加強(qiáng)公積金檔案管理的幾點(diǎn)思考

吉爾格麗

（博爾塔拉蒙古自治州住房公積金管理中心，新疆 博爾塔拉蒙古自治州 833400）

近年來，國家住房公積金業(yè)務(wù)發(fā)展形勢較為迅速，住房公積金貸款工作也呈現(xiàn)迅速進(jìn)展的趨勢。在公積金持有量持續(xù)上升的情況下，公積金檔案數(shù)量也不斷增多，因此需要在當(dāng)前的工作形勢下提升住房公積金檔案管理工作的成效，促進(jìn)解決公積金檔案管理中的問題，并規(guī)避有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。

1 當(dāng)下住房公積金檔案管理工作的重要意義

公積金檔案管理工作是促進(jìn)住房公積金管理工作有序進(jìn)行以及提高住房公積金管理質(zhì)量的前提條件，也是必要基礎(chǔ)，這項(xiàng)工作已經(jīng)得到了相關(guān)人員的關(guān)注和重視，并且能夠認(rèn)可公積金貸管理工作所產(chǎn)生的作用和價(jià)值。不但如此，公積金檔案管理工作已經(jīng)成為管理機(jī)構(gòu)以及具體服務(wù)的重要表現(xiàn)形式以及基礎(chǔ)，使得公積金管理部門整體的工作水平都得到了有效提高[1]。所以無論是住房公積金檔案管理的內(nèi)部監(jiān)管還是外部監(jiān)管，公積金貸款管理工作都發(fā)揮了重要的作用，產(chǎn)生了重要的意義，這不但是在所在地區(qū)內(nèi)人民收入水平以及房地產(chǎn)發(fā)展情況的一種重要體現(xiàn)，而且明確了記錄了地區(qū)房價(jià)的定位情況。因此，公積金檔案管理相關(guān)工作人員需要正確認(rèn)識檔案管理工作，端正工作態(tài)度，需要從專業(yè)的角度科學(xué)客觀地分析住房公積金檔案管理工作內(nèi)容以及工作責(zé)任還有工作價(jià)值，從而可以為住房公積金檔案管理工作提供有價(jià)值的參考依據(jù)，住房公積金貸款管理能夠?yàn)橘J款申請人信用數(shù)據(jù)、風(fēng)險(xiǎn)評估、經(jīng)濟(jì)糾紛等提供有效的查詢依據(jù)。在當(dāng)下法治觀念不斷深入的形勢背景下，人們對于自身合法權(quán)益保障的認(rèn)識逐漸深刻，而且觀念意識更加強(qiáng)烈，在這種形勢下一些沖突矛盾需要在獲得基本公積金檔案資料以后才能夠?yàn)樽罱K的管理工作提供有力的依據(jù)和科學(xué)的根據(jù)。

2 住房公積金檔案的特征分析

住房公積金檔案是檔案管理工作的主體，也是主要管理對象，有著顯著特征，具體表現(xiàn)如下：其一，住房公積金檔案途徑比較寬泛。住房公積金檔案是住房公積金運(yùn)行機(jī)構(gòu)、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)以及住房公積金業(yè)務(wù)的其他單位或者辦理公積金貸款、繳存或提取公積金業(yè)務(wù)的個(gè)體。其二，住房公積金檔案的類型比較多樣。當(dāng)前住房公積金檔案以歸類、提取、貸款等三類檔案類型為主，但是這三大類檔案又詳細(xì)分成了多個(gè)類別，例如貸款檔案又分為樓盤、貸款和抵押貸款等，同時(shí)還包括新房、二手房、組合或以貸還貸等方式的貸款償還檔案，因此住房公積金的業(yè)務(wù)不同，檔案內(nèi)容也會有所不同。其三，住房公積金檔案的保存時(shí)間長需要在15年以上，貸款檔案則需要保存更多時(shí)間。由于借款人的貸款檔案在貸款前的核查以及審批工作、直到簽訂貸款合同、發(fā)放資金、還清貸款等需要至少30年的期限，在貸款期內(nèi)若出現(xiàn)變更或提前繳納貸款等情況，則檔案也會發(fā)生變化[2]。其四，住房公積金檔案立卷注重時(shí)效性。由于公積金檔案是在公積金管理中心辦理業(yè)務(wù)時(shí)由前臺工作人員將檔案資料進(jìn)行存儲，但住房公積金涉獵到的工作環(huán)節(jié)較多，并且都存在緊密地聯(lián)系，并且各項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理數(shù)量是不明確的。所以應(yīng)該及時(shí)整理完善的檔案管理，并做好立卷以及復(fù)核的工作，不能導(dǎo)致檔案材料堆積，這容易對未來人們進(jìn)行業(yè)務(wù)開展有所制約。

3 公積金當(dāng)然管理工作存在問題

3.1 工作認(rèn)識不高，重視程度不夠

一些住房公積金管理部門對于檔案管理工作的認(rèn)識并不高，而且部分工作人員會認(rèn)為住房公積金管理工作的側(cè)重點(diǎn)主要是住房貸款業(yè)務(wù)以及資金管理工作，對于檔案管理工作的重視程度也不夠，沒有認(rèn)識到檔案管理工作對于住房公積金管理工作的重要性，也沒有將這一項(xiàng)工作納入基本的業(yè)務(wù)工作中，而且也沒有針對檔案管理工作制定科學(xué)完善的績效評估體系[3]。

3.2 檔案管理制度執(zhí)行效果差，落實(shí)不到位

公積金管理制度是在上個(gè)世紀(jì)90年代在我國被研究提出的，住房公積金管理機(jī)構(gòu)和其他職能單位相比較而言出現(xiàn)時(shí)間較晚，發(fā)展歷程較短。起初建設(shè)工作主要以業(yè)務(wù)制度的建立和完善為主，對于檔案管理工作的制度并沒有給予積極的重視，造成了公積金檔案管理制度的執(zhí)行效果比較差，落實(shí)不到位，沒有形成科學(xué)完善的公積金檔案管理制度。

3.3 檔案管理的信息化程度不高，信息技術(shù)利潤率低

當(dāng)下，一些公積金管理部門檔案管理工作信息化程度不高，尤其對于一些早期的檔案沒有轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，在查找資料時(shí)仍舊以紙質(zhì)檔案為主要形式，管理工作比較復(fù)雜，而且工作效率低，并且檔案資料的利用率也較低，因此可以得知信息技術(shù)的利用率低使得在管理工作效率難以提高，并且還會導(dǎo)致檔案資料受到損壞，這種形式的檔案資料難以實(shí)現(xiàn)傳輸共享以及有效應(yīng)用[4]。

4 加強(qiáng)公積金檔案管理的具體措施

4.1 重視檔案管理工作，明確具體責(zé)任歸屬

住房公積金中心管理人員需要改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念認(rèn)識，需要認(rèn)識到檔案管理工作在公積金管理工作中的重要作用和價(jià)值，并給予積極的關(guān)注和重視，需要意識到檔案管理工作能夠體現(xiàn)出住房公積金的日常工作情況，這是公積金檔案管理的具體需求同時(shí)也是基本要求，能夠積極地防范公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，并且可以有效地化解貸款風(fēng)險(xiǎn)問題，逐漸完善住房保障體系，推動(dòng)建設(shè)和諧良好社會，因此需要完善檔案管理工作，以此促進(jìn)住房公積金工作正常有序地進(jìn)行[5]。因此，這項(xiàng)工作極其關(guān)鍵和重要，需要重視檔案管理工作，并且要提升主觀認(rèn)識，進(jìn)而確保檔案管理工作上升到更高的水平。住房公積金管理工作主要包括繳存以及提取住房公積金、財(cái)務(wù)會計(jì)以及公積金貸款方面的工作，因此需要以公積金管理中心當(dāng)然是作為基礎(chǔ)，加強(qiáng)各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的有機(jī)結(jié)合以及相互協(xié)調(diào)，從而可以明確具體的工作職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)管力度，制定科學(xué)完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，從而可以更加清晰明確各自的職責(zé)和使命。

4.2 健全好公積金檔案管理體系

首先需要健全管理工作內(nèi)容，在實(shí)施住房公積金的管理工作過程中，要合理有效地應(yīng)用科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的方式方法，加強(qiáng)與日常實(shí)際有機(jī)地結(jié)合，并且還要明確具體情況，有效落實(shí)指導(dǎo)工作和考察工作，除此以外還需要加強(qiáng)監(jiān)管力度，因此需要外部監(jiān)督工作的實(shí)施。在公積金檔案管理工作優(yōu)化和升級的形勢背景下，檔案管理部門需要緊跟發(fā)展形勢，順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，在此過程中實(shí)施有效的監(jiān)管工作，需要設(shè)立相關(guān)的責(zé)任部門，并做好準(zhǔn)備工作，需要得到人民銀行、銀監(jiān)會等給予公積金貸款和繳存工作的支持和配合。不但如此，還需要加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督工作的落實(shí)，要注重檔案管理工作中公積金檔案自身價(jià)值的體現(xiàn)，展開積極有效的協(xié)調(diào)工作，提升內(nèi)部控制工作效率和質(zhì)量，在應(yīng)用公積金檔案過程中要做到全面實(shí)時(shí)掌握，包括所使用的管理軟件，從而可以增強(qiáng)安全監(jiān)督效果，以此可以設(shè)置檔案監(jiān)管部門，針對此才能夠有效地落實(shí)公積金監(jiān)督工作，并產(chǎn)生良好的積極的效果[5]。

4.3 打造高水平高素質(zhì)隊(duì)伍，提升工作人員工作能力水平

公積金檔案管理工作牽涉的內(nèi)容比較廣泛，而且工作過程比較復(fù)雜，具體的管理中會產(chǎn)生不同的問題，所以需要順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，提升檔案管理工作的實(shí)用性和有效性，需要從業(yè)務(wù)單獨(dú)管理轉(zhuǎn)變?yōu)椴块T統(tǒng)一管理，以此提高管理效率和質(zhì)量，確保管理工作更加科學(xué)、合理、實(shí)用，這就需要積極提升工作人員的工作能力水平，打造高水平高素質(zhì)隊(duì)伍，所以需要深入探究檔案管理工作人員的專業(yè)能力水平[6]。

首先需要積極吸引檔案管理專業(yè)人才，在管理工作中要加快人才吸引戰(zhàn)略檔案管理工作的落實(shí)，并且需要明確檔案管理規(guī)模，根據(jù)具體的工作需要增加人員編制，從而才能夠跟上時(shí)代發(fā)展步伐，提升檔案管理工作的科學(xué)性和合理性；其次需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)能力培訓(xùn)。檔案管理工作人員需要積極學(xué)習(xí)當(dāng)下先進(jìn)的檔案管理觀念、方式方法以及相關(guān)的法規(guī)制度內(nèi)容，而且還要主動(dòng)地與檔案管理監(jiān)管部門溝通交流，并產(chǎn)生良好的互動(dòng)，進(jìn)而才能確保檔案管理專業(yè)知識得到深化和加強(qiáng)，以此有效地提高檔案管理工作的成效；最后需要全面掌握并運(yùn)用住房公積金業(yè)務(wù)專業(yè)知識，住房公積金檔案管理工作人員要主動(dòng)地學(xué)習(xí)住房公積金的相關(guān)業(yè)務(wù)，有效提升自身的業(yè)務(wù)工作能力，從而才可以提升住房公積金管理工作質(zhì)量。

4.4 積極落實(shí)電紙雙軌制

當(dāng)下一些檔案管理部門已經(jīng)建立了科學(xué)完善的信息化操作系統(tǒng)，但是對于紙質(zhì)檔案以及電子檔案方面的保存工作依然存在一些問題，而這需要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的有機(jī)融合，因此可以將紙質(zhì)檔案應(yīng)用掃描儀器或者高清拍照相機(jī)制作成圖片的形式進(jìn)行歸檔保存，以此可以確保在提取檔案資料時(shí)更加地方便。而在住房公積金具體的業(yè)務(wù)工作中會產(chǎn)生一些重復(fù)性的資料，甚至?xí)a(chǎn)生復(fù)印形式的資料，對于這方面的問題，對于不同階段、不同業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容和工作資料進(jìn)行保存，但是這種工作行為會增加工作內(nèi)容，加大工作負(fù)擔(dān)和壓力，并且對于人們查詢檔案資料也造成了一些影響。在應(yīng)用了電子檔案操作系統(tǒng)以后，可以針對方案資料進(jìn)行電子化查詢、提取以及應(yīng)用，以此可以實(shí)施電子化管理工作，在開戶登記工作中掃描個(gè)人資料以后不需要重復(fù)提交，而且檔案管理工作人員也不需要重復(fù)性地審核，因此所有的工作人員都可以通過電子檔案操作系統(tǒng)查詢、提取并且傳輸資料，對于防范住房公積金貸款管理風(fēng)險(xiǎn)問題提供了有利的支持條件，而且可以有效地處理檔案重復(fù)提交和審核方面的問題，而且為繳存人查找和利用資料提供了良好的便利性，并且減輕了工作壓力和負(fù)擔(dān)，提高了住房公積金檔案管理服務(wù)工作的效率和質(zhì)量[7]。

5 結(jié)語

綜上所述，針對住房公積金管理工作而言，住房公積金貸款管理工作要發(fā)揮自身積極的作用和優(yōu)勢，雖然當(dāng)下住房公積檔案管理工作仍然存在一些問題，但是住房公積金檔案管理工作能夠逐漸得到相關(guān)人員的關(guān)注和重視，并且逐漸認(rèn)可其重要意義。因此，為了更好地落實(shí)加強(qiáng)公積金檔案管理工作，那么需要明確當(dāng)下公積金貸款管理的現(xiàn)狀問題，在此基礎(chǔ)上應(yīng)用有效的措施，提升公積金檔案管理工作效率和質(zhì)量，那么需要重視檔案管理工作，明確具體責(zé)任歸屬、健全公積金檔案管理體系、打造高水平高素質(zhì)隊(duì)伍，提升工作人員工作能力水平、積極落實(shí)電紙雙軌制，逐漸健全并完善公積金檔案管理體系和模式，從而可以提升檔案管理的效果，為人們查詢公積金檔案資料提供有利條件，奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，從而可以推動(dòng)住房公積金相關(guān)業(yè)務(wù)工作有效地實(shí)施。