中學(xué)檔案管理的重要性及強(qiáng)化措施研究

滕紅梅

（鄒平市黃山實(shí)驗(yàn)初級中學(xué)，山東 鄒平 256200）

近年來，隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，中學(xué)教育和校園管理工作面臨著更高要求，而檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校的教學(xué)和管理提供可靠的依據(jù)，不斷優(yōu)化學(xué)校教學(xué)和管理，推動中學(xué)教育事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。作為中學(xué)學(xué)校管理中的重要部分，檔案管理能夠?qū)W(xué)校的教研水平和管理情況反映出來，還可以促進(jìn)教學(xué)評估工作的開展，為提高學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量提供更加可靠的信息支持。通過深入分析中學(xué)檔案管理的重要性，探究中學(xué)檔案管理的強(qiáng)化措施，可以提高相關(guān)從業(yè)者對這一方面的認(rèn)識，不斷優(yōu)化中學(xué)檔案管理，從而發(fā)揮中學(xué)檔案管理的整體作用。由此可見，本文圍繞“中學(xué)檔案管理的重要性及強(qiáng)化措施”進(jìn)行分析研究價值意義顯著。

1 中學(xué)檔案管理的重要性分析

1.1 反映學(xué)校教研水平

隨著我國教育改革不斷深入，中學(xué)學(xué)校的發(fā)展面臨著更多要求，想要保證自身的教學(xué)質(zhì)量，必須對檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化，提高檔案管理服務(wù)水平。通過對中學(xué)檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化，能夠提供完整可靠的檔案信息資源，幫助工作人員對學(xué)校的生源質(zhì)量、教師的教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)設(shè)備的數(shù)量及新舊程度等等進(jìn)行充分了解，可以對以往的發(fā)展規(guī)律和發(fā)展經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，結(jié)合自身的發(fā)展需要對教學(xué)方法、課程、教學(xué)計(jì)劃等等進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而提高學(xué)校的教育教學(xué)水平，促進(jìn)學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展?？傊瑱n案管理可以幫助教職人員充分了解學(xué)校的教研水平，探索出更加合理的改進(jìn)措施，推動學(xué)校的教學(xué)改革[1]。

1.2 促進(jìn)教學(xué)評估的進(jìn)行

對于中學(xué)教育教學(xué)的發(fā)展來講，教學(xué)評估的主要目的就是充分了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量及辦學(xué)水平，以便能夠做出合理的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的目的。為保證教學(xué)評估的客觀性和準(zhǔn)確性，需要認(rèn)識到檔案管理在這一過程起到的重要作用，對學(xué)校教學(xué)的相關(guān)信息詳細(xì)收集，消除教學(xué)評估中存在的隱患。就實(shí)際情況來看，許多中學(xué)學(xué)校所采用的教學(xué)評估標(biāo)準(zhǔn)比較單一，無法保證教學(xué)評估的準(zhǔn)確性，而檔案管理能夠解決這一問題，能夠提供教學(xué)安排、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)程序等信息資料，將其作為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行綜合評估，充分了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，使教學(xué)評估更加合理有效。

2 中學(xué)檔案管理存在的問題分析

2.1 觀念方面的問題

在以往中學(xué)檔案管理工作時，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層及管理者對檔案管理的重視性不足，未能充分認(rèn)識到檔案管理在中學(xué)學(xué)校發(fā)展中的作用，認(rèn)為檔案管理與學(xué)校發(fā)展并未直接關(guān)系，那么在中學(xué)檔案管理上的投入也就十分有限。由于思想觀念上的認(rèn)識不足，學(xué)校的工作重心停留在教學(xué)工作上，對檔案管理投入的精力較少，使得檔案管理存在較嚴(yán)重的形式化問題。部分管理人員對檔案管理的了解不夠全面，在日常的檔案管理中存在隨意性、盲目性等等，難以發(fā)揮檔案管理的積極作用。

2.2 制度方面的問題

制度建設(shè)直接影響著中學(xué)檔案管理的開展，可以利用健全的管理制度來規(guī)范檔案管理，確保各項(xiàng)工作的有效進(jìn)行[2]。只有保證檔案管理制度的科學(xué)性，將其貫徹到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，才能夠解決檔案管理混亂等問題，充分發(fā)揮檔案管理的作用。然而在實(shí)際的中學(xué)檔案管理中，管理制度建設(shè)并未得到重視，其管理制度存在照搬其他單位管理制度的情況，很難適應(yīng)學(xué)校自身的情況，使得中學(xué)檔案管理缺乏規(guī)范性和有效性，不利于中學(xué)檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

3 中學(xué)檔案管理的強(qiáng)化措施分析

為促進(jìn)中學(xué)檔案管理的有效實(shí)施，應(yīng)充分了解中學(xué)檔案管理的實(shí)際情況，便于采取科學(xué)合理的措施進(jìn)行改進(jìn)，使中學(xué)檔案管理能夠更好地服務(wù)于學(xué)校發(fā)展?？偨Y(jié)起來，中學(xué)檔案管理的具體強(qiáng)化措施如下：

3.1 提高對檔案管理的重視程度

中學(xué)檔案包括了教學(xué)檔案、文書檔案、會計(jì)檔案、科技檔案、聲像檔案等等，整個檔案管理過程比較復(fù)雜，要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層提高對這一方面的重視性，大力支持檔案管理工作的開展，使中學(xué)檔案管理的作用得以充分發(fā)揮。具體來講，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者必須認(rèn)識到檔案管理在維護(hù)學(xué)校利益、維護(hù)師生利益、確保信息安全等各方面的作用，對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的管理。在中學(xué)檔案管理中，可以參考國家規(guī)定的管理辦法對學(xué)校檔案進(jìn)行管理，明確各單位對檔案的使用權(quán)限，且需要重視部分檔案的保密性，根據(jù)信息保密的規(guī)定對檔案進(jìn)行保密管理。其次，需要將中學(xué)校園管理的整體作為出發(fā)點(diǎn)，對學(xué)校檔案的使用過程進(jìn)行有效監(jiān)督，便于及時發(fā)現(xiàn)問題，并處理其中存在的問題，使中學(xué)檔案管理更加完善。除了要認(rèn)識到檔案管理的重要性，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者也要重視對人才的培養(yǎng)，不斷完善檔案管理機(jī)構(gòu)，為中學(xué)檔案管理工作的開展打下良好基礎(chǔ)[3]。

3.2 完善中學(xué)檔案管理制度

隨著中學(xué)檔案管理的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容越加復(fù)雜，整個過程很容易出現(xiàn)檔案管理混亂的情況，導(dǎo)致檔案管理的效率及質(zhì)量受到影響?；谶@一情況，需要重視對中學(xué)檔案管理制度的不斷完善，通過發(fā)揮管理制度的約束及指導(dǎo)作用，促進(jìn)檔案工作的順利開展。首先，必須規(guī)范檔案案卷的形成及使用，明確這一過程的操作細(xì)則，比如檔案收集、檔案整理、檔案的案卷格式和檔案案卷的用紙等等，只有保證檔案管理的合理性及規(guī)范性，才能夠發(fā)揮檔案管理具有的功能效用。其次，需要充分把握好中學(xué)檔案管理的要求，結(jié)合自身的特點(diǎn)對檔案管理體系進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)檔案管理的合理分類、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，且需要控制好檔案接收和檔案移交的過程[4]。最后，需要堅(jiān)持與時俱進(jìn)的原則，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)檢索工具的開發(fā)，形成完善的檔案檢索體系，為中學(xué)檔案管理的開展提供更加有力的支持。

3.3 重視人員配備，強(qiáng)化人員素質(zhì)

檔案管理人員的數(shù)量及素質(zhì)直接決定了中學(xué)檔案管理能否順利進(jìn)行，需要根據(jù)中學(xué)檔案管理的需求進(jìn)行人員配置，不斷提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)水平。為提高檔案管理人員的能力及素質(zhì)，可以對其進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠及時掌握檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識和技能方法，將其合理應(yīng)用到實(shí)際工作中，促進(jìn)中學(xué)檔案管理的有效開展。同時，需要強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，確保檔案管理人員能夠保持嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的態(tài)度開展工作，能夠正確處理檔案管理中的常見問題。其次，在檔案管理人員的招聘工作中，需要堅(jiān)持公平公正的聘用方法，通過綜合考核的方法對應(yīng)聘人員的能力進(jìn)行了解，確保應(yīng)聘人員能夠勝任中學(xué)檔案管理，在保證檔案管理工作順利進(jìn)行的同時，為中學(xué)檔案管理的發(fā)展提供新的活力[5-6]。最后，需要改善檔案管理人員之間的溝通環(huán)境，促使管理者對日常檔案管理中的重難點(diǎn)進(jìn)行討論，提出更具有針對性及合理性的解決辦法，不斷提高中學(xué)檔案管理的水平。

3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

在信息化時代的發(fā)展背景下，中學(xué)檔案管理面臨著更多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，可以將信息化技術(shù)手段應(yīng)用到其中，以此提高中學(xué)檔案管理的整體效率，且可以減少因人為因素造成的檔案管理問題。比如計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國人民的日常生活中得到廣泛應(yīng)用，能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的生活方式和工作方式，給用戶帶來諸多便利?？梢詫⒂?jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到中學(xué)檔案管理中，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，以便能夠?qū)n案信息進(jìn)行快速記錄，還可以利用數(shù)據(jù)庫具有的功能對檔案進(jìn)行查詢、刪除和修改，確保檔案信息的整體質(zhì)量。同時，可以將計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)連接，那么學(xué)生能夠通過網(wǎng)絡(luò)獲取自身需要的檔案信息資源，在提高檔案利用率的同時，使檔案的傳遞更加效率。與傳統(tǒng)的檔案信息查詢方式相比，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息查詢，可以有效提高檔案查詢的效率，還可以進(jìn)一步降低人工成本。此外，可以利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對檔案信息資源的使用權(quán)限進(jìn)行合理設(shè)置，使檔案信息的安全性及保密性得到保障。

3.5 加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用

確保檔案資源的價值得到充分發(fā)揮，是中學(xué)檔案管理工作面臨的一大課題，需要重視對檔案信息的開發(fā)利用，借助檔案信息促進(jìn)學(xué)校教學(xué)工作的有效開展。首先，需要加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)，尤其要重視學(xué)校的規(guī)章制度、管理模式、教學(xué)科研、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、數(shù)據(jù)分析、調(diào)查報(bào)告、實(shí)驗(yàn)等檔案信息的開發(fā)，利用這些檔案信息提高教學(xué)質(zhì)量。同時，可以利用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行存儲，將其制作成專題網(wǎng)頁或光盤收藏，方便對其進(jìn)行有效利用[7-8]。其次，需要加強(qiáng)檔案編研工作，對檔案編研的思路進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將利用價值高、有關(guān)教育教學(xué)的材料作為主要內(nèi)容，為教職工提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)層做出更加正確的決策。最后，需要加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，利用信息系統(tǒng)提高檔案資源的利用率，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，使中學(xué)檔案管理能夠滿足學(xué)校發(fā)展的基本要求。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著教育改革的深入發(fā)展，要求中學(xué)檔案管理工作作出合理的改變，確保中學(xué)檔案管理的規(guī)范性及有效性，使其能夠充分滿足學(xué)校發(fā)展的要求。本文針對中學(xué)檔案管理的重要性及其現(xiàn)狀進(jìn)行了簡單分析，探究了中學(xué)檔案管理的強(qiáng)化措施，主要包括了提高對中學(xué)檔案管理的重視程度，不斷完善中學(xué)檔案管理制度，重視人員配置、提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)當(dāng)那資源開發(fā)利用，從而發(fā)揮檔案管理的整體作用，進(jìn)一為中學(xué)教育教學(xué)工作提供充分有效的支持。