張延紅

（玉林市玉州區(qū)衛(wèi)生計生監(jiān)督所，廣西 玉林 537000）

目前，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提升，檔案資源在其中發(fā)揮著非常重要的價值作用，而檔案資料機(jī)制發(fā)揮與查檔利用工作質(zhì)量之間有著非常密切的聯(lián)系。通過查檔利用工作的實施，可以實現(xiàn)單位與社會利用主體之間進(jìn)行有效交流，不但可以將單位內(nèi)部的形象體現(xiàn)出來，同時還關(guān)系到了單位檔案工作人員的服務(wù)形象。因此，對于檔案工作人員而言，不但要對先進(jìn)的檔案管理知識進(jìn)行全面掌握，同時還需要不斷提升自身的綜合素質(zhì)水平，通過查檔利用，與社會群眾之間搭建溝通橋梁，并在此基礎(chǔ)上形成以人為本的服務(wù)理念。

1 全面掌握收藏內(nèi)容，對檔案存放位置進(jìn)行明確

各單位在開展相應(yīng)的檔案管理工作時，需要在單位內(nèi)部設(shè)立單獨的檔案管理室以及查閱室。其中，檔案管理室主要是進(jìn)行檔案資料的復(fù)印與掃描工作，檔案查閱室主要是對檔案目錄進(jìn)行檢索。在庫房中，主要是對各類文化檔案以及會計檔案等進(jìn)行有效保存。對于查檔接待工作人員而言，首先需要對檔案資料的實際狀況進(jìn)行全面了解，同時對收藏內(nèi)容進(jìn)行全面掌握，從而在人員需要對檔案資料進(jìn)行利用時，才能準(zhǔn)確提供所需要的檔案內(nèi)容。并且，在查檔接待過程中，工作人員一定要保持熱情的工作態(tài)度，結(jié)合具體的需求，將檔案資料及時提供給所需要的人員。為了保證查檔利用工作可以實現(xiàn)順利開展，查檔接待工作人員在對具體情況充分了解的基礎(chǔ)上，還需要對檔案資料的存放點進(jìn)行明確，充分了解檔案結(jié)構(gòu)的具體分布情況，并加深印象，避免在管理利用工作中出現(xiàn)問題。查檔接待工作人員只有對具體存放位置熟悉之后，才能在更大程度上提升工作效率，保證后期各項工作可以實現(xiàn)順利開展。

2 對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行更新

現(xiàn)如今，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息技術(shù)在各個行業(yè)中實現(xiàn)了非常廣泛的應(yīng)用，對于提升工作效率和質(zhì)量有著非常重要的作用。同樣，將信息技術(shù)應(yīng)用于查檔利用工作中，可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工檢索的方式，從而實現(xiàn)電子化的檔案檢索流程。因此，對于檔案接待工作人員而言，不但要對手工案卷目錄以及檢索進(jìn)行全面掌握，同時還需要加強(qiáng)對計算機(jī)檢索方式的學(xué)習(xí)。在對信息技術(shù)充分利用的基礎(chǔ)上，可以構(gòu)建出完善的目錄數(shù)據(jù)庫，按照大綱進(jìn)行分類，重要可以將內(nèi)容劃分為入庫檔案類別、題名以及地址等?，F(xiàn)如今，各單位已經(jīng)轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)人工查閱方式，對電子目錄查檔模式進(jìn)行了充分利用，在此基礎(chǔ)上對于提升檔案利用效率以及查找準(zhǔn)確率有著非常重要的作用。

而要想將信息技術(shù)的價值作用充分發(fā)揮出來，首先，檔案管理人員需要加強(qiáng)對文化知識以及技術(shù)方法的學(xué)習(xí)，對先進(jìn)的檔案管理技巧進(jìn)行全面掌握，從而才能更好地投入到檔案管理工作中。結(jié)合以往的檔案管理工作進(jìn)行分析，工作人員只需要掌握一定的科學(xué)文化知識就可，但是，隨著新時期不斷發(fā)展背景下，檔案管理人員必須做到與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，對自身所具備的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化與完善，并不斷加強(qiáng)對新知識以及新方法的學(xué)習(xí)，從而在更大程度上提升自身科學(xué)文化水平。另外，檔案管理人員還需要對知識內(nèi)容進(jìn)行不斷更新，并對現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新，保證可以掌握豐富的文化基礎(chǔ)知識?；谛畔r代不斷發(fā)展的背景下，檔案管理人員還需要加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，主要學(xué)習(xí)計算機(jī)的錄入、保存以及刻錄等技能。其次，對檔案業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)引起高度重視，一般主要包括檔案的掃描、錄入、加工、儲存以及檢索等技能。最后，對目前現(xiàn)金的檔案管理以及保護(hù)方法等進(jìn)行充分學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)過程中不斷提升自身主動性，從而促進(jìn)自身業(yè)務(wù)水平可以實現(xiàn)不斷提升。

3 保持熱情的工作態(tài)度

針對到單位中查詢檔案的人員，一般都是單位或者是個人急需對某件事情進(jìn)行解決，從而到單位中查找相應(yīng)的資料。所以，往往查找檔案的人員都比較著急，希望能為最短的時間內(nèi)查找到自己所需要的檔案。因此，檔案接待人員一定要在思想上引起重視，做到耐心的幫助每一位查檔人員，對查檔人員所遇到的問題進(jìn)行深入分析，從而為他們及時查找到所需要的檔案，并幫助他們解決所面臨的問題。

僅僅圍繞檔案部門所涉及的具體職能，嚴(yán)格遵守以人為本的基本原則，將查檔利用工作價值作用充分發(fā)揮出來，從而全面做好檔案服務(wù)工作。結(jié)合實際情況進(jìn)行分析，對于檔案接待崗位而言，涉及的工作內(nèi)容比較多，而各項工作又比較單調(diào)，所以具有非常明顯的復(fù)雜性以及枯燥性。因此，針對查檔利用工作人員而言，一定要沉下心來，不能懼怕工作困難，認(rèn)真析取經(jīng)驗，在面對人員的詢問時，一定要做到耐心解答。在實際工作中可能會遇到一些問題，比如，來人不能將實際狀況如清洗的表達(dá)出來，這就在一定程度上增加了查檔利用工作開展難度。在面對這種問題時，查檔工作人員可以向來人提供一些啟發(fā)性的問題，并根據(jù)來人所面臨的實際情況，對問題進(jìn)行細(xì)致的分析，并作出準(zhǔn)確判定，從而對所需要檔案材料進(jìn)行準(zhǔn)確查找。對于所涉及的案卷與文件，一定要做到仔細(xì)查閱，主要是為了防止一些遺漏現(xiàn)象的產(chǎn)生，從而為檔案利用人員所面臨的問題進(jìn)行合理解決。

為了方便社會群眾更好的查閱到所需要的檔案，單位檔案管理部門可以制定出明確的“查檔指南”，將查檔利用工作職責(zé)、辦事時限、辦事程度以及辦事人員具體職責(zé)等進(jìn)行全面公開，保證滿足一定的透明性。在開展相應(yīng)的查檔利用工作時，一定要嚴(yán)格遵守公平公正的基本原則，做到用心來履行自己的職務(wù)。明確具體的工作流程，在更大程度上提升查檔利用工作效率和質(zhì)量，給與高質(zhì)量的服務(wù)，從而得到群眾滿意度。當(dāng)做好以上工作之后，才能將工作人員實際的業(yè)務(wù)能力以及工作態(tài)度充分體現(xiàn)出來，在保證檔案服務(wù)工作水平提升的基礎(chǔ)上，對檔案利用人員快速、準(zhǔn)確查找到所需要的檔案材料。

4 做好檔案查檔利用過程中的保密工作

首先，在日常檔案管理工作中，需要對絕密檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。絕密檔案的調(diào)閱、移動以及銷毀等，都必須辦理嚴(yán)格的手續(xù)，并由領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行審批，嚴(yán)格履行自身的登記職責(zé)，在手續(xù)中進(jìn)行簽字，無論是什么身份的人，都不可以擅自對絕密檔案進(jìn)行調(diào)閱。在絕密檔案利用完之后，需要在第一時間內(nèi)進(jìn)行清對，并對完整性進(jìn)行檢查，避免檔案在調(diào)閱過程中出現(xiàn)失密或者是泄密等問題。如果發(fā)現(xiàn)存在問題，一定要在第一時間內(nèi)對問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行明確，并及時采取有效的措施進(jìn)行解決。在檔案保密工作中，庫房管理屬于其中的重點內(nèi)容。針對檔案庫房而言，是嚴(yán)格按照我國相關(guān)規(guī)定，單獨進(jìn)行構(gòu)建的，但是，因為存在條件限制的單位，通常會將檔案庫房設(shè)置在辦公樓中。在這一過程中需要引起重視的是，不是任何辦公室都可以當(dāng)做檔案庫房進(jìn)行使用?；跈n案保密的角度上進(jìn)行分析，雖然可以將庫房與辦公室之間進(jìn)行劃分，當(dāng)時卻無法將庫房與閱覽室之間進(jìn)行劃分，同時，不能將庫房設(shè)置在辦公樓的最底層，庫房門窗應(yīng)該采取一定的加固處理措施，從而才能避免檔案盜竊問題的產(chǎn)生。檔案庫房應(yīng)該安排專門的人員進(jìn)行管理，并制定出完善的庫房檔案管理制度。結(jié)合相關(guān)的實踐結(jié)果進(jìn)行分析，做好查檔利用保密工作，對于維護(hù)查檔利用工作安全性有著非常重要的作用。

5 對查檔步驟進(jìn)行完善

5.1 填寫查檔調(diào)閱登記表

需要對檔案材料進(jìn)行查閱與利用的人員，需要對“查檔調(diào)閱登記表”中的相關(guān)信息進(jìn)行準(zhǔn)確填寫，盡可能將更多的信息填在表中，比如，檔案涉及事件的發(fā)生時間以及事件的具體內(nèi)容等，對需要進(jìn)行解決的具體問題進(jìn)行填寫，這樣查檔利用工作人員才能根據(jù)“查檔調(diào)閱登記表”中所填寫的相關(guān)信息，為利用者及時提供所需要的資料。

5.2 正確利用檢索工具

通常情況下，當(dāng)利用人員對公開檔案資料進(jìn)行使用時，應(yīng)該自己查找檔案室所提供的開放檔案檢索工具。各部門檔案信息可以通過查檔接待大廳的檔案信息檢索系統(tǒng)直接進(jìn)行查找。在對時間比較久的檔案目錄進(jìn)行檢索時，利用人員可以通過檔案網(wǎng)直接進(jìn)行查閱。

5.3 檔案復(fù)制與出具檔案證明

利用人員在使用檔案之后，需要進(jìn)行復(fù)制的，需要嚴(yán)格按照要求填寫“復(fù)印通知單”，對檔案資料名稱以及案卷與頁碼等進(jìn)行準(zhǔn)確填寫。在經(jīng)由檔案管理人員同意之后，由查檔接待人員對其所需要的業(yè)務(wù)進(jìn)行辦理。只要是同于憑證而摘錄的檔案資料，都需要由檔案管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，經(jīng)過工作人員同意之后進(jìn)行摘錄，并且在摘錄完成之后，需要與原件中的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確對比。

5.4 填寫查檔利用效果登記表

在檔案查閱工作完成之后，檔案利用人員需要對“利用效果登記表”中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確填寫。在填寫的過程中，一定要做到仔細(xì)閱讀檔案、文件以及資料中的內(nèi)容，然后對查檔利用效果進(jìn)行準(zhǔn)確填寫。

6 結(jié)語

綜上所述，對于查檔利用工作而言，因為涉及的內(nèi)容比較多，所以在整體上具有非常明顯的繁瑣性以及復(fù)雜性。特別是在新時期發(fā)展背景下，檔案內(nèi)容也在原來的基礎(chǔ)上發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，這就對查檔利用工作人員自身水平提出了更高的要求。因此，為了滿足檔案利用人員需求，一定要不斷提升自身綜合素質(zhì)水平，從而保證查檔利用工作可以實現(xiàn)順利開展。