淺談學(xué)校檔案管理工作的重要性及策略思考

楊明明

（新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)第四師第一中學(xué)，新疆 烏魯木齊 835000）

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和信息化建設(shè)時(shí)代的到來(lái)，學(xué)校檔案的保存與管理在日常業(yè)務(wù)和工作生活中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，主要涉及學(xué)生檔案、學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、干部人事檔案、工資檔案、聲像檔案等等，因此，分析學(xué)校檔案管理工作的開展現(xiàn)狀，厘清管理舉措，建設(shè)一支綜合素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)強(qiáng)、作風(fēng)好的檔案管理人才隊(duì)伍非常重要，這不僅是我國(guó)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)學(xué)校檔案管理專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)的更高要求，也是新時(shí)代學(xué)校檔案管理的重要任務(wù)及必然要求。因此，在檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，我們不僅需要不斷提高對(duì)學(xué)校檔案管理重要性的深刻認(rèn)識(shí)，還需要提高檔案管理創(chuàng)新和應(yīng)用的意識(shí)。

1 學(xué)校檔案管理的重要作用

1）事業(yè)發(fā)展的重要依托。檔案是學(xué)校工作的重要參考和決策證據(jù)，客觀記錄了學(xué)校開展歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，是多年連續(xù)工作必須認(rèn)真審查的重要證據(jù)，檔案保管越完整，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)就越有用。檔案可以為學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門和相關(guān)業(yè)務(wù)管理人員提供事實(shí)證據(jù)和有效參考資料，幫助他們熟悉實(shí)際情況，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，制定科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，做出精準(zhǔn)的戰(zhàn)略決策，處理各種復(fù)雜問題，是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要支撐和關(guān)鍵因素。

2）社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)重要參考。檔案誕生于中國(guó)社會(huì)主義實(shí)踐，它不僅準(zhǔn)確記錄了學(xué)校建設(shè)的歷史演變，而且真實(shí)有力地反映了當(dāng)前學(xué)校建設(shè)和社會(huì)發(fā)展環(huán)境、各種現(xiàn)實(shí)條件、重要發(fā)展規(guī)劃、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等方面，對(duì)學(xué)校及時(shí)開展各種當(dāng)前社會(huì)實(shí)踐教育活動(dòng)具有重要的參考、建議和追溯作用。

3）可靠的教學(xué)和科研數(shù)據(jù)。任何學(xué)科的教育研究都必須以廣泛占有教材為教學(xué)基礎(chǔ)，以保證教材的真實(shí)性和可靠性為教學(xué)前提。在學(xué)校教科研活動(dòng)中，檔案不僅可以通過原始?xì)v史記錄提供直接的數(shù)據(jù)依據(jù)，還可以通過數(shù)據(jù)分析、歸納、總結(jié)、實(shí)驗(yàn)等手段獲得間接的數(shù)據(jù)參考，從而為學(xué)校的教學(xué)和科研學(xué)術(shù)活動(dòng)提供可靠、詳細(xì)的數(shù)據(jù)。學(xué)校的三大重要職能是培養(yǎng)人才、發(fā)展教學(xué)技術(shù)和服務(wù)社會(huì)。在育人的同時(shí)，學(xué)校也見證著每一個(gè)學(xué)生的成長(zhǎng)，規(guī)范的學(xué)生檔案管理可以準(zhǔn)確記錄每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的全過程，包含個(gè)人基本情況、考試成績(jī)、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等。

4）生動(dòng)的宣傳教育材料。檔案是歷史紀(jì)錄片，與其他宣傳資料相比，檔案具有獨(dú)創(chuàng)性、直觀性、具體性和生動(dòng)性的特點(diǎn)，利用檔案寫書、講課、創(chuàng)作文藝作品、舉辦各種展覽、開展學(xué)生思想教育，會(huì)有更強(qiáng)的說服力和感染力。兵團(tuán)四師一中建校近70周年，與兵團(tuán)發(fā)展一脈相承，有著深厚的歷史底蘊(yùn)和文化氛圍，學(xué)校建立了校史陳列室，展覽了許多珍貴的老照片、老物件，真實(shí)再現(xiàn)了學(xué)校發(fā)展的政治性、文化性、教育性，以此平臺(tái)開展德育教育和思想教育，引導(dǎo)師生愛校愛疆愛國(guó)，效果良好。

5）文化遺產(chǎn)的珍貴見證。檔案是用來(lái)保存歷史的，是歷史的一面鏡子。檔案文化精神承載著學(xué)校優(yōu)秀的歷史發(fā)展、文化精神和物質(zhì)文化，是學(xué)校歷史文化精神體系結(jié)構(gòu)建設(shè)的重要參考，是歷史文化物質(zhì)精神積累和傳承的重要文化交叉點(diǎn)和歷史文化階梯。它使學(xué)校優(yōu)秀歷史文化的發(fā)展史和體系得以長(zhǎng)期保存、延續(xù)、統(tǒng)一和完整。在多年的文化歷史發(fā)展中，隨著文化的傳承、發(fā)展和不斷積累，它已經(jīng)成為學(xué)校文化不可或缺的寶貴文化和歷史資源，越來(lái)越顯示出其歷史文化的豐富性和文化歷史的重要性。沒有豐富的文化歷史檔案研究資源，文化的傳承和發(fā)展就無(wú)從談起。

2 管理問題分析

1）管理制度問題。在當(dāng)下的中學(xué)學(xué)生檔案管理工作中，由于相關(guān)管理制度不夠健全完善，導(dǎo)致在這一工作開展的過程中不能夠以充分的制度體系作為工作開展的基礎(chǔ)前提，導(dǎo)致工作開展過程中出現(xiàn)問題不能夠以相關(guān)理論體系作為參考基礎(chǔ)，嚴(yán)重影響了這一工作開展的高效性。在進(jìn)行中學(xué)檔案管理工作開展的過程中，由于其相關(guān)數(shù)據(jù)信息龐大的特點(diǎn)，在工作的過程中極容易出現(xiàn)問題。因此，對(duì)于相關(guān)管理制度具有高度要求。由于相關(guān)管理制度體系的缺失，導(dǎo)致學(xué)生的檔案信息不能夠得到充分保障，最終直接影響學(xué)生的學(xué)習(xí)與發(fā)展。在進(jìn)行工作開展的過程中，學(xué)校應(yīng)該重視這一問題，能夠高度明確管理制度體系的健全完善對(duì)檔案管理工作的重要影響，從而能夠在工作開展的過程中不斷進(jìn)行制度體系的完善建立，保證檔案管理工作能夠以完善的理論體系作為開展前提，最終則能夠促進(jìn)這一工作的高效性發(fā)展，能夠滿足學(xué)生的發(fā)展要求，充分落實(shí)為學(xué)生服務(wù)的工作性質(zhì)，促進(jìn)教育教學(xué)的快速發(fā)展。

2）過于程式化。在進(jìn)行中學(xué)檔案管理工作開展的過程中，由于相關(guān)工作人員不能夠高度重視這一工作對(duì)于學(xué)生學(xué)習(xí)與學(xué)校發(fā)展的重要意義，從而在工作的過程中長(zhǎng)期以傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行開展落實(shí)，造成了工作開展的程式化，嚴(yán)重影響了學(xué)生的發(fā)展。在進(jìn)行檔案管理工作開展的過程中，往往相關(guān)管理人員能夠?qū)W(xué)生的相關(guān)入學(xué)登記、體檢、成績(jī)以及學(xué)籍等信息數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。但是，隨著快速發(fā)展的環(huán)境背景下，對(duì)于中學(xué)學(xué)生的檔案提出了新的管理要求。在這一要求下，檔案管理人員不僅要對(duì)學(xué)生的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，同時(shí)還要重視對(duì)學(xué)生進(jìn)行創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力以及綜合能力的信息體現(xiàn)，從而保證學(xué)生在未來(lái)發(fā)展的過程中能夠得到核心競(jìng)爭(zhēng)力的有效提升，促進(jìn)學(xué)生的高效發(fā)展。在進(jìn)行檔案管理工作開展的過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)該重視當(dāng)下發(fā)展對(duì)于這一工作的創(chuàng)新要求，從而能夠在進(jìn)行工作開展的過程中不斷實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，從而能夠滿足社會(huì)需求，提高檔案管理工作效率，為學(xué)生的學(xué)習(xí)與未來(lái)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)保障。

3）管理方式落后。在當(dāng)下的中學(xué)檔案管理工作開展的過程中，由于相關(guān)管理方式的落后，導(dǎo)致時(shí)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題。在當(dāng)下快速發(fā)展的環(huán)境背景下，網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)得到了全面的普及與發(fā)展。在這一背景下，中學(xué)檔案管理工作的開展已經(jīng)得到了新的機(jī)遇。但是，在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作開展的過程中，由于相關(guān)管理人員不能夠?qū)@一新技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期不能夠得到優(yōu)化創(chuàng)新，嚴(yán)重阻礙了學(xué)生的學(xué)習(xí)與發(fā)展。在進(jìn)行管理工作開展的過程中，往往檔案管理人員需要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行書面材料的整理與完善，不能夠以創(chuàng)新的信息化進(jìn)行處理，導(dǎo)致管理工作效率低下。同時(shí)，在進(jìn)行管理的過程中，由于管理人員不能夠創(chuàng)新管理方法，導(dǎo)致學(xué)生檔案內(nèi)容千篇一律，不能夠通過檔案體現(xiàn)學(xué)生的獨(dú)特性，不利于學(xué)生核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升，最終也會(huì)阻礙學(xué)生發(fā)展。

3 建立健全學(xué)校檔案管理制度

目前，許多學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理不夠重視，存在隨意轉(zhuǎn)接、無(wú)專人管理、程序不規(guī)范等問題，導(dǎo)致學(xué)校學(xué)生檔案管理體系落后、實(shí)施不完善，在一定程度上直接影響了學(xué)校檔案管理工作的順利開展。要做好學(xué)生檔案管理工作，應(yīng)結(jié)合學(xué)校實(shí)際工作情況，建立一套完整的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，使用計(jì)算機(jī)建立和完善學(xué)校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，切實(shí)修補(bǔ)學(xué)校檔案管理方法的管理空白和技術(shù)漏洞，使學(xué)生檔案管理方法能與時(shí)俱進(jìn)，有序、科學(xué)地進(jìn)行，保證各級(jí)班級(jí)、年級(jí)、學(xué)科職能部門之間檔案信息的暢通交流，保證學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的信息連續(xù)性和完整性[1]。

通過探索學(xué)校檔案管理監(jiān)督體系的建立和完善，可以引導(dǎo)學(xué)校實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定、深入、高效、正規(guī)的檔案管理和監(jiān)督。一是學(xué)校要認(rèn)真制定和實(shí)施檔案管理的規(guī)章制度，按照檔案局的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一落實(shí)學(xué)校檔案分類信息劃分、檔案信息處理、數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析等各方面的管理要求。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)要求開展學(xué)校檔案管理相關(guān)工作。二是細(xì)化學(xué)校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，要求學(xué)校檔案管理人員按照相關(guān)制度的要求，做好檔案資料的收集、分類、整理、編制、裝訂、掃描及日常保管工作，確保學(xué)校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)工作規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。三是研究制定相關(guān)檔案管理專項(xiàng)問責(zé)檢查制度。對(duì)于相關(guān)檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題，如相關(guān)檔案的丟失和損壞、不規(guī)范的分類管理和歸檔等。對(duì)相關(guān)檔案單位的責(zé)任人要追究責(zé)任，并及時(shí)問責(zé)，找出問題的根本原因，最大限度地保證相關(guān)檔案管理和保存的安全性和規(guī)范性。例如，如果文件丟失、損壞和分類等。

4 提高管理人員能力素質(zhì)

學(xué)校應(yīng)當(dāng)樹立“人才興檔”的意識(shí)，重視檔案管理人員的培養(yǎng)與考察，摒棄檔案工作任何人都可以干的思想，提高檔案工作人員的入職門檻，招聘專業(yè)對(duì)口或相近的高層次知識(shí)人才，以德為先，把好入口關(guān)，進(jìn)行崗前技能培訓(xùn)，持證上崗，使其具備專業(yè)的檔案管理素質(zhì)，有效掌握學(xué)校檔案工作的規(guī)律和管理知識(shí)。學(xué)校應(yīng)建立檔案工作人員定期學(xué)習(xí)交流的培養(yǎng)機(jī)制，加大經(jīng)費(fèi)投入，推進(jìn)知識(shí)更新，不斷提高業(yè)務(wù)能力，從而提升學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和效率。為穩(wěn)定人才隊(duì)伍，學(xué)校應(yīng)努力創(chuàng)造檔案人員職務(wù)職稱晉升的空間，使其甘于奉獻(xiàn)、愛崗敬業(yè)，把心思都全心全意放在工作上。檔案管理人員自身也要定期溝通，互相探討，交流檔案管理中的問題，最終找到合適的檔案管理方法，切實(shí)增強(qiáng)學(xué)校檔案管理人員的工作緊迫性和職業(yè)責(zé)任感[2]。加強(qiáng)警示教育，如在檔案信息錄入過程中不時(shí)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響，比如升學(xué)就業(yè)、干部考察、工資待遇等，提高檔案管理人員的工作責(zé)任感和敬畏心。

5 創(chuàng)新管理技術(shù)和方法

在學(xué)校現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程中，檔案信息管理資源已在事業(yè)科學(xué)發(fā)展中發(fā)揮著重要的主導(dǎo)作用，“信息化+檔案”模式已成為檔案管理的重要內(nèi)容。使用傳統(tǒng)的檔案管理模式基本上已經(jīng)不能完全適應(yīng)學(xué)校的科學(xué)發(fā)展。因此，檔案管理部門需要跟上綜合大數(shù)據(jù)信息時(shí)代檔案信息管理技術(shù)的快速發(fā)展，密切關(guān)注綜合大數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用技術(shù)的理論基礎(chǔ)研究。例如：學(xué)校要充分結(jié)合大數(shù)據(jù)資源管理，開發(fā)更多管理檔案的新技術(shù)，使學(xué)校檔案管理的業(yè)務(wù)功能向多種業(yè)務(wù)形式發(fā)展。檔案檢索管理工具可以不斷更新和優(yōu)化，可以構(gòu)建新的檔案信息目錄，可以合理開發(fā)和綜合利用其他檔案信息資源。如流程處理、并行性、抽象信息索引和數(shù)據(jù)可視化，充分利用現(xiàn)代人工智能識(shí)別、統(tǒng)計(jì)等信息技術(shù)，構(gòu)建傳統(tǒng)檔案管理的綜合大數(shù)據(jù)檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用能力，從而有效促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理向信息技術(shù)管理的轉(zhuǎn)變。

6 豐富檔案內(nèi)容

在當(dāng)下快速發(fā)展的環(huán)境背景下，對(duì)于人才的能力提出了高度要求。因此，在進(jìn)行中學(xué)檔案管理工作開展的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)該高度重視學(xué)生檔案的全面性，能夠不斷豐富學(xué)生的檔案內(nèi)容，從而滿足人才培養(yǎng)需求，有效提高學(xué)生的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)學(xué)生的學(xué)習(xí)與發(fā)展。在進(jìn)行檔案內(nèi)容豐富的過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)該重視對(duì)學(xué)生的綜合素養(yǎng)、綜合能力等方面進(jìn)行內(nèi)容的補(bǔ)充，從而能夠通過這一內(nèi)容充分體現(xiàn)學(xué)生的能力以及優(yōu)勢(shì)，使學(xué)生未來(lái)發(fā)展的過程中能夠以更高的姿態(tài)進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，有利于學(xué)生發(fā)展的穩(wěn)定性。

7 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，提供了詳實(shí)全面、客觀真實(shí)的信息資源，是單位的寶貴資源和財(cái)富。當(dāng)前，檔案的基礎(chǔ)管理和技術(shù)越來(lái)越成熟，利用信息技術(shù)整合資源后，可以實(shí)現(xiàn)檔案與學(xué)校整體工作、師生工作生活的直接融合。新時(shí)期，學(xué)校檔案管理工作必將面臨新的發(fā)展機(jī)遇和新的挑戰(zhàn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念，主動(dòng)出擊發(fā)力至關(guān)重要。