配置防火墻技術(shù)，并在計(jì)算機(jī)上安裝防護(hù)軟件，如guépard和360，以便快速檢測網(wǎng)絡(luò)上的病毒，防止不法分子竊取檔案數(shù)據(jù)與此同時(shí)，對于醫(yī)院的電子信息記錄，必須備份所有記錄，使用USB閃存盤或?qū)Ｓ糜脖P等設(shè)備備份醫(yī)院的電子存檔數(shù)據(jù)，并統(tǒng)一存檔，以避免丟失對于備份的電子存檔數(shù)據(jù)，應(yīng)按照與紙面文檔相同的原則進(jìn)行管理，以確保有效保護(hù)醫(yī)院存檔信息并確保醫(yī)院存檔數(shù)據(jù)的安全。

3.3 精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案歸檔中的應(yīng)用

醫(yī)院內(nèi)部檔案管理正在進(jìn)行之中，精細(xì)管理概念的應(yīng)用對醫(yī)院內(nèi)不同類型檔案的歸檔、整合和分類產(chǎn)生了重大影響和影響。檔案管理人員必須適應(yīng)醫(yī)院的內(nèi)部現(xiàn)實(shí)，有針對性地收集、整合和分類所有記錄，同時(shí)確保其內(nèi)容的完整性、合理性和科學(xué)性。鑒于醫(yī)院本身的特殊性質(zhì)、相對龐大的檔案數(shù)量和所涉各類信息的復(fù)雜性，必須有針對性地收集不同類型的檔案并將其納入檔案管理。在實(shí)踐中，有必要建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理系統(tǒng)，以便根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類和管理，從而便利搜索、搜索和導(dǎo)航。與此同時(shí)，更重要的是將效果與現(xiàn)實(shí)結(jié)合起來，按不同級別對文件進(jìn)行分類和分類，并對整個(gè)歸檔過程進(jìn)行真實(shí)的記錄。存檔時(shí)，盡量避免丟失、損壞等主要目標(biāo)是提高檔案以后使用的效率和質(zhì)量。按類別分類便于搜索和進(jìn)一步使用?？梢钥闯觯谀壳搬t(yī)院內(nèi)部檔案管理的框架內(nèi)，精細(xì)管理的概念將得到合理應(yīng)用，其基本目標(biāo)是最大限度地提高醫(yī)院檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，同時(shí)確?，F(xiàn)有檔案的完整性和可靠性。此外，必須不斷改進(jìn)和優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式，以滿足醫(yī)院的實(shí)際需要，從而確保有效地提高檔案管理水平，并為醫(yī)務(wù)人員日常醫(yī)療服務(wù)的有效運(yùn)作奠定基礎(chǔ)。

3.4 6S精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用

在醫(yī)院人事檔案管理中采用6S精細(xì)管理，通過及時(shí)整理和糾正，可以進(jìn)一步完善醫(yī)院人事管理制度，便利各部門人事檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)更新檔案資料的變化，即醫(yī)院清理和清理有助于降低工作人員檔案的損壞率；通過加強(qiáng)安全、文化素養(yǎng)等管理人員對工作人員記錄重要性的認(rèn)識、管理人員對記錄安全的認(rèn)識、外部的定期學(xué)習(xí)和培訓(xùn)、工作人員記錄管理人員的總體水平，包括技能、專業(yè)精神等，都可以得到改善，使他們更有資格工作。

3.5 清掃

打掃工作場所，保持工作環(huán)境清潔。在醫(yī)院檔案管理方面，檔案保存是檔案管理相對獨(dú)立的一部分，檔案的日常清理和清理是檔案管理的重要組成部分。同時(shí)干凈整潔的環(huán)境也有利于檔案員的身心健康有心理研究表明，環(huán)境對人的情緒有影響，干凈整潔的環(huán)境可以給人帶來安慰，情緒在工作中可以增加；是檔案管理員的重要環(huán)節(jié)。

3.6 素養(yǎng)

在醫(yī)院檔案管理方面，檔案保管員的基本專業(yè)態(tài)度和服務(wù)態(tài)度是妥善保存檔案的必要條件。這是一項(xiàng)非?？茖W(xué)和技術(shù)、復(fù)雜、細(xì)致和繁重的工作，旨在培養(yǎng)適合檔案職業(yè)的創(chuàng)新專業(yè)人員，建立一支高度合格的檔案專業(yè)隊(duì)伍是更好地管理檔案的一項(xiàng)重要舉措，具有綜合技能和團(tuán)隊(duì)精神的人員更為優(yōu)秀事實(shí)上，許多單位都是兼職人員或特殊安排，從事檔案工作，提高檔案員的專業(yè)水平，樹立良好的專業(yè)形象，提高檔案管理意識，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

3.7 清潔

6S管理中的清潔，指的是把整理、整頓、清掃進(jìn)行制度化，保障以上三個(gè)方面能夠具體操作起來，并實(shí)施到底，實(shí)現(xiàn)并維護(hù)好工作場所的整潔度。具體到醫(yī)院的檔案管理工作中，清潔要素就是要做到職責(zé)分工明確，讓檔案管理規(guī)范起來，工作人員嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。例如，為了配合各項(xiàng)打掃清潔工作落到實(shí)處，相關(guān)部門要不斷加強(qiáng)基層設(shè)施建設(shè)，配備齊全的硬件設(shè)施，包括消防用品、消毒工具、儲物柜、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度計(jì)等。在特殊天氣或者節(jié)假日前，要通過書面文件等方式，將責(zé)任落實(shí)到具體員工身上，責(zé)任到人，實(shí)施全面檢查，做好防護(hù)措施，排除安全隱患，將風(fēng)險(xiǎn)減低到最低。另外，還可以制定相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度，來提高檔案管理工作人員的積極性。

4 結(jié)束語

當(dāng)前，醫(yī)院的檔案管理工作在新形勢下也發(fā)生了很多變化，難度也在變大，傳統(tǒng)單一的管理方法已無法完全符合社會發(fā)展需求。這也就意味著，醫(yī)院檔案管理要變革思維，走出以往工作舒適圈，積極學(xué)習(xí)并踐行6S精細(xì)化管理，并將其運(yùn)用到實(shí)際管理工作中，進(jìn)而提升檔案管理整體水平，推動(dòng)我國醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展。