秦衛(wèi)華

（山東省單縣殯儀館，山東 菏澤 274300）

檔案管理主要是以資料最為主要的載體，構(gòu)建完善的檔案管理信息平臺(tái)和檔案實(shí)體資料管理模式等等，以各項(xiàng)服務(wù)導(dǎo)向?yàn)橹鱽?lái)進(jìn)行有效的管理，在檔案管理工作中包含的是搜集和統(tǒng)計(jì)等不同的工作內(nèi)容，在實(shí)際管理時(shí)，需要建立更加全面的管理系統(tǒng)，保證檔案管理效率的提高，為實(shí)際工作提供必要性的支撐，推動(dòng)檔案管理行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 加強(qiáng)檔案管理的重要性分析

1.1 有助于突出規(guī)范性的工作理念

加強(qiáng)檔案管理有助于突出規(guī)范性的工作理念，使得檔案管理能夠具備先進(jìn)性的特征，檔案管理工作本身具備保密性的要求，為了保證重要檔案信息不會(huì)出現(xiàn)泄露的問題，需要采取集中式的管理模式，加強(qiáng)對(duì)不同工作環(huán)節(jié)的有效管理和控制，例如進(jìn)行檔案袋的統(tǒng)一印制，或者是進(jìn)行信息化的建設(shè)工作，開展科學(xué)的培訓(xùn)模式，確定統(tǒng)一的檔案整理和驗(yàn)收方式，這些都是檔案管理工作中的重要工作內(nèi)容[1]。在后續(xù)工作中需要制定檔案服務(wù)的創(chuàng)新模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的不斷優(yōu)化和調(diào)整，更加統(tǒng)一規(guī)范檔案的收集和保管等工作，從而推動(dòng)檔案基礎(chǔ)工作的不斷發(fā)展以及進(jìn)步。在實(shí)際工作中需要將理論和實(shí)踐進(jìn)行有效的融合，通過科學(xué)的管理模式來(lái)使檔案管理工作能夠朝著先進(jìn)而規(guī)范的方向不斷的發(fā)展，支撐實(shí)際工作效率的提高。

1.2 有助于保證檔案管理工作的安全系數(shù)

通過檔案管理能夠使檔案管理工作安全性得以充分的保障，在檔案管理工作中，無(wú)論是檔案的查詢還是建立檔案時(shí)，都需要通過規(guī)范和信息化的監(jiān)督來(lái)保證檔案信息能夠具備完整性的特征，因此需要將安全性落實(shí)到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中來(lái)，提高檔案管理的效果和水平。在當(dāng)前檔案管理工作中采取的是集中式的管理模式，使得檔案管理的安全性能夠得以充分的保證。同時(shí)在查閱方面建立了完善的監(jiān)督機(jī)制以及管理模式，通過身份系統(tǒng)的驗(yàn)證來(lái)進(jìn)行有效的管理，一些沒有身份權(quán)威的人員不得查閱相關(guān)的檔案信息，這樣不僅可以推動(dòng)行業(yè)的不斷發(fā)展，還有助于使檔案管理威嚴(yán)性能夠得以全面的突出。

2 當(dāng)前檔案管理工作中的問題

在新時(shí)期下加強(qiáng)檔案管理工作是非常重要的，不僅可以促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性發(fā)展，還有助于保證檔案信息的安全系數(shù)，但是在實(shí)際檔案管理工作中所暴露出來(lái)的問題也具備復(fù)雜性的特征，因此在新形勢(shì)下進(jìn)行檔案管理工作中需要從這些問題入手提出有效的優(yōu)化措施，從而使檔案管理工作的先進(jìn)性能夠得以充分的保證。從整體上看，當(dāng)前檔案管理工作中的問題主要分為以下幾個(gè)方面：

2.1 檔案管理認(rèn)識(shí)程度的不足

為了使檔案管理工作能夠更加規(guī)范地進(jìn)行，在實(shí)際工作中需要突出檔案管理本身規(guī)范性的特點(diǎn)，從而為后續(xù)檔案管理工作提供重要的支撐。但是在當(dāng)前檔案管理工作中還存在著認(rèn)識(shí)程度不足的問題，比如在實(shí)際工作中只是接收到上級(jí)部門的要求和通知，才著眼于檔案的整理以及搜集，在材料準(zhǔn)備過程中并沒有全面地進(jìn)行信息的記錄，使得檔案信息存在著分散的問題。不僅會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)，還會(huì)使得實(shí)際檔案管理效率無(wú)法得到全面的提高，影響日常工作的科學(xué)進(jìn)行[2]。同時(shí)由于管理認(rèn)識(shí)的不充足，在檔案管理工作中也并沒有加強(qiáng)信息化的建設(shè)力度，只是停留以往的管理模式，采取人工的方式完成檔案信息的搜集，這給后續(xù)的檔案管理工作帶來(lái)諸多影響因素。

2.2 檔案收集的不齊全和不規(guī)范

在檔案管理工作中檔案的搜集和整理是非常重要的，但是在實(shí)際管理工作中還存在資料收集不齊全和不規(guī)范的問題，比如一些重要的試驗(yàn)報(bào)告沒有存盤，管理人員頻繁的更換，沒有做好日長(zhǎng)的交接工作，很容易會(huì)導(dǎo)致一些檔案管理缺乏連續(xù)性的特征，出現(xiàn)材料流失的問題。雖然一些檔案資料是開放的，但是并沒有做好檔案信息的有效備份，如果這些信息在查閱時(shí)出現(xiàn)被損毀或者是丟失問題的話，那么會(huì)對(duì)行業(yè)發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)重的損失。另外在檔案資料中一些不規(guī)范的現(xiàn)象是非常普遍的，比如表格內(nèi)容和格式的不統(tǒng)一，名稱前后的不一致，這些都是在當(dāng)前檔案管理工作中暴露出來(lái)的問題。

3 加強(qiáng)檔案管理工作的策略

3.1 提高對(duì)檔案管理的重視程度

為了使檔案管理工作能夠具備規(guī)范性的特征，在實(shí)際工作中需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，從而使得檔案管理工作可以更加科學(xué)地進(jìn)行。首先相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，以此來(lái)制定統(tǒng)一的評(píng)估規(guī)范以及實(shí)施細(xì)則，建立不同的檔案管理指標(biāo)，根據(jù)不同的內(nèi)容來(lái)提高檔案管理的效率[3]。同時(shí)還需要根據(jù)行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)制定特色化的檔案管理模式，對(duì)于檔案的歸檔范圍來(lái)說，要滿足日常的發(fā)展需要，以數(shù)據(jù)評(píng)估指標(biāo)作為主要的基礎(chǔ)來(lái)使檔案管理工作能夠具備科學(xué)性的特點(diǎn)，不斷提高檔案管理的效率和水平。同時(shí)在各種檔案管理工作中，需要以實(shí)際行業(yè)發(fā)展?fàn)顟B(tài)作為主要的中心，明確檔案管理的重點(diǎn)，以此來(lái)提高檔案管理的效率以及水平。另外還需要清晰的界定有關(guān)檔案材料的收集范圍和內(nèi)容，做到更加科學(xué)的管理，從而使得當(dāng)然管理效率和水平能夠得到全面的提高。

3.2 加強(qiáng)信息化的建設(shè)

由于檔案管理中所包含的信息具有復(fù)雜性的特征，因此在新時(shí)期下進(jìn)行檔案管理工作中需要加強(qiáng)信息化的建設(shè)力度，靈活應(yīng)對(duì)在檔案管理工作中所遇到的問題。比如需要根據(jù)檔案信息的檢索和利用要求，建立電子信息歸檔檔案，錄入行業(yè)數(shù)字化建設(shè)的總體規(guī)劃工作中，同時(shí)還需要貫徹落實(shí)責(zé)任制度，從而使得不同部門能夠明確自身工作職責(zé)，更加高效地完成檔案的管理工作，相關(guān)部門需要加強(qiáng)設(shè)備和資金的投入力度，盡可能的完善檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過檔案的智能管理目標(biāo)來(lái)完成計(jì)算機(jī)的檢索以及編目，利用行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)和資金支撐，構(gòu)建自動(dòng)化的辦公管理模式，更加高效率地完成新的采集以及傳輸?shù)认嚓P(guān)的功能，突出檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn)。在信息化建立時(shí)還需要開展必要性的培訓(xùn)工作，向相關(guān)崗位人員講解信息化操作的技巧和信息化檔案管理的主要落腳點(diǎn)，從而使得檔案管理工作能夠朝著更加完善的方向而不斷的發(fā)展，滿足行業(yè)的發(fā)展要求。

3.3 轉(zhuǎn)變實(shí)際服務(wù)方式

在檔案管理工作中還需要轉(zhuǎn)變檔案的服務(wù)方式，不僅僅要局限于以往的工作模式，還需要從資料的提供者向信息服務(wù)者而不斷的轉(zhuǎn)變，在實(shí)際工作中需要充分利用網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)來(lái)降低相關(guān)崗位人員在歸檔方面的一些壓力，避免由于人為因素而出現(xiàn)失誤的問題。同時(shí)還需要建立網(wǎng)絡(luò)檔案咨詢平臺(tái)，為用戶提供必要性的服務(wù)，節(jié)約在檢索方面的一些時(shí)間，打破時(shí)間和空間上的一些限制，提高檔案管理的水平。在檔案管理工作中，需要根據(jù)新時(shí)代的發(fā)展方向形成新的格局，結(jié)合單位的核心業(yè)務(wù)來(lái)提高檔案管理的效率，獲取檔案管理工作的主動(dòng)權(quán)。檔案管理工作在單位內(nèi)部發(fā)展中的重要作用是非常突出的，因此需要根據(jù)服務(wù)方式的不斷轉(zhuǎn)變，納入單位的實(shí)際發(fā)展規(guī)劃中，以此來(lái)構(gòu)建更加系統(tǒng)性的管理模式。

其次還需要將檔案管理工作和其他業(yè)務(wù)進(jìn)行共同的規(guī)劃，嚴(yán)格按照工作要求及標(biāo)準(zhǔn)履行好不同的職責(zé)，完成資源的統(tǒng)一性管理，在后續(xù)實(shí)施時(shí)，需要建立完善而科學(xué)的學(xué)習(xí)資源的歸檔策略，做好紙質(zhì)檔案和電子檔案的有效管理，真正構(gòu)建新型的檔案管理格局，從而使單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)可以更加有序地進(jìn)行，凸顯現(xiàn)代化的檔案管理新模式，提升最終的服務(wù)水平。

3.4 充分挖掘檔案的資源價(jià)值

檔案管理在行業(yè)中發(fā)揮的作用是非常突出的，因此在實(shí)際工作中需要充分挖掘檔案中的資源價(jià)值，從而使得檔案管理效率能夠得到全面提高。在大數(shù)據(jù)的影響檔案中的內(nèi)容逐漸朝著多樣性的方向而不斷發(fā)展，為了給實(shí)際工作提供重要的支撐，需要根據(jù)檔案管理的要求以及標(biāo)準(zhǔn)來(lái)提高后續(xù)檔案管理的針對(duì)性，從而突出現(xiàn)代化的工作模式。首先要盡可能的將檔案管理中的資料轉(zhuǎn)化為高價(jià)值的資源，檔案管理人員需要更新資源知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高尊重管理水平，并且將檔案管理工作中的顯性知識(shí)和隱性制定相互的結(jié)合，將信息資源挖掘力度，推廣到新的戰(zhàn)略高度中，從而使得檔案管理中的有價(jià)值資料能夠轉(zhuǎn)變?yōu)檎嬲纳a(chǎn)力，提高檔案管理效果以及水平，其次還需要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)檔案資料的開發(fā)利用模式，要通過檔案管理服務(wù)的轉(zhuǎn)型升級(jí)來(lái)進(jìn)行全方位的凸顯，相關(guān)檔案管人員面需要加強(qiáng)和其他部門人員溝通以及交流，明確在新時(shí)期下檔案管理工作的重要價(jià)值，充分挖掘檔案本身的信息服務(wù)功能，同時(shí)還需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完善檔案信息資料的統(tǒng)計(jì)工作，盡可能提供更加豐富的檔案咨詢以及共享，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)管理模式的不斷創(chuàng)新以及發(fā)展。在檔案管理工作中，需要相關(guān)人員轉(zhuǎn)變自身的工作觀念，根據(jù)檔案管理工作的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)的不斷總結(jié)，作出更加科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，從而提高檔案管理的效率。

3.5 實(shí)現(xiàn)全過程的管理

檔案管理工作需要具備規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，靈活應(yīng)對(duì)在以往檔案管理工作中所遇到的問題，在進(jìn)行檔案管理工作中，需要開展檔案跟蹤服務(wù)，注重資料的歸檔以及處理，并且還需要根據(jù)單位檔案服務(wù)的工作需要來(lái)提高信息資源管理的效果。特別是和本單位相關(guān)的重要文件材料，需要使檔案人員積極地參與其中，根據(jù)完善的工作素質(zhì)來(lái)保證檔案管理工作效率的提高，確保檔案從形成到歸檔過程中能夠具備精準(zhǔn)性的特點(diǎn)。例如在錄有關(guān)重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的檔案信息時(shí)，需要相關(guān)檔案人員提前創(chuàng)建檔案目錄，并且做好標(biāo)準(zhǔn)化的信息歸檔工作，又比如說對(duì)于各種電子文件的管理來(lái)說，需要馬上進(jìn)行收集和歸檔，之后再進(jìn)行分類，了解不同電子檔案中的內(nèi)容，做好類型格式的統(tǒng)一調(diào)整，從而使得檔案管理工作能夠具備規(guī)范性的特點(diǎn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

在新時(shí)期下加強(qiáng)檔案管理的重視程度是非常重要的，在實(shí)際工作中，需要根據(jù)當(dāng)前單位的管理水平和單位業(yè)績(jī)的衡量指標(biāo)來(lái)優(yōu)化檔案管理的模式，將創(chuàng)新理念落實(shí)到不同的工作環(huán)節(jié)中，從而使得檔案管理方法能夠具備真實(shí)性的特征，全方位地反應(yīng)行業(yè)當(dāng)前的發(fā)展成果，從而使得檔案管理水平和效率能夠得到全面提高。