鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理探析

戴垂珍

（海南省海口市瓊山區(qū)甲子鎮(zhèn)衛(wèi)生院，海南 ?？?571144）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案主要是記錄日常的活動(dòng)，是很關(guān)鍵的重要數(shù)據(jù)和資料，作為一名合格的檔案管理人員，就是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的日常工作中對(duì)各種類型的檔案進(jìn)行合成與分類，同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的日常管理工作，因?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案是國(guó)家檔案資源的一項(xiàng)重要組成部分，也是建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村的重要資源，最主要的工作職責(zé)就是要規(guī)范檔案管理的準(zhǔn)確性。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院是一個(gè)整體所有兄弟部門之間的聯(lián)系都是緊密相連的，在整個(gè)單位運(yùn)行的過(guò)程中每一個(gè)部門每一個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料都是十分重要的，相互之間各司其職，做好自己的本職工作，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，都將會(huì)影響到整體單位的運(yùn)行，嚴(yán)重的還會(huì)影響到單位的運(yùn)行，造成不可彌補(bǔ)的過(guò)失。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作的重要意義

1）反映院長(zhǎng)任內(nèi)政績(jī)的實(shí)據(jù)。各個(gè)科室的專職或者兼職的檔案管理記錄人員，都要負(fù)責(zé)將日常的資料進(jìn)行收集和整理，做好整個(gè)衛(wèi)生院的檔案建設(shè)管理工作，保證日常各類活動(dòng)信息的安全完整，能夠及時(shí)準(zhǔn)確提供查閱資料的重要保證。

2）有利于提升整個(gè)衛(wèi)生院檔案管理工作效率。以前傳統(tǒng)的檔案管理模式，在的那桿的搜集和歸納整理已經(jīng)保存和翻閱都需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和心血，工作效率低下，所以將檔案體系變得更加完善信息化，可以在很大的程度上提高檔案工作的辦事效率，也能將檔案管理的工作人員從繁瑣的工作中解脫，提高了整個(gè)衛(wèi)生院的管理水平，使其走向可持續(xù)發(fā)展的道路。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理存在的不足

1）重視程度不夠。對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院來(lái)說(shuō)，有個(gè)別人員和檔案管理人員自己都并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，認(rèn)為就是一所衛(wèi)生院只要做到治病救人就可以了檔案管理根本就起不到什么作用，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的重要性，也是衛(wèi)生院的基礎(chǔ)工作，西藥鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的工作能夠有序的運(yùn)行，只有將基礎(chǔ)的工作做好。

2）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善?，F(xiàn)在，還有許多的基層衛(wèi)生院都還沒(méi)有建立專門的檔案管理室，所有的檔案資料都只是隨意的存放，并沒(méi)有按照檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，而推行的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理的模式，也是缺少專業(yè)設(shè)備和專業(yè)人員的支撐，衛(wèi)生院的檔案管理水平也并沒(méi)有得到明顯的提升，并不足與滿足信息建設(shè)的需求。

3 提高檔案工作者自身素質(zhì)

1）奉獻(xiàn)精神。檔案管理是一項(xiàng)十分繁瑣細(xì)心的工作，再加之我國(guó)現(xiàn)在檔案相關(guān)部門的工作人員也比較少，再加上工作的時(shí)候經(jīng)常會(huì)因?yàn)橐恍┈嵥榈氖虑閹?lái)很多的麻煩，所以這也就要求檔案管理的工作人員吱聲要具有自我奉獻(xiàn)的精神，能夠在工作中不怕苦不怕累的精神，有積極向上的世界觀，價(jià)值觀，人生觀，熱愛(ài)自己的工作，具有奉獻(xiàn)的精神，能夠?yàn)闄n案的管理工作提高效率打下基礎(chǔ)。

2）樹(shù)立責(zé)任意識(shí)。培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)是為了保障工作人員在進(jìn)行工作的時(shí)候具有責(zé)任感，能夠在工作時(shí)做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，因?yàn)檫@是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)，細(xì)心，有耐心的工作，直接會(huì)影響到檔案是否能夠有效的錄入和利用，工作人員要充分的了解工作的流程內(nèi)容，還有了解現(xiàn)代化的檔案管理工作，這有這樣才可以保證工作的嚴(yán)謹(jǐn)，有效。

3）樹(shù)立事業(yè)心。針對(duì)檔案管理這份工作來(lái)說(shuō)，提高工作人員的事業(yè)心可以有效地加強(qiáng)檔案管理工作的效率，也是一種迅速提高管理方法的一種措施，現(xiàn)如今，信息化管理已經(jīng)在社會(huì)上的很多領(lǐng)域廣泛使用，尤其是電子化技術(shù)是使用的最多，過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理方式用的是紙質(zhì)版本的，這種方法需要耗費(fèi)大量的時(shí)間精力，并且在檔案的管理上具有一定的缺陷，但是使用電子化技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，可以在時(shí)間上節(jié)省很多，并且可以很好地解決紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，在檔案管理上起到了極大的幫助，所以.要加強(qiáng)對(duì)從事檔案管理的工作人員加強(qiáng)事業(yè)心的培養(yǎng)，只有工作人員具有極強(qiáng)的事業(yè)心時(shí)才會(huì)主動(dòng)去提升自己的工作能力，適應(yīng)新技術(shù)新的管理模式。

3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理對(duì)策探析

1）院長(zhǎng)掛帥。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，所以檔案工作的管理要有完整的管理機(jī)制，并且衛(wèi)生院的院長(zhǎng)要起到帶頭作用，自己親自掛帥，高層人員直接進(jìn)行管理，其他的工作人員也要參與配合工作，這樣做的目的有助于幫助衛(wèi)生院的檔案管理的資金建設(shè)投入，也有助于設(shè)備和技術(shù)的引進(jìn)，同時(shí)，該項(xiàng)工作的監(jiān)督工作也會(huì)有所提高，各個(gè)部門之間的工作也會(huì)處理的更加協(xié)調(diào)，充分的提高了衛(wèi)生院的檔案管理工作的效率，從另一個(gè)角度上來(lái)說(shuō)，電子化管理技術(shù)運(yùn)用到衛(wèi)生院的檔案工作中，在檢索起來(lái)會(huì)更加的方便省時(shí)，極大程度的提高了辦事工作的效率。

2）建立健全檔案機(jī)制。要對(duì)檔案工作的管理進(jìn)行加強(qiáng)，統(tǒng)一工作的標(biāo)準(zhǔn)，將檔案的日常工作規(guī)章制度進(jìn)行修改和完善，領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)重視，可以專門設(shè)立一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)小組，健全檔案管理的制度，做到科學(xué)合理，簡(jiǎn)明實(shí)用，主要是用來(lái)約束檔案管理的工作人員和執(zhí)行者，需做到公平公正，獎(jiǎng)罰分明，以確保該項(xiàng)工作的制度性、規(guī)范性、也可以尋求外援，聘請(qǐng)檔案管理專家來(lái)對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，教學(xué)，每一季度也要進(jìn)行測(cè)評(píng)，集中進(jìn)行檢查。

3）制定檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表。制定的規(guī)章制度主要是為檔案管理進(jìn)行服務(wù)的，也是檔案能夠有序管理的依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，將管制制度進(jìn)行完善和健全，根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)定，要圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的實(shí)際情況，去建立標(biāo)準(zhǔn)的管理模式和體系，具體建立由院里面的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理，檔案的工作人員進(jìn)行具體負(fù)責(zé)，各個(gè)科室要積極的協(xié)助配合，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，加大人力和財(cái)力的投資，確立好工作人員，可以安排檔案管理的工作人員定期進(jìn)行紅鉆也的培訓(xùn)，一滿足實(shí)際工作中的各項(xiàng)問(wèn)題。將檔案資料統(tǒng)一分配在專門的庫(kù)房，搭配專門的硬件設(shè)備，嚴(yán)格按照規(guī)范化執(zhí)行。制定檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范。依據(jù)《檔案法》和衛(wèi)生部制定的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》，結(jié)合本地鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理實(shí)際，要求衛(wèi)生院聯(lián)系本院實(shí)際，制定檔案保管、利用等各種制度，制定覆蓋全院各類檔案的檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表等檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理制度及規(guī)范，為實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理制度化、規(guī)范化提供保證。建立獎(jiǎng)懲分明的檔案管理考核機(jī)制。對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的年度目標(biāo)考核范圍，獎(jiǎng)懲分明，增強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)他們的積極性。由于衛(wèi)生院檔案管理工作自身的特殊性，其需要相關(guān)人員具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還有嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)的工作態(tài)度。

4）檔案管理程序規(guī)范化。第一要加強(qiáng)衛(wèi)生院的領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)，為檔案管理工作配備專業(yè)的工作人員。檔案管理的工作人員所具有的業(yè)務(wù)水平會(huì)直接的影響檔案管理的工作，現(xiàn)代化的檔案管理工作人員的要求是，專業(yè)技能要過(guò)硬，思想覺(jué)悟要高，信息操作能力要強(qiáng)。第二，是要投入資金，提高專業(yè)硬件設(shè)備的配置，以保證檔案室的工作需求，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。第三是要將不同類型的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，確保所有的檔案都是完整安全的，以便于在日后需要查找的時(shí)候便利。第四就是要檔案管理的工作進(jìn)行目標(biāo)考核和工作業(yè)務(wù)水平考核，隨時(shí)對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行檢驗(yàn)，掌握實(shí)時(shí)的情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)做出調(diào)整。第五是要適當(dāng)?shù)膶で笸庠膸椭訌?qiáng)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作，更容易對(duì)所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，可以更好地找出解決問(wèn)題的辦法，保證工作的正常運(yùn)行和創(chuàng)新。

5）完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在建設(shè)技術(shù)信息化的過(guò)程當(dāng)中，首先需要做的就是引進(jìn)先進(jìn)的專業(yè)設(shè)備，合理地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高衛(wèi)生院檔案管理的信息化的專業(yè)程度，同時(shí)，還要完善電子檔案的信息化管理系統(tǒng)，將每一個(gè)環(huán)節(jié)都分配到人，各司其職，將工作的模式進(jìn)行創(chuàng)新，打造出一個(gè)更優(yōu)良的信息化檔案管理的環(huán)境。

6）合理樹(shù)立學(xué)習(xí)理念。對(duì)于檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，自身所掌握的學(xué)習(xí)理念是有助于提高他們的專業(yè)素養(yǎng)的，所以必須學(xué)會(huì)合理的樹(shù)立學(xué)習(xí)的觀念。全面地提高自身的綜合素養(yǎng)，以適應(yīng)信息時(shí)代背景下的發(fā)展要求。想要做好檔案管理的工作就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，可以多組織舉辦一些培訓(xùn)的惠東或者比賽，不僅僅提高了文化素養(yǎng)還能夠?qū)λ麄兯莆盏闹R(shí)進(jìn)行完善和創(chuàng)新。不光如此，還可以多多鼓勵(lì)她們走出去，多交流多學(xué)習(xí)，人外有人，山外有山，多和業(yè)內(nèi)人員多溝通多交流，自身的素養(yǎng)和能力必然會(huì)有一個(gè)質(zhì)的飛躍，同時(shí)，本職工作也就會(huì)做得更好。

7）建設(shè)衛(wèi)生院檔案的服務(wù)平臺(tái)。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)步入了科技化時(shí)代，所以檔案管理的工作也逐漸的信息化，有助于檔案發(fā)揮出服務(wù)的作用，借助于互聯(lián)網(wǎng)，可以直接安裝檔案管理的軟件程序，為衛(wèi)生院搭建一個(gè)工作效率高效的工作平臺(tái)同時(shí)解放了檔案管理的工作人員的雙手，逐漸使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，利用公司的網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了資源共享，提高了檔案的工作效率，大力的推廣衛(wèi)生院使用數(shù)字化的技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，把以前的傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)換成點(diǎn)在文件，以電子檔案的形式去進(jìn)行管理收集和儲(chǔ)存，能夠更好地去開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮出檔案的功能。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，時(shí)代在變化，科學(xué)技術(shù)也在不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，在現(xiàn)代農(nóng)村的發(fā)展趨勢(shì)下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院，作為醫(yī)療衛(wèi)生管理的基層組織，更要做到緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，做到勇于創(chuàng)新敢于創(chuàng)新，并且在條件允許的情況下，加大對(duì)檔案管理的投資，晚上規(guī)章管理的制度，充分發(fā)揮出鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的價(jià)值所在，全面提高工作管理的水平，全心全意的為人民服務(wù)，促進(jìn)農(nóng)村還有鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的全面發(fā)展。