對高校檔案管理的公共服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化問題的幾點(diǎn)探討

潘亞玉

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校檔案管理工作是為高校的發(fā)展和管理提供一定的支持，并注重強(qiáng)調(diào)管理的服務(wù)性質(zhì)，但是在傳統(tǒng)的管理模式下并沒有真正的提升管理的效率，對于檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的利用率相對比較低。為此，在當(dāng)前高校發(fā)展中要能夠認(rèn)識到提升公共服務(wù)質(zhì)量的必要性，以此更好地發(fā)揮檔案管理作用，為高校發(fā)展和社會需求提供更多助力。

1 高校檔案管理的公共服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化要求

1）檔案管理服務(wù)公共利益。高校檔案管理的公共服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化主要是采用企業(yè)或者是經(jīng)濟(jì)學(xué)的相關(guān)方式方法作為基礎(chǔ)框架，以此對高校的管理職能進(jìn)行優(yōu)化，提升檔案管理效率。高校檔案管理工作應(yīng)該能夠從功利角度進(jìn)行出發(fā)，為公眾和高校管理工作提供完善方面的信息服務(wù)，這就需要轉(zhuǎn)變以往半封閉式的檔案管理模式，真正的面向社會公眾提供相應(yīng)的服務(wù)，并實(shí)施開放式的管理，從而真正地強(qiáng)化檔案管理的利用價(jià)值。在這個(gè)過程當(dāng)中，需要能夠處理好公共服務(wù)與檔案保密之間的關(guān)系，考慮到檔案自身的特殊性，應(yīng)該選擇相應(yīng)的、能公開的一些信息，對高校和社會公開提供利用。對涉及國家安全以及個(gè)人隱私的相關(guān)信息進(jìn)行合法的保護(hù)，從而更好地滿足做好檔案管理工作的實(shí)際需求。

2）尊重權(quán)利。國家治理體系當(dāng)中要能夠認(rèn)識到公民權(quán)利是其重要的組成部分，只有公民自身的權(quán)利得到應(yīng)有的重視，才能夠真正的凸顯民主以及法治的特點(diǎn)，對于高校檔案管理工作的開展來說，對于公民權(quán)利的維護(hù)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，首先要能夠做好對檔案的登記以及歸檔等基礎(chǔ)性工作，確保檔案內(nèi)容具有真實(shí)性，盡可能的避免可能對公民所造成的傷害，此外，要不斷的完善相關(guān)的服務(wù)機(jī)制，與公民之間形成良性的互動，切實(shí)的為公民做好相關(guān)的服務(wù)工作，方便對檔案的使用。

3）提升服務(wù)效率。在公共服務(wù)理論的指引下需要不斷提升高校檔案管理的效率，高校檔案管理工作的開展當(dāng)中要積極的對外在的信息服務(wù)環(huán)境的變化進(jìn)行關(guān)注，能夠利用當(dāng)前時(shí)代新的技術(shù)來提升檔案管理工作的開展效率，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)加時(shí)代，應(yīng)該推進(jìn)高校檔案管理的信息化建設(shè)，主要是通過信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的方式來提升檔案工作開展的安全性及有效性。高校檔案管理作為國家信息資源的重要組成部分，也需要構(gòu)建相對完善的共享機(jī)制，以此避免信息的重復(fù)，提升檔案資料的利用價(jià)值。

2 高校檔案管理的公共服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化必要性

1）為高校工作的開展提供信息資源。社會本身的發(fā)展是由其活動所構(gòu)成的，而高校檔案的內(nèi)容包含教職工在內(nèi)的活動情況、個(gè)人履歷，可以對現(xiàn)實(shí)生活進(jìn)行真實(shí)地反映，通常情況下高校需要對自身的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行研究，也需要以相關(guān)的檔案材料作為基礎(chǔ)。由此可以發(fā)現(xiàn)為了更好地做好相關(guān)的檔案管理工作，需要保證信息本身就有一定的完整、真實(shí)性，并成為可以研究的資源，通過提升檔案管理人員自身的水平，可以在一定程度上更好的提升檔案管理工作的高效推進(jìn)。

2）保證高校工作開展的合理性。高校檔案管理工作的內(nèi)容具有完整性，材料規(guī)范性及真實(shí)性，記錄相對系統(tǒng)化的方面的優(yōu)點(diǎn)，這也是其他管理工作所無法媲美的。正因?yàn)槿绱?，高校檔案管理工作也具有高質(zhì)量的特點(diǎn)。例如高校要對教職工進(jìn)行選拔和任用，要對相關(guān)的檔案資料進(jìn)行閱讀和分析，以便能夠任用到合適的人才。如果再分析的環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容缺少相應(yīng)的公章，涂改等相關(guān)的現(xiàn)象，將會重新對此人進(jìn)行考察，另外高校還要能夠結(jié)合檔案管理的年度考核表，掌握新錄用人員相關(guān)的管理能力、教學(xué)水平等，從而更好地開展高校的各項(xiàng)管理工作。

3 當(dāng)前高校檔案管理的公共服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化的幾個(gè)問題

高校檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性的工作，主要是涵蓋了高校的管理、教學(xué)、科研等各個(gè)方面他的發(fā)展，也是高校的發(fā)展歷史。隨著高校的不斷發(fā)展，檔案管理所涉及的內(nèi)容也不斷的增多，工作量也不斷增加。高校檔案管理部門也得建立與校高發(fā)展相應(yīng)的檔案管理制度，從而使得檔案管理工作走向正規(guī)。隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理也開始應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，大量的電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生，無紙化的步伐也日益加快，電子文件的產(chǎn)生在一定程度上改變了人們對于檔案管理的傳統(tǒng)觀念，從而使檔案的整理、歸檔、編目變得更加的齊全、完整，可以說是檔案管理的一場革命。

1）管理觀念陳舊，不利于高校檔案公共服務(wù)工作。高校檔案管理工作中，由于工作本身歷史觀念陳舊，服務(wù)意識受到限制。高校檔案的公共服務(wù)工作并沒有引起高校管理者的關(guān)注。但是要求檔案管理人員要以各種方式方法讓高校管理者認(rèn)識到檔案管理工作所發(fā)揮的重要意義，以自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，讓管理者改變對檔案管理的認(rèn)知。

2）重視程度有待提升，管理不夠規(guī)范影響檔案公共服務(wù)工作。長期以來相當(dāng)一部分的人員，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部對于檔案工作的開展認(rèn)識并不足，重視程度也不夠，并沒有真正的將檔案工作放在重要的位置，認(rèn)為檔案工作也就是抄抄寫寫，做好文件的歸類并不是最為主要的工作，不能給高校發(fā)展帶來更多的經(jīng)濟(jì)利益，只是應(yīng)付了事。對檔案工作更多的是采用輕視的態(tài)度，這些現(xiàn)象的存在，表明人們對于檔案管理工作不夠重視，而當(dāng)前的這種檔案管理工作的現(xiàn)象，也不能滿足當(dāng)下檔案公共服務(wù)工作的需求。當(dāng)前一些高校檔案管理普遍存在著不規(guī)范管理的問題，具體來說主要表現(xiàn)為首先檔案號的不正規(guī)，其次是檔案標(biāo)題相當(dāng)?shù)牟灰?guī)范，第三個(gè)是大部分少目錄，從而導(dǎo)致檔案歸檔的現(xiàn)象相對比較混亂，嚴(yán)重影響檔案公共服務(wù)工作的質(zhì)量。

3）管理手段落后，檢索效率低下嚴(yán)重影響檔案公共服務(wù)工作。高校的一些部門實(shí)行定編、定崗的方式對工作人員進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致很多檔案管理崗位不足，缺少專業(yè)檔案管理工作人員，這嚴(yán)重影響到檔案管理工作的開展。對于臨時(shí)抓來整理檔案的人員對檔案材料的收集、整理業(yè)務(wù)等都不太了解，對于檔案工作的意識相對比較淡薄，而且這樣的人往往都是身兼數(shù)職，對于檔案工作投入的精力并不多，沒有及時(shí)地對檔案進(jìn)行歸納整理，這也就會在一定程度上嚴(yán)重影響到檔案管理工作的水平。在這種情況下所采用的管理手段也相對比較陳舊，在利用檔案時(shí)往往采用最原始的手工操作方式，這也會在一定程度上影響到檔案公共服務(wù)工作開展的安全以及保密性。這些部門在檔案管理工作當(dāng)中，主要是采用傳統(tǒng)等手工檢索方式，在編制檢索工具當(dāng)中也出現(xiàn)了不求精的一些現(xiàn)象，純粹認(rèn)為檢索工具越多的檔案管理工作的質(zhì)量越高，但是事實(shí)上這是一種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)。

4 高校檔案管理的公共服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化策略

1）提升檔案工作人員素質(zhì)，優(yōu)化公共服務(wù)質(zhì)量。要能夠認(rèn)識到檔案管理人員自身的水平會直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量，隨著現(xiàn)代化時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的載體也出現(xiàn)了多樣化，這就需要對檔案管理、利用方法不斷的進(jìn)行改革，為此，對檔案管理工作人員提出了更高的要求，在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力方面都需要及時(shí)的更新，傳統(tǒng)的管理方式和檔案利用工作方法已經(jīng)不能很好地適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求。為此，這就需要檔案管理人員加強(qiáng)新知識的學(xué)習(xí)，要具備檔案管理和檔案利用工作的現(xiàn)代化的技術(shù)，熟悉檔案管理的專業(yè)知識，這樣才能夠更好地做好檔案管理工作和檔案公共服務(wù)工作。作為專業(yè)的檔案管理工作人員要注重自身專業(yè)水平的不斷提升，熟悉檔案管理工作和檔案公共服務(wù)工作的每一環(huán)節(jié)以及要求，提升檔案管理工作和公共服務(wù)利用工作開展的效率和質(zhì)量，要積極探索檔案管理工作和公共服務(wù)工作中的新模式，從而得檔案管理工作更加的科學(xué)使用，為檔案公共服務(wù)工作提供更多的資源。

2）完善檔案管理制度，優(yōu)化公共服務(wù)質(zhì)量。檔案管理工作的開展中要不斷地健全相關(guān)的管理規(guī)章制度，規(guī)章制度要能夠體現(xiàn)出相對的科學(xué)與合理性，建立起的規(guī)章制度一定要能夠和自身高校發(fā)展的實(shí)際相互結(jié)合，以此更好地做好檔案管理工作和檔案公共服務(wù)工作。此外，規(guī)章制度制定也要做到簡明，具有一定的可操作性，以便使得各項(xiàng)制度能夠得以落實(shí)。此外還要兼職制度的雙向性，具有約束領(lǐng)導(dǎo)，又有約束職工的作用，領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象也會在一定程度上影響到檔案管理工作的落實(shí)，而職工作為檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人，也要通過制度的方式對其進(jìn)行約束。制度的制定也要具備一定的嚴(yán)肅性，檔案部門是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，就是執(zhí)行部門，在規(guī)章制度的制定過程當(dāng)中一定要做到公平公正、安全保密，這樣才能夠更好地發(fā)揮制度的作用。

3）使用現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案公共服務(wù)得到充分發(fā)揮。在檔案管理工作的開展中還要注重記錄的內(nèi)容具有全面客觀和動態(tài)性，對于檔案管理的功能也要做到重新的定位，一是對原來檔案的重要部分進(jìn)行保留，二是要對檔案所包含的內(nèi)涵進(jìn)一步的豐富和擴(kuò)大，以便發(fā)揮檔案所有的功能對大部分的單位是試用的，從而更好地為高校發(fā)展和社會需求服務(wù)。高校和檔案管理工作當(dāng)中記載著豐富的信息，也就是豐富的信息資源，但是對于檔案資料的整理和編研工作相對比較繁雜，而且勞動重復(fù)性比較強(qiáng)，強(qiáng)度比較大，而如果利用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化的方式對檔案進(jìn)行管理，可以提升檔案管理的效率，一是可以使用人工立卷時(shí)，根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡可能采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但是由于每個(gè)人的理解有所不同對于文件的分類也會采用不同的方法，不可避免的可能會產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響的案卷的質(zhì)量和調(diào)閱檔案時(shí)的準(zhǔn)確性，也給檔案管理工作和檔案的公共服務(wù)工作帶來消極方面的影響。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工利率的方式，可以將檔案的條目分類，充分的體驗(yàn)出計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢，也能夠盡可能的減少手工操作，提升了檔案管理、和公共服務(wù)工作的效率。

5 結(jié)語

總之，在當(dāng)前高校發(fā)展中要能夠認(rèn)識到檔案管理中優(yōu)化公共服務(wù)質(zhì)量的緊迫性，通過在檔案管理中優(yōu)化公共服務(wù)質(zhì)量能夠?yàn)楦咝９ぷ鞯拈_展提供信息資源、保證高校工作開展的合理性，但是也要能夠認(rèn)識到當(dāng)前高校檔案管理中還存在很多問題，主要表現(xiàn)為：一些檔案管理工作的人員對于工作缺乏熱情，在完成資料的收集以后，也沒有對資料進(jìn)行系統(tǒng)的篩選、歸類，就直接的存儲管理，這樣也就會在很大程度上影響檔案管理信息的真實(shí)性，不能很好地發(fā)揮檔案管理本身所具有的價(jià)值。